信息收集

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信息收集（Information Gathering）

　　信息收集是指通過各種方式獲取所需要的信息。信息收集是信息得以利用的第一步，也是關鍵的一步。信息收集工作的好壞，直接關係到整個信息管理工作的質量。

　　為了保證信息收集的質量，應堅持以下原則：

　　（1）可靠性原則

　　該原則要求所收集到的信息要真實，可靠。當然，這個原則是信息收集工作的最基本的要求。為達到這樣的要求，信息收集者就必須對收集到的信息反覆核實，不斷檢驗，力求把誤差減少到最低限度。

　　（2）全面性原則

　　該原則要求所搜集到的信息要廣泛，全面完整。只有廣泛、全面地搜集信息，才能完整地反映管理活動和決策對象發展的全貌，為決策的科學性提供保障。當然，實際所收集到的信息不可能做到絕對的全面完整，因此，如何在不完整、不完備的信息下做出科學的決策就是一個非常值得探討的問題。

　　（3）時效性原則

　　信息的利用價值取決於該信息是否能及時地提供，即它的時效性。信息只有及時、迅速地提供給它的使用者才能有效地發揮作用。特別是決策對信息的要求是“事前”的消息和情報，而不是“馬後炮”。所以，只有信息是“事前”的，對決策才是有效的。

　　（4）準確性原則

　　收集的信息與應用需求密切相關且表達無誤。準確性原則保證信息的價值。

　　（5）易用性原則

　　收集到的信息具備適當的表示形式，便於使用。

　　1.調查法

　　調查方法一般分為普查和抽樣調查兩大類。普查是調查有限總體中每個個體的有關指標值。抽樣調查是按照一定的科學原理和方法，從事物的總體中抽取部分稱為樣本（Sample）的個體進行調查，用所得到的調查數據推斷總體。抽樣調查是較常用的調查方法，也是統計學研究的主要內容。

　　抽樣調查的關鍵是樣本抽樣方法、樣本量大小的確定等。樣本抽樣方法，又稱抽樣組織的方式，決定樣本集合的選擇方式，直接影響信息收集的質量。抽樣方法一般分為非隨機抽樣、隨機抽樣和綜合抽樣。

　　對於個體的調查，若是涉及人，則主要採用兩種調查方式：訪問調查法和問卷調查法。

　　訪問調查法，又叫採訪法，是通過訪問信息收集對象，與之直接交談而獲得有關信息的方法。它又分為座談採訪、會議採訪以及電話採訪和信函採訪等方式。採訪需要作好充分準備，認真選擇調查對象，瞭解調查對象，收集有關業務資料和相關的背景資料。其主要優點是可以就問題進行深入的討論，獲得高質量的信息；缺點是費用高，採訪對象不可能很多，因此受訪問者要具有代表性。它對採訪者的語言交際素質要求較高。

　　問卷調查法是一種包含統計調查和定量分析的信息收集方法。這種方法主要考慮的問題是：所收集信息的內容範圍和數量，所選定的調查對象的代表性和數量，問卷的精心設計，問卷的回收率控制等。具有調查面廣、費用低的特點，但對調查對象無法控制，問卷回收率一般都不高，回答的質量也較差，受訪者的態度具有決定性影響。

　　2．觀察法

　　觀察法是通過開會、深入現場、參加生產和經營、實地採樣、進行現場觀察並準確記錄(包括測繪、錄音、錄相、拍照、筆錄等)調研情況。主要包括兩個方面:一是對人的行為的觀察，二是對客觀事物的觀察。觀察法應用很廣泛，常和詢問法、搜集實物結合使用，以提高所收集信息的可靠性。

　　3．實驗方法

　　實驗方法能通過實驗過程獲取其他手段難以獲得的信息或結論。實驗者通過主動控制實驗條件，包括對參與者類型的恰當限定、對信息產生條件的恰當限定和對信息產生過程的合理設計，可以獲得在真實狀況下用調查法或觀察法無法獲得的某些重要的、能客觀反映事物運動表徵的有效信息，還可以在一定程度上直接觀察研究某些參量之間的相互關係，有利於對事物本質的研究。

　　實驗方法也有多種形式，如實驗室實驗、現場實驗、電腦模擬實驗、電腦網路環境下人機結合實驗等。現代管理科學中新興的管理實驗，現代經濟學中正在形成的實驗經濟學中的經濟實驗，實質上就是通過實驗獲取與管理或經濟相關的信息。

　　4．文獻檢索

　　文獻檢索就是從浩繁的文獻中檢索出所需的信息的過程。文獻檢索分為手工檢索和電腦檢索。

　　手工檢索主要是通過信息服務部門收集和建立的文獻目錄、索引、文摘、參考指南和文獻綜述等來查找有關的文獻信息。電腦文獻檢索，是文獻檢索的電腦實現，其特點是檢索速度快、信息量大，是當前收集文獻信息的主要方法。

　　文獻檢索過程一般包括三個階段：①分析研究課題和制定檢索策略；②利用檢索工具查找文獻線索；③根據文獻出處索取原始文獻。

　　文獻根據加工深度的不同可分為四個級別：零次文獻、一次文獻、二次文獻和三次文獻。所獲取的相應信息分別是零次信息、一次信息、二次信息和三次信息。

　　（1）零次文獻是指未經出版社發行的或未進入社會交流的最原始的文獻，如私人筆記、考察筆記等，內容新穎，但不成熟，不公開交流，難以獲得。

　　（2）一次文獻是以作者本人取得的成果為依據而創作的論文、報告等經公開發表或出版的各種文獻，如期刊論文、科技報告等。其特點是內容新穎豐富、敘述詳盡以及參考價值大，但數量龐大而且分散。

　　（3）二次文獻是指報道和查找一次文獻的檢索工具書刊，如各種目錄、題錄、文摘和索引等。二次文獻是按照特定目的對一定範圍和學科領域內的一次文獻進行鑒別、篩選、分析、歸納和加工整理等，使之有序化後出版的。其主要功能是檢索、控制一次文獻，幫助人們較快地獲取所需的信息，具有彙集性、工具性、綜合性和交流性等特點。

　　（4）三次文獻是根據二次文獻提供的線索，選用大量的一次文獻的內容，經過篩選、分析、綜合和濃縮而再度出版的文獻，包括專題評述、年鑒、百科全書、詞典、導讀與文獻服務目錄、工具書目錄等。

　　5．網路信息收集

　　網路信息是指通過電腦網路發佈、傳遞和存儲的各種信息。收集網路信息的最終目標是給廣大用戶提供網路信息資源服務，整個過程經過網路信息搜索、整合、保存和服務四個步驟，

　　網路信息搜索是基於網路信息收集系統自動完成的。網路信息搜索系統首先按照用戶指定的信息需求或主題，調用各種搜索引擎進行網頁搜索和數據挖掘，將搜索的信息經過濾等處理過程剔除無關信息，從而完成網路信息資源的“收集”；然後通過電腦自動搜索、重排等處理過程，剔除重覆信息，再根據不同類別或主題自動進行信息的分類，從而完成網路信息的“整合”；分類整合後的網路信息採用元數據方案進行索引編目，並採用數據壓縮及數據傳輸技術實現本地化的海量數據存儲，從而完成網路信息的“保存”，當然要通過網路及時更新；經過索引編目組織的網路信息正式發佈後，即可通過檢索為讀者提供網路信息資源的“服務”。

　　信息收集的過程一般包括以下步驟：

　　（1）制定收集計劃。只有制定出周密、切實可行的信息收集計劃，才能指導整個信息收集工作正常地開展。

　　（2）設計收集提綱和表格。為了便於以後的加工、貯存和傳遞，在進行信息收集以前，就要按照信息收集的目的和要求設計出合理的收集提綱和表格。

　　（3）明確信息收集的方式和方法。

　　（4）提供信息收集的成果。要以調查報告、資料摘編、數據圖表等形式把獲得的信息整理出來，並要將這些信息資料與收集計划進行對比分析，如不符合要求，還要進行補充收集。

　　聯合國教科文組織(UNESCO)在其出版的《文獻術語》中將信息源定義為：“組織或個人為滿足其信息需要而獲得信息的來源，稱為信息源。”

　　信息源一般分為實物型信息源、文獻型信息源、電子型信息源和網路信息源。

　　（1）實物型信息源

　　實物型信息源，又稱現場信息源，是指具體的觀察對象在運動過程中直接產生的有關信息，包括事物運動現場、學術討論會、展覽會等。

　　（2）文獻型信息源

　　文獻型信息源主要是指承載著系統的知識信息的各種載體信息源，包括圖書、報紙、期刊、專利文獻、學位論文、公文等。

　　（3）電子型信息源

　　電子型信息源是指通過使用電子技術實現信息傳播的信息源，包括廣播、電視、電子刊物等。

　　（4）網路信息源

　　網路信息源是一種比較特殊的信息源，是指蘊藏在電腦網路，特別是網際網路中的有關信息而形成的信息源。

　　信息收集的範圍可從三種角度來劃分：

　　（1）內容範圍

　　內容範圍是指根據信息內容與信息收集目標和需求相關性特征所確定的範圍，包括本身內容範圍和環境內容範圍。本身內容範圍是由事物本身信息相關內容特征組成的範圍；環境 　　內容範圍是由事物周邊、與事物相關的信息的內容特征組成的範圍。

　　（2）時間範圍

　　時間範圍是指在信息發生的時間上，根據與信息收集目標和需求具有一定相關性的特征所確定的範圍，這是由信息的歷史性和時效性所決定的。

　　（3）地域範圍

　　地域範圍是指在信息發生的地點上，根據與信息收集目標和需求具有一定相關性的特征所確定的範圍。這是由信息的地域分佈特征和信息收集的相關性要求所決定的。

　　信息的收集是企業信息處理程式的首要環節，是做好企業信息工作的基礎。信息收集情況如何、直接關係到信息處理的質量。要做好這一項工作，必須瞭解信息的種類，掌握收集信息的途徑和方法。

　　1、企業行政部門收集信息的範圍

　　（1）政策信息。包括國家及各級政府的經濟發展政策、產業政策、財政稅收政策、信貸政策、物價政策以及各種法律法規等，政策、法令對企業決策和企業成員有制約、引導、規範作用。

　　（2）競爭信息。包括商業結構及發展趨勢；同行業或競爭對手在市場中的地位；市場訂價、利潤、市場銷售渠道及其趨勢；新策略、新產品、推銷方法、新的分配渠道等。

　　（3）市場信息。包括商品供應信息、商品消費需求信息（現實的和潛在的消費需求、日用消費品和生產資料需求等）、商品價格變動信息、商品運輸和儲存信息、貨幣流通信息、商品流通信息等。

　　（4）社會信息。包括人口、就業、工資、教育、醫療衛生、社會保險、公共福利等各種社會方面的信息。企業在社會中運行，社會信息是企業決策的重要依據之一。因為在很多情況下，人口、就業、工資都會在購買力上反映出來，文化層次也影響消費傾向。

　　（5）內部信息。包括企業內部員工思想動態和生產經營管理方面的信息，如銷售預測信息、財務收支信息、商品購銷調存信息、勞動人事及工資分配改革等各種信息。

　　2、企業行政部門收集信息的途徑

　　（1）利用信息網路收集各種信息。信息網路主要有企業自身網路和社會信息網路，如消費者協會、用戶俱樂部、同行業聯合會等。

　　（2）通過每天收到的文件、簡報、資料、報表以及電話、電報收集各方面的信息。

　　（3）有計劃地開展市場調查和市場預測，直接進行調查研究，獲取高層次信息。

　　（4）參加各種業務會議、展銷會、訂貨會、交易會、學術討論會、信息交流會、技術鑒定會等，掌握有關的重要信息。

　　（5）社會專業性信息機構。如各級各類信息中心、圖書館、信息所、檔案館、博物館、咨詢調查機構等等，這些機構可以提供相對集中的各種專題性信息資料，其擁有的信息量非常大，是全社會的一筆寶貴財富，並有待於深入挖掘、開發和利用。

　　（6）大眾傳播媒介。如報紙、雜誌、廣播、電視、電影、出版等部門，它們構成了一種開放性的信息渠道，社會公眾可以很方便快捷地由此渠道獲得相關的信息資料。

　　（7）郵政、電信、航空、鐵路、公路、旅行等公共服務行業和部門。這些行業和部門提供的信息資料對企業行政工作常常是有直接作用的，如接待、安排旅行、處理電訊業務、會務工作、郵政事務處理等等，都離不開這些行業和部門提供的信息資料，這一來源也是不可忽視的。需要註意的是，這些行業和部門提供的信息資料經常會更新或有所變化，應註意收集最新的資料加以利用。

　　（8）各種科研機構、專利機構和學會、協會、研究會等非官方機構。這些機構可以提供大量專業性的信息資料，如新的科技動態信息資料、先進科學技術資料、專利資料等，對於企業來說，都是值得重視的重要信息來源。

　　（9）政府有關主管部門。各行各業的機關、企事業單位，從其性質來分，總有一定的政府主管部門與之發生聯繫，如各種規模的企業要接受銀行、海關、工商、稅務等各部門的監督等。那麼這些部門所提供的信息資料，對於與它有緊密聯繫的單位來說，自然是較重要的。

　　（10）本企業的分支機構。如企業設在世界各地或全國各地的銷售網點、售後服務站或代理機構、分公司。這些機構可以提供最新的動態性信息，及時提供反饋性信息資料，這對於企業瞭解和掌握市場行情動態、預測未來發展趨勢，往往具有重要的價值。

　　（11）各種生活娛樂場所，如影劇院、賓館、飯店、餐廳、舞廳等。在這些場所，往往可以得到零星的但真實反映群眾心聲和願望的信息，且一般以口頭形式傳播和交流，需要及時記錄和整理，才能較為方便地保留和利用。

　　（12）內部搜集。包括兩方面：一是記錄日常經營活動的業務檔案資料、營業記錄、訂貨合同、統計報表及原始記錄、財務報表以及顧客書信來往中所反映的信息；二是本企業的主管、推銷員、營業員、採購員等提供的信息。

　　3、企業行政部門收集信息的重點

　　從信息資料涉及企業經營管理的範圍看，在全局性和局部性信息資料之間，以全局性信息資料為重點；從信息資料與本企業經營管理的相關程度看，越直接、越密切，則越應該成為收集的重點；從信息資料反映的企業經營管理動態程度看，在掌握穩定信息的同時，應以收集流動信息為重點；從信息資料的時效價值的角度看；應以決策急需為收集的重點。

　　4、收集信息的方法

　　（1）索取。企業行政人員可以向有業務來往的單位、部門或有關人員索取有用的信息資料，如公共服務行業的部門、有業務來往的代理機構等，往往會免費提供一些資料，參加一些會議也可獲得免費資料。

　　（2）交流。通過信息網路、信息交流型會議或建立起信息刊物交流制度，不同的企業、部門間可以定期和不定期地進行信息資料的交流。這是互惠互利而簡便易行收集資料的一種方式。

　　（3）抄錄、摘記。對於書籍、雜誌、篇幅較長的文件、簡報等，可以選取有利用價值的部分進行抄錄或摘記成資料卡片，然後分類存放，以便利用。

　　（4）剪貼。對於報刊文章，如可以剪裁，則應在剪下之後分專題或分類貼於信息資料冊上，並註明出處，使用起來也頗為方便。

　　（5）複印。對於不能剪裁、文字量又比較大的信息資料，則可用複印的方法加以收集和積累。但複印件不能永久保存，時間長了或摩擦後容易褪色而變得字跡模糊，這是它不利於保存的弱點。

　　（6）記錄。對於會議上或個別交換等方式獲得的口頭信息，如有利用價值，秘書應及時加以記錄，使之成為書面文字形式，然後才能長期保存和利用。在記錄的過程中應力求準確，符合原意，可以找提供信息者核對或與正式文件核對，確保其可靠性。

　　（7）錄音、錄像、攝影。由此可以收集積累錄音帶、錄像帶和照片類的信息資料。

　　（8）調查。即通過調查研究的方法，獲得關於調查對象的口頭或文字資料。調查的具體類型很多，分別適用於不同情況，並可獲得相關的信息資料。

　　5、信息資料的分類

　　對於收集、積累的信息資料，應當進行合理的分類，以便於分別存放和使用時的查找。常用的分類方法有如下幾種：

　　（1）按照資料的載體分類。按照資料載體特征的不同，信息資料可分為：文件類、書籍類、期刊類、彙編類、圖表類、聲像資料類等。這些資料沒有經過加工，原封不動地保存在原件中，但可以作上標記或將查找線索單記載於筆記本，需要使用時按一定線索查找即可。經過加工（如摘記、抄錄、剪貼等）的資料，可以分為：剪貼類、複印類、摘記類、抄錄類、筆記類、錄音類、錄像類、攝影類等等。按資料的載體特征分類，其優點主要是便於存放和保管，外觀形式上比較整齊劃一，簡便易行，比較省力。

　　但使用時如需詳細瞭解其內容，還必須從內容角度在各大類下劃分小類，否則不便使用。

　　（2）接資料的內容分類。這種分類方法主要應根據收集積累的資料情況和具體工作中需要的情況來確定。其優點主要是條理清晰，與具體的工作實踐密切聯繫，易於分類和查找。如一個企業的行政部門，其收集積累的資料可以分為理論類、企業改革類、經營管理類、秘書業務類等若幹大類，在各大類下還可分設小類。凡是與本人工作無關的類別應一律刪除，不要求像圖書分類或檔案分類那樣保持每個層次類目的齊全。

　　（3）按照資料的用途分類。對於不同的人來說，信息資料的具體用途可能是千差萬別的。因此按用途分類，實際上就是根據個人的需要來劃分類別。這種分類方法省時省力並且實用。採用此法分類，有些大類上內容可能有所交叉，但一般不影響查找使用。

　　（4）按照資料的來源或部門分類。如可以先分為國內資料、國外資料，本企業、本部門資料和其他企業、其他部門資料等幾大類，然後再以具體來源或部門分類，如本系統、本行業的資料又可分為上級、下級、本級、平行機構等不同具體來源的資料，再下一個層次，還可將來源於上級、下級、本級、平行機構的資料具體分成來源於不同部門的資料。

　　（5）按照資料的時間劃分。即按資料內容所涉及的時間分類，對於史料、重大活動和事件的資料、工作動態性資料以及法令法規和政策性資料，可以採用這種分類方法。

　　（6）按資料的密級分類。這一方法主要適用於對文件資料和內部參考資料的分類。按密級分類，一方面有利於做好保密工作，另一方面查找起來也比較容易。如分為絕密、機密、秘密、內部資料、公開資料等若幹類別，在不同密級類可再按其他標準分類。

　　（7）按工作的特殊需要分類。根據行政人員的職權和責任分工範圍，其收集的信息、資料還可以按照工作分工來劃分類別，有幾項工作就可設幾個類。如某位秘書假如主要分工負責文書處理和文件起草工作，那麼其業務類的資料就可以分設文書處理和文件起草兩大類，必要的話再將文件起草類分為講話稿類、通知類、報告類、請示批覆類等等。如某位秘書的上司主管企業的生產和銷售，那麼可以將其積累的經營管理類資料再細分為生產類、銷售類等小類。