建賬

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目錄

建賬的概念

  新建單位和原有單位在年度開始時,會計人員均應根據核算工作的需要設置應用賬簿,即平常所說的“建賬”。   

建賬的基本程式

  第一步:按照需用的各種賬簿的格式要求,預備各種賬頁,並將活頁的賬頁用賬夾裝訂成冊。

  第二步:在賬簿的“啟用表”上,寫明單位名稱、賬簿名稱、冊數、編號、起止頁數、啟用日期以及記賬人員和會計主管人員姓名,並加蓋名章和單位公章。記賬人員或會計主管人員在本年度調動工作時,應註明交接日期、接辦人員和監交人員姓名,並由交接雙方簽名或蓋章,以明確經濟責任。

  第三步:按照會計科目表的順序、名稱,在總賬賬頁上建立總賬賬戶;並根據總賬賬戶明細核算的要求,在各個所屬明細賬戶上建立二、三級明細賬戶。原有單位在年度開始建立各級賬戶的同時,應將上年賬戶餘額結轉過來。

  第四步:啟用訂本式賬簿,應從第一頁起到最後一頁止順序編定號碼,不得跳頁、缺號;使用活頁式賬簿,應按賬戶順序編本戶頁次號碼。各賬戶編列號碼後,應填“賬戶目錄”,將賬戶名稱頁次登入目錄內,並粘貼索引紙(賬戶標簽),寫明賬戶名稱,以利檢索。  

建賬基準日的確定

  建賬基準日應以公司成立日即營業執照簽發日或營業執照變更日為準,由於會計核算以年度、季度、月進行分期核算,實際工作中,一般以公司成立當月月末或下月初為基準日。如果公司設立之日是在月度中的某一天,一般以下一個月份的月初作為建賬基準日。  

建賬的依據

  企業建立新賬的依據應以經合法中介機構審驗評估的審計報告、資產評估報告(須經有關部門確認或備案)、驗資報告為基礎,通過評估調整(即資產評估機構的評估報告,並經有關部門確認的資產評估基準日評估價值,與資產評估基準日的賬麵價值的差額調整)和會計調整(即資產評估基準日與會計建賬基準日之間的會計賬項調整)後的財務賬項作為建賬依據。

建賬的基本要求

  1.建賬是法律和法規的基本要求

  賬主要是指會計賬冊,亦稱會計賬簿,也可以理解為其主體為會計賬簿。會計賬冊是記錄會計核算的載體,建賬是會計工作得以開展的基礎環節。為此,我國有關法律、法規對建賬問題作出了明確規定。《會計法》規定:“各單位按照國家統一的會計制度的規定設置會計科目和會計賬簿”。《中外合作經營企業法》第十五條和《外資企業法》第十四條也規定,企業必須在中國境內設置會計賬簿,依照規定報送會計報表,並接受財政稅務機關的監督。《公司法》第一百八十一條規定:“公司除法定的會計賬冊外,不得另立會計賬冊。”《稅收征收管理法》第十二條規定:“從事生產、經營納稅人扣繳義務人按照國務院財政稅務主管部門的規定設置賬簿,根據合法、有效憑證記賬,進行核算。個體工商戶確實不能設置賬簿的,經稅務機關核准,可以不設置賬簿”。《稅收征收管理法實施細則》第十七條規定,“從事生產、經營納稅人應當依照稅收徵管法第十二條規定,自領取營業執照之日起十五日內設置賬簿”;第十八條規定,“生產經營規模小又確無建賬能力的個體工商戶,可以聘請註冊會計師或者經稅務機關認可的財會人員代為建賬和辦理賬務;聘請註冊會計師或者經稅務機關認可的財會人員有實際困難的,經縣以上稅務機關批准,可以按照稅務機關的規定,建立收支憑證粘貼簿、進貨銷貨登記簿等”。

  綜上所述,國家機關、社會團體、企業、事業單位和符合建賬條件的個體工商戶以及其他經濟組織應當建立會計賬冊的問題,在我國有關法律、法規中一再得到強調並有明確的規定。《規範》第三十六條從會計基礎工作的需要出發再次規定:“各單位應當按照《中華人民共和國會計法》和國家統一會計制度的規定建立會計賬冊,進行會計核算,及時提供合法、真實、準確、完整的會計信息。”

  2.依法建賬是加強經營管理的客觀需要

  依法建賬冊,不僅是國家法律的強制要求,也是加強單位經營管理的客觀需要。建立會計賬冊當然首先是一項非常重要的會計基礎工作。只有藉助會計賬冊,才能進行會計信息的收集、整理、加工、儲存和提供;也只有通過會計賬冊,才能連續、系統、全面、綜合地反映單位的財務狀況和經營成果。而依賴會計賬冊提供的信息,能從本質上揭示出一個單位各個環節、各類經濟活動的基本狀況和存在問題,使經營管理者比較全面地瞭解和掌握經營情況,及時採取必要的措施彌補不足,剋服困難,改善經營管理。所以,建立會計賬冊也應該是單位自身的需要。即使是對那些在法律和法規中沒有明確要求其建賬的單位(雖然這樣的單位很少也很小),只要它們有經營活動,特別是有盈利性的經營活動,也會有隨時瞭解經營情況、計算經營成果的實際需要,也就有建立會計賬冊的必要。

  建立會計賬冊會有增加成本費用和需要具備必要的人力資源的問題,但同建立會計賬冊能為加強經營管理所帶來的利益相比,還是值得的。當然,這並不是說,不分單位大小、業務多少,都要按統一的規格、檔次去建立會計賬冊。正如建立會計賬冊的需求也來自經營管理的實際需要一樣,會計賬冊具體如何建立,應當在法律、法規的範圍內,由單位根據自己的實際需要來確定。

  3.依法建賬方面現存的問題

  根據法律法規的規定和經營管理的實際需要,各單位應當建立會計賬冊,已如前述。但《規範》第三十六條就建立會計賬冊的問題再次作出規定,還是因為在建立會計賬冊方面目前在一定的範圍內併在相當的程度上存在比較混亂的情況,法律法規上的有關要求在有的單位得不到應有的貫徹執行。表現在,有的單位根本沒有賬,好一點的還保存原始單據,形成所謂的“包包賬”、“捆捆賬”,有的單位雖有賬而賬目不全,有的單位則是賬外有賬,將所發生的經濟業務視需要在兩本賬之間分流,還有的單位公然做假賬。相對來說,在建立會計賬冊方面,私營企業、鄉鎮企業、農村經濟組織和個體工商戶的問題比較突出。這已成為一段時間以來會計工作中一個突出的薄弱環節。《國務院關於整頓會計工作秩序進一步提高會計工作質量的通知》提出要進行重點整頓的五個問題中,第一個就是“按照國家規定應當建賬而沒有建賬,或者賬目嚴重混亂的”。根據國務院《關於批轉國家稅務總局加強個體私營經濟稅收徵管強化查賬征收工作意見的通知》,國家稅務局於1997年6月19日印發了《個體工商戶建賬管理暫行辦法》(以下簡稱《辦法》)。《辦法》要求,從事生產經營並有固定經營場所的個體工商戶按該《辦法》的規定,建立、使用、保管賬簿和憑證,但依法批准可以不設置賬簿或者暫緩建賬的個體工商戶除外。《辦法》還要求,現行稅收徵管中按定期定額征收稅款的私營企業、各類名為國有或集體實為個體或私營的企業、個人承包租賃的企業,應按《企業會計準則》、《企業財務通則》以及其他有關財務會計制度設置賬簿。   

建賬的註意問題

  在建賬時都要首先考慮以下問題:

  第一,與企業相適應。企業規模與業務量是成正比的,規模大的企業,業務量大,分工也複雜,會計賬簿需要的冊數也多。企業規模小,業務量也小,有的企業,一個會計可以處理所有經濟業務,設置賬簿時就沒有必要設許多賬,所有的明細賬可以合成一、兩本就可以了。

  第二,依據企業管理需要。建立賬簿是為了滿足企業管理需要,為管理提供有用的會計信息,所以在建賬時以滿足管理需要為前提,避免重覆設賬、記賬。

  第三,依據賬務處理程式。企業業務量大小不同,所採用的賬務處理程式也不同。企業一旦選擇了賬務處理程式,也就選擇了賬簿的設置,如果企業採用的是記賬憑證賬務處理程式,企業的總賬就要根據記賬憑證序時登記,你就要準備一本序時登記的總賬

  不同的企業在建賬時所需要購置的賬簿是不相同的,總體講要依企業規模、經濟業務的繁簡程度、會計人員多少,採用的核算形式及電子化程度來確定。

  但無論何種企業,都存在貨幣資金核算問題,現金銀行存款日記賬都必須設置。另外還需設置相關的總賬和明細賬。所以,當一個企業剛成立時,你一定要去會計商店去購買這幾種賬簿和相關賬頁,需說明的是明細賬有許多賬頁格式,你在選擇時要選擇好你所需要的格式的賬頁,如借貸餘三欄式、多欄式、數量金額式等,然後根據明細賬的多少選擇你所需要的封面和裝訂明細賬用的脹釘或線。另外建賬初始,必須要購置的還有記賬憑證[如果該企業現金收付業務較多,在選擇時就可以購買收款憑證付款憑證轉賬憑證;如果企業收付業務量較少購買記賬憑證(通用)也可以]、記賬憑證封面、記賬憑證彙總表、記賬憑證裝訂線、裝訂工具。為報表方便還應購買空白資產負債表利潤表(損益表)、現金流量表等相關會計報表。   

工業企業如何建賬

  工業企業是指那些專門從事產品的製造、加工、生產的企業,所以也有人稱工業企業為製造業。工業企業由於會計核算涉及內容多,又有成本歸集與計算問題,所以工業企業建賬是最複雜的、也是最具有代表意義的。

  一、現金日記賬和銀行存款日記賬這兩種賬簿是企業必須具備的。

  會計人員在購買時,兩種賬本各購一本足矣。但企業開立了兩個以上的銀行存款賬號,那麼賬本需要量,就要視企業具體情況確定了。如若使用完畢,再購入新賬本也不為遲。

  首先根據賬簿的啟用要求將扉頁要求填制的內容填好,根據企業第一筆現金來源和銀行存款來源登記入現金日記賬和銀行存款日記賬

  [例]企業採用根據收存款憑證登記現金日記賬、銀行存款日記賬的方法,某投資人轉入企業銀行存款賬中一筆錢,計10萬元,你可根據銀行轉來的銀行收款憑證做企業銀行存款收款憑證

  借:銀行存款 100 000

  貸:實收資本 100 000

  然後根據該收款憑證銀行存款日記賬,如果企業需要有日常現金支出,會計人員開出現金支票提取現金2 000元,你根據現金支票存根聯做銀行存款的付款憑證:   借:現金 2 000   貸:銀行存款 2 000

  然後根據該付款憑證登記現金日記賬和銀行存款日記賬。以後即可根據日常現金及銀行存款業務逐日逐筆登記現金日記賬和銀行存款日記賬就可以了。

  二、總分類賬

  企業可根據業務量的多少購買一本或幾本總分類賬(一般情況下是無需一個科目設一本總賬的)。然後根據企業涉及到的業務和涉及到的會計科目設置總賬。原則上講,只要是企業涉及到的會計科目就要有相應的總賬賬簿(賬頁)與之對應。會計人員應估計每一種業務的業務量大小,將每一種業務用口取紙分開,併在口取紙上寫明每一種業務的會計科目名稱,以便在登記時能夠及時找到應登記的賬頁,在將總賬分頁使用時,假如總賬賬頁從第一頁到第十頁登記現金業務,我們就會在目錄中寫清楚“現金……1~10”,並且在總賬賬頁的第一頁貼上口取紙, 口取紙上寫清楚“現金”;第十一頁到二十頁為銀行存款業務,我們就在目錄中寫清楚“銀行存款……11~12”並且在總賬賬頁的第十一頁貼上寫有“銀行存款”的口取紙,依此類推,總賬就建好了。

  為了登記總賬的方便,在總賬賬頁分頁使用時,最好按資產負債所有者權益收入費用的順序來分頁,在口取紙選擇上也可將資產負債所有者權益、收入、費用按不同顏色區分開,以便於登記。

  企業通常要設置的總賬業務往往會有“現金銀行存款其他貨幣資金短期投資應收票據應收賬款其他應收款存貨待攤費用長期投資固定資產累計折舊無形資產開辦費長期待攤費用短期借款應付票據應付賬款其他應付款應付工資應付福利費應交稅金其他應交款應付利潤預提費用長期借款應付債券長期應付款實收資本股本)、資本公積盈餘公積未分配利潤本年利潤產品銷售收入產品銷售成本產品銷售稅金及附加產品銷售費用其他業務收入其他業務支出營業外收入營業外支出以前年度損益調整所得稅”等。總賬的登記可以根據記賬憑證逐筆登記,可以根據科目彙總表登記,也可以根據彙總記賬憑證進行登記。

  因工業企業會計核算使用的會計賬戶較多,所以總賬賬簿的需要量可能會多一些,購買時需多購置幾本,但也要根據業務量多少和賬戶設置的多少購置。因工業企業的存貨內容所占比重較大,另外還要配合成本計算設置有關成本總賬。有關存貨賬戶有:原材料在途材料材料採購委托加工材料低值易耗品包裝物自製半成品產成品等。企業要根據賬戶設置相應的總賬。

  成本計算賬戶包括待攤費用預提費用輔助生產成本廢品損失基本生產成本,企業也要根據成本計算賬戶設置相應的總賬。

  另外工業企業需設置的總賬還有產品銷售收入產品銷售成本產品銷售費用產品銷售稅金及附加

  三、明細分類賬

  在企業里,明細分類賬的設置是根據企業自身管理需要和外界各部門對企業信息資料需要來設置的。需設置的明細賬有短期投資(根據投資種類和對象設置)、應收賬款(根據客戶名稱設置)、其他應收款(根據應收部門、個人、項目來設置)、待攤費用(根據費用種類設置)、長期投資(根據投資對象或根據面值、溢價、折價、相關費用設置)、固定資產(根據固定資產的類型設置,另外對於固定資產明細賬賬頁每年可不必更換新的賬頁)、短期借款(根據短期借款的種類或對象設置)、應付賬款(根據應付賬款對象設置)、其他應付款(根據應付的內容設置)、應付工資(根據應付部門設置)、應付福利費(根據福利費的構成內容設置)、應交稅金(根據稅金的種類設置)、產品銷售費用管理費用財務費用(均按照費用的構成設置)。企業可根據自身的需要增減明細賬的設置。日常根據原始憑證彙總原始憑證記賬憑證登記各種明細賬。明細賬無論按怎樣的分類方法,各個賬戶明細賬的期末餘額之和應與其總賬的期末餘額相等。

  在工業企業里還應根據上述增加的總賬,增加相應的明細賬。在採用材料按實際成本計價的企業,要設置在途材料或材料採購明細賬,以便於核算不同來源的材料的實際成本。在材料按計劃成本計價的企業,要設置材料採購明細賬,並採用橫線登記法,按材料的各類規格、型號登記材料採購的實際成本和發出材料的計劃成本,並根據實際成本和計劃成本的差異反映材料成本差異;另外配合材料按計劃成本計價,可以建立“材料成本差異”明細賬,它是原材料備抵調整賬戶,同原材料相同,它的設置也是按材料的品種、規格設置,反映各類或各種材料實際成本與計劃成本的差異,計算材料成本差異分配率。

  為計算產品成本要設置基本生產成本明細賬,也稱產品成本明細分類賬或產品成本計算單。根據企業選擇的成本計算方法,可以按產品品種、批別、類別、生產步驟設置明細賬;輔助生產成本明綢賬,用以反映歸集的輔助生產費用輔助生產成本及分配出去的輔助生產成本和轉出的完工的輔助生產產品,輔助生產成本明細賬的設置應根據輔助生產部門設置。預提費用、待攤費用明細賬可根據預提和待攤的業務項目設置,如預提利息職工教育經費、大修理費、待攤的租金、修理費、書報費等。製造費用明細賬是所有工業企業都必須設置的,它根據製造費用核算內容如工資費、折舊貫、修理費、低值易耗品攤銷費、勞保費等來設置。

  損益類明細賬有產品銷售收入、產品銷售成本產品銷售費用管理費用財務費用、營業外收入、營業外支出投資收益等。產品銷售收入與產品銷售成本明細賬可根據產品的品種、批別、類別來設置,產品銷售費用、管理費用、財務費用按照費用的種類設置,營業外收入、營業外支出根據收入與支出的種類設置,投資收益則根據投資的性質與投資的種類來設置。

  四、其他問題

  因工業企業的成本計算比較複雜,所以在企業建賬時,為了便於憑證的編製,要設計一些計算用表格,如:材料費用分配表、領料單、工資費用計算表、折舊費用分配表、廢品損失計算表、輔助生產費用分配表、產品成本計算單等相關成本計算表格。   

老企業如何建賬

  一、搞清建賬目的

  中小企業建賬的目的主要有:

  一是管理需要。其又可分為兩種:1.股東多,為了明晰生產經營情況,需要建立較規範的賬務;2.企業規模擴大,因賬務核算不規範造成了賬外損失,如因未及時準確核算應付賬款而多付客戶款項,亡羊補牢,需要建賬。

  建此類賬需要註意的是,賬務處理在遵循《會計法》《企業會計制度》等相關規定的基礎上,一定要結合企業實際情況,活學活用。如:若此類企業增值稅被核定征收,交納的增值稅列支在何處?《企業會計制度》和《小企業會計制度》對此都未明確。按增值稅價外稅的理論,應將其從收入中扣除,作收入的減項。再如:一些中小企業生產用的廠房可能是簡易房,這時不應按財務制度稅法規定,以最低的20年來計算,應按這些簡易房實際能使用的年限、8年或10年來分攤。若報表需要向稅務部門報送,也應以滿足管理需要為前提,在向稅務申報時可作納稅調整。

  二是稅務需要。典型的莫過於為了申請增值稅一般納稅人資格而建賬。稅務要求其建立規範的會計核算,要能準確核算進、銷項稅額,及時作納稅申報。對於因稅務需要而建賬的,儘量按稅法的規定處理賬務,這樣在年度所得稅納稅申報時就可省去納稅調整的麻煩。如固定資產的入賬標準、計提折舊的範圍、固定資產的殘值比例、折舊年限以及開辦費攤銷收入的確認等。這就要求財務人員,不僅要瞭解大稅法(全國性的),還要瞭解小稅法(本地的一些具體規定),如要瞭解當地的計稅工資標準、通信費標準、印花稅的征收管理辦法,差旅費是否有規定標準等。例如印花稅,有的地方按合同征收,有的地方則是核定征收,按賬面銷售或購進貨物的比例核定征收;再如對計稅工資人員有的地方要求必須是交納三金或四金且簽有勞務合同的,有的地方則不作要求。

  二、應取得的資料

  主要有企業章程、企業法人營業執照、國地稅稅務登記證、驗資報告等。特別是驗資報告,其用處主要有:一是能佐證企業的註冊資本金額,以便確定賬務中實收資本金額;二是能反映股東的出資方式,是貨幣或是實物等。取得驗資報告主要目的是為了確定股東的出資方式。不能確定股東的出資方式是無法建賬的,建賬時一定要讓企業主找到成立時的驗資報告,註冊資本發生變動的,應取得歷次的驗資報告。若是以實物出資,還要找到當時的評估報告。

  三、按表項目核實資產負債額

  1.盤點現金及單據,註意需要換發票的白條也應考慮進去,確定現金金額;

  2.取得銀行存款對賬單,並核實未達賬項,確定銀行存款金額;

  3.盤點原材料、庫存商品等,確定存貨金額;

  4.編製應收、應付、其他應收、其他應付等往來款項表,註意最好讓往來單位蓋章或簽字確認,確定往來款項金額;檢查有無長短期借款、應付工資應交稅金等項目;

  5.盤點固定資產,確定固定資產金額;

  6.取得企業法人營業執照和驗資報告,確定實收資本金額;

  7.根據公式“資產-負債=所有者權益,所有者權益-實收資本(股東多投入的資金暫掛其他應付款)=未分配利潤”推算出未分配利潤金額;

  8.根據結果編製出資產負債表,並據此做第一號憑證;

  9.啟用賬薄,將第一號憑證內容登記入賬。在賬薄日期欄填寫登記入賬的日期,摘要欄可寫“盤點建賬”。

  特別說明:

  1.這種情況下最好只編製一張資產負債表,因其建立在盤點基礎上,數據比較準確;但若編製利潤表有一定的難度,數據也不易做準確。

  2.因時間緊等原因若期後發現有關數據未盤點準確,應在發現的當期編製憑證調整相關項目及未分配利潤金額。

  3.若盤點時間和建賬時間不一致,如8月份準備建賬,盤點時間只能為8月,而卻要從6月份建賬,這時就要註意全面搜集所發生業務的相關資料,根據資料倒推出6月份的資產負債情況。

  四、無發票的資產的入賬

  因為是在企業生產經營過程中建賬,其存貨及固定資產多數情況下可能沒有發票。可以根據實際盤點後編製的盤點表入賬。但在以後期間由於這些存貨形成的主營業務成本固定資產折舊形成的成本費用稅務多不認可,在所得稅彙算清繳時應作納稅調整。如果固定資產是初始時由股東投入的,找到當時的評估報告也可算是一個佐證,可同稅務有效溝通,在所得稅彙算清繳時不作納稅調整

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