總經辦

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(重定向自总裁办)

總經辦(General Manager Office)

目錄

什麼是總經辦[1]

  總經辦是指總裁或總經理辦公室。

  總經辦有兩種含義:一是總經理的辦公場所,是工作人員完成任務、履行其職責的工作地點,二是管理機構,是公司組織體系中設立的辦理行政性事務的工作組織,是設在總經理身邊、直接為領導服務的綜合部門,是溝通上下、聯繫左右的橋梁和樞紐,是總經理工作的輔助性機構。

總經辦的地位和作用[1]

  總經辦在公司組織結構中處於中樞和要害部位,其地位和作用具體來說,主要有以下幾點。

  1.中心的地位和作用。

  總經理的主要任務在於進行決策、制定方針、政策。在企業,雖然有些總經理有其領導班子,但每個領導成員往往一人分管多項工作,難以對每個方面作詳盡細緻的瞭解。何況總經理本身或其領導班子本身也受到經驗、專業知識、實踐範圍等多方面的局限,不可能事事瞭如指掌,洞察一切,由於他們精力有限,也不可能事必躬親。尤其在現在這種知識信息年代,社會經濟和科技的發展日新月異,面臨飛速發展的客觀形勢,要及時對重大問題作出正確、科學的決策,這不僅要求總經理或其領導班子有合理的知識結構,善於精心規劃決策,而且需要一批管理水平高、熟悉企業運作、思維敏銳、精幹謀劃的人組成一個團隊,這個團隊就是總經辦。

  總經辦雖然不是企業的核心部門。而是領導層之下的輔助單位,然而它卻又要代表總經理處理全局性的問題,起著輔助作用,是指揮、控制整個企業工作的中心部門,例如一個企業有銷售部、研發部、生產部、採購部等,這些部門不能只依靠總經理一人或其領導班子直接去管理或監督,而要靠總經辦。總經理經營會議的決議,要經過總經辦傳達下去,各部門發生的情況要通過總經辦反映到總經理這裡。儘管總經辦與各部門在行政職級上是平級關係,各部門之間由於工作需要而產生的協調,是一種平級間的協調,不存在淮領導誰的問題。但是,當總經辦參與(或牽頭)協調,就或多或少地代表著總經理,具有一定的指揮和決定權威,這種指揮或決定權威,或者是總經理臨時授權的,或是總經辦對總經理的指導思想的貫徹。所以,總經辦在橫向關係的協調中,往往帶有領導性質,體現一定企業組織系統的領導意圖。

  總經辦又是一個單位的信息網路中心,是各種信息的交匯點和集散地,國際或國內經濟趨勢,地方政府的政策,企業本身的戰略規劃目標管理經營決策以及各種重大事件,重大活動過程中形成的文件資料,各部門(單位)貫徹總經理決策的情況和反映,經營過程中各方面的動態、情報資料等等,都在總經辦彙集和綜合,並且發揮出信息中心的綜合效應。

  總經辦的中心地位,還體現在總經辦工作的多向性上,總經辦的工作是多方面基礎工作的綜合,總經辦的各項專業管理都通過縱橫交叉的網路,與企業內外各種渠道發生相應的聯繫。例如員工申訴工作,既要接受總經理的意見,又要瞭解員工所屬部門的情況,還要通過本部門人事單位掌握申訴員工的相關資料,然後再接受員工的申訴處理。所以說,整個總經辦在多向性多渠道的立體交叉的管理網路中居於中心的位置。

  因此,總經辦不同於具體的業務部門,例如前面所講到的銷售部、研發部、生產部、採購部、財務部等,這些業務部門是企業的執行機構,它們負責具體貫徹執行董事會或總經理的決議,處理業務工作,而總經辦則一般不直接參与各項具體業務工作,它是綜合管理部門,看上去游離於各種管理之外,實際上又存在各種管理之中。

  2.樞紐的地位和作用。

  總經辦在一個企業中,是溝通上下、協調左右、聯繫內外、保證企業工作正常運轉的樞紐。如果把企業比作一個人的話,那麼,總經理是大腦,各業務部門是四肢,總經辦則是中樞神經系統。是總經辦把大腦的指令傳遞給四肢,又把四肢的信息反饋給大腦,以便讓大腦及時調整決策,推動整個肌體的正常運行。

  總經辦雖然與其他部門同屬一類級別,但是,其他業務部門是執行層、操作層,總經辦則是中介層,總經辦直接輔助總經理工作。我們知道,企業是以業務部門為經營主題,這些業務部門有明確的職責和工作範圍,形成自己的工作系統,如銷售部有銷售管理中心、各銷售分公司、客服中心等等。作為總經理,他有許多工作不可能由這些業務部門來承擔。比如企業對外行政事務,各部門報告、指示、請示的辦理,與外界企事業單位的聯繫、應對等,就需要總經辦綜合承辦。一個企業,總經理是領導者,但秉承總經理意圖起指揮和組織作用的則是總經辦。領導者是依靠總經辦指揮全局,推動各業務部門運轉,這些承上啟下、上傳下達、左右聯繫、內外應對、綜合處理、照應疏通、協調平衡的活動,大多要靠總經辦來承擔。所以,總經辦在綜合承辦中,實際上猶如鐵道系統中的樞紐站,水陸聯運的交匯點,處於整個企業管理系統中的總控制、總調度的地位。

  3.視窗的地位和作用。

  總經辦是一個企業的總進出口。對於公司的其他部門來說,總經辦是信息網路中心。處於聯絡站的地位,是聯絡上下左右、溝通內外的“視窗”。總經辦負責接受處理外界來文來函,接待政府、企業界、同行的參觀和訪問,處理各種公務往來,接受員工投訴等等。一般與外界的聯繫,首先要經過總經辦,外界對企業的第一印象也常常是看總經辦的精神面貌、工作心態、管理水平與工作效率等,總經理要獲得外界的各種信息,也首先要靠總經辦這個“視窗”。

  總之,總經辦是溝通上下的咽喉,是聯繫左右的紐帶,是傳遞信息的中樞,又是協助總經理決策的“外腦”和處理日常事務的手足。不同性質企業的總經辦工作,固然有不同層次、不同類型的具體要求,但其地位卻是大致相似的,因此,總經辦工作做得好壞,直接關係到企業經營決策、方針等能否得到充分落實,直接關係到企業文化的建設與發展。

總經辦的性質和特點[1]

  總經辦是一個企業的綜合管理機構,具有明顯的綜合性和服務性。

  一、綜合性

  總經辦的綜合性主要是由以下四個方面的組合所形成:

  1.多方面基礎工作的組合。總經辦的業務範圍很廣,諸如調查研究、公文撰寫、公文傳閱與處理、會務、接待、人事、後勤、工務、車輛、印章、檔案、機要機密、內外事務聯繫等大量的行政性和事務性的基礎工作,都在總經辦承辦。

  2.多方面信息的組合。國家政策、行業信息、公司總體規劃、目標管理、總經理決策和其他經營過程中所形成的文件資料、各部門落實總經理決策等方面的情況;其他各方面的管理資料和員工關係等等,都在總經辦彙集和組織,並且發揮出信息的綜合效應。

  3.多知識多技能結構人員的組合。由於總經辦的工作是多向性多功能的組合,要求總經辦工作人員的知識和技能結構也必須多種多樣,形成一個“通才”和“專才”相結合的有機整體。例如,總經辦主任要當好總經理的參謀和助手,必須具備較好的職業素質、知識修養和組織能力,能比較準確地領會總經理意圖,善於統觀全局、善於集中總經理意見和全體幹部、員工的智慧;從事總經理秘書工作的人員,必須具備較高的企業管理知識和寫作能力,具有較強的企業法規觀念,熟悉企業業務流程,視野開闊,視覺敏銳,善於冷靜地思考;從事前臺服務的人員,必須具有熱情、耐心、任勞任怨、不怕麻煩、靈活周到;從事人事、後勤、文控管理等方面工作的人員,要有各自工作相適應的專業知識與技能

  4.總經辦本身也是由多種專業組成,並相互滲透,結合交叉形成的一個整體。總經辦只有在企業的管理目標下,分工協作、步調一致,才能取得綜合的整體效益。

  二、服務性

  總經辦除了具有綜合性外,還具有服務性,不論是參與經營還是內務管理,都是為了搞好服務。因為總經辦與業務部門不同,業務部門有明確而具體的業務目標,如銷售部的銷售指標、市場占有率,生產部的生產達成指標等。所以說,總經辦的任務就是服務,為領導工作服務、為各部門服務、為員工服務,這三種服務是做好總經辦一切工作的指導思想。

  已知服務就是總經辦工作的一大特點,從其服務性質中,我們又可初步看出總經辦的具體特點所在:

  1.政策性強。總經辦的重要任務是處理文件,傳遞信息、辦理事務、受理問題,這些都是政策性很強的工作。故總經辦對企業的有關方針政策要有較全面的認識。工作中要有嚴謹負責、一絲不苟的作風,以深得各部門的認同和贊賞。

  2,頭緒多、綜合性強。我們知道總經辦本身就是一個多功能、多層次、多向性的綜合體。故總經辦作為綜合管理部門,它的每一項工作都是企業整體工作的一部分,它處理的許多事情往往帶有全局性,會產生較大影響。因此,總經辦必須從企業整體出發,統籌安排各項工作,防止顧此失彼。

  3.要求高、時間性強。總經辦各項工作如果沒有高標準、嚴要求,就不能保證工作質量,沒有質量的服務是不受歡迎的。同時總經辦工作人員應有很強的時間觀念,沒有時間觀念,就談不上工作效率,更當不好總經理的助手。

  4.內容雜、服務面廣。總經辦工作要搞好優質服務,必須牢牢樹立整體觀念和服務思想,經常保持同總經理和各部門的密切聯繫,及時完成總經理交辦事項,同時面向員工,熱情關心每一個在職員工。再則,總經辦作為企業的視窗,公司內部人員外出辦事和外部企事業機構人員來公司參觀訪問都要經過這個視窗,總經辦工作優劣直接反映著企業的精神面貌和企業的管理水平。

  5.聯繫廣、協調任務重。總經辦特有的協調平衡作用,使得總經辦必須也持整體觀念的原則,熟悉企業各業務部門工作,擴大知識面,增強適應能力,只有這樣才能及時協調部門之間的矛盾,調動各方面的積極性。

  6.機要保密性強。總經辦保密範圍很廣,諸如:文件保密、會議保密、技術保密、商業保密等,這是總經辦保密工作的一個主要特點。另外,總經辦為總經理工作,接觸機密的機會多,知道機密的時間早,所以總經辦的保密工作與總經辦每一個成員有直接的關係。要做好總經辦的保密工作必須使總經辦人員有很強的機密觀念,自覺遵守保密制度。

  7.被動性與突擊性。總經辦的輔助地位決定了它的工作被動性。其被動性主要表現在兩個方面:一是作為領導的輔助層,處於從屬地位,總經辦必須隨時按照領導的指示和意圖辦事,不能自行其是;二是總經辦又是企業整個行政管理的樞紐,內外往來的文件、信函都要經過這裡,每天要面對與處理一些事先不可能都估計到的事件,這是被動性的另一面。

  除上述兩大性質外,總經辦在處理日常事務中還經常要完成突擊性的工作。如舉行重大的年終晚會,召開經營類大型會議等等。在這種情況下,既要組織力量完成臨時任務,又不可因完成突擊工作而影響日常工作。又如受命凋查某一事件、為臨時決定的會議準備材料、向臨時前來公司參觀訪問的人員提供專題資料等等也具有突擊性。要完成這些任務,要求總經辦應在平時做好扎實的基礎管理工作。還有一些偶發的突擊性工作,如發生重大災情、重大事故,必須刻不容緩去處理,這就要求總經辦要有嚴密的組織和制度,要求總經辦工作人員有豐富的經驗,處驚不變、當機立斷,在突擊中組織協調有關部門的力量,共同努力,及時解決問題。

總經辦的工作原則及任務[1]

  一、總經辦的基本原則

  概括地說,總經辦工作的基本原則有如下幾項:

  1.準確的原則。總經辦的任何工作都與總經理的工作相關聯。可以說,總經辦工作的準確性,相當程度地保證了總經理工作的準確性,保證了總經理工作的正常運轉。總經辦工作的準確性,涉及的方面很多,簡單地說,辦文要準,辦事要穩,情況要實,主意要慎。總之只要準確無誤,就可事半功倍。做到這些,就須態度認真,作風過細。比如說辦文,就應保證文件的原文一字不錯,保證文件質量不被破壞。為此,必須從起草、繕寫、校對、印製到呈批、傳閱、登記裝封、遞送、收拆、複製、分閱等等每一步都不發生差錯。有了錯,就可能破壞文件的內容,降低文件的質量。工作出錯有時雖然是難免的,但錯出多了就是個工作態度、工作作風問題,而且會貽誤大事。“準確”是提高時效的基礎,也是反對官僚主義、文牘主義作風的一種保證。

  2.迅速的原則。迅速,就是要求工作及時、高效。所有的文件都有自己的使命,所有的文件都是為了辦事而發的。一切要辦的事,欲達目的,都有兩個要素,一是準確,二是時限。兩者任何一條失誤,事情就辦不成。況且講求時效是當今社會的要求,有些文件、信息常常需要瞬間即到。辦事不及時就會貽誤大事。

  3.保密的原則。總經理制發的文件,大部分都具有不同程度的秘密性,尤其是董事會制發的文件,有許多涉及公司重大決策,涉及公司行政財務營銷、研發等核心機密,是競爭對手獵取的主要對象。總經辦人員經常接觸總經理和一些重要文件,參加一些重要會議,瞭解一些重要機密,這裡有兩個方面的要求:一是在工作中採取措施保證文件、資料的安全;在包裝、運轉、拆封、知密範圍和傳達中制定安全措施;二是總經辦人員要保證自己知密不泄密。對於總經辦工作的安全與保密問題,務必引起思想上的足夠重視,併在組織措施上給予必要的保證。比如,一切尚未公佈的機密文件,不得隨便給無關人員閱看或談論;文件的運轉交接應當嚴格登記,履行簽收手續,明確責任;絕密文件應有專人負責,不得擅自攜帶外出,總之,要有制度,要檢查,嚴防泄密。

  4.關心員工的原則。總經辦直接貫徹總經理的各項決議,為總經理服務,又直接面對公司員工,代表總經理為員工著想。所以,總經辦是總經理聯繫員工的紐帶和橋梁。關心員工應成為總經辦各方面工作的首要原則。總經辦工作加強員工關係主要應從以下三個方面著手:

  (1)關心員工的工作和生活。總經辦每天都要跟員工打交道,因此,總經辦不能像某些舊衙門或新官僚,而應該處處關心員工,為員工著想。雖然,總經辦工作種類繁多,但不管什麼工作,都應該以員工的工作和生活為基本出發點。

  (2)做好員工咨詢。總經辦在很大程度上是把員工的情況和意見反映到總經理,再把總經理對員工的關心意念落實到員工身上,所以,真實、準確、及時、全面地向總經理反映員工的意見和建議,是總經辦最重要的工作之一。多年來的工作實踐證明,要把員工關係搞好,並不是一件容易的事。它要求總經辦工作人員能深入員工工作及生活的地方,親自跟員工談心、訪談,對員工反映的問題加以解決。由於總經辦是總經理的參謀助手,因此將員工的真實信息反映給老總可謂至關重要。

  (3)匯聚員工智慧。總經辦人員應協助總經理採取不同方式擴大員工對企業管理的參與程度,集思廣益,通過各種有建設性的提議和建議,調動全體員工的積極性,群策群力,積极參与,團結協作,促進各項管理工作的有效實施。

  5.精簡高效的原則。精簡高效是總經辦的重要組織原則,我們知道,組織形式歷來為適應工作任務的需要而設置。由於工作任務的不同及其變化,組織形式也必然隨之不斷改進。所以,只有從不同的具體任務出發,根據管理需要設置下屬單位,才能實現精簡、高效的目的。

  6.嚴謹科學的原則。總經辦工作的特點,要求我們要有嚴謹的作風,嚴密的原則。首先是各項計劃的制定,工作部署必須嚴密。要考慮到目標、措施,可以預見的各種問題及解決辦法,各項工作的協調和時間上的銜接等。總之,事前考慮得越周密,計劃目標的實現就越有保證。作為總經辦的經常工作,周、月、季、年度都應事先作出計劃,重大工程或活動更應單獨制定詳細計劃,只有這樣,才能使工作按部就班,不斷提高預見性。其次,是執行計劃中組織管理工作必須嚴密,沒有嚴密的組織,計劃往往落空,特別是大型會議和活動的組織,更需要精心籌劃,每一件事情都要具體落實到人,有佈置、有檢查。最後,總經辦工作有許多是文字性、技術性工作,更需嚴密細緻。文件和報告,應做到整齊、乾凈、沒有錯字,甚至連一個標點符號也要認真推敲,不出錯誤。文件收發、傳遞、歸檔,應做到準確無誤,一絲不苟。對文件的保密工作尤其要加倍謹慎,做到萬無一失。隨著辦公自動化的提高,總經辦人員應會熟練地應用電腦,對工作要求也應更加精細,否則將會貽誤工作。總經辦工作的特點,還要求我們講究科學的原則,面對複雜的工作,要使我們的認識比較正確,能夠達到預計的目標、減少失誤,就必須按照人類認識發展的規律,對總經辦工作的對象進行深入瞭解,摸索其運動的規律性,掌握事物各個方面的制約關係,用正確的認識指導實踐。

  7.協作配合的原則。總經辦要協助總經理推動各項任務的完成,總經辦每一位工作人員之間的協作配合尤其必要。沒有這種協作配合,不發揮總經辦的整體功能,難以制定出好的行動方案,有了方案也不可能很好地付諸實施。

  當然,協作配合要建立在明確分工,建立部門責任制崗位責任制的基礎上,沒有分工,就談不上協作。必須把建立和完善責任制作為部門改革的重要內容,在此基礎上,才能運行協作配合的原則。

  二、總經辦的基本任務

  總經辦的任務,總的來說就是參與內務、管理事務、搞好服務,但企業因規模、體制的不同.其任務也不盡相同。然而,就總經辦的共同性質、地位和作用來說,其基本任務主要有以下幾個方面:

  1.輔助決策。幫助總經理制定總體規劃,參與目標管理,協助總經理抓好中心工作,搞好調查研究,及時發現新問題,掌握新情況,總結新經驗,提出新思路,這是總經辦最重要的任務。

  2.信息管理。要建立一個完整的信息網路,保持信息渠道的暢通。並建立一套科學的信息工作制度,使信息的收集、傳遞、處理、利用、存儲等一系列環節緊密銜接。

  3.公文起草。公文包括命令、決定。公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要,以及發展規劃、工作計劃、總結等等。同時,還要根據總經理的意圖,起草諸如董事長或重要人物會議上的講話初稿,或者提供有關資料,供董事或總經理備用。

  4.協調關係。協調是總經辦基本和經常性的工作,總經辦的協調範圍有企業內各部門之間的協調、上級與下級之間的協調、公司與外界企事業單位的協調等,協作的內容一般都涉及到人、財、等方面的問題,工作中有一定難度。所以說,協調工作的好與差,是衡量總經辦工作質量和辦事能力的一項評估標準。

  5.建章立制。組織制定企業各項管理規章制度,包括對工作規範行政管理人事管理經營管理、企業發展方面所制定的各項規劃、章程和制度等。建章立制是科學管理的必然要求,是實現管理目標的重要保證,也是由“人治”到“法治”的重大轉變。

  6.人事管理。人事工作作為總經辦的重要環節,它關係到企業的人才建設和隊伍穩定。人事管理包括:人力的規劃需求,招募、甄選、聘用、考勤、考核、晉升、勞資等方面的管理。在有些企業,人事管理作為人力資源與總經辦分開行使許可權,這也說明人事在企業的地位越來越重要了。

  7.後勤管理。員工衣食住行是總經辦最應該重視的環節,古人有“兵馬未動,糧草先行”之說,這說明做好員工的後勤管理工作,是企業搞好經營管理的前提。

  8.工務管理。公司的機器設備、水電安裝維護等,是總經辦須加以重視的另一方面,每個企業都有其自身的工務隊伍,負責土木工程建設和維護。故對總經辦來說,這份差事不是件容易的事。

  9.會議管理。開會議事自古至今都是一項重要工作,總經辦是會議工作的主要組織者,總經辦對會議工作的主要任務是:組織、監督、執行、效果評估等。

  10.督促檢查。總經理的重大決策、會議決議、重要工作部署等,都需要總經辦去辦理。這些重要事項可能涉及到員工管理、部門管理,因而在執行過程中,可能會遇到這樣那樣的問題.這就需要總經辦認真督促檢查和抓好落實。

  11.機要保密管理。在實際;工作和管理中,總經辦會涉及很多需保密的工作。因此.我們要認識到總經辦不僅僅是辦事機構,同時又是機要保密部門,應該將保密,工作寓於總經辦的日常事務工作中。

  12.員工關係管理。員工關係最基本的管理要素是搞好員工福利建設,在滿足員工的生活福利之後,接下來是考慮員工的精神激勵,因此,總經辦應根據工作需要設立員工關係機構,企業規模較大的可以配備專職的員工關係管理人員,小企業也要由人兼職承辦。總之,一定要在公司允許的範圍內切實為員工著想,樹立和維護總經辦的良好形象。

  13.檔案管理。每家企業都有檔案室,而檔案管理是一項專業性較強的工作,總經辦應根據專業特點搞好檔案管理,切實抓好檔案的收集、整理、鑒定、保管,統計,使用等環節的工作,以發揮檔案的利用價值。

  14.外事管理。外事工作有其一定的特殊性,它同檔案管理一樣應沒專人負責。企業因性質不同,其外事工作內容也不相同,不過值得註意的是,所有的外事工作都心貫徹外事工作原則,處理好相關的外事問題。

  15.日常事務管理。總經辦的業務範圍除文秘、信息、人事、後勤、督查等工作外,還包括日常事務工作,諸如前臺接待、車輛管理、門禁管理、安全衛生等等。有的還需要搞好企業或部門內事務管理工作,如“5S”活動、合理化建議等。

  16.部門自身建設。要完成總經辦上述的各項任務,關鍵在於人和制度。總經辦自身建設的任務.就是要有一個合理的群體結構,使其能發揮整體效應;要有計劃、有閂的地培養內部專業人才,提高其業務素質以及工作水平,同時也要對辦公設備不斷更新和改進,以提高總經辦工作效率。

總經辦組織結構分析[1]

  總經辦屬於綜合性部門,從橫向角度來看,它是和各業務部門共同組成的,其組織結構如圖1;從縱向角度劃分,它可以分為不同的級別和層次,其組織結構如圖2。
Image:总裁办与其他职能部门的横向关系.jpg
Image:总经办内部的纵向关系.jpg

  1.總經辦機構的領導與管理。

  一個有多個事業部或分公司組成的集團企業,它的總經辦機構可能也是多個的(如圖1所示),但由於總經辦是直接為集團或本事業部(分公司)領導服務的辦事機構,故對集團總經辦(總裁辦)來說,對下各事業部的總經辦只是間接行政領導關係。這一特點決定了集團、事業部之間不可能形成一個自上而下的、獨立的垂直領導體系,也即事業部的總經辦如事業部的其他部門一樣,它是由事業部總經理直接領導和管理的。從這個意義上講,集團內各總經辦部門具有一定的“封閉性”。

  2.總經辦之間的橫向關係。

  企業內總經辦機構之間雖然存在一定的封閉性,但這並不意味著總經辦機構之間沒有垂直或橫向聯繫,相反,在新經濟時代,這種聯繫有很大的發展,縱向聯繫表現為,集團總經辦有義務,也可以對事業部(分公司)總經辦進行業務上的指導。這種業務指導關係體現在總經辦的各種管理制度、條例、規定的制定和實施上。而且,對下屬總經辦人員的培養、能力評估等,集團總經辦能從專業的角度來加以執行,故從某種意義上說,上級總經辦和下級總經辦又不完全是“封閉性”的。

總經辦的管理職能及人員要求[1]

  1.總經辦工作職責。

  (1)人事資料、文件、檔案和相關法律、法規的管理。

  (2)人力資源計劃的制定、管理和實施。

  (3)各崗位職責的許可權及需求標準的制定。

  (4)外部行政文件的收集、管理和分發。

  (5)人員的招聘、調動、人事關係的管理。

  (6)人員考核制度的制定、實施及相關記錄的管理。

  (7)培訓計劃的制定、組織,相關培訓記錄的存檔、管理。

  (8)人事管理制度的制定與實施。

  (9)薪資制度、職位設定的制定和管理。

  (10)公司會議的組織、協調。

  (11)董事會和總經理的文秘工作及交辦的特殊事項。

  (12)管理評審的計劃、組織和實施。

  (13)行政管理制度的制訂和實施。

  (14)後勤、總務管理,公司設備維護。

  (15)辦公沒備、用品的庶務採購和維護。

  (16)食堂、宿舍、車隊、保全的管理及相應管理制度的制定和實施。

  (17)質量管理體系文件的管理、發放。

  (18)各種認證的申請、準備、聯繫與取得。

  (19)員工福利、醫療、工傷保險的管理。

  (20)員工關係的咨詢、信息的取得與維護。

  2.總經辦工作人員的素養。

  通常對總經辦工作人員所下的定義是:總經辦工作人員是掌管文書並協助總經理或各部門處理相關事務的人員。可見,總經辦工作人員是總經辦工作的主題,能否做好這份工作,在很大程度上取決於總經辦工作人員所應該具備的素質修養。

  (1)思想修養:總經辦工作人員必須具備正確的就業觀和強烈的事業心,還要有較高的工作能力和實於作風。

  (2)知識結構:總經辦工作綜合性強、接觸面廣,這就要求總經辦工作人員儘可能具備相當廣博的知識與合理的知識結構。當然,不同性質的企業,其總經辦工作的層次也不同,對總經辦工作人員的知識結構要求也不盡相同。一般來說,總經辦工作人員的知識結構可分為:

  ①基礎知識:這是總經辦人員不可缺少的,是知識結構的奠基。

  ②專業知識:它是總經辦工作人員知識結構的核心,也是區別於其他人才知識結構的根據。

  ③相關知識:這部分知識是獨立於專業知識之外,但是又與總經辦工作密切聯繫的知識。

  ④心理素養:總經辦工作人員由於工作崗位的特殊性,不僅人際關係較複雜,在緊張的工作中所遇到的矛盾和困難挫折也較多,如果總經辦工作人員沒有較強的心理承受能力,就難以應付工作中出現的各種情況,產生心理上的不適應。所以提高總經辦工作人員心理素質,具有十分重要的現實意義。

  (3)總經辦工作人員良好的心理素質包括:

  ①要樹立正確的人生觀

  ②確定適度的抱負水平

  ③剋服不良的心理影響。

  ④學會調節心理壓力,培養健康的情緒、情感。

  ⑤培養健康的興趣和愛好。

  ⑥剋服不良的嗜好、養成良好的生活習慣。

  ⑦積极參加各種形式的娛樂活動。

  3.總經辦工作人員的能力要求。

  總經辦工作人員既要有知識。更要有能力。知識素養再高.沒有實際的動手能力,算不上是一個好的工作者。能力是指工作人員在實踐中高效率完成各項任務的本領.這些能力主要包括以下幾個方面:

  (1)分析判斷能力:這是一種高級思維形式。

  (2)表達能力:它包括口頭表達能力和書面表達能力兩方面。

  (3)協凋能力:它是總經辦工作的重要內容之一。

  (4)咨詢能力:它是指咨詢訪談的能力。

  (5)辦事能力:它包括組織能力和應變能力等。

  (6)反應能力:這是一種原則性和靈活性相結合的能力。

  (7)交際能力:它是指與各種公眾、組織打交道的能力。

  (8)運用OA的能力:這是要求總經辦工作人員必須掌握運用OA的能力。

  4.總經辦工作人員的職業道德要求。

  道德是一種社會意識形態,是人們調整自身與他人及社會之間關係的行為規範的總和。職業道德是具有一定職業特征的道德規範和行為準則。作為企業總經辦,由於其工作的特性,工作人員應具有以下職業道德:

  (1)忠於職守。

  (2)廉潔誠實。

  (3)嚴於律己。

  (4)嚴守機密。

  (5)團結合作。

  (6)文明禮貌。

總經辦人員勝任素質模型[2]

  1.總經辦主任勝任素質模型

  總經辦主任勝任素質模型概括了總經辦主任出色完成工作所需的職業素養、知識和技能/能力三個方面的內容。具體內容如圖3所示。
Image:总经办主任胜任素质模型.jpg
Image:总经理助理胜任素质模型.jpg.jpg

  2.總經理助理勝任素質模型

  依據企業的戰略目標、企業文化等各方面的要求,在對總經理助理各個工作要項進行詳細分析的基礎上,構建了總經理助理勝任素質模型。它參考了其他優秀輔助類人員的勝任行為特征,包括職業素養、知識、技能能力三個方面的內容。具體內容如圖4所示。

總經辦績效考核制度[3]

制度名稱總經辦經營管理目標責任書編號
受控狀態
執行部門監督部門編修部門

  為保證公司經營目標的如期實現,調動部門員工的積極性,強化各項效益指標的考核,公司實行部門經濟效益與員工分配直接掛鉤,經協商,總經辦主任____同意簽訂如下經營管理目標責任書。

  一、責任期

  ____年____月____日~____年____月____日。

  二、部門定員

  部門核定定員____人,其中總經辦主任1人,總經理助理____人,行政秘書____人,辦事專員____人。

  三、部門職責

  1.建立和健全公司的管理體系與組織機構,協助制定公司的整體發展戰略規劃。

  2.協助公司領導起草公司的工作總結、計劃等綜合材料,安排公司領導行政事務日程。

  3.按時安排各部門進行半年度和年度工作總結,對各部門年度、季度、月度計劃總結進行審核與審批。

  4.負責組織和安排相關會議活動,督辦公司領導決策以及會議決議。

  5.負責審批公司各類報批文件及內部發送的文件,會簽公司所有正式印發紅頭文件

  6.協調公司各部門之間的溝通,建立良好的團隊合作關係。

  7.處理好當地合作媒體、行政機關等相關部門的溝通協調關係。

  8.各類疑難問題的輔助解決及完成其他工作。

  四、部門權力

  1.人事權力:對部門員工的考核權、任免的決議權、面試權及知情權。

  2.財務權力:對部門費用的審核權,對辦公費用、後勤管理費用的審核權,對管理部門招待費的審核權,對部門預算完成情況知情權等。

  五、部門工作目標與考核

  總經辦月度工作目標與考核內容詳見下表。

總經辦月度工作目標與考核內容

KPI指標指標定義/公式權重工作目標資料來源
部門工作計劃按時完成率30%不低於____%總經辦
文書記錄起草差錯次數發生影響文書記錄質量的嚴重錯誤次數10%不高於____次總經辦
總經理日程安排的合理性總經理對日程安排表示不滿意的次數10%不高於____次總經辦
印章違規使用次數沒有按照制度規定使用印章的次數1O%不高於____次總經辦
文件傳遞的及時性考核期內沒有及時傳遞文件的次數10%不高於____次總經辦
會議準備的充分性因準備不足造成會議延誤或中斷的次數10%不高於____次總經辦
資料歸檔及時率-10%不低於____%總經辦
企業宣傳網站更新頻率考核期內企業宣傳網站每周更新的次數10%不低於____次總經辦
  六、考核結果運用

  部門考核結果根據部門內各級別崗位不同程度影響其崗位的考核成績。

  1.部門月度考核的得分占部門一般員工月度考核結果的10%。

  2.部門季度考核平均分占部門經理季度考核結果的30%。

  3.部門年度考核平均分占部門經理年度考核結果的30%,占一般員工年度考核結果的10%。

  總經理簽字:                    總經辦主任簽字:

  ____年____月____日                ____年____月____日

編製日期審核日期批准日期
修改標記修改處數修改日期

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 朱恆志編著.總經辦工作精要.廣東經濟出版社,2005年05月第1版.
  2. 楊雪編著.員工勝任素質模型全案 第2版.人民郵電出版社,2012.03.
  3. 李亞慧編著.績效管理制度.人民郵電出版社,2011.09.
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評論(共2條)

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123.151.42.* 在 2017年6月17日 06:04 發表

給董總傳話,第一格力掛機冷,熱標記不恨明顯。第二有時空調流水。

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120.42.91.* 在 2017年6月19日 09:27 發表

。。。。在這給董大姐留言,是不是有點南轅北轍了

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