會議管理

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會議管理(The meeting Management)

　　會議管理是一個動態的合成詞。從字面含義上講，“會”的基本意思是聚會、見面、集會等；“議”的基本意思是討論、商議。管理就是制定，執行，檢查和改進。現代意義上的會議，是有組織、有領導地召集人們商議事情的活動。它體現了會議的四個基本條件：有組織、有領導、商議事情和集會。一個會議的構成，包括以下要素：會議名稱、會議時間（含開始時間和終止時間）、會議地點、會議人員（出席人員、列席人員和工作人員）、會議組織、會議主題等。

　　會議管理是為了保證會議的正常進行並提高會議的效率，而對會議的籌備、組織、保障等工作的一種有效的協調。

　　會議是解決問題的手段之一，是領導工作的一種重要方式，作為行政人員，應該認識到會議的重要性，正確的運用會議這一手段進行管理。

　　(一)提高會議成效的要領

　　1.要嚴格遵守會議的開始時間。

　　2.要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。

　　3.要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。

　　4.在會議進行中要註意如下事項：

　　(1)發言內容是否偏離了議題?

　　(2)發言內容是否出於個人的利害?

　　(3)是否全體人員都專心聆聽發言呢?

　　(4)是否發言者過於集中於某些人呢?

　　(5)是否有從頭到尾都沒有發言過的人呢?

　　(6)是否某個人的發言過於冗長呢?

　　(7)發言的內容是否朝著結論推進呢?

　　5.應當引導在預定時間內做出結論。

　　6.在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，並決定延長的時間。

　　7.應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。

　　8.應當把決議付諸實行的程式理出，加以確認。

　　(二)會議禁忌事項

　　1.發言時不可長篇大論，滔滔不絕(原則上以3分鐘為限)

　　2.不可從頭到尾沉默到底。

　　3.不可取用不正確的資料。

　　4.不要盡談些期待性的預測。

　　5.不可做人身攻擊。

　　6.不可打斷他人的發言。

　　7.不可不懂裝懂，胡言亂語。

　　8.不要談到抽象論或觀念論。

　　9.不可對發言者吹毛求疵。

　　10.不要中途離席。

　　為了提高會議的效率，有必要加強會議管理，做好會前準備、會中控制和會後跟蹤三個環節的工作。

　　1、會前準備

　　1．1質疑會議的必要性。會議特別耗費時間、人力、財力、物力，在某些情況下，會議並不是溝通信息的最佳方式，也不是任何問題都可以通過開會來解決，所以，每次開會前都有必要對開會的必要性進行質疑，做到能不開的會堅決不開，可開可不開的會儘量不開，必須召開的會儘量少開。

　　1．2明確會議的目標。會議的目標越明確越具體越好，比如說，會議目標“探討如何在10月底之前將產品不良率由目前的5％降低至3％”就比“探討如何降低產品的不良率”更加具體、明確，這樣會議討論的效果會更好。

　　1．3確定會議議題。會議議題是指根據會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。確定會議議題應遵循以下幾原則：一是議題必須緊扣會議目標。二是議題數量要適中，不能太多，也不能太少。三是各項議題之間保持有機聯繫，並按照議題解決的邏輯順序排列。四是明確討論各項議題所需的時間。

　　1．4確定與會人員。確定與會人員的人數和結構。對於決策型會議，為 r保持成員之問良好的臣動，會議成員一般應不多於l0人。一般應邀請下列幾類人員參加會議：對會議主題有深入研究或對情況較為熟悉的人；對會議日標達成起關鍵性作川的人；能夠客觀理智和積極踴躍發表自己見解便利、是否不受外界干擾、是否有足夠的停車場、是否有必要的會議設備等。此外，會前準備還需做好準備會議資料和發放會議通知的工作。

　　1．5確定會議的基本程式。確定會議的基本程式，就是明確會議先做什麼，後做什麼，冉做什麼。一般在安排會議議題順序時需要註意的是：主要的議題往前排，相對次要的議題往後排；時問緊迫的議題往前排，時間餘地大的議題往後排；需要與會者高度集中討論的議題往前排，與會者興趣較大、已經掌握相關知識的議題往後排。

　　1．6安排會議時間和地點。在會議時間安排上需要考慮何時召開會議、會議持續多久的問題。確定會議召開時間需要考慮與會人員是否能夠出席和會議效率的問題。會議持續時間不宜過長也不宜過短，過長，人容易疲勞，過短，有一半的議題還沒有討論會議就結束了。

　　會議地點的選擇應考慮如下因素：

　　會議的規模大小和人數多少、交通是否便利、是否不受外界干擾、是否有足夠的停車場、是否有必要的會議設備等。此外，會前準備還需做好準備會議資料和發放會議通知的工作。

　　2、會中控制

　　2．1有效控制會議的議題和進程

　　(1)明確議題的日標。任討論任何議題時都要明確議題的月標是什麼、議題內容是什麼和為什麼要討論該議題。

　　(2)澄清對議題的誤解或錯誤。如果與會者對議題有誤解，或使用了錯誤的慨念，主持人應及時予以澄清。

　　(3)控制討論進程。當與會者發言與會議主題不相T時，主持人應及時將其發言拉倒會議主題上來；對那些喋喋不休者，主持人應及時中斷其發言，將發言的機會交給其他人；對那些不善言辭、性格內向的人，主持人應鼓勵和引導其積極發言；對那些對會議有敵意的人，主持人應引導其客觀理性地表達看法。

　　(4)有效處理意見分歧。當會議出現不一致意見而引發爭論時，主持人應對各方觀點進行歸納總結，以幫助與會人員理清思路、把握要點。

　　(5)控制會議時間，按時開始，準時結束。

　　(6)總結議題成果，確認行動。每一議題討論結束後，主持人應就已經達成一致的內容進行清晰、簡短的概括，如果該決議需要某人採取行動，主持人還應要求他確認在該行動中應當承擔的責任。

　　2．2有效控制會議成員的行為

　　(1)嚴格要求準時開會。一定要養成準時開會的習慣， 要因為某些人的遲到而推遲開會。記錄下那些遲到的人，給他們造成壓力，促使他們改變遲到的習慣。

　　(2)鼓勵下級積極發言。由於害怕招致上級的反對，下級往往不敢自由發表自己的見解，這時上級應鼓勵下級積極發言，即使不完全同意其觀點也應肯定其發言中有價值的部分，或者對他們的觀點進行 面記錄，強化和鼓勵他們的行為。為『避免領導發言給後來發言者造成的心理作用，呵以考慮把領導安排在下級之後發言。

　　(3)鼓勵思想交鋒。會議期間應鼓勵大家自由發表意見，鼓勵不同思想觀點的交鋒、爭論，但爭論的內容必須和會議主題有關，爭論時切忌感情用事，對他人進行人身攻擊。

　　(4)避免壓制建議。如果提出的建議遭到嘲笑和壓制，那麼人們將害怕和沒有熱情提出建議。所以，會議領導者應對提出的建議給予特別的關註和表現出足夠的熱情，儘可能避免其他人壓制該建議的做法。

　　3、會後跟蹤

　　會議結束後，應將會議內容整理成會議紀要，會議紀要中應包括相關部門應承擔的責任、責任人，完成時間及驗收標準等內容。會議的關鍵在於落實，應根據會議紀要的內容檢查會議決定的落實情況，使會議做到議而有決、決而有行、行必有果。

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