項目會議管理

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　　開會是一種正式溝通的渠道，項目經理通過會議解決問題，安排工作，制定計劃和決策，是推動項目最終達成目標的重要手段。因此，項目會議管理就變得十分的重要。

　　通過項目會議,項目經理可以將有關政策和指標傳達給項目團隊成員,使與會者瞭解項目共同目標,自己的工作與他人的關係,並明確自己的目標，同時項目經理可以及時地獲得反饋信息；項目會議可以充分表現與會者在項目組織中的身份、地位和影響，使會議中的信息交流能在人們的心理上產生影響，可以使與會者產生一種共同的見解、價值觀和行動指南，密切相互之間的關係，可以幫助澄清誤會，處理各種衝突並利用他人的知識和技巧來解決問題；通過項目會議，被人們所忽視的問題有可能被髮現，進而認真地加以研究和解決；會議交流的正式性也可以使每一位與會者產生責任感和約束力，會議還可以幫助營造民主氣氛，給與會者提供共同參與和共同討論的機會，最終做出良好的決策。

（一）項目會議的類型

　　項目溝通中常用的項目會議有項目啟動會議、項目情況評審會議、項目問題解決會議、項目技術評審會議等。

　　（1）項目啟動會議

　　項目啟動會議是項目成立以後第一次召開的全體會議，它是項目實施前的內部會議，由項目經理負責籌備和主持，要求所有的項目利益者都應參加會議。（如果沒有必要，客戶以及主管部門的管理人員可以不參加）。

　　項目啟動會議的目的是，為以後的項目會議樹立榜樣；為項目成員之間的相互瞭解和熟悉提供機會，為以後的合作打下基礎；使項目成員全面深入地理解項目目標、意義；明確項目經理的權力職責範圍；明確項目成員的工作任務、工作崗位和職責範圍；統一項目團隊及利益相關者對項目的組織結構、工作方式、管理方式等的認識；討論項目工作的實施規則和項目實施中的管理控制方法；處理團隊成員對現階段工作的意見，並儘可能將其解決。

　　項目啟動會議的內容涉及到項目的基本情況（如目標、意義、規模、完成時間等）、主要成果、管理制度、主要任務及進度安排、項目所需資源的要求以及項目可能會遇到的困難及變化等。

　　（2）項目情況評審會議

　　項目情況評審會議是項目管理者獲得信息、解決問題以及瞭解項目進展情況一種方式。召開項目評審會議的基本目的是通報項目進展情況、找出問題和明確下一步的行動計劃。

　　項目情況評審會議的內容涉及到：自上次會議後所取得的成績，即已實現的項目目標和已完成的項目工作，以及以前會議決定要開展的活動的落實情況；以已完成的任務、實現的實際質量和實際成本等方面的最新信息為基礎，與計劃指標進行比較，分析各種計劃的完成情況；明確項目實際工作和項目成本、質量以及進度方面與計劃要求之間的差異，這種差異可能是正的，也可能是負的，找出存在差異的原因；明確項目工作的發展變化趨勢，無論這種趨勢是如是壞，都必須明確，併在會議上進行討論，以便項目可以按規定日期完成；根據項目的進展情況和發展趨勢，分析預測項目完工日期和完成成本的情況，並結合項目目標和計划進行比較分析，給出預測，各種需要採取的措施，最後要確定出下一步具體的行動計劃安排,註明每一項行動的負責人及預計的開始和完成日期。項目情況評審會議應該定期召開,以便及早發現項目進展中存在的問題,防止危及項目目標實現的情況發生.會議同期根據會議的中心議題確定,可以是一周\一個月\一季度\一年。這種會議通常由項目經理主持召開,會議成員一般包括項目項目團隊的全部或部分成員以及項目業主/客戶或項目的上級管理人員。

　　（3）項目技術評審會議

　　不管何種項目都要召開項目技術評審會議，以確保項目業主/客戶同意項目提出的技術方案。不同專業領域的項目召開的技術評審會議會有所不同，但大數項目都會召開項目技術初步評審會和項目技術終審會議兩種技術評審會議。 本文轉自項目管理者聯盟

　　項目技術初步評審會議是為了在項目開始之前或項目初期獲得客戶對設計方案符合技術要求的批准，在項目初期或開始之前，項目承擔者完成最初的概念說明、圖形或流程圖設計後，由項目業主/客戶對項目的技術初步方案進行的審批而召開的會議。

　　項目技術終審會議是為了在項目承擔者開始建設、裝配和生產項目交付物之前獲得項目業主/客戶對技術方案的批准，在項目初期或開始之前，項目承擔已經完成詳細設計和說明、各種圖形和報告格式準備妥當之後，由項目業主/客戶對最終技術設計方案進行審批而召開的會議。

　　（4）項目問題解決會議

　　項目問題解決會議是當項目團隊成員發現項目進展中存在問題時召開的會議。在項目開始時，對於該種會議的主持者、參加者及召開時間等都應當設立相應的規章和準則。

　　項目問題解決會議通常涉及到以下內容：描述和說明項目存在的問題；找出項目問題的原因和影響因素；找出解決項目問題的各種可行方案，並對這些方案進行評價，從中選出最有可能或滿意的方案，作為解決項目問題的實施方案；最後，如果所選定的項目問題解決方案涉及計劃變更問題，則會議還需要對項目計劃進行修訂，反之則結束會議。以上各項內容都需要與會者共同討論，共同分析。

（二）項目會議的意義

　　項目會議是項目經理溝通項目信息、跟蹤項目進展、制定項目計劃、形成項目決策、解決項目衝突、確保項目按計劃順利進行的有效手段。通過舉行項目會議，項目經理可以與組織外部的客戶、供應商、分承包商、政府機構以及組織內部的發起人、項目組成員、相關職能部門經理等項目利益相關者進行充分地、面對面地溝通，一方面可以幫助項目經理全面瞭解項目的進度、成本、質量、工作任務的完成狀況，以及人員表現，客戶滿意度，項目執行過程中暴露的問題和出現的衝突，另一方面也有助於項目經理集思廣益，博採眾長，充分聽取各方面意見，從而為提升項目團隊士氣、進行項目決策、解決項目衝突奠定堅實的基礎。

　　進行項目會議管理時應該堅持以下一些原則：（1）制定會議管理的政策；（2）會議應在真正需要的時候召開，會議應該解決一定的實際問題；（3）確定會議的目的，不召開無意義、無目的的“糊塗會”；（4）明確參加會議的人員，與會議議題無關的人員無需要參加會議；（5）準備會議議程；（6）準備會議材料；（7）嚴格遵守會議的開始是時間；（8）按議程進行，提高會議效率；（9）鼓勵與會者的積极參与，發揚民主，集思廣益；（10）掌握和控制會議，引導會議發言朝著結論進行，避免會議跑題太遠；（11）會議不要超時，避免冗長的會議，在必須延長會議時間時，應徵得大家的同意；（12）結束時進行總結，編寫會議記錄（或會議紀要）：（13）即使分發會議記錄與會議成果。

　　管理會議是一項很重要的管理功能。這包括計劃、組織、指導和控制。一個管理良好的會議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益於協調團隊成員的努力和對項目事項獲得即時反饋，提供了一種集體解決項目問題機遇的方式。會議主持人通過計劃、主持和引領會議，創造適當的團隊氣氛。他/她必須明確對會議的期望。依據項目要達到的目標，主持人必須指導、闡明、控制、總結和評估會議結果。如果主持人在會議上講得過多，會議可能會低效。主持人的影響取決於與會者對他/她要達到會議目標努力的認可度和他/她幫助與會者達到這些目標的技能和效率。

會議可能是低效的或完全是浪費時間的，特別是項目經理犯下麵一些常見的錯誤時：

• 召集太多或太少的會議；
• 在會前忽視分發會議日程；
• 沒能邀請有決策權的管理人員；
• 沒能與在會上做主要發言的人員協調；
• 在瑣碎的事情上花費了太多的時間；
• 沒能將活動任務分配給具體人員。

　　項目會議是否成功依賴於各種不同因素。這包括會議類型（嚴肅的還是自由的）、會議形式（正式的還是非正式的）、提前計劃的程度和主持人表現的權力水平。項目經理必須意識到這些因素，並恰當地利用這些因素，以便有效地管理會議。 下麵就如何有效管理會議提供一些實用性指南。

　　充分計劃和良好管理的項目會議，可能會非常富有成效。就像下麵將要討論的那樣，有效的會議管理發生在會議之前、會議期間和會議之後。

　　（1） 會議前。

按前面所論述的問答程式，決定會議是否確實需要。如需要，那麼就要：

• 確定會議目標，要把項目進展或狀態評審與問題解決會議分開舉行；
• 為會議討論設定基本規則；
• 確定誰確實要參加，並只邀請這些人員；
• 儘早通知與會者會議的目標、地點和時間；
• 事先分發會議日程；
• 列出要在會上涉及到的事項，並預演會上的發言；
• 按時開始和結束會議。

　　（2） 會議期間。

為了使會議儘量簡短，且富有成效，項目經理應做到以下幾點：

• 制定具體時間限制，並堅持這一時限；
• 會議一開始，就要明確會議的具體目標；
• 多從與會者處瞭解情況（聽應多於講）；
• 使會議按日程進行，防止與會者“跑題”；
• 利用直觀教具幫助說明你的觀點，鼓勵其他與會者效仿；
• 就是否達成一致意見或仍然存在分歧，定時總結討論結果；
• 當工作需要進一步完成時，將工作分配給團隊成員。

　　（3） 會議後。

　　當然，絕大多數工作要在會議之外完成。因此，要跟蹤團隊成員所分配的工作和分發準確的會議記錄，併在下次會議上使用會議記錄，檢查工作結果。要保留會議記錄，特別是項目計劃、組織和評估會議的記錄。這些記錄要簡潔、清楚和具體。會議記錄可以包括下麵內容：

• 下次會議的時間、地點和說明；
• 這次會議的時間和地點，與會者名單及其在項目中擔任的角色；
• 討論的會議事項；
• 已達成一致的決定和需要進一步研究的問題；
• 活動事項和負責跟蹤及在下一次會議上向團隊彙報的人員。

　　美國的統計數據表明，一個項目經理一生中，平均大約八年的時間開會。在項目環境中，時間通常是很緊迫的，因此使用一些能使會議重點突出和富有成果的特殊方法是重要的。這可以通過確保主持人和與會者都能很好地扮演其角色來實現。下麵是一些能使團隊會議更富有成效的建議：

• 主持人的角色是設定期望，確保團隊集中討論會議主題和避免偏離主題，並鼓勵團隊成員積极參与。參與會增加團隊成員對項目的接受和承諾。
• 與會者的角色是做好準備，表現出自信和興趣，發言時不要“壟斷”討論。
• 幽默的角色是活躍會議氣氛，並可提升和指明團隊的道德水準。幽默要健康，即不要諷刺和指向任何團隊成員。任何時候都要避免使用種族和性別偏見的幽默。中國的《讀者》和美國的《讀者文摘》上的幽默是為大眾廣泛接受的，可供參考。

　　如果要參加由別人召集的會議，項目經理和職能經理一樣可能都不喜歡這類會議。毫無疑問，良好組織的項目會議為項目成功提供了有效工具。但是，項目經理有時可能利用電話，與團隊成員私下討論或召開簡短的特別會議來解決一些很重要的問題。

　　項目經理必須記住，好的項目會議本身並不是溝通的終點。項目經理必須通過增加他/她們對結果的承諾水平，使團隊成員遵從他/她們的承諾。可能通過下表中所介紹的技巧來激勵這樣的承諾，以便能召開GREAT會議，即會議能使團隊成員更有效和更富有成果。

表 GREAT會議的主要元素