項目團隊

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項目團隊(Project Team)

目錄

什麼是項目團隊

  有關項目團隊的定義很多,每種定義的角度各不相同。

  按照現代項目管理的觀點,項目團隊是指“項目的中心管理小組,由一群人集合而成並被看作是一個組,他們共同承擔項目目標的責任,兼職或者全職地向項目經理進行彙報”。

  從項目管理過程來對項目團隊進行定義:“項目團隊包括被指派為項目可交付成果和項目目標而工作的全職或兼職的人員,他們負責:理解完成的工作;如果需要,對被指派的活動進行更詳細的計劃;在預算、時間限制和質量標準範圍內完成被指派的工作;讓項目經理知悉問題、範圍變更和有關風險和質量的擔心;主動交流項目狀態,主動管理預期事件。項目團隊可以由一個或多個職能部門或組織組成。一個跨部門的團隊由來自多個部門或組織的成員,並通常涉及組織結構矩陣管理。”

  此外,廣義的項目團隊還包括項目利益相關者,如項目業主、項目發起人、客戶等等。本文所指的項目團隊是具體從事項目全部或某項具體工作的組織或群體,是由一組個體成員為實現項目的一個或多個目標而協同工作的群體。

項目團隊的特征

  項目團隊的特征有:

  1、項目團隊具有一定的目的

  項目團隊的使命就是完成某項特定的任務,實現項目的既定目標,滿足客戶的需求。此外項目利益相關者的需求具有多樣性的特征,因此項目團隊的目標也具有多元性。  

  2、項目團隊是臨時組織

  項目團隊有明確的生命周期,隨著項目的產生而產生,項目任務的完成而結束,即可解散。它是一種臨時性的組織。

  3、項目經理是項目團隊的領導  

  4、項目團隊強調合作精神   

  5、項目團隊成員的增減具有靈活性  

  6、項目團隊建設是項目成功的組織保障

項目團隊的發展階段

  項目團隊從組建到解散,是一個不斷成長和變化的過程,一般可分為五個階段:組建階段、磨合階段、規範階段、成效階段和解散階段。在項目團隊的各階段,其團隊特征也各不相同,如下表所示:

Image:项目管理各阶段特征.jpg

  1、組建階段

  在這一階段,項目組成員剛剛開始在一起工作,總體上有積極的願望,急於開始工作,但對自己的職責及其他成員的角色都不是很瞭解,他們會有很多的疑問,並不斷摸索以確定何種行為能夠被接受。在這一階段,項目經理需要進行團隊的指導和構建工作。

  應向項目組成員宣傳項目目標,併為他們描繪未來的美好前景及項目成功所能帶來的效益,公佈項目的工作範圍、質量標準、預算和進度計劃的標準和限制,使每個成員對項目目標有全面深入的瞭解,建立起共同的願景。

  明確每個項目團隊成員的角色、主要任務和要求,幫助他們更好地理解所承擔的任務

  與項目團隊成員共同討論項目團隊的組成、工作方式、管理方式、一些方針政策,以便取得一致意見,保證今後工作的順利開展。

  2、磨合階段

  這是團隊內激烈衝突的階段。隨著工作的開展,各方面問題會逐漸暴露。成員們可能會發現,現實與理想不一致,任務繁重而且困難重重,成本或進度限制太過緊張,工作中可能與某個成員合作不愉快。這些都會導致衝突產生、士氣低落。在這一階段,項目經理需要利用這一時機,創造一個理解和支持的環境。

  • 允許成員表達不滿或他們所關註的問題,接受及容忍成員的任何不滿;
  • 做好導向工作,努力解決問題、矛盾;
  • 依靠團隊成員共同解決問題,共同決策 。

  3、規範階段

  在這一階段,團隊將逐漸趨於規範。團隊成員經過震蕩階段逐漸冷靜下來,,開始表現出相互之間的理解、關心和友愛,親密的團隊關係開始形成,同時,團隊開始表現出凝聚力。另外,團隊成員通過一段時間的工作,開始熟悉工作程式和標準操作方法,對新制度,也開始逐步熟悉和適應,新的行為規範得到確立併為團隊成員所遵守。在這一階段,項目經理應:

  • 儘量減少指導性工作,給予團隊成員更多的支持和幫助;
  • 在確立團隊規範的同時,要鼓勵成員的個性發揮;
  • 培育團隊文化,註重培養成員對團隊的認同感、歸屬感,努力營造出相互協作、互相幫助、互相關愛、努力奉獻的精神氛圍。

  4、成效階段

  在這一階段,團隊的結構完全功能化並得到認可,內部致力於從相互瞭解和理解到共同完成當前工作上。團隊成員一方面積極工作,為實現項目目標而努力;另一方面成員之間能夠開放、坦誠及時地進行溝通,互相幫助,共同解決工作中遇到的困難和問題,創造出很高的工作效率和滿意度。在這種一階段,項目經理工作的重點應是:

  • 授予團隊成員更大的權力,儘量發揮成員的潛力;
  • 幫助團隊執行項目計劃,集中精力瞭解掌握有關成本、進度、工作範圍的具體完成情況,以保證項目目標得以實現;
  • 做好對團隊成員的培訓工作,幫助他們獲得職業上的成長和發展;
  • 對團隊成員的工作績效作出客觀地評價,並採取適當的方式給予激勵。

好何構建高效項目團隊

  1、加強項目團隊領導

  組建一支基礎廣泛的團隊是建立高效項目團隊的前提,在組建項目團隊時,除考慮每個人的教育背景、工作經驗外,還需考慮其興趣愛好、個性特征以及年齡、性別的搭配,確保團隊隊員優勢互補、人盡其才。

  項目經理要為個人和團隊設定明確而有感召力的目標,闡明實現項目目標的衡量標準,讓每個成員明確理解他的工作職責、角色、應完成的工作及其質量標準。設立實施項目的行為規範及共同遵守的價值觀,引導團隊行為,鼓勵與支持參與,接受不同的見解,珍視和理解差異,進行開放性的溝通並積極地傾聽,充分授權,民主決策。營造以信任為基礎的工作環境,尊重與關懷團隊成員,視個人為團隊的財富,強化個人服從組織、少數服從多數的團隊精神。根據隊員的不同發展階段實施情境領導,正確地運用指導、教練、支持與授權四種領導形態,鼓勵隊員積極主動地分擔項目經理的責任,創造性地完成任務以爭取項目的成功。

  2、鼓舞項目團隊士氣

  項目團隊計程車氣依賴隊員對項目工作的熱情及意願,為此,項目經理必須採取有效措施激發成員的工作熱情與進一步發展的願望,創造出信任、和諧而健康的工作氛圍,讓每個成員都知道,如果項目成功了,每個人都是贏家,個人的價值也得到了實現,否則便是雙輸,而且,任何人都沒有比團隊等聰明、更有戰鬥力。鼓勵成員相互協調、彼此幫助,開誠佈公地表達自己的思想,設身處地地提供反饋來幫助自己和隊員與項目一道成長。提倡與支持不斷學習的氣氛,使團隊成員有成長和學習新技術的機會,能夠獲得職業和人生上的進步。慶祝團隊達到的里程碑,肯定與賞識個人與團隊的成功。

  靈活多樣而豐富多采的團隊建設活動,如組織項目隊員周末聚會、室外拓展、團隊旅游等,是培養和發展個人友誼、鼓舞團隊士氣的有效方式。另外,通過定期召開項目團隊會議,也能充分討論關於建設高效團隊的有益話題,比如:作為一個項目團隊,我們應該怎樣工作?哪些因素防礙團隊工作?如何剋服?怎樣改進才能使團隊工作更有效等。

  3、提高項目團隊效率

  建設高效項目團隊的最終目的是提高團隊的工作效率,項目團隊的工作效率依賴於團隊計程車氣和合作共事的關係,依賴於成員的專業知識和掌握的技術,依賴於團隊的業務目標和交付成果,依賴於依靠團隊解決問題和制定決策的程度。高效項目團隊必定能在領導、創新、質量、成本、服務、生產等方面取得競爭優勢,必定能以最佳的資源組合和最低的投入取得最大的產出。加強團隊領導,鼓舞團隊士氣,支持隊員學習專業知識與技術,鼓勵隊員依照共同的價值觀去達成目標,依靠團隊的聰明才智和力量去制定項目計劃、指導項目決策、平衡項目衝突、解決項目問題,是取得高效項目成果的必由之路。

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