會議

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會議(Meeting)

目錄

什麼是會議

  會議是指企業各級部門及領導實施管理的一種重要手段,是一種有組織、有目的地把眾人聚集起來一起商討問題的社會活動方式。會議在各級領導研究工作、佈置任務、貫徹政策、調查情況、制定決策、協調統一、解決問題、聯繫感情等方面具有重要的作用。

會議的種類

  會議的種類很多,可以有不同的分類方法。從會議的規模來分,有大、中、小三種類型。大會一般指大型的員工集合。中型會一般指各種經驗交流會、報告會、代表會議。小會一般指各種辦公會、董事會、座談會、彙報會等等,只有三五人或十幾人參加。

  如果按會議研究內容和所發揮的作用為標準,還可把會議分為決策協調型、研究彙報型、發佈通報型三類。決策協調型的會議,多屬會議領導層發揮集體領導作用和研究處理日常工作所進行的定期的、經常的會議。研究彙報型的會議,主要是指理論研究討論和論證各種工作會議。理論研討主要是為了醞釀和形成一些主要的思想理論觀點和觀念。觀點和觀念的形成,要允許爭論並允許一定的醞釀認識過程。彙報、檢查工作的會議,主要是就某一方面的工作進行彙報檢查和安排。這類會議,以大型居多。發佈通報型的會議,主要是用於發佈信息、通報情況。目的是為了增進企業與企業之間、部門與部門之間、員工與員工之間的溝通和瞭解,增加工作的透明度,取得互相的理解與支持、關心和信任。

會議的七大功能

  從整體上看,會議的功能具有多樣性、廣泛性和局限性的特點,具體到不同種類的會議,又各有特定的功能。一般而言,從整體上看,會議具有如下主要功能:

  1、決策功能

  通過會議作出決策,是決策的一種基本形式。在提倡和要求科學決策的今天,為了發揮決策群體的智慧和能力,保證決策的科學性,常常要通過會議的形式來進行決策

  2、分權功能

  即藉助於會議的形式,將某些特定的權力交給與會人員共同行使,以便大家對所研究和將要決定的事項發表自已的意見,共同承擔責任,共同行使對某項事情作出決定的權利。這樣做是因為現代社會的發展變化日新月異,環境複雜,認識對象又處於經常的變化過程中,人們認識和解決某一問題的方法難以完全掌握在個人手中,個人對於事物的集中控制力也相對下降,這就需要更多的人共同參與認識和解決問題的同一過程,一起來完成這一過程。

  3、交流和傳播功能

  通過會議,人們可以進行信息交流,直接地交換意見和看法,或對有關各方發佈、傳播特定消息、情況。會議的這一功能,在信息化社會中顯得尤為重要,並且有著它特定的優勢,是其他信息交流和傳播形式難以取代的。

  4、協調功能

  即通過會議,可以在一定程度上消除人們在某些方面的差異(如不同認識、意見、主張等),確立共同的目標和行動方針,達到認識和行動的協調一致。

  5、教育功能

  通過會議,可以進行多方面內容的教育,使有關人員接受特定的知識,學習有關理論或技能

  6、顯示功能

  通過會議活動本身,如會議的形式、規模、聲勢、口號、宣言等來顯示會議主體(即會議組織者和參加者)的政治取向、價值取向和感情取向。在具體的會議種類中,具有顯示功能的會議,一般並不以作出決策為目的,也不是為了具體討論解決某一問題或安排某項具體工作任務,而主要是藉助會議的形式,向社會表示會議主體的某種政治的、價值的或感情的取向,如贊成或重視什麼,反對什麼,這種明顯的傾向性通過各種大眾傳播媒介傳播介紹,將擴大影響的範圍,或形成一定的聲勢,對社會產生相當大的影響。

  7、檢查、監督功能

  這是一種監督行政決策、行政執行和效益的功能。召開會議,讓有關部門向上司彙報對上司部署和決議的貫徹執行情況,總結決策和執行過程中的成功經驗和失敗教訓。通過會議檢查比較,對貫徹決議得力的,給予表彰獎勵;對工作馬虎、消極怠工、失職讀職的,進行處罰。

  另外,會議的作用還表現在增強企業凝聚力,解決實際矛盾,激勵員工等方面。

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