房地產檔案

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　　房地產檔案是指房地產行政管理部在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料。

　　房地產檔案形成後，房地產的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權屬變更不斷發生，房屋的拆遷、翻改、擴建等現狀處於不斷的轉移和變更之中，必須不斷地補充新材料，才能確保房地產檔案的真實性和連續性。

　　房地產檔案的收集，是檔案管理工作的起點和基礎，是不可缺少的重要環節。

　　(1)收集過程中，確保每次產權登記、變更和涉及產權活動的產權文件材料完整、準確、詳實，力求文件材料的形式、規格、各項技術指標和驗收標準達到高度統一，在收集紙質檔案的同時，要重視收集感光載體檔案和磁性載體檔案，剋服檔案載體單一的現象。

　　(2)凡屬歸檔範圍內各種形式產權文件材料都要收集齊全，收集範圍包括：產權來源、產權登記以及產權變更的證明、證件，房屋及其使用土地權屬界定位置圖，反映測繪工作的圖紙、報告，反映基建拆遷審批工作的文件材料等。

　　(3)歸檔時間要根據房地產文件材料形成過程的特點來確定，本著便於集中統一管理，維護房地產檔案的完整和安全，方便保管利用等要求，採用隨時歸檔和定期歸檔。

　　房地產檔案整理就是把收集到的各種材料進行分類、組合、排列和編目，使之系統化、條理化，其內容主要包括檔案的分類、立捲、案卷的排列和案卷目錄的編製，包括檔案的排列上架等；在分類和組捲中必須要做到分類科學、組捲合理、排列有序、劃定保管期限準確等。

　　分類和立捲是兩項重要工作。房地產檔案的分類使檔案系統化、標準化、規範化，分類中要考慮到類目體系具有很大的包容性，要考慮分類體系的嚴密性，同時要保證類目的相對穩定，不宜經常或頻繁地更改分類方案，分類方案的類目體系設置合理，穩妥可靠。

　　房地產檔案材料經過分類以後，還需要對每一類別的檔案材料進行立捲，立捲工作的內容包括捲內文件材料的排列與編號，填寫捲內文件目錄和備考表，填制案卷封面和案卷裝訂等工作。

　　房地產檔案的保管期限分為永久保存、長期保存和短期保存三種。凡是有重要憑證和長久查考、利用價值的作為永久保存；凡是在l6～5O年內具有查考、利用、憑證作用的作為長期保存；凡在15年內具有查考、利用、憑證作用的為短期保存。房地產檔案保管的基本任務就是採取一切措施防止檔案的損壞，延長檔案的使用壽命，維護檔案的完整及完全。

　　加強數字化建設，實現檔案管理現代化隨著科學技術的發展，以電腦技術為核心的現代信息處理技術正在深入到房地產檔案管理中，檔案管理以手工管理為主的傳統手段逐漸向現代先進技術手段過渡。

　　通過網路為支撐的電腦技術，極大地促進房地產檔案管理模式的重大改變，實現房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現代化，提高檔案的管理水平和利用質量，為房地產經濟發展服務。

　　檔案數字化建設應按照先新後舊的順序安排。對於新建檔案全部採用電腦錄人，使其成為電子文檔，對於原有數據，可集中錄入。作業流程一般分為建立電子檔案目錄、掃描檔案、影像整理及檢查、終檢、檔案卷宗歸庫等步驟。利用電腦處理信息的功能，編製各種檢索工具，形成電腦檢索與手工互補的檔案信息檢索體系，以提供高效、便捷的查詢服務。電腦應用保護了檔案原件，又滿足了利用者的需要。

　　深層次揭示檔案內容、做好檔案編研工作傳統的檔案服務，一般是提供目錄，進行查詢、複製和借閱服務。而在新的環境下，房地產檔案信息開發的主要形式是房地產檔案編研，房地產檔案編研工作是對房地產檔案內容的信息提煉和信息組合，它使房地產檔案轉變為房地產檔案信息，成為濃縮房地產檔案精華，具備實用價值的房地產檔案信息產品。我們可以編製房地產檔案目錄、房地產檔案索引、房地產檔案簡介等提供服務。也可以對房地產檔案原件中的信息內容進行綜合分析，直接加入到房地產檔案信息研究中，為用戶提供決策情報。

　　加強主動服務，滿足用戶需求。房地產檔案部門不能被動等人上門，應該善於反思，主動出擊，加大宣傳力度，提高自身的影響力。一方面，充分運用廣播、電視、報刊和互聯網等宣傳媒體，廣泛宣傳房地產檔案的價值；另一方面應根據需求，採用提供指南、分發目錄、開設宣傳欄、現場咨詢、電話咨詢、搞展覽等形式，積極主動向社會宣傳房地產檔案，讓更多人認識、瞭解、查閱房地產檔案，促進和擴大房地產檔案的利用範圍和利用率，為社會各界和經濟建設提供利用服務。

　　(1)為房地產權屬登記確認服務，產權檔案的動態性是產權檔案最顯著的特點，產權形成後，隨著房地產權屬的不斷轉移和變更而不斷變化，房地產權屬檔案是在房地產產權管理過程中形成的一種永久性的重要信息資源，是合法房地產取得和變更行為確認的依據。

　　(2)為房地產交易審查服務，隨著房地產二、三級市場的逐步放開，各種房地產交易也日益活躍，而確認交易行為的合法有效性，則需要從房地產權屬檔案人手來查證。

　　(3)為法院解決房地產糾紛服務，房地產事業的發展，糾紛也在呈上升趨勢，房地產抵押行為也日益增多。因此，在房地產權屬登記管理過程中所直接形成的權屬檔案，便成了司法部門解決房地產糾紛的主要依據，有效地維護和保障了當事人的合法權益。

　　(4)為房地產統計和住宅建設的巨集觀決策服務，房地產權屬檔案資料給國家各種住宅建設巨集觀決策提供重要的信息數據。

　　(5)為城市規劃建設、舊城改造和拆遷安置服務，利用已有的房地產權屬檔案和現代化的房產圖形庫，可以較全面的反映各種權屬房產的戶數、結構、面積等，及時有效地為建設部門提供各類數據。

　　1.法律依據性。

　　房地產檔案是除房地產權屬證書外法律認可的、確認房地產權利歸屬、鑒證房地產權屬處置的唯一有效證明。由於房地產業已成為國民經濟的支柱產業，房地產的經濟行為日益增多。諸如房地產交易、析產、抵押、繼承、查封、保全、評估過程中產生的種種糾紛，人民法院如何裁決，房地產檔案是重要的法律依據。

　　2.動態性。

　　造成房地產檔案的動態性主要有兩個方面的原因：一是房地產本身發生了變化。例如房屋的狀況變動，房屋被拆除產權滅失等。二是房屋外部條件的變化引起房地產檔案的變化。包括房產測量方法的改變，歷史遺留問題的處理，路街巷變化，編號方式的改變，房產交易造成房地產權屬轉移等。

　　3.數量巨大，使用頻繁。

　　房地產檔案是與房屋產權一一對應的。也就是說有一份產權，就會存在一捲房地產檔案。因此，房地產檔案的數量相當大，部分大城市的房地產檔案數以百萬計。據筆者調查統計，為辦理房地產交易、析產、繼承、抵押、查封、評估等正常業務而利用房地產檔案，大城市平均每年為3—6萬次，中等城市為l一3萬次，小城市為2千一1萬次。從總體上看，房地產檔案的數量和利用量都非常大。

　　4.區域壟斷性。

　　房地產管理的基本原則是屬地管理。因此，各地房地產管理部門在進行房地產管理的過程中處於對本地區房地產檔案的獨占和壟斷地位，如果不規範管理和開發利用，將直接影響本地區房地產業乃至整個經濟的發展和社會的穩定。

　　l、按房地產的用途進行分類。

　　這種按照房地產的用途對房地產檔案進行分類的方法，就是同一用途的檔案進行集中排列，按照不同的用途對房地產檔案進行管理和利用。

　　A、住宅。Al住宅，A2成套住宅、A3集體宿舍

　　B、工業交通倉儲 Bl工業、B2公用設施、B3鐵路、B4民航.B5航運、B6公交運輸、B7道路、B8倉儲。

　　C、商業服務。C1商業服務，C2旅游 C3金融保險。

　　D、文化娛樂體育。D1文化 D2新聞 D3娛樂、D4園林綠化，D5體育

　　E、辦公。El辦公

　　F、軍事。F1軍事。

　　G、教育醫療科研。GI教育，G2醫療 G3科研。

　　H、其它 Hl涉外 H2宗教 H3監獄 H4農用、H5水域、H6空隙。

　　2、按產別進行分類。

　　此種分糞方法是依照房地產管理部門對房地產的產別性質管理房地產的方琺進行分類的。就是將同一產別的房地產檔案進行集中排列，按房地產檔案的不同產別對房地產檔案進行管理和利用

　　A、直管公房。Al公產、A2代管產、A3托管產、A4撥用產。

　　B、單位自管公產。壘民單位自管公產、B2集體單位自管公產.B3軍產

　　C、私產。

　　D、其它房產 Dl外產.D2中外合資、D3其它產。

　　3、按地域進行分類。

　　此種分類方法是根據房地產檔案內容所反映的地域特征進行分類的 在分類上第一層按區域分幅平面囤進行劃分；第二層按宗地或分丘平面圈劃分：第三層按街名路名劃分；然後按棟分開，再在備棟內按權屬、單元分開。

　　以上介紹的是房地產檔案分類原則和幾種常見的分類方法。我們在對房地產檔案進行分類時，一定要依據本館房地產檔案的特點和分類原則，選擇台理的分類方法，使房地產檔案更好地為城市的房地產管理工作服務。最大限度的創造房地產檔案的社會效益和經房地產檔案的相對穩定，在制定房地產檔案分類檔案時，經濟效益定要進行周密研究。

　　房地產檔案工作是房地產業不可缺少的一個環節，是其重要組成部分。搞好房地產檔案工作，可以促進房地產業的順利發展，其作用主要體現在以下三個方面：

　　1.房地產檔案是領導進行科學決策的重要參謀。

　　在當今社會，無論是對重大問題的戰略決策，還是對一般問題的具體研究，都力求萬無一失。而要做到決策準確、科學，都需要大量的信息作基礎。房地產檔案是一種不斷積累、永續不絕的信息庫，其中蘊藏著極為豐富的歷史經驗信息，是領導決策必不可少的條件之一。可以說房地產檔案是房地產業領導進行科學決策的得力助手和重要條件。

　　2.房地產檔案工作是提高房地產業工作效益和管理水平的必要條件。

　　房地產檔案記錄了歷史上大量房地產權、產籍方面的信息，為房地產業其它工作提供了極大的方便，減少了不必要的重覆勞動和無效勞動；它還記錄了大量的房屋建築方面的數據，為房地產業的日常管理及房產轉讓、分割拍賣、交換、改建、擴建、新建等產權異動和房屋結構狀況的變更提供了科學依據。

　　3.房地產檔案工作是維護房地產業真實面貌的一項重要工作。

　　房地產檔案工作把房地產業活動中形成的全部檔案，按其本來面目完整、系統地保存下來，使其不遭到自然的和人為的破壞，不容許任何人歪曲篡改，使人們從這些檔案中能全面、真實地看到某些房地產業發展的過程，既維護了檔案的完整與安全，又維護了房地產業的真實面貌，並能體現房地產業的立足之本—— 誠信。假如不建立房地產檔案工作或建立不健全，必然會造成檔案的雜亂殘缺，要維護檔案的完整是不可能的，這勢必給房地產業乃至子孫後代帶來難以彌補的損失。

　　突發風險

　　房地產檔案是非常寶貴的歷史資料,房地產檔案的抗風險能力比較低。由於受到經濟水平的制約和觀念的影響,房地產檔案的抗風險意識低。雖然在檔案管理過程中採取了一些基本的防火、防潮、防蟲、防盜等處理措施,但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰爭等不可抗力因素時,房地產檔案的抗風險能力差的問題就暴露無疑。去年的汶川大地震其巨大的破壞作用,使很多地方被夷為平地,造成了巨大的財產損失和人員傷亡,很多房地產所屬物化為烏有,有些房地產檔案也毀於一旦,給諸如財產保險的理賠工作帶來了很大的難度。

　　房地產檔案信息化風險

　　科學技術的進步,給房地產檔案的管理帶來了新的技術手段,給房地產檔案管理的信息化建設和管理提供了可靠的保證。網路、電腦和信息系統是檔案管理現代化的基礎,同時也是信息安全風險存在的地方。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術落後、制度不健全、管理不規範、措施不到位、治理不及時是產生不安全因素的根源。網路的暢通、系統的穩定、數據的安全,面臨著客觀侵害行為的風險和主觀漏洞的風險。

　　在信息化的管理過程中,大量數字信息都儲存在硬體設備中,設備的安全性會給信息安全和完整性帶來威脅。如電腦、硬碟、光碟設備如果保管不當,就有可能發生損壞及老化等現象,從而導致大量數據的損壞,造成損失。存儲設備都有一定的保存年限,需要不斷的拷貝和更新,更新不及時,也可能造成損失。

　　信息化的操作要求技術性比較強,一旦操作失誤就有可能帶來損失,比如設備的損壞、錯誤的格式化、刪除操作、錯誤運行程式等都有可能破壞電子數據。當電子化的檔案信息通過互聯網或內聯網進行傳輸的時候,就會遇到傳輸風險,如網路黑客的入侵和攻擊、電腦感染病毒和木馬、遭遇非法竊取檔案信息等,如果沒能很好地防範,就有可能造成嚴重損失。

　　投資風險

　　為了應對突發的事故,進行異地檔案備份,需要投入大量的人力和物力,投資與回報如何達到平衡,投資控制在什麼樣的幅度值得探討。同時,信息化管理不同於傳統的手工操作管理,它是建立在電腦網路技術基礎上的現代化管理,進行信息化建設,特別是初期建設需要投入大量資金用於購置電腦、複印機、印表機、掃描儀等硬體設備,購買應用軟體、咨詢技術專家、培訓員工及日常管理等,都要花費不少資金。為應對突發的事故和信息化建設,大量資金的投入無疑存在投資風險。

　　知識產權風險

　　檔案信息化建設的最終目標是實現檔案數字信息在網路中達到資源共用,這個共用引發知識產權的風險。同時,由於我國關於網路信息方面的法律、法規、標準、制度並不完善,也使得檔案數字信息在充分發揮其憑證作用和參考作用的過程中存在很大風險。如在現實中,科技成果都擁有知識產權,具有專有性,而網路上應受到知識產權保護的信息則是公開的、公用的,而產權人往往要求信息非公開化,這就造成一個矛盾,也給檔案部門在公開信息的時候帶來知識產權上的風險。

　　技術風險

　　房地產檔案部門在引進技術和應用技術兩個方面都存在風險。一方面,引進的技術不一定能對房地產檔案管理產生積極效果,或者很難完全轉化為實際應用的技術。另一方面,由於信息技術比較複雜,在應用技術的過程中會產生風險,許多房地產檔案工作人員會因為自身技術水平的限制而操作不當,進而影響房地產檔案信息的安全性、完整性和真實性。

　　人才風險

　　檔案信息化的建設和實施,需要既懂電腦網路技術又精通業務的複合型人才,因為無論是系統軟體的選購、研發,還是信息化的具體實施、維護,都需要這些人才的支撐。國家信息化測評中心的統計結果顯示:我國信息化指數為38.46時,我國信息化人才資源指數僅為13.43。信息化人才匾乏是導致檔案信息化項目實施失敗的主要原因之一,尤其是專業性複合型人才的缺乏,致使房地產檔案部門很難真正開展檔案信息化建設。如何挖掘和培養信息技術人才,留住複合型人才並充分發揮出他們的潛力,也是房地產檔案信息化實施過程中面臨的重要風險。

　　樹立房地產檔案風險意識

　　當前,房地產檔案的風險問題尚沒有得到足夠的重視。主要表現在檔案部門管理領導和工作人員對房地產檔案的風險認識不足,缺乏應對房地產檔案的風險管理措施。要應對房地產檔案的各類風險,就必須樹立正確的風險意識。信息化管理作為一種全新的管理方式,正處在初步實踐的階段,必然會存在各種風險,為此,我們既要有風險意識,積極宣傳教育,又要有防範意識,採取有效措施,積極應對。房地產檔案管理應對不可抗力風險意識非常差,目前需要大力宣傳。

　　風險意識的淡薄會在很大程度上導致房地產檔案管理上的盲目,只顧當前效益,缺乏前瞻性,給房地檔案建設帶來隱患。當突發的風險出現時,由於對房地產檔案管理的風險認識不夠,缺乏應對突發風險的管理措施,帶來的後果可能是災難性的,損失將無法輓回。汶川地震表明,房地產檔案的破壞,給財產損失的評估和理賠帶來很大的困難,加強房地產檔案的風險管理,提高房地產檔案的抗風險能力已經刻不容緩。

　　加強檔案風險教育

　　由於認識的偏見和房地產檔案管理崗位對人才的吸引力不夠,從事檔案管理的人員綜合素質相對其他部門而言,存在不小的差距。檔案管理人員普遍對房地產檔案的風險認識不夠。對檔案管理人員進行教育培訓,提高他們對房地產檔案的風險認識,對規避房地產檔案風險有良好的效果。教育培訓能夠提高檔案建設參建人員和管理人員對檔案風險的認識,確保房地產檔案建設的安全開展和順利進行。

　　增強房地產檔案的風險評估

　　風險評估是應對風險的前提。風險評估就是對房地產檔案在使用和管理過程中可能出現的風險進行預測,給定某一風險的概率。風險評估就是風險量化,通過比較風險的大小,來決定是否需要採取相應的應對措施。具體的風險的評估可以結合實際情況,聘請相關的評估專家來進行。

　　加強房地產檔案的風險管理

　　從政府層面來說,必須充分研究房地產檔案存在的風險,做好統籌規劃,做好房地產檔案的風險防範。國家應該制定相關的法律和政策,對房地產檔案的資金風險、知識產權風險和技術風險進行控制。房地產檔案管理要求的複合型技術人才,崗位對人才的吸引力不夠,檔案管理的人才風險也就時刻存在。需要從政策和薪酬等方面給予檔案管理優惠。

　　不同地域,不同的單位房地產檔案面臨的風險也不一樣。避免房地產檔案管理的重覆投資,保證資金的合理利用,預留風險保證金,制訂建設規劃,防範資金風險。一定要結合本單位實際情況,根據風險評估結果,採取提前進行規劃,避免檔案建設重覆投資,採用逐步更新、持續改進的技術措施,規避技術風險,引入信息監理方,緩解管理、人才方面的風險等等,靈活運用各類應對策略及時有效降低風險。

　　提高房地產檔案的抗風險能力

　　提高房地產檔案的抗風險能力,需要不斷提高認識。這種抗風險意識需要提高到國家戰略層面上來。比如國家對金融和股市風險的控制採取了很多切實可行的方法,也取得了很好的成效。在房地產檔案的管理上也可以進行借鑒和創新。比如在股市中,客戶交易的資料採取了異地備份的方法以應對不可抗力帶來的風險。房地產檔案如何實現異地備份呢?隨著電腦技術的發展和普及,檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲提供了可能。一方面要對庫存檔案電子化,另一方面新入庫檔案資料需要進行電子化工作,辦理完畢的房地產檔案在進行紙質檔案歸檔的同時,要進行電子文件歸檔,將該電子文件拷貝至耐久性好的載體上,一式三套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保管。

　　(一)要加強培訓，提高管理人員素質

　　房地產產權檔案是城市房地產管理的綜合反映，在當前的信息時代建立一支既懂檔案管理，又懂房地產管理和電腦知識的專業隊伍，是實現房地產檔案現代化管理工作的關鍵。電腦是高科技產業，需要有高素質的人才，檔案部門除引進電腦專業技術人員外，還要加強在職檔案管理人員的電腦基礎知識培訓，使管理人員既要掌握電腦的工作原理，又要熟練掌握電腦的操作技能。

　　(二)要充分利用房地產檔案信息

　　房地產檔案蘊涵著豐富的信息，房地產檔案的現代化管理可以充分、快捷地利用房地產檔案信息為經濟建設服務。為此，我們要根據電腦管理的特點，編製信息檢索工具，對房地產檔案信息進行加工，更好地利用房地產檔案信息。

　　1.要編製檢索工具。

　　電腦的檢索功能十分強大，電腦檢索途徑應有盡有，數據中每一個產權要素都可以作為檢索點，包括產權人信息、房地坐落自然信息、產權證管理信息以及模糊條件檢索等等，為提供產權檔案的查詢、利用帶來極大的方便。利用電腦對房屋產權轉移、房屋變更和滅失的原產權檔案數據進行註記、修改和調整，形成產權變更數據目錄，能保證產權檔案資料庫數據的有效性、準確性。同時，利用電腦處理信息的功能，編製列印房地產卡片、產權證號目錄、案卷目錄等檢索工具，以備手工檢索或部分產權檔案開放查詢，形成電腦檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，以提供高效、便捷的查詢服務。

　　2.要進一步方便檔案信息的查詢。

　　檔案利用是檔案管理的目的。房地產檔案實現現代化管理後，檔案利用者可直接從電腦上閱讀圖形和文本形式的原始檔案，並可提供列印服務，達到立等可取的效果，非常方便。電腦的應用既保護了檔案原件又能高效地滿足利用者的需要，從而改變過去以案卷為檢索單位、通過案卷查文件的方式，大大提高了工作效率。3 要大力開發檔案資源。房地產檔案的電腦管理，除了能提高產權檔案的檢索速度外，還可以對產權檔案信息進行採集、加工、分類、儲存等複雜的信息處理。為了進一步開發檔案資源，使房產管理人員更快、更直觀地獲取各種產權信息，必須建立產權檔案信息網路系統，實現市區房管局領導，職能部門之間信息共用。同時，還應將產權檔案信息推向社會，滿足社會對檔案信息的需求。另外，還要圍繞經濟建設的中心工作，從檔案信息中加工提煉各種專題的檔案資料，如房地產產權登記、房地產抵押貸款等基礎資料，為各級領導巨集觀決策提供必要的房地產信息資料。

　　(三)要實行房地產交易、產權登記管理現代化，推動房地產檔案管理的現代化

　　在房地產產權交易管理中，要充分利用電腦對房地產產權登記的收件、初審、覆審、審批、繕證、發證和財務結算實現現代化管理，使產權登記過程中收集、產生的各種證明，直接登記進入電腦，形成完整準確的房地產檔案資料庫，為利用電腦管理檔案奠定基礎。原始檔案數據進入電腦後，再利用電腦強大的分類組合、檢索、調閱、複製功能，來建立完整的房地產檔案管理系統。

　　(四)要提高認識，加大投入隨著我國經濟的發展、房改的深化和住房商品化的實現，房地產檔案在房地產經濟發展過程中扮演了越來越重要的角色。

　　房地產檔案管理的現代化是新形勢下房地產業發展的必然要求，而要實現房地產檔案的現代化管理，房地產管理部門必須提高認識，下決心投入資金，選配人才和先進的現代化管理設備，為檔案現代化管理創造有利的條件。

　　總之，房地產檔案工作要適應市場經濟發展的要求，要更新觀念，深化改革，運用法律和經濟手段，不斷增強服務功能，才能更好地發揮房地產檔案作用。