檔案管理系統

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什麼是檔案管理系統

  檔案管理系統是指為滿足利用者需要而建立的,收集和存貯檔案材料及經過加工的檔案信息,並通過一定的技術裝備與技術手段,實現檔案管理信息傳遞功能的相對獨立的有機整體。

  檔案管理系統的構成要素:系統目標檔案資源、 設備、方法和功能。

  檔案管理系統具有開放性、主觀能動性(自我調整和優化)、與其他信息系統的關聯性等特點。

檔案管理系統的結構和功能

  輸入子系統:收集和鑒選檔案。

  存貯加工子系統:對檔案信息進行揭示、加工組織,進行系統整理,便於檢索和利用。

  輸出子系統:以借閱、檢索、咨詢等方式向社會提供檔案信息服務。

  反饋子系統:通過統計和用戶研究等方式掌握系統運行及用戶需求狀況,使檔案管理系統不斷完善和優化。

檔案管理系統的優化控制

  統一規劃,整體協調。

  通過系統標準化提高其工作效率

  引進先進技術和設備,提高其自動化水平。

  科學地評價現有系統

  保持與外界的聯繫和溝通

  通過對檔案管理系統的優化控制,可以使檔案管理系統達到結構合理、運行可靠、技術先進、經濟合算、效率提高的理想效果。從而將檔案管理納入系統管理的科學軌道。

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