採購管理組織

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　　採購管理組織是指為了完成企業的採購任務，實現保證生產經營活動順利進行，由採購人員按照一定的規則，組建的一種採購團隊

　　按照採購管理組織機構設計的原則，在充分考慮影響採購管理組織機構設計因素的前提下，不同的企業有不同的採購管理組織。按一定標準劃分，分為分權式採購管理組織和集權式採購管理組織。

　　(一)分權式採購管理組織

　　分權式採購管理組織具有以下特點：

　　1)從整體觀點處理各項作業，大幅降低物料總成本。

　　2)統籌供需，增強採購能力，提升存量管制績效。

　　3)指揮系統單一化，改善各物料部門之間的溝通與合作。

　　4)物料作業系統制度化與合理化，降低管理費用。

　　在分權式採購管理組織中，每個經營單位的經理對自己的財務後果負責。因此，經營單位的管理要對其所有的採購活動負完全責任。

　　這種結構的缺點之一是不同的經營單位可能會與同一個供應商就同一種產品進行談判，結果達成了不同的採購情境。當供應商的能力吃緊時，經營單位相互之間會成為真正的競爭者。

　　(二)集權式採購管理組織

　　集權式採購管理組織具有以下特點。

　　1．規模經濟效益

　　採購使組織機構運用自身的採購大權或杠桿作用求得最好的效果，其理由如下：

　　1)貨量的集中可形成價格的批量折扣或優惠。

　　2)與採購部門打交道促使供應商去爭取拿到一個企業需求的全部或比例可觀的訂單。

　　3)通過與供應商在較長的生產周期中共同分攤經常性管理費用而獲得相對低廉的價格。

　　4)可根據主要產品種類來聘用專業技術人員。

　　5)可聘用專業的輔助工作人員，如為大量海外訂購任務聘用辦理進出口手續方面的專業人員。

　　6)行政開支成本較低，比如，一次處理價值1萬英鎊的訂單比10次處理每次1000英鎊的訂單更合算。

　　2．業務活動的協調

　　採購部門可以協調組織的採購業務活動，具體包括以下活動。

　　1)採用統一的採購政策，單一貨源、合作伙伴關係組織貨源。

　　2)遵循統一採購程式步驟。

　　3)消除一個組織機構中多個部門競相採購物資的現象。

　　4)採用全公司的統一技術規範，使標準化工作易於推進。

　　5)方便確定訂單數量和送貨日期。

　　6)可以協調備用服務，特別是庫存控制和生產進程。

　　7)可以有系統地進行員工培訓和開發。

　　8)協助配合關於貨源、貨量和供方表現方面的深入研究。

　　9)對供應商來說，與一個集中的採購部門聯繫比與大批單獨的部門或工廠聯繫要方便得多。

　　3．業務活動的控制

　　1)採購部門可以實現對業務活動的控制。

　　2)採購部門可成立獨立的成本中心，即組織機構中成本可以落實的一個部門，也可以成立獨立的利潤中心，即企業中一個自負盈虧的單位。

　　3)預算控制可同時針對採購部門和供應的總開支。

　　4)由集中採購取得的統一採購價格，有助於成本統一。

　　5)通過減少廢品，降低因多餘庫存量帶來的資本利息損失等方式，以控制。

　　6)可貫徹即時採購和生產資源規劃等措施。

　　1．凝聚功能

　　採購組織的凝聚力的表現就是凝聚功能：凝聚力來自於目標的科學性與可行性。採購組織要發揮其凝聚功能，必須做到：

　　①明確採購目標及任務；

　　②良好的人際關係與群體意識；

　　③採購組織中領導的導向作用：

　　2．協調功能

　　採購組織的協調功能是指正確地處理採購組織中複雜的分工協作關係。這種協作功能，包括兩個方面：一是組織內部的縱向、橫向關係的協調，使之密切協作，和諧一致；二是組織與環境關係的協調，採購組織能夠依據採購環境的變化，調整採購策略，以提高對市場環境變化的適應能力和應變能力。

　　3．制約功能

　　採購組織是由一定的採購人員構成的，每一成員承擔的職能，有相應的權利、義務和責任，通過這種權利、義務、責任組成的結構系統，對組織的每一成員的行為都有制約作用。

　　4．激勵功能

　　採購組織的激勵功能是指在一個有效的採購組織中，應該創造一種良好的環境，充分激勵每一個採購人員的積極性、創造性和主動性。因而，採購組織應高度重視採購人員在採購中的作用，通過物質和精神的激勵，使其潛能得到最大限度的發揮，以提高採購組織的激勵功能。

　　由於不同的企業有著不同的管理方式，而且不同的企業有不同的採購組織機構，按照採購組織機構設計的原則，在充分考慮影響採購組織機構設計因素的前提下，通常有以下幾種採購組織機構的形式。

　　1．單一採購部門

　　如果企業規模較小，產品結構較單一(典型的例子就是單一的工廠或企業，分公司距離較近的大公司也可以)，設置單一的採購部門並直接向總經理彙報工作較好，如下圖1所示。

　　2．按採購地區劃分的組織形式

　　企業採購的貨源來自不同的地區。按照採購地速的劃分可以將採購分成不同的組織形式，這些採購組織有的負責國內採購，有的則負責國外採購，如圖2所示。

　　3．混合採購組織形式

　　對於一些規模大、產品種類多、原材料需求差異性大、各子公司的地理位置距離遠的企業，可採用集中分散的採購設置形式。在公司總部設採購部，負責總公司採購戰略和計劃的制訂，協調各子公司之間的採購行動，避免惡意競爭，集中採購總公司共性化的產品和服務，實現採購總成本最低。同時，在各子公司或某一地理區域分設採購部，這樣便於各子公司滿足個性化的需求，保持同供應商之間的密切聯繫，以此促進公司的發展，具體如圖3所示。

　　4．按物品類別設計的採購組織

　　根據採購物品類別設計採購組織，如圖4所示。

　　5．按業務分工或職能劃分的採購組織

　　根據採購流程設置，採購的不同環節設置不同的採購人員，將採購計劃的制訂、詢價、比價、簽訂合同、催貨、提貨、貨款結算等工作，按照採購業務過程交給不同人員辦理的方式，如圖5和圖6所示。這種組織形式適合採購量大、採購物品品種較少、交貨期長的企業採用，這樣便於採購人員更好地熟悉業務，精通招標、談判等技能，同時，有利於各個環節之間相互監督，避免浪費和腐敗現象，減少內部審計成本，還有利於培養大家的團隊合作精神。但這要求內部更好地協調和合作，否則會造成採購效率低下，管理混亂。

　　總之，不同的企業要根據採購組織機構設計的原則，充分考慮企業內外部影響因素，建立適合本企業的採購組織機構。同時，值得註意的是，採購組織機構建立後不是一成不變的，隨著企業所面臨的內、外部環境的變化，要不斷調整自身的採購組織機構，以便於更好的適應環境，完成採購任務，最終實現企業的目標，但就短期而言，採購機構是相對穩定的。

　　1．考慮採購管理職能

　　首先要確定賦予釆購管理一些什麼職能，只是釆購，還是要再賦予一些其他職能。若再賦予一些職能，則要確認再賦予一些什麼功能，如：要不要做需求分析，供應商管理體系要不要建立，市場信息要不要完善，進貨要不要管，入庫、驗收、倉庫管理要不要管等。賦予不同程度的職能，則採購管理組織的結構就不一樣。

　　2．考慮採購任務量職能

　　確定下來後，就要確定任務量。任務量包括採購職能多少，也包括一個職能下工作量的大小，若採購工作量(包括企業內需要釆購物資的品種、數量、採購空間範圍)越大，釆購工作就越複雜、越難，釆購工作量也就越大。另外還要考慮供應商管理的工作量、進貨的工作量、倉儲管理的工作量、市場信息的工作量等。總之工作量越大，釆購管理組織機構相應要大一點。

　　3．確定採購管理組織機構

　　釆購管理組織機構，就是採購管理的幅度和管理層次的總體組織結構框架，也就是釆購管理系統的職能部門構成。其設置情況及設置規模等取決於釆購管理組織的任務量的大小，釆購管理組織總的工作量越大，釆購管理組織機構相應就要大一點。反之，應要小一點。

　　4．設計管理作業流程

　　設計釆購管理作業流程，即根據所確定的管理職能，對每一個管理職能的每一項任務設計一個作業流程，這個作業流程還要進行充分論證，並且要進行流程化分析。流程越短。將來工作也就越有效率。

　　5．設定崗位

　　根據具體的管理職能、管理機制和管理任務的作業流程設定各個崗位。設置崗位包括對每一個崗位責任和權利的設置，包括對每個崗位的人數、工作條件等的設置。這些一定要設計好，並且要形成文件，或者制定出管理規範，作為招聘條件予以公佈。

　　6．為各個崗位配備合適的人

　　選擇人是非常關鍵的一環，要非常慎重，特別是對各級的一把手要選擇好。在人員配備完成以後，把所配備的人和所規定的崗位職責、規章制度、管理職能等結合起來進行實施，就可以構建成一個有效的採購管理組織系統。