采购管理组织

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什么是采购管理组织

  采购管理组织是指为了完成企业的采购任务,实现保证生产经营活动顺利进行,由采购人员按照一定的规则,组建的一种采购团队

采购管理组织的分类[1]

  按照采购管理组织机构设计的原则,在充分考虑影响采购管理组织机构设计因素的前提下,不同的企业有不同的采购管理组织。按一定标准划分,分为分权式采购管理组织和集权式采购管理组织。

  (一)分权式采购管理组织

  分权式采购管理组织具有以下特点:

  1)从整体观点处理各项作业,大幅降低物料总成本

  2)统筹供需,增强采购能力,提升存量管制绩效

  3)指挥系统单一化,改善物料部门之间的沟通与合作。

  4)物料作业系统制度化与合理化,降低管理费用

  在分权式采购管理组织中,每个经营单位的经理对自己的财务后果负责。因此,经营单位的管理要对其所有的采购活动负完全责任

  这种结构的缺点之一是不同的经营单位可能会与同一个供应商就同一种产品进行谈判,结果达成了不同的采购情境。当供应商的能力吃紧时,经营单位相互之间会成为真正的竞争者

  (二)集权式采购管理组织

  集权式采购管理组织具有以下特点。

  1.规模经济效益

  采购使组织机构运用自身的采购大权或杠杆作用求得最好的效果,其理由如下:

  1)货量的集中可形成价格批量折扣或优惠。

  2)与采购部门打交道促使供应商去争取拿到一个企业需求的全部或比例可观的订单

  3)通过与供应商在较长的生产周期中共同分摊经常性管理费用而获得相对低廉的价格。

  4)可根据主要产品种类来聘用专业技术人员。

  5)可聘用专业的辅助工作人员,如为大量海外订购任务聘用办理进出口手续方面的专业人员。

  6)行政开支成本较低,比如,一次处理价值1万英镑的订单比10次处理每次1000英镑的订单更合算。

  2.业务活动的协调

  采购部门可以协调组织的采购业务活动,具体包括以下活动

  1)采用统一的采购政策,单一货源、合作伙伴关系组织货源。

  2)遵循统一采购程序步骤。

  3)消除一个组织机构中多个部门竞相采购物资的现象。

  4)采用全公司的统一技术规范,使标准化工作易于推进。

  5)方便确定订单数量和送货日期。

  6)可以协调备用服务,特别是库存控制和生产进程。

  7)可以有系统地进行员工培训和开发。

  8)协助配合关于货源、货量和供方表现方面的深入研究。

  9)对供应商来说,与一个集中的采购部门联系比与大批单独的部门或工厂联系要方便得多。

  3.业务活动的控制

  1)采购部门可以实现对业务活动的控制。

  2)采购部门可成立独立的成本中心,即组织机构成本可以落实的一个部门,也可以成立独立的利润中心,即企业中一个自负盈亏的单位。

  3)预算控制可同时针对采购部门和供应的总开支

  4)由集中采购取得的统一采购价格,有助于成本统一。

  5)通过减少废品,降低因多余库存量带来的资本利息损失等方式,以控制。

  6)可贯彻即时采购生产资源规划等措施。

采购管理组织的功能[2]

  1.凝聚功能

  采购组织的凝聚力的表现就是凝聚功能:凝聚力来自于目标的科学性与可行性。采购组织要发挥其凝聚功能,必须做到:

  ①明确采购目标及任务;

  ②良好的人际关系群体意识

  ③采购组织中领导的导向作用:

  2.协调功能

  采购组织的协调功能是指正确地处理采购组织中复杂的分工协作关系。这种协作功能,包括两个方面:一是组织内部的纵向、横向关系的协调,使之密切协作,和谐一致;二是组织与环境关系的协调,采购组织能够依据采购环境的变化,调整采购策略,以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力

  3.制约功能

  采购组织是由一定的采购人员构成的,每一成员承担的职能,有相应的权利、义务和责任,通过这种权利、义务、责任组成的结构系统,对组织的每一成员的行为都有制约作用。

  4.激励功能

  采购组织的激励功能是指在一个有效的采购组织中,应该创造一种良好的环境,充分激励每一个采购人员的积极性、创造性主动性。因而,采购组织应高度重视采购人员在采购中的作用,通过物质和精神的激励,使其潜能得到最大限度的发挥,以提高采购组织的激励功能。

采购管理组织的形式[3]

  由于不同的企业有着不同的管理方式,而且不同的企业有不同的采购组织机构,按照采购组织机构设计的原则,在充分考虑影响采购组织机构设计因素的前提下,通常有以下几种采购组织机构的形式。

  1.单一采购部门

  如果企业规模较小,产品结构较单一(典型的例子就是单一的工厂或企业,分公司距离较近的大公司也可以),设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好,如下图1所示。

  Image:图1 单一采购部门.jpg

  2.按采购地区划分的组织形式

  企业采购的货源来自不同的地区。按照采购地速的划分可以将采购分成不同的组织形式,这些采购组织有的负责国内采购,有的则负责国外采购,如图2所示。

  Image:图2 按采购地区划分.jpg

  3.混合采购组织形式

  对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的地理位置距离远的企业,可采用集中分散的采购设置形式。在公司总部设采购部,负责总公司采购战略计划的制订,协调各子公司之间的采购行动,避免恶意竞争,集中采购总公司共性化的产品和服务,实现采购总成本最低。同时,在各子公司或某一地理区域分设采购部,这样便于各子公司满足个性化的需求,保持同供应商之间的密切联系,以此促进公司的发展,具体如图3所示。

  Image:图3 混合组织采购形式.jpg

  4.按物品类别设计的采购组织

  根据采购物品类别设计采购组织,如图4所示。

  Image:图4 按物品类别设计的采购无知.jpg

  5.按业务分工或职能划分的采购组织

  根据采购流程设置,采购的不同环节设置不同的采购人员,将采购计划的制订、询价、比价、签订合同催货、提货、货款结算等工作,按照采购业务过程交给不同人员办理的方式,如图5和图6所示。这种组织形式适合采购量大、采购物品品种较少、交货期长的企业采用,这样便于采购人员更好地熟悉业务,精通招标谈判技能,同时,有利于各个环节之间相互监督,避免浪费和腐败现象,减少内部审计成本,还有利于培养大家的团队合作精神。但这要求内部更好地协调和合作,否则会造成采购效率低下,管理混乱。

  Image:图5 6按业务分工 按职能划分的采购部门.jpg

  总之,不同的企业要根据采购组织机构设计的原则,充分考虑企业内外部影响因素,建立适合本企业的采购组织机构。同时,值得注意的是,采购组织机构建立后不是一成不变的,随着企业所面临的内、外部环境的变化,要不断调整自身的采购组织机构,以便于更好的适应环境,完成采购任务,最终实现企业的目标,但就短期而言,采购机构是相对稳定的。

设立采购管理组织的步骤[4]

  1.考虑采购管理职能

  首先要确定赋予釆购管理一些什么职能,只是釆购,还是要再赋予一些其他职能。若再赋予一些职能,则要确认再赋予一些什么功能,如:要不要做需求分析,供应商管理体系要不要建立,市场信息要不要完善,进货要不要管,入库、验收、仓库管理要不要管等。赋予不同程度的职能,则采购管理组织的结构就不一样。

  2.考虑采购任务量职能

  确定下来后,就要确定任务量。任务量包括采购职能多少,也包括一个职能下工作量的大小,若采购工作量(包括企业内需要釆购物资的品种、数量、采购空间范围)越大,釆购工作就越复杂、越难,釆购工作量也就越大。另外还要考虑供应商管理的工作量、进货的工作量、仓储管理的工作量、市场信息的工作量等。总之工作量越大,釆购管理组织机构相应要大一点。

  3.确定采购管理组织机构

  釆购管理组织机构,就是采购管理的幅度和管理层次总体组织结构框架,也就是釆购管理系统的职能部门构成。其设置情况及设置规模等取决于釆购管理组织的任务量的大小,釆购管理组织总的工作量越大,釆购管理组织机构相应就要大一点。反之,应要小一点。

  4.设计管理作业流程

  设计釆购管理作业流程,即根据所确定的管理职能,对每一个管理职能的每一项任务设计一个作业流程,这个作业流程还要进行充分论证,并且要进行流程化分析。流程越短。将来工作也就越有效率

  5.设定岗位

  根据具体的管理职能、管理机制和管理任务的作业流程设定各个岗位。设置岗位包括对每一个岗位责任和权利的设置,包括对每个岗位的人数、工作条件等的设置。这些一定要设计好,并且要形成文件,或者制定出管理规范,作为招聘条件予以公布。

  6.为各个岗位配备合适的人

  选择人是非常关键的一环,要非常慎重,特别是对各级的一把手要选择好。在人员配备完成以后,把所配备的人和所规定的岗位职责、规章制度、管理职能等结合起来进行实施,就可以构建成一个有效的采购管理组织系统

参考文献

  1. 傅莉萍.采购管理实务.科学出版社,2010.06.
  2. 郝渊晓.现代物流采购管理.中山大学出版社,2003年05月.
  3. 霍红,张玉斌.采购管理实务.科学出版社,2010.02.
  4. 李明奎、王生平.采购管理简单讲.广东省出版集团,2006年01月第1版.
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