集中採購

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集中採購(Centralized Procurement)

目錄

集中採購的含義

  第一層含義:為了降低分散採購的選擇風險和時間成本,除了一般“甲供”材料設備由項目部(項目公司)採購外,對於某些大型機電設備等由公司本部負責集中採購。也就是一般意義上的集中採購。

  第二層含義:就是集中時間、集中人力、集中採購。

  無論是由項目部(項目公司)的採購,還是公司本部負責的集中採購,房地產企業通常採取的做法是“一標一招”:在採購供應計劃(如果有的話)下,按照採購招標規程(如果有的話),幾乎每一項採購都要走一遍編製標書→邀請→考察、洽談→開標評標→簽訂合同的程式。

  這種做法的弊端有:

  (1)容易受外來因素的干擾,如政府有關部門人員、公司上級領導推薦;

  (2)內部人員分別推薦不同的單位,初選和評標時往往議而不決,工作效率低,會產生或增加內部矛盾;

  (3)如果採購流程的任何一個環節不能按期完成的話,都會導致不能按計劃完成採購,進而影響工期、施工單位索賠等;

  (4)採購主管部門往往誘致性的推薦投標單位,致使更優秀的單位被瞞報。所謂“集中時間、集中人力、集中採購”就是:在《採購供應計劃》、《合約規劃》下,在某一個時間段內(如利用相對閑暇的時間),公司集中人員完成今後某一階段(如半年、一年)的所有採購工作,與供方單位簽訂合同,並約定好供應的時間、價格等。這就是第二層含義的集中採購。

集中採購的“集中”功能

  集中採購的“集中”功能就必須要集中地體現在以下四個方面。

  1.要體現在財政預算的安排上

  財政部門對相同的採購項目應儘量集中在一個月里進行統籌安排,避免多次重覆安排相同項目的採購而產生降低工作效率、喪失採購效益等弊端。任何政府採購項目,最終都要由財政部門負責付款結賬,對此,財政部門何時能安排採購預算資金就成了決定採購工作何時才能得以開始和實施的重要前提,因為,一旦財政部門安排了採購資金,相應的採購人就會隨時去實施採購,因此,要充分提高財政資金的使用效率、有效地擴大政府採購的規模,對採購人的採購項目,財政部門就必須要從源頭上給予“通盤的、巨集觀上的”考慮,具體來說,要將各個預算單位想要採購的相同或功能相近的項目,或是可以連環配套採購的項目,要儘量統一調度或籌集資金進行一次性的安排,否則,每個月都安排幾個相同項目的採購,不但浪費了時間、精力,還無法得到規模採購的效益。如在實際工作中,就有一些地方的財政部門,由於不會科學地調度和合理地安排財政預算資金,從而造成每個月都安排幾個預算單位去採購幾台微機或其他辦公耗材等,這就明顯地失去了科學性和合理性,人為地增加了工作量。因此,集中採購的集中功能,首先就是要體現在財政部門的預算安排上,要有相對集中的科學性。

  2.要體現在採購項目的委托上

  採購人對其有關採購項目的採購,應集中在一次進行委托,不得人為拆分,多次採購。對採購人來說,有些採購項目是批量的,或是有“關聯”的,或是可相互“配套”的整體項目,如學校里的“電教”項目,既有“網路工程”項目,也有電視、電腦等物資採購項目,對此,就“電教”項目而言,其本身就是一個整體採購項目,無需再拆分或細化成“工程”項目與“商品採購”項目分別去委托採購;同樣,對原來就是一個整批的採購項目,更不可從量上進行化整為零,分次採購,如將10臺電腦,分幾次採購等等,否則,這些行為就明顯會影響到政府採購的效果。因此,對財政預算已經安排的採購項目,採購人必須要不折不扣地實施集中採購,不得化整為零,不得私自採購。

  3.要體現在採購項目的具體操作上

  集中採購機構對相同或功能相近的受托採購項目,應儘量集中在一次進行採購,以減少採購次數,提高工作效率和經濟效益。對集中採購機構來說,不但委托的採購人眾多,而且採購項目又紛繁複雜,委托時間也有早有遲等等,如果集中採購機構採取“隨時委托、隨時採購”的方式,勢必會發生多次、重覆採購相同項目的問題,進而出現了重覆勞動,增大了工作量,降低了工作效率。因此,如果集中採購機構能採取“定期、彙總”的採購方式,將採購人委托的採購項目進行歸類,或按功能進行相互銜接、配套,每類項目每個月只集中採購一次,這樣,就會人為地做大批次採購規模,既可以減少了工作量,又能獲得更大的規模採購效益。

  4.要體現在採購項目的調試和驗收上

  集中採購機構應統一組織技術專家、採購人等進行集中驗收把關,以節約人力、財力等。由於集中採購機構一批購進的採購項目涉及到多個採購人的委托,對此,如果要求採購人各自自己去找專家驗收,勢必會增大困難,也會耗費更多的時間、精力和財力等,而如果由集中採購機構能夠出面組織一個專家驗收小組,將整批採購項目一次性驗收完畢後,再交付採購人,就會減少諸多採購人的驗收工作量,節省了大量的時間、人力等,同時,集中驗收也會增強對驗收人員的監督,更便於對採購項目的質量把關。

集中採購的模式選擇

  為實現集團採購業務集中管控的業務需求,集中採購包括以下幾種典型模式的應用:集中定價、分開采購;集中訂貨、分開收貨付款;集中訂貨、分開收貨、集中付款;集中採購後調撥等運作模式。採用哪種模式,取決於集團對下屬公司的股權控制、稅收、物料特性、進出口業績統計等因素,一個集團內可能同時存在幾種集中採購模式。

  1.集中訂貨、分開收貨、集中付款模式

  集團總部或採購公司負責管理供應商及制定採購價格等採購政策,並且負責採購訂貨工作。分子機構提出採購申請,前者進行彙總、調整,並根據調整結果下達採購訂單,發收貨通知單給分子機構;分子機構根據收貨通知單或採購訂單進行收貨及入庫;前者彙集後者的入庫單進行與外部供應商貨款結算,並根據各分子機構的入庫單與分子機構分別進行內部結算

  2.集中採購後調撥模式

  集團總部或採購公司負責管理供應商及制定採購價格等採購政策,並且負責採購訂貨工作。分子機構提出採購申請,前者進行彙總、調整,並根據調整結果下達採購訂單,前者完成後續的收貨、入庫、外部貨款結算處理。之後,根據各分子機構的採購申請,前者啟動內部調撥流程,制訂調撥訂單並作調撥出庫,後者根據調撥訂單作入庫處理,兩者最後作內部結算處理。

集中採購的優點

  1、集中的數量優勢

  2、避免複製

  3、更低的運輸成本

  4、減少企業內部的各部門及單位的競爭和衝突

  5、形成供應基地

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評論(共1條)

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218.22.9.* 在 2017年2月4日 16:06 發表

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