採購訂單

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採購訂單(Purchase Order)

目錄

什麼是採購訂單

  採購訂單是指企業採購部門在選定供應商之後,向供應商發出的訂貨單據。採購訂單是採購雙方訂立採購合同的重要依據,它包括了採購所需的重要細節信息,包括採購數量、商品規格、質量要求採購價格、交貨日期、交貨地址等。

採購訂單的格式[1]

  採購訂單的樣式和在公司內的傳遞路線各不相同。不過,任何實用的採購訂單所必備的要素均包括頭部、正文和尾部。

  1)訂單頭部,包括訂單名稱、訂單編號、採供雙方的企業名稱、簽訂地點、簽訂時間。

  2)訂單正文,包括物料名稱與規格、物料數量條款、物料的質量條款、物料的包裝條款價格條款、運輸方式、支付條款、交料地點、檢驗條款、保險條款、違約責任條款、仲裁條款不可抗力條款等。

  3)訂單尾部,包括訂單份數及生效日期、簽訂人的簽名、採供雙方公司的公章。

採購訂單的的內容[1]

  1.質量條款

  質量是指物料所具有的內在質量與外觀形態的綜合,包括各種性能指標和外觀造型。條款的主要內容有技術規範、質量標準、規格、品牌名。

  在採購作業中,需以最明確的方式去界定物料可接受的質量標準,一般有以下三種方式來表達物料的質量

  1)用圖紙或技術文件來界定物料的質量標準。

  2)用國際標準國家標準行業標準來界定物料的質量標準。

  3)用樣品來界定物料的質量標準,當用文字或圖示難以表達時,常用樣品來表示,同時樣品也可作為物料的輔助性規格,與圖紙或技術文件結合使用。

  2.價格條款

  價格是指交易物料每一計量單位的貨幣數值。價格條款的主要內容有價格術語的選用、結算幣種、單價、總價等。具體包括計量單位的價格金額、貨幣類型、交料地點、國際貿易術語、物料定價方式等。

  3.數量條款

  數量是指採用一定的度量制度對物料進行量化,以表示出物料的重量、個數、長度、面積、容積等。數量條款的主要內容包括:交料數量、單位、計量方式,必要時還應清楚說明誤差範圍。

  4.包裝條款

  包裝是為了有效地保護物料在運輸存放過程中的質量和數量要求,並利於分揀和環保,把物料裝進適當容器的操作。包裝條款的主要內容有包裝材料包裝方式包裝費用運輸標誌等,具體包括標識、包裝方式、材料要求、環保要求、規格、成本、分揀運輸標誌等。

  5.裝運條款

  裝運是指把物料裝上運載工具並運送到交料地點。裝運條款的主要內容有運輸方式、裝運時間裝運地與目的地、裝運方式(分批、轉運)、裝運通知等。在FOBCIFCFR合同中,供應商只要按合同規定把物料裝上船或其他運載工具,並取得提單就算履行了合同中的交料義務,提單簽發的時間和地點即為交料時間和地點。

  6.檢驗條款

  在一般的買賣交易過程中,物品的檢驗是指按照合同條件對交貨進行檢查並驗收,涉及質量、數量、包裝等條款,主要包括檢驗時間、檢驗機構、檢驗工具、檢驗標準及方法等。

  7.支付條款

  支付是指採用一定的手段,在指定的時間、地點,使用確定的方式付貨款。支付條款中應說明以下內容:

  1)說明支付手段,可以有貨幣或匯票兩種方式,一般是匯票

  2)說明付款方式,可以是銀行提供信用方式(如信用證)、銀行不提供信用但可作為代理(如直接付款和托收)方式。

  3)說明支付時間,包括預付款、即期付款、延期付款

  4)說明支付地點,一般是付款人或指定銀行所在地。

  8.保險條款

  保險企業保險公司投保,並繳納保險費的過程。物料在運輸過程中受到損失時,保險公司會依據投保單向企業提供經濟上的補償。保險條款的主要內容包括:確定保險類別及其保險金額,指明投保人並支付保險費。依據國際慣例,凡是按CIFCIP條件成交的出口物料,一般由供應商投保;按FOBCPT條件成交的進口物料由採購方辦理保險。

  9.不可抗力條款

  不可抗力是指在合同執行過程中發生的、不能預見的、人力難以控制的意外事故,如戰爭、洪水、颱風、地震等,致使合同執行過程被迫中斷。遭遇不可抗力的一方可因此免除合同責任。不可抗力條款的主要內容包括:不可抗力的含義、適用範圍、法律後果、雙方的權利義務等。

  10.仲裁條款

  仲裁協議仲裁條款的具體體現,是指買賣雙方自願將其爭議事項提交第三方仲裁機構進行裁決。仲裁協議的主要內容包括:仲裁機構、適用的仲裁程式、運用地點、裁決效力等。

採購訂單的制訂步驟[2]

  一般來說,採購訂單的制定包括以下四個步驟,如圖所示。

采购订单的制定步骤

  (一)準備訂單計劃

  準備訂單計劃詳細步驟主要有四個方面的內容:接受市場需求、接受生產需求、準備訂單環境資料和製作訂單計劃說明書。

  1.接受市場需求。市場需求商品採購的發動機,要想制訂比較準確的訂單計劃,必須熟悉市場需求或市場銷售情況。對市場需求的迸一步分解便得到商品需求計劃。企業的年度銷售計劃一般在上一年的年末制訂,並報送至各個相關部門,同時下發到銷售部門、計劃部門、採購部門,以指導全年的供應鏈運轉;企業根據年度銷售計劃制訂季度、月度的市場銷售需求計劃。

  2.接受生產需求。生產需求對於採購來講可以稱為生產物料需求。生產物:料需求的時間是根據生產計劃而產生的,通常生產物料需求計劃是訂單計劃的主:要來源處。為了利於理解生產物料需求,採購計劃人員需要深入熟知生產計劃以:及工藝常識。在MRP系統之中,物料需求計劃主生產計劃的細化,主要來源於生產計劃獨立需求預測、物料清單文件、庫存文件;編製物料需求計劃的:主要步驟為:(1)決定毛需求;(2)決定凈需求;(3)對計劃訂單下達日期和訂單數量。

  3.準備訂單環境資料。準備訂單環境資料也就是準備供應商群體供應信息t資料。準備訂單環境資料是準備訂單計劃中一個非常重要的內容。訂單環境是在:訂單物料的認證計劃完畢之後形成的,訂單環境資料主要包括:

  (1)訂單物料的供應商信息。

  (2)訂單比例信息。對於有多家供應商的物料,每一個供應商分攤的下單比:例由認證人員產生並給予維護。

  (3)最小包裝信息。

  (4)訂單周期。它是指從下單到交貨的時間間隔。

  訂單環境資料一般使用信息系統管理,必要時訂單人員可從中查詢瞭解生產:所需物料的採購環境。

  4.製作訂單計劃說明書。製作訂單計劃說明書也就是準備好訂單計劃所需·的資料。其主要內容包括:

  (1)訂單計劃說明書,包括物料名稱、需求數量、到貨日期等。

  (2)附件。內容有市場需求計劃、生產需求計劃、訂單環境資料等。

  (二)評估訂單需求

  評估訂單需求是採購計劃中非常重要的一個環節,只有準確地評估訂單需:求,才能為計算訂單容量提供參考依據,以便制訂出好的訂單計劃。它主要包括以下三個方面的內容:分析市場需求、分析生產需求、確定訂單需求評估訂單需:求的過程如圖所示。

评估订单需求的过程图

  1.分析市場需求。訂單計劃不僅要考慮生產計劃,還要考慮市場需求,分析根據市場需求制訂的要貨計劃的可信度,仔細分析市場合同簽訂數量、合同剩餘量的各項數據,研究其變化趨勢,全面考慮要貨計劃的規範性和嚴謹性。只有這樣,才能對市場需求有一個全面的瞭解,才能制訂出一個使企業遠期發展與近期實際需求相結合的訂單計劃。

  2.分析生產需求。分析生產需求,首先要研究生產需求的生產過程,其次是分析需求量的要貨時間。

  3.確定訂單需求。根據對市場需求和對生產需求的分析結果,就可以確定訂單需求。通常來講,訂單需求的內容是指通過訂單操作手段,在未來指定的時間內,將指定數量的合格物料採購入庫。

  (三)計算訂單容量

  計算訂單容量也是採購計劃中的重要組成部分,只有準確地計算訂單容量,才能對比需求和容量,經過綜合平衡,最後制訂出正確的訂單計劃。計算訂單容量主要有以下四個方面的內容:分析項目供應資料、計算總體訂單容量、計算承接訂單量、確定剩餘訂單容量(見圖)。

计算订单容量的过程图

  1.分析項目供應資料。在採購過程中,物料和項目都是整個採購工作的操作對象。對於採購工作而言,在目前的採購環境中,所要採購物料的供應商的信息是一項非常重要的信息資料。例如某企業需要設計一家練歌房的隔音系統,隔音玻璃棉是完成該系統的關鍵材料。經過項目認證人員的考察,該種材料被壟斷在少數供應商的手中。在這種情況下,企業計劃人員就應充分利用這些情報,在下達訂單計劃時就會有的放矢了。

  2.計算總體訂單容量。總體訂單容量是多方面內容的組合,一般包括兩方面內容:一方面是可供給的物料數量;另一方面是可供給物料的交貨時間

  3.計算承接訂單容量。承接訂單量是指某供應商在指定的時間內已經簽下的訂單量。承接訂單容量的計算過程較為複雜。

  4.確定剩餘訂單容量。剩餘訂單容量是指某物料所有供應商群體的剩餘訂單容量的總和。用公式表示為:物料剩餘訂單容量=物料供應商群體總體訂單容量一已承接訂單量。

  (四)制訂訂單計劃

  制訂訂單計劃是採購計劃的最後一個環節,也是最重要的環節。這一環節主要包括以下四個方面的內容:對比訂單需求量和訂單容量、綜合平衡、確定餘量認證計劃、制訂訂單計劃(見圖)。

制定订单计划的过程图

  1.對比需求與容量。對比需求與容量是制訂訂單計劃的首要環節,只有比較出需求與容量的關係才能有的放矢地制訂訂單計劃。如果經過對比發現需求小於容量,即無論需求多大,容量總能滿足需求,則企業要根據物料需求來制訂訂單計劃;如果供應商的容量小於企業的物料需求,則要求企業根據容量制定合適的物料需求計劃,這樣就容易產生剩餘物料需求,需要對剩餘物料需求重新制訂認證計劃。

  2.綜合平衡。綜合平衡是指綜合考慮市場、生產、訂單容量等要素,分析物料訂單需求的可行性,必要時調整訂單計劃,計算容量不能滿足的剩餘訂單容量。

  3.確定餘量認證計劃。在對比需求與容量的時候,如果容量小於需求就會產生剩餘需求,對於剩餘需求,要提交認證計劃制訂者處理,並確定能否按照物料需求規定的時間及數量交貨。為了保證物料及時供應,此時可以通過簡化認證程式,並由具有豐富經驗的認證計劃人員進行操作。

  4.制訂訂單計劃。制訂訂單計劃是採購計劃的最後一個環節,訂單計劃做好之後就可以按照計划進行採購工作了。一份訂單包含的內容有下單數量和下單時間兩個方面:下單數量=生產需求量一計劃入庫量一現有庫存量+安全庫存量下單時間=要求到貨時間一認證周期一訂單周期一緩衝時間。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 傅莉萍.採購管理實務.科學出版社,2010.06
  2. 李世紅,李亞雲.連鎖企業商品採購管理.中國財政經濟出版社,2008.8
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