集團採購

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目錄

什麼是集團採購[1]

  集團採購是指兩人或兩人以上公用物品的採購。

集團採購的含義[1]

  一般是多品種、大批量、大金額、多批次甚至持續進行的,由集體決策,直接關係到多個人利益的採購活動。如果採購決策失誤,將對集團造成較大的損失。所以,集團採購一般要慎重、科學、嚴格。家庭採購也可以算是集團採購,但典型的集團採購主要是指企業採購政府採購、事業單位採購、軍隊採購等。這些不同類型的採購,有一些共同點,但各自有各自的特點。其中企業採購尤為廣泛和重要,這也是大多數人關註的。企業採購根據企業類型的不同,可分為流通企業採購生產企業採購

集團採購的特點[2]

  (1)集團是開放的、鬆散的,在不違反購買協議的情況下,任何高校圖書館都可以自由地加入或退出集團。圖書館要加入某個集團,不必履行任何手續,只要參加集團購買該資料庫就算加入該集團了,一臣參與圖書館不再購買該資料庫,就自動退出集團。

  (2)在集團內各成員館之間的關係是平等的,集團召集館和成員館之間不存在領導和被領導的關係,是否加入和退出集團,完全是各個圖‘F5館自己的權利和責任。任何其他人,即使是集團的召集館,也不能要求某個圖書館加入或退出集團。

  (3)集團召集館,只是集團的代表,其工作主要是資源的調研、評估和遴選,代表用戶的利益,與資料庫商談判價格服務方式,聯繫資料庫的試用和信息反饋,負責集團內部的組織協調工作以及與代理公司聯繫,組織培訓等,但並不對各個集團成員館的選擇和購買負責。

  (4)集團對於全國高校和非高校系統都是開放的。在集團內價格是公開、透明的,凡是參加集團的圖書館,都知道集團的價格,也都將享受同等的優惠條件。

  (5)加入集團的各成員館,既要對自己的學校負責,又要註意維護整個集團的利益。如果某個成員館不能很好地履行協議,不僅會影響到自己的正常使用,而且可能還會影響到整個集團的利益和信譽。所以加入集團的各成員館要有集團意識、誠信意識、風險意識和自我保護意識。

  (6)集團和資料庫商既是商家和用戶的關係,又是平等合作的關係。對於資料庫商來說,應該儘量改進自己的服務,努力滿足用戶提出的各種要求,如果一時無法全部滿足,也應列出時間表,給用戶一個答覆。對於用戶來說,應該認真履行雙方簽訂的合同中的各項規定,尊重出版社的知識產權,按時付款。用戶和資料庫商都要互相尊重、平等合作。

集團採購的模式[2]

  採取什麼模式來組織集團,最初大多是由資料庫商提出和選擇的,然後與集團召集館進行討論,集團召集館會在組織集團的模式上給他們提出建議,在價格上和他們討價還價,最後確定一個雙方都能接受的方案。一般說來,每個資料庫從開始談判,到條件談妥,到組織好集團,大約需要1—2年的時間。關於集團採購的模式,到目前為止,大約有以下幾種模式:

  第一種模式,在全國範圍內組織集團,以每個學校(Site)為單位參加集團,學校不論大小,都是一個用戶,都支付一份費用,而且一般都沒有併發用戶數量限制。到目前為止,大多數集團採取的都是這種模式,這種模式的優點是操作比較簡單。

  第二種模式,按地區或研究機構組織集團,每個地區或機構組成一個集團,支付一筆固定費用,至於有多少個圖書館參加集團和集團內每個圖:書館的費用,資料庫商並不限制,由集團內各成員館協商決定。一般會根據學校的規模、學生數量、重點學科數量、博士點數量、文獻經費、使用量等因素來確定每個圖書館應支付的費用。這樣做可以使規模比較小的學校,花少量的錢,就可以使用電子資源,有利於擴大電子資源的受益面。這種模式的優點是擴大了受益面,大的學校可以幫助小的學校,缺點是操作起來非常複雜,而且沒有一個統一的標準來判斷學校的大小,很難協調和平衡各成員館之間的利益,容易引起各成員館之間的矛盾。另外,如果某個圖書館由於某種原因,不能再續訂時,那麼該圖書館原來承擔的費用就要轉給別的圖書館,這樣勢必增加了其他圖書館的負擔,甚至可能會影響整個集團的正常購買。

  第三種模式,根據用戶的情況不同,確定不同的價格,對於規模比較小、使用量也比較少的學校,費用相對低一些。目前有三種確定不同級別用戶的辦法:第一種辦法,針對不同的使用量,確定不同的價格級別,由用戶參考自己前一年的使用量來選擇購買哪個價格級別和使用量額度;第二種辦法,根據學校的規模、學生數量、重點學科數量、博士點數量、文獻經費、使用量等因素的不同,由資料庫商確定每個用戶的級別;第三種辦法,根據每個學校的學生人數(FIE)確定不同的價格級別。這種模式看上去比較公平,但是小的學校少付勢必導致大的學校要多付,這樣相當於在各成員館之間進行了一次文獻經費的再分配,但是如果價格差距太大,對於重點大學多引進資源、建設一流大學不利。

  第四種模式,根據成員館的數量,整個集團選擇購買一定數量的併發用戶,在集團內所有學校共用這些併發用戶,這種模式一般不限製成員館數量。這種模式適合於那種使用量不太大,但是使用面比較廣的資料庫。

  第五種模式,資料庫商根據參加集團的成員館的數量不同,確定不同的優惠價格,參加集團的圖書館越多,價格越優惠,所有參加集團的學校都可以享受這個優惠價格。這種模式比較適合中國這樣一個發展中國家的情況。在許多發達國家,市場已基本飽和了,而中國還有很大的潛在市場,每年都會有新的用戶加入集團,所以對於資料庫商來說,他們收入的增加應該主要來自新的用戶,而不是資料庫價格的增加。

  第六種模式,有些公司的資料庫產品中包含有若千個資料庫,根據不同學科組成若幹個資料庫組。集團成員可以根據自己需要,選擇購買不同的資料庫(組),而且一般選擇購買的資料庫越多,享受的優惠也越多。

  第七種模式,對於大多數資料庫,用戶購買的只是使用權,而不是所有權。購買使用權,一般有兩種方式。第一種方式,用戶購買了一年時間的使用許可權,這時不僅可以使用資料庫中當年的數據,而且還可以使用資料庫中的回溯數據。第二種方式,用戶購買了一年數據的使用權,不管用戶何時購買,都可以使用所購買的年份的數據,即不管是1月份購買,還是12月份購買,價格都是一樣的。對於這種方式,如果用戶要使用回溯數據,一般需要另外付費購買。

  第八種模式,對於許多全文資料庫,在購買時,資料庫是和紙本期刊捆綁在一起購買的。大多數出版社推廣‘電子期刊是為了保護和擴大他們的紙本期刊訂單,所以他們在制定購買資料庫的價格方案時,要求用戶不能撤銷紙本期刊的訂單,或者訂購紙本期刊必須達到最低的“門檻值”,才有資格購買資料庫。在這種情況下,用戶只要再支付少量費用,或者不支付費用就可以使用資料庫。也有一些出版社,為了鼓勵用戶訂購更多的紙本期刊,在用戶購買了資料庫之後,如果還想再購買紙本期刊,可以享受相當大的優惠價格。對於全文資料庫,這種和紙本期刊捆綁在一起購買的情況相當普遍。從用戶的角度說,這種捆綁採購的模式,並不完全適合中國的情況,因為我國圖書館的經費非常緊張,很難重覆購買紙本期刊和電子期刊。

  第九種模式,現在購買的大多數資料庫,都是出版社自主版權的數據和檢索平臺,但是也有的出版社只有數據,而沒有檢索平臺,所以出版社需要和別的公司合作,請這些公司做出版社的代理公司,將出版社的數據放到代理公司的檢索平臺下,組成一個完整的資料庫。這種資料庫,一般都有多個代理公司和檢索平臺,價格也不盡相同,因此很難做到整個集團統一選擇一家代理公司的平臺,在這種情況下,只能組織一個數據的集團,和出版商談判購買數據的集團價格,再和代理公司分別談判檢索平臺的價格,然後由用戶自己選擇檢索平臺。這種模式的優點是,由於是幾個公司作為代理公司,互相競爭,所以檢索平臺的價格相當不錯,缺點是由於各館選擇了不同的檢索平臺,所以培訓管理比較麻煩。

  第十種模式,以上九種模式都是各館自己選擇購買自己所需要的資料庫,與別的圖書館幾乎沒有關係。但是也有另外一種模式,就是共建共用的模式,即集團內各館分別購買一部分內容,比如每個館分別選擇一部分電子圖書和電子學位論文,然後集團內成員一起共用所有這些電子圖書和電子學位論文。如果集團成員越多,共用的資源也就越多。這種模式做到了真正的共建共用,但是一般這種模式都有併發用戶數量限制。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 郭暉.教育部立項推薦中等職業學校物流專業緊缺人才培養培訓教學指導方案配套教材 採購實務.中國物資出版社,2006年05月第1版.
  2. 2.0 2.1 程煥文,潘燕桃.信息資源共用.高等教育出版社,2004年07月.
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