採購比價審計

出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

　　採購比價審計是指企業內部審計機構和審計人員對企業將要購置的各類物資價格的合理性、合法性、有效性、經濟性所作的審計監督和評價。採購比價審計是一種事前、事中和事後審計,是管理審計的重要內容之一。

　　物資採購比價審計一般可以採取項目管理式審計或過程參與式審計 其審計內容主要有：

　　1.採購控制制度審計。

　　一是檢查、評價物資採購制度是否健全、完善、合理、科學。二是制度執行審計，即審查已制定的採購制度在實際採購過程中是否得到了嚴格執行 三是考核與獎懲制度審計.即審查對違反制度的情況是否建立了相應的責任追究制度及考核獎懲制度 四是制度的修訂和完善審計.即審查是否建立了採購制度的不斷改進和完善的機制

　　2，採購計劃審計

　　一是採購計劃編製審計.主要審查物資採購計劃的編製是否及時、準確、合理，採購計劃是否結合公司的生產計劃、BOM清單、庫存狀況、各種零部件的生產時問或訂貨(銷售)時問制度：是否符合公司資金管理政策 二是採購計劃審批審計.主要審查採購計劃是否通過相應的審批程式。三是採購計劃數量審計.主要審計物資採購數量是否考慮了點、量、價的關係，是否與生產計劃和物資庫存相適應。四是採購計劃執行審計.主要審查採購計劃的實際執行情況即計劃的複合性 採購部門是否按照採購計划進行採購.是否在公司物資品質管理部門確認的合格供應商處進行採購 如有改變.其改變的原因和審批手續是否合理、齊全。

　　3，採購物資收驗審計

　　質量檢驗部門是否組織物資驗收：物資驗收是否出據驗收報告：超過採購合同的進貨數量和提前到貨的採購是否經過審批：短缺物資和不符合質量要求的物資是否查明瞭原因.有無根據不同情況及時組織索賠，是否有退貨憑證，報採購和質檢部門進行審查、分析和考核供貨商表現等：對逾期未交貨者.有無按合同規定給予處罰：物資驗收是否嚴格.有無存在由於驗收不嚴造成以次充好、以劣充優、不合格物資入庫等問題。

　　4.採購價格審計。

　　通過對實際採購價格的分析.重點關註某時段的實際採購價格走勢與同期市場價格走勢是否一致.採購價格與市場價格波動周期是否一致.採購價格與市場價格波動幅度是否一致.某時點的實際採購價格與市場公允價格比較是否合理，某時段多供方供貨時各供應商量價分配比例是否合理等等

　　5.採購合同審計

　　主要根據合同的條款審計(合同的標的、質量、數量、價格、付款、履行地點、期限、違約責任、解決爭議方法以及購買的標的物的權屬性質：標的物的採購價格與市場價格的關係：逾期交付標的物的價格：標的物的運輸費及運雜費負擔的約定等：合同是否完備、合法.合同的內容是否達到雙方均衡受益.有無損害需求方利益的條款：有無明顯有利於供應商的條款.如果存在這些現象.應進行延伸審計，查明是否有人情交易、權錢交易等情況等等)，以及合同執行情況的審計、合同管理的審計，等等。

　　6.採購結算(付款)審計。

　　主要是依據採購結算的相關規章制度對其進行符合性審計；審查實際付款方式、付款時間、付款金額、付款內容和收款人等項目是否與合同條款一致，如果存在變更是否經過相關人員批准；是否依據合同、發票、驗收單等憑據，並經過嚴格審核後辦理貨款結算；付款的申請、支票開具、辦理結算、記賬是否按相關規章制度執行。如：是否由不同部門的不同人員擔任：是否存在重覆付款或多付貨款現象；是否按《合同法》的規定執行。對於按時交付標的物的.遇價格上漲或下跌都不影響其合同的有效履行：若逾期交付標的物的，遇價格上漲按原價執行.價格下降按新價執行

　　對物資採購成本的審計方法主要是比質比價.沒有可比的價格就無從審計.採購價格的審計.這是物資採購審計工作的核心 因此.尋找合適的可比價格是制約比價審計的瓶頸。其可比價價格的信息主要來源於：

　　1.市場價格

　　市場價格是通過比價審計人員主動去搜集和整理.取得的難度較大.搜集市場價格主要通過如下幾個途徑：① 通過國際互聯網查詢.目前我們通過嚴格的考查和試用.加入了6至7個相對專業和信譽較好的收費網站.並對收集的價格信息進行分析整理後納入我們自己的價格信息庫。② 電話查詢，通過電話向物資供應商(包括長虹的供應商和非長虹供應商)瞭解價格或要求供應商通過傳真方式報價.這種方式能比較快速和較多的收集待審物資的價格情況.但這種方式瞭解到的價格準確度不高.而且供應商所報價格以偏高者居多.審計人員需對收集的信息進行分析處理後才能使用 ③ 訂閱有關價格的專業報紙和專業期刊.但這種方式獲取價格信息一般不夠全面且價格信息往往滯後。④ 向專業的行業協會購買價格信息，但這種方式通常會付出較高的成本.一般在審計重要物資採購時並對採購價格有重大疑慮時才使用

　　2.同行企業所採購的同種物資價格

　　前提是能得到其他企業的許可.雙方的信息資源可以共用.這種方法實現的概率很小，在長虹內部，由於子公司較多，獨立的採購組織較多.我們可將不同採購組織的價格收集後進行分析比較

　　3.根據有關物價趨勢等指數來對比分析

　　這種方法只能定性分析價格的變化趨勢.基本上不能定量.我們在實際的審計工作中.還應深入分析量價關係.一般情況下應考慮量大從優原則 。

　　4.縱向價格比較。

　　這種方法的前提是前面已經採購過同類物資.作為生產類物資，一般情況下企業會持續採購，縱向價格比較是我們經常採用方式之一.但實際操作中也要註意不能只是定性分析.要考慮採購量的變化對價格的影響。

　　5.通過成本分析獲得合理的價格

　　這種方法對比價審計人員的要求高.要求審計人員瞭解採購物資的基本材料構成(其主要上游原材料)、主要工藝流程、行業平均費用(人工費用、能耗費用、管理費用等)水平、行業平均利潤率以及運輸費用等.在此基礎上.通過計算分析來推斷採購物資的合理價格水平

　　6.與採購管理部門加強聯繫與合作.總結採購物資的價格規律

　　1.內部比較法。

　　大型的公司內部往往存在多個相互獨立的採購組織.通過對內部各個採購組織的採購價格進行比較.是判斷待審的採購價格是否合理的最直接方法。

　　2.市場詢價法。

　　通過市場詢價掌握擬審計物資不同供應商價格信息.經比較後確定有利於企業的最優價格作為審計標準 要求對同一類物資至少調查三個以上供應商的價格信息進行比較

　　3.綜合比價法。

　　對所購物資的進價及其他相關費用.經綜合比較後確定有利於企業的最優價格作為審計標準。

　　4.提供證據法

　　審計人員對擬購物品的關鍵部件.要求供貨方提供外購發票或加工圖紙.作為檢驗其報價是否合理的依據 該種方法主要適用於對非標物資如設備採購的審計時應用。例：我們在審計某公司設備動力部採購電視總裝潔凈裝置時.對供應商一重慶XX廠所報的一個關鍵設備一空氣凈化處理器及加濕裝置報價產生疑慮.對此進行調查後發現.重慶XX廠的實際進價與給我公司的報價存在較大差異。取得證據後.通過採購人員與重慶XX廠進行交涉.降低了該套裝置的結算價.實際為我公司輓回經濟損失近50O00元。

　　5.限價法

　　根據物品的近期成交價.並考慮市場變動因素後確定最高限價.以此作為控制該物品採購價格的審計標準 此種方法主要針對市場價格變化較快.而交貨周期相對較長物資的採購.審計人員可要求供需雙方簽定相應協議.以交貨時市場的平均價格為最高限價來控制採購價格如進口汽車的採購

　　6.成本分析法。

　　對非標準物資.一般情況下由供應商根據需方的圖紙進行專門加工定製.市場上無相應的價格可比較.對此類物資採購的審計.通常需對構成物品價格的各種要素(料、工、費、利、稅)進行分析、計算，確定該物品的公允價格.以此作為審計標準的方法

　　7.專家協助法。

　　利用企業內部各種專家及外聘專家.協助審計人員進行採購比價審計此種方法主要適用於對專業性相對較強、科技含量較高的物資的採購的審計.在企業內部常見用於科研、設計開發所需物資採購的審計時使用選擇適當的比價審計方法是取得理想審計成效的關鍵.針對具體物資的採購比價審計.往往不是用單一的方法進行審計.而需要結合物料的具體特性、市場資源的具體情況等.採用多種方法並行審計方能取得實效。

　　物資採購比價審計具有審計信息的複雜眭、審計內容的綜合性、審計過程的建設性、審計結論的效益性四個特點。

　　1.審計信息的複雜性。

　　開展物資採購比價審計，要求審計部門要瞭解和掌握最新的市場動態，掌握各類市場價格信息。但是市場價格是隨著市場供求關係瞬息萬變的，市場信息的複雜性決定了比價審計信息的複雜性。

　　2.審計內容的綜合性。

　　物資採購比價審計涉及到招投標管理、合同管理、價格管理、物資管理等多方面的內容，要求審計人員具有審計、財務、法律、金融、管理、基建等學科的相關知識，綜合性強。

　　3.審計過程的建設性。

　　物資採購比價審計的全過程，實質上就是對物資採購的全過程的經濟活動進行監督和評價。針對採購過程中發現的問題，審計部門能提出合理化建議，幫助採購部門完善內控制度。

　　4.審計結論的效益性。

　　一是採購價格的降低，節約了採購資金，直接使企業的採購成本降低，這是直接經濟效益；二是採購質量的提高，使企業的材料消耗降低，成本降低，這是企業的間接效益。

　　採購比價審計有助於企業改進經營管理,抑制腐敗和促進廉政建設

　　隨著市場經濟體制的建立和買方市場的形成,產品價格的放開,採購行為自由度的擴大,物資採購對企業生產及產品成本的影響越來越大。但是,由於企業採購環節經營行為不規範,缺乏嚴格的制度約束,在採購環節吃回扣、以次充好、損公肥私、貪污腐敗的現象普遍存在。與生產環節相比,採購環節的漏洞往往更隱蔽,誘使許多人包括一些企業的主要負責人利用手中的權利,舍賤求貴、捨近求遠、舍好求次,經企業造成了巨大損失。採購比價審計通過對採購計劃、審批、價格咨詢、招標、簽訂合同、驗收、核算、付款和領用等環節和行為的監察,防止了個人專權行為,使企業經營活動走上規範化、制度化和法制化的軌道。科學、規範的管理制度會有效地抑制腐敗,促進企業的精神文明和廉政建設。

　　採購比價審計有助於企業降低生產成本,提高產品的市場競爭力

　　工業產品成本的構成絕大部分是物資消耗,而採購價格是影響物資成本的重要因素。在合理確定進貨批量,減少進貨批次,保證採購物資質量的條件下,降低進貨價格,即降低購進的在產品生產、基本建設和專項工程中所使用的主要原材料、輔助材料、燃料、動力、工具、配件和設備等物資的價格,可以降低產品成本,從而增強產品的市場競爭力。

　　1.企業領導的重視是開展採購比價審計的前提

　　採購環節中出現的許多貪污腐敗案例,大多發生在企業領導階層。審計部門開展採購比價審計工作,是對採購價格領域的過錯、舞弊現象進行揭露,必然要損害到某些人的利益,勢必要遭到一些勢力的反對、抵制。只有企業的高層領導人員廉潔奉公,遵紀守法,以企業的發展為己任,認識到採購比價審計的重要性,敢於在企業內部引進價格審計機制,支持採購比價審計,這樣採購比價審計工作才能順利開展,並且能夠取得顯著成效。

　　 2.建立價格審計機構,配備高素質的價格審計人員是採購比價審計取得成功的保證

　　在審計部門設立專門的物價科,獨立行使企業物價管理職能,對物流進行全過程監控。採購比價審計不僅涉及財務、管理和市場等方面的知識,而且要涉及到許多相關部門、單位和個人的經濟利益,因此價格審計人員素質的高低直接關係到採購比價審計的成敗。高素質的價格審計人員應堅持原則、廉潔奉公、忠於職守、維護本企業的經濟利益;同時必須業務熟練、責任心強,為了企業的利益敢於得罪人,具有大膽負責、一絲不苟的工作作風和廣、博的知識面。只有這樣才能保證價格審計工作順利實施。

　　3.建立健全的價格信息資料庫是開展採購比價審計的基礎

　　審計部門要開展採購比價審計,首先必須要有一套比較合理、有效的價格標準,以此作為依據,來確定待購物資的價格。因此,應通過電話咨詢、市場調查、網上查詢、招投標檔案、報刊雜誌和企業內部的採購資料等渠道建立企業常用物資的價格信息資料庫,為採購比價審計奠定比價基礎。同時價格信息庫應當根據企業所需物資的定點生產企業的情況和各種物資的市場價格動態進行更新。

　　4.完善的價格審計制度是開展採購比價審計的保障

　　企業應當按照科學有效、公開公正、比質比價、監督制約的原則,建立健全採購管理監督的各項制度,確保企業內審機構履行物資比價採購的監督職能,如《採購比價審計制度》、《工程造價審計制度》、《經濟合同審計制度》、《物資採購招標投標管理辦法》等,能夠明確比價審計的原則、程式和方法,做到價格審計有章可循、操作規範。

　　5.嚴格的考核、獎懲制度能夠調動、激發業務人員的積極性和創造性

　　比價管理制度給業務人員和決策領導者營造了一個正常、健康的工作環境,價格信息資料庫使審計部門的價格審計工作有章可循,因此制定考核、獎懲辦法,能夠按照節約額或超支額進行獎懲。獎懲兌現,能夠有效地調動、激發業務人員的積極性和創造性。