審計信息

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什麼是審計信息

  審計信息指審計人員在全面審查相關單位的經濟活動過程中,運用一定的技術、方法、手段,加工處理得出來的各種情報、資料,是審計工作情況、做法、經驗和成果的具體反映。審計人員通過對經濟活動進行監督,將對具體事項審計的結果整理成為一定的審計信息,反饋給決策使用單位,為決策者提供可靠的依據,增強決策者決策的針對性和可操作性。審計信息作為信息的一種,是單位管理部門決策支持信息系統的重要組成部分,其真實性、可靠性、相關性直接影響和制約著決策的科學性和有效性。研究分析審計信息質量的制約因素,在對不同類型的因素進行區分的基礎上提出相應的措施,對於建立審計信息質量標準,提高審計信息質量有著重要的意義。

審計信息的特征

  審計信息具有如下特征:

  第一,審計信息具有社會性。審計信息是一種人類社會信息,來源於社會審計活動及其相關的人類活動,比如政治活動、行政活動,特別是經濟活動,不論在信息內容、傳遞手段及信息目的上都有不同於自然信息之處。

  第二,審計信息具有經濟性。這是就審計信息的內容而言。由於審計是經濟監督的一種形式,這就決定了審計組織為了有效地實施對經濟活動的監督,就必須掌握有關經濟運行情況的信息,通過這些信息的分析,瞭解經濟運行的偏差,以確定審計的內容和重點。

  第三,審計信息具有廣泛性和多種適用性。由於審計組織星羅棋佈遍及全國,能對經濟運行的各個方面、各個環節實施監督,它不僅能掌握各個具體單位、組織生產經營的具體情況,而且能從一個地區、一個部門以至整個國家出發,瞭解經濟運行的情況。因此而得到不同單位組織、不同環節、不同部門和不同層次的審計信息,對不同層次和不同類型的經濟管理組織具有廣泛的適用性。

  第四,審計信息具有時效性。這主要是指審計信息反映的情況針對性強,切中時弊,恰到好處。如果所收集的信息雖然“內容無限真”,但反映遲緩,錯失良機,就會成為“明日黃花”,使信息失去使用價值。此外,時效性一般還包括著信息的先兆性,與審計有關的各種事項在變化之前總有跡象表現出來,即發生先兆性信息,以便對經濟活動進行及時監督,對審計活動進行迅速控制,查錯防弊,防患於未然。

  第五,審計信息具有可信性。由於審計組織不參與被審計單位的經濟活動,能獨立客觀地檢查評價經濟運行的狀況,從而使審計信息具有可信性的特征。

審計信息的影響因素

  一、主體因素,即審計主體在審計信息產生過程中的能動作用。

  所謂審計主體,是指在審計活動中主動實施審計行為,行駛審計監督權的審計機構及其審計人員。審計主體貫穿著審計信息產生過程的始終,對審計信息質量起著決定作用,是制約審計信息質量的第一因素。

  1、審計人員分析。審計人員能否準確恰當的將審計技術與審計客體聯繫起來並將其付諸實施,取決於審計人員的認知和能力。由於經濟活動的動態發展性與審計人員知識結構的相對穩定性之間矛盾的存在,審計人員的認知能力是相對滯後的、有限的,這就決定了審計人員對經濟活動的審查監督不可能總是恰如其分的。審計人員按照自己對審計技術的理解行駛審計,相對不完美的理解與客觀的經濟活動相互結合,必然會造成審計主體的產品——審計信息的不完美性。同時由於審計人員具有差異性、複雜性等特點,其對同一經濟活動實施審計行為的結果也是多樣的、互異的。所以說,審計人員認知與能力的有限性是客觀存在的,也是不可避免的,我們只能減少卻不能消除這種由於有限性而造成的審計信息失真的風險。

  細化審計人員的認知與能力的具體方面,無外乎審計人員的專業知識和職業道德。審計人員專業知識是審計人員從事審計工作的基礎,具體包括文化、經濟、法律與審計知識等等。各個部分知識的深度、廣度及比例決定了審計人員素質的高低,相同條件下,專業素質的高低與審計人員的鑒別分析能力成正相關關係,審計人員能否熟練、恰當的將專業知識應用於被審計的經濟活動是產生合理科學的審計信息的關鍵。審計人員的職業道德是指審計人員在審計工作過程中長期形成的應當普遍遵守的職業行為規範,這種規範約束著審計人員的審計行為,併為審計人員指明正確的方向。由於審計人員都是“理性人”,其行為都是以個人自身利益最大化為依據,主動的或被動的趨利避害。審計職業道德可以有效剋服審計人員的利己行為,通過端正審計人員的主觀動機,從而促使審計人員客觀、公平、公正的實施審計行為,有利於真實審計信息的產生。

  2、審計機構分析。審計機構是為了完成審查監督經濟活動使命將審計人員所作的系統性安排,審計機構是擁有共同目標的審計人員的集合,通過不同的職責分工和協調來實現目標。審計信息的形成是一種集體行為的過程,通過審計人員的積极參与、有效協作,將零亂的、無序的信息進行整理、整合,從而得到規範的、有序的審計信息。審計機構作為信息“產品”的生產機構,其人員分工和協調的效率直接制約影響著審計信息的質量。

  首先,審計機構是許多審計人員的組合,實施審計行為是一種集體的智慧。審計機構是一個集合,審計人員是集合中的元素,審計機構的目的是使得整體效能大於各個元素效能之和。由於不同的審計人員業務素質具有相對優劣性,如何確定不同素質審計人員的組合,將直接影響著審計活動的質量,並最終影響著審計信息的質量。其次,審計機構通過一定的組織方式對審計人員進行不同的分工,通過對不同人員的權責劃分來協調審計人員行為。具體外在表現為將審計機構這個系統劃分若幹個子系統,即劃分為技術系統、行政系統和信息系統。技術系統必須依據於審計流程,必須有利於各個專業人員的有效組合;行政系統必須具有等級層次性和邊界限制性,便於職權的相互銜接,有利於相互牽制;信息系統必須便於信息收集、處理、傳遞的科學化,有利於集體智慧的發揮。只有各個子系統之間相互協調、有效配合,才有可能產出科學有效的審計信息。

  二、客體因素,即指審計客體對審計信息的反作用。

  所謂審計客體,是指在審計活動中被動接受審計行為,配合審計監督的單位和個人。審計客體是審計行為的接收者,其本身也是影響和制約著審計信息質量的重要因素。

  首先,審計客體的思想端正與否制約著審計信息質量的高低。相對於審計主體來說,審計客體掌握著豐富的信息,審計主體相對於審計客體是信息不對稱的。由於審計客體的利己性客觀存在,當審計主體對審計客體實施審計行為時,審計客體有可能採用一種消極的態度對待,或是提供虛假審計信息,或是銷毀證據,或是遮短揚長,由於審計客體對審計主體的不支持,本身提供給審計主體的原始審計信息就是不全面的,甚至是虛假的,這就給審計主體搜集審計證據帶來了許多困難,人為的增加了審計信息的風險性。

  其次,審計客體本身的組織次序也制約著審計信息的質量。審計客體本身就是審計原始信息的生產機構,而審計原始信息是審計信息的基礎,只有真實可靠的審計原始信息通過審計人員的整理、綜合、分析,才有可能產生科學的審計信息。由於審計原始信息是審計客體各個子系統的相互協作、有效配合的結果,各個子系統是否合理配置、協調機制是否健全,都將影響和制約審計原始信息的質量,從而進一步影響審計信息的質量。因此說,審計客體的組織次序與審計信息的質量密切相關。

  三、行為因素,即指審計行為規範對審計信息質量的影響。

  所謂審計行為,是指審計主體對審計客體進行審查和監督活動中所運用的法律、法規、技術、方法、手段。審計行為因素主要由制度性因素和技術性因素組成。制度性因素是指審計過程中所運用的法律、規章、理論等審計行為規則的因素;技術性因素是指審計過程中所運用的手段、策略、技巧等實施審計行為的方法因素。審計行為因素是連接審計主體和審計客體的橋梁,是影響和制約審計信息質量的主要因素。

  1、制度性因素分析。通過建立各種法規體系,緩和各方面的矛盾,約束和規範各方面的行為,調整各方面的利益。審計有關的各種法律、規章的制定和頒發也是如此,通過這種強制性規範,引導審計行為進入合理的科學的軌道,促進審計工作的協調開展。它是審計工作開展的必要前提和依據。審計法規作為審計的游戲規則,是各方面利益主體相互博弈的結果,是一種人造的規則。當制定出的規則存在漏洞時,具有“理性人”特點的審計行為主體就會充分利用這一漏洞為自己服務。這種客觀存在的缺陷將在一定程度上影響審計信息的質量。

  制度性因素還包括理論體系。理論來源於實踐,理論的最終目的是指導實踐。理論必須符合客觀實際的規律,必須與客觀實際的發展相一致。審計理論作為指導審計活動的基礎,貫穿於審計活動的始終,其成熟與否影響和制約審計活動的開展,並最終影響審計信息的質量。由於人的認知和能力是“有限性”的,相對於審計實踐是滯後的,不可能總結出與審計域完全一致的理論。這種相對缺陷的理論來指導審計實踐,產生失真的審計信息也是在所難免的,這種規則性失真只能減少但不能消除。

  2、技術性因素分析。審計是一種專業性很強的工作,需要一定的技巧和策略。為了完成一定的審計任務,充分發揮審計的職能和作用,必須針對不同的審計對象和任務,靈活運用各種審計方法。恰當、科學地運用審計方法,有助於提高審計工作質量和效率,更有助於提高審計工作的最終產出品——審計信息的質量。

  審計人員在實施審計時,通過對雜亂無章的原始審計信息進行收集,掌握原始信息所傳遞的經濟活動,運用核對法賬戶分析法調節法等專業方法對經濟現象進行評價,尋找蛛絲馬跡,提出可疑點,對發現的可疑現象通過觀察法查詢法等方法進行更為全面深入的掌握,追根問底、辨明真相,得出審計結論,寫出審計報告,產出審計信息。審計工作實質上是各種審計方法的集合。不同審計方法的運用,不同審計方法的組合都將在一定程度上影響和制約審計信息的質量。只有針對特定審計任務的目標,本著目標牽引的原則,充分利用各種方法手段,使其成為一個相互聯繫、相互制約、相互補充的完整的方法體系,有助於科學有效的審計信息的產生。

審計信息工作的主要任務與職責

  《審計機關審計信息工作的規定》中指出,審計信息工作的主要任務是:反映審計工作中的重要情況和審計查出的重大問題,交流審計工作經驗和方法,宣傳審計工作成果和作用,為領導科學決策審計機關指導工作,以及擴大審計的社會影響服務。審計信息工作必須堅持黨的基本路線和實事求是的原則,堅持分層次服務,圍繞國家經濟工作中心和財經活動中的重點、難點、熱點問題,通過審計和審計調查,反映新情況、新問題。審計署對審計系統審計信息工作進行指導,各級審計機關應當加強對審計信息工作的領導,提出要求,佈置任務,組織協調,支持和指導信息機構發揮整體功能,做好審計信息工作。

  審計信息工作的機構應履行的主要職責是:依據黨和國家的方針、政策,結合本地區、本部門的工作部署,研究制定審計信息工作計劃,並組織實施;做好信息的採集、篩選、加工、傳送、反饋和存貯等日常工作;結合政府的中心工作、審計工作的重點和領導關心的問題,以及從信息中發現的重要情況,組織專題調研,提供深層次的信息;為本級政府和上級審計機關提供信息服務;組織開展審計信息工作經驗交流,瞭解和指導下級單位的審計信息工作;組織本級和下級審計信息工作人員的業務培訓;組織審計工作的對外宣傳報道。此外,各級審計機關應當根據本地區的實際情況和需要,建立和完善審計信息網路,配備足夠的專職和兼職審計信息工作人員等。

審計信息工作的分類

  審計信息按不同的標準可以分成不同的類型,分類的目的是便於把握各類信息的特點及寫作要領,促進審計信息質量的提高。現以信息所反映的審計工作的階段、信息篇幅的長短、信息所反映問題的褒貶和信息內容的業務性四個標準,將審計信息進行分類,以方便審計信息的寫作。

  一、以信息所反映審計工作的階段為標準每項審計工作,都可以分為工作前、工作中和工作後,或稱為事前、事中和事後。事前要理思路,定措施,出辦法,反映這個階段的信息叫做思路型信息,它是對某項工作具有創新意義和指導作用的新舉措的反映。這類信息是反映一個單位是否解放思想,堅持與時俱進,擺脫循規蹈矩的傳統思維定式,工作是否具有創新性、開拓性的標誌。其特點有三個:一是事前的介紹;二是要有創新性;三是對工作具有指導借鑒價值。事中反映工作進行到某種程度的信息叫動態信息,這類信息相當於新聞消息,其特點是實效性強,反映的問題重要,事件新鮮,篇幅簡短。事後重點總結工作做法的信息叫經驗型信息,它是對某項工作高度概括出的具有推廣價值的經驗性總結,對本系統今後開展同類工作具有思路上的啟發性,措施上的借鑒性,工作上的指導性。重點總結工作成效的信息叫成果類信息;重點反映被審計單位認真落實審計決定的信息稱為反饋型信息,它是對過去審計中發,現的問題或下達的審計決定、建議進行追蹤,反映出現在的落實情況或落實後取得的效果。這類信息重點寫被審計單位怎樣積極採取措施落實審計決定或落實審計決定後取得的成效,不能把被審計單位存在的問題當作重點來寫。註意不要按時間順序來寫,要用倒敘的方法來寫。

  二、以審計信息篇幅的長短為標準以審計信息篇幅的長短為標準,可將審計信息分為審計簡訊和調研型信息。

  審計簡訊是用一句話或幾句話說明一個與審計工作有關的情況。審計簡訊一般都包括新聞簡訊的五個W,即何時?何地?何人?何事?何因?其特點是簡潔、信息量單一,具有較強的時效性。

  抓住改革開放中帶有普遍性、傾向性、典型性的重大問題,運用審計和調查相結合的方法,通過深入客觀的審計,廣泛細緻的調查,巨集觀與微觀兩個方面的綜合分析研究,從體制、機制和制度等各個層面提出具有針對性、前瞻性、建設性、高層次性、有價值的意見和建議,為領導巨集觀決策提供科學依據的深度信息稱為調研型信息。其特點是所反映的問題具有普遍性、典型性,信息篇幅長,結構較為複雜。

  撰寫調研型信息時要註意四點:一是開門見山,點名主題。寫信息一定要用最簡潔的文字,最快的速度,單刀直入,切入主題,抓住讀者的眼球,切忌下筆千言,離題萬里。二是展開背景,做好鋪墊。背景資料是對審計事實的說明和解釋。寫調研型信息不能把註意力都集中在從賬本上得到的數據,要以較為開闊的視野,利用座談調研等手段,從巨集觀和微觀兩個方面,廣泛搜集與調研主題有關的資料,將相關問題調查清楚,並作為背景資料寫進信息,以豐富信息內容,為集中披露主要問題做好鋪墊,展示所反映問題的來龍去脈。三是問題要定性準確,表述清楚。對審計發現的問題,不能誇大,也不能縮小,要客觀公正,實事求是。每個問題要先用一句或兩句概括語表述,然後再詳細說明,全部問題要按照先重要、後次要的順序擺出來。四是審計建議要有針對性,可操作性。要站在領導處理問題的角度上,提出讓有關部門能真正落到實處的建議。

  三、以信息所反映事實的褒貶為標準根據信息所反映事實的褒貶,可將審計信息分為表揚類信息和揭露問題型信息。

  表揚類信息主要指反映被審計單位財務管理等方面成績和經驗的信息。審計工作者不但要善於發現被審計單位的違紀違規問題,還要善於發現被審計單位財務管理等方面的成功經驗,並幫助總結、完善,使其在更大範圍內得以推廣,以取得更大的社會效益,這是審計服務巨集觀的一個重要方面,也是密切審計機關與被審計單位關係的一項實實在在的措施。

  問題類信息是審計信息中最主要的一種信息類型。因為,揭露問題是審計部門的第一職責,向政府報憂是審計機關發揮領導決策和民眾眼睛的重要體現。問題類信息的內容一般分為四部分:一是發現的問題。審計所揭示的問題必須事實清楚,數據確鑿,既要有反映這一類問題的總體數據,又要有反映個別事例的特殊數據。二是問題發生的原因。原因分析要全面、客觀、公正、深刻,有真知灼見。三是問題產生的危害。問題的危害一定要講深講透,不偏不依,客觀公正。四是解決問題的對策。

  撰寫問題類信息不一定每篇四個方面都寫,具體要看所反映的問題的重要程度和新穎程度。有的可以只反映發現的問題,有的需寫明問題與對策,只有那些特別重要的問題,才有必要寫全四個方面。

  根據問題性質的不同,問題類信息又分為苗頭類問題信息、建議類信息、內幕信息(或稱為敏感問題類信息或機密信息)。

  苗頭類問題信息又稱為預測性信息、前瞻性信息或預警性信息,它是對審計中發現的具有苗頭性的新情況、新問題,進行多角度分析研究,換位思考,把握問題的要害,預測發展的方向,為黨委政府超前謀劃提供的一種信息。

  建議型信息是針對審計發現的某個問題或現象提出改進意見,以發揮審計決策參謀作用的一種信息。建議型信息的選題要貼緊當前社會經濟形勢,選擇那些黨委政府和人民群眾急需解決的問題,提出有價值的建設性的意見或建議,當好黨委政府的參謀助手。不要只就一些無關疼癢、無足輕重的雞毛蒜皮的問題,提一些難以落實的建議,這樣會顯得審計人員的層次太低。建議類信息一定要抓住機遇,才能引起領導的重視。審計建議應掌握四條原則:一是建議要有針對性,做到 “對症下藥”;二是建議要有理有據,做到讓人口服心服;三是建議要具有可操作性,切忌大而空,沒法落實;四是在審計回訪中要搞好被審計單位審計建議落實情況的調查。

  內幕問題信息是指那些不宜公開披露的,能嚴重影響一個部門或當地黨委政府信譽和形象的敏感問題的信息。其特點是信息所反映的問題具有較強的敏感性,公開披露後將會造成一定的負面影響。敏感類問題信息特別要註意報送範圍,還要處理好信息和宣傳的關係。信息的傳播是有一定範圍的,而宣傳是面向全社會的。

  四、以信息內容的業務性為標準以信息內容的業務性為標準可將審計信息分為審計業務類信息和非業務類信息。

  審計業務類信息是指直接反映審計業務工作的各種信息。非業務類信息是指反映審計業務之外的信息。如反映機關黨的建設、廉政建設、精神文明建設、行風建設、計劃生育、環境基礎建設、檔案管理等方面的信息。撰寫非業務類信息,切忌空話、大話、套話,務必要措施實,語言新,數據準。

審計信息的獲取方法

  一、必須與審計工作的實際相結合。審計信息當然離不開審計工作的實踐,審計業務人員在實施審計工作的過程中,要有信息意識。從審計調查開始,審計人員就代表了政府公務員的角色,通過審計,對被審計單位的基本情況、財務管理和使用情況、內部控制制度建設和落實情況、國有資金和資產的管理情況、執行國家和地方的財經法律和法規情況、存在的問題及其產生問題的原因等方面應當具有真實的瞭解。每個方面都有普遍性與特殊性的信息資源,甚至具有鮮活的信息資源,關鍵看你能否深入地挖掘、綜合分析、歸納和整理。良好的審計信息人員能夠拓寬視野,敏銳地觀察事物,既有巨集觀的眼光也有微觀的思考。善於從大處著眼,小處著手,挖掘審計信息的資源。因此,可以說,審計工作的實踐,是審計信息用之不盡的源泉,是寫好審計信息肥沃的土壤。特別是從事審計工作第一線的同志,要不斷增強信息意識,不斷增強審計工作為巨集觀調控服務的觀念,勤於觀察,勤於思考,勤於動筆,把審計工作中遇到的“零珠碎玉”去粗取精,去偽存真,串成一串最美麗、最具風格的“項鏈”,寫出更多更好的審計信息。

  二、必須與黨的大政方針相符合。審計監督工作必須圍繞中心,服務大局,審計信息同樣需要圍繞中心,服務大局。審計人員的政治素質、價值取向與審計信息有著直接的關係。不能設想,一個黨性觀念、紀律觀念不強,不能認真學習和貫徹執行黨的路線方針政策的人,能夠寫出高質量的審計信息。審計人員撰寫的每一篇信息必須與黨的大政方針“同期聲”,要真實地反映基層在貫徹落實黨的路線方針政策中遇到的問題,反映人民群眾的呼聲。審計工作人員要結合自己的工作,反映社會各種組織在落實黨的經濟政策,特別是各種體制改革中基層群眾的反映。如私營經濟的發展、股份制、招商引資、企業間的資產重組兼併經濟組織之間的債權債務等等。通過財政財務收支審計和審計調查,審計人員都能獲得第一手資料。對這些資料加以綜合和歸納分析,抓住普遍性、典型性的問題,以審計信息為載體,反映改革中出現的新情況和新問題,對於各級領導調整經濟建設發展的思路,調整巨集觀調控政策具有極其重要的意義。

  三、必須與社會普遍關註的熱點和焦點問題相吻合。新聞消息註重社會公眾感興趣的事實的報道,審計信息同樣需要與社會關註的熱點和焦點問題相吻合。審計人員大都工作在第一線,與基層人民群眾接觸的最廣泛,特別是與基層從事財務工作的人員接觸的最多。通過審計,審計人員能夠更多地瞭解基層反映的問題。特別是關係到人民群眾切身利益方面的審計項目,如企業改製資產評估社會保障資金審計、醫療衛生部門審計、農民負擔審計調查、教育系統收費審計調查、大型水利建設中的賠償資金審計等等,存在著大量的信息資源,並且直接關係到人民群眾的根本利益。通過揭示審計查出的問題,督促被審計單位加強整改,追還被擠占、挪用的資金,直接維護了人民群眾的利益。在涉及人民群眾切身利益項目的審計中,審計人員應當站在維護國家和人民群眾利益的高度,對審計中查證的問題通過審計信息進行披露,真實地反映人民群眾的呼聲,使審計信息貼緊貼近社會公眾關註的熱點和焦點問題,實踐“三個代表”的重要思想。

審計信息的系統管理

  審計信息的系統管理是指運用系統論的觀點,通過對各種審計信息進行收集、加工、反饋等,加強指導和控制審計工作的一種活動。主要目的就是要組織協調好審計信息的收集、加工和利用工作,使各類審計信息更好地為開展審計工作服務。在現代社會中,信息既是管理活動的重要內容,又是管理活動的終極目的,即管理者的最終目的就是為了獲取各種各樣有價值的社會、政治、經濟、科技、文化方面的信息。

  審計信息的收集審計信息收集是指審計組織根據審計監督業務和審計管理需要,從各個信息源取得各類審計信息的過程。廣義的審計信息收集,還包括審計信息反饋和輸入的信息。審計信息的收集不能簡單地理解為是進入審計組織內,因為作為審計信息收集的內容,包括了審計組織內部的各類業務信息,它們本身就已存在於審計組織內。通常,我們可以把審計信息收集理解為審計信息進入審計信息管理系統的過程,審計信息收集處於審計信息管理迴圈的起點,是審計信息管理過程的開始。收集審計信息必須具有適用性、真實性、系統性和同質性。為此,有必要選擇合理的審計信息收集的程式和方法,包括:確定收集信息的目標,制定信息收集的計劃,運用實地調查法、指令收集法、制度收集法、問卷收集法、定點收集法等方法收集審計信息,彙總傳遞審計信息。

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