查詢法

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查詢法(Query Method)

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什麼是查詢法

  查詢法又稱“側面查法”,是指查賬人員對審查過程中發現的疑點和問題,通過調查和詢問被查單位內外有關人員,瞭解書面資料未能詳盡提供的信息以及書面資料本身存在的問題,弄清事實真相,取得審查證據的一種方法。

查詢法的分類

  1、面詢法

  面詢法,是由查賬人員向被查單位有關人員當面徵詢意見、核實情況的一種查賬方法。

  可以是面談,由查賬人員做記錄,也可以是書面回答。對於面詢結果,查賬人員和被詢問人員均應在詢問記錄上簽字蓋章,明確責任以保證證據的可靠有效。

  2、函詢法

  函詢法是指查賬人員根據查賬的具體需要,設計出已定格式的函件寄給有關單位和人員,根據對方的回答來獲取有關資料,或對某些問題予以證實的一種查詢方法。

查詢法的應用要點

面詢法應用要點

  詢問方式的選擇是查賬人員與被詢問人接觸和交談的形式,如果選擇不當,不僅影響查詢的效果,有時會使詢問導入“殘局”。如對有關違法亂紀現象的知情人的詢問,安排在大庭廣眾之下的走廊上,人來人往,無人不知,知情人面對無數雙投來的目光欲說無膽,後顧之憂甚重,怎麼能夠直言相告?再如查賬人員在有關會議上要求被詢問人提供違法亂紀者的作假證據,顯然會造成會場“冷場”,無人應答;所以查賬人員採取查詢法要善於發現和採用最佳的詢問方式,追求最佳的詢問效果。

  1、集體詢問

  集體詢問指將眾人集中於一處,採取會議式的群體詢問的方法,它適用於以下情況:

  1)調查瞭解一般的情況或查實普通問題,這些情況和問題是眾所周知的,無法迴避和隱瞞的。

  2)調查的情況和問題無需保密。

  3)詢問的內容不會招致當事人和行為人的打擊報複,所以被詢問人無後顧之憂,可以暢所欲言。

  4)調查的結果不會令眾人難堪,或對反映情況人造成不利影響和後果。

  5)被詢問人大多性情開朗,善於言談,無語文障礙。

  6)當眾調查有利啟發思路,容易達到較好的詢問效果。

  2、小範圍詢問

  小範圍詢問指對二至三人進行查詢取證,小範圍詢問既有別於集體詢問,也不同於個別詢問,它是分頭對少數幾人實施詢問。其談話的話題可以相對自由一些,氣氛可以寬鬆一些;當然對詢問的對象,查賬人員要認真研究和選擇小範圍詢問適用於兩三位被詢問者之間無利害衝突,對某些問題有共同的認識,容易達到一致,或者共同參與和介入某些業務,但由於客觀條件所限,對其認知的程度不甚全面,需要一起進行回憶還原事件的原有面目。如被查單位若幹位群眾寫信舉報本單位財務部門、採購部門少數人的不正之風,查賬人員便可以採取小範圍詢問的方式,將寫信的賤賣集中起來有針對性地進行詢問;又如被查單位發生了事故,當時現場目擊者僅兩三人,這是眾所周知的,查賬人員為了調查事故的起因和發生經過,可以採取小範圍詢問法。小範圍詢問時,被詢問者談話具有很強的互補性,談及的內容具有較好的延伸性,可以不受環境的影響,詢問人和被詢問人之間容易溝通,對一些不善言辭的人也能起到較好的啟發開導作用。

  3、個別詢問

  個別詢問指查賬人員對被查單位內外某一個人單獨進行詢問。個別詢問給人的感覺有些不自在,被詢問人總擔心說錯了什麼,心理壓力和防備是明顯的,這種壓力既來自於查賬人員,也來自於被查單位的環境。所以查賬人員應適當擴大個別詢問的主題,這是既可增加信息資料的來源,又可減輕被詢問人心理負擔的得力舉措;其次,查賬人員要註意詢問的內容,一般宜採用個別詢問的問題:

  1)詢問的內容較為嚴重,不宜擴散,走漏了消息對查自由式工作進展不利。

  2)談話內容涉及到對人和事的處理,對被詢問人可能產生不利的影響和後果,可能招致威肋和損害,可能帶來當事人的打擊報複。

  3)被詢問人係為數不多的知情人,眾人關註,其一舉一動都可以產生牽一發而動全身的效果。

  4)詢問的內容屬於需要保密的範圍。

  5)需要與當事人、知情人和其他相關人員對質的內容。

  6)被詢問人有語言障礙或不善於交際和言談,或存在心理障礙,受到挫折後容易產生不良後果。

  7)需要查賬人員引導和啟發後,才能進入角色的。

  8)有關違法亂紀活動的涉案人、參與人、知情人的調查、核實。

  調查詢問的方式可以因工作需要和案情發展而改變,但被詢問的對象不能因為這一改變而穿梭出現於各類詢問之中,同一被詢問者不宜出現在集體詢問,又出現於小範圍詢問個別詢問;多次詢問後調查的效果會呈現出遞減之勢。

函詢法應用要點

  函詢法的技術要點在於:

  1、選擇函詢的方法即採用積極函詢還是採用消極函詢

  2、設計函詢函的格式和內容。

  3、有關函詢事宜的妥善處置。

  函詢方式的選擇要根據查賬工作的具體需要,凡是在賬務資料上能查清的問題。能在被查單位內部弄清的問題就無需採取函詢的形式。因為函詢的信件往返需要較長的時間,有時可能石沉大海,有去無回,而查賬人員事先對此無法確切把握,一旦函件出現阻礙就有可能延誤查賬的進程,因此查賬人員不能對函詢抱有十分把握,只有到非函詢不可的地步,才組織實施函詢。

  函詢的事宜經過查賬人員的討論商議,一般情況下查賬人員不得以個人的名義函詢,而只能經過查賬小組組長同意後,以查賬小組或委托機構的名義進行。

  函詢所採用的方式:

  應視查證的內容及其重要性而定,一般情況,以下的內容宜採用積極函詢法。

  1、查賬的事宜特別重要對於弄清事實、查清問題有重要的作用,而查賬人員對此存在很大疑義,但尚未掌握充分證據,需要通過函詢提供有力而準確的資料依據。所謂重要可據以下特征來衡量:所查事項涉及較大金額,對查賬目標的實現影響重大;所查賬事項或業務事關重大,對查賬項目的進展起關鍵作用;是查賬項目取得突破的“瓶頸”,如果該問題不能突破,查賬項目將功場子一簣;案件定性、定量所需要的重要事實、情節、數據金額、單據等。

  2、經過對被查單位內部調查取證,幾乎所有的查賬程式和方法均實施後仍一辭行莫展,通過函詢可望取得新的證據材料,弄清有關事實真相。

  3、應查證事項的發生、發展涉及到被查單位以外的許多人和事,其背景材料和有關資料大多存於被查單位以外,而這些材料對查賬工作不可缺少。

  4、應查證事項與查賬日相距甚遠,在被查單位內證據材料已自然消失或中斷,採用積極函詢法有利於內部潛在的證據材料的恢復。

  5、被查單位內有關人員對被查業務作了偽裝,並制訂了攻守同盟,而需要從其外部打開缺口。

  6、其他需要採用積極函詢的情況。

  除此之外的其他被查事宜,可以採用消極函詢方法。消極函詢法適用於對一般事項的查證,如是否存在信用期內的應收賬款業務、與客戶是否保持正常業務往來、稅務結算有無拖欠、企業供貨是否及時、市場營銷是否平穩等等,消極函詢發出一定數量的函詢函,只有一部分被確認或回函,便算達到發函目的;消極發函所取得材料只能作為旁證材料,間接擴棄或補充支持查賬結論。

  函詢函的設計要突出查賬人員提出的問題,且易於理解,便於回答,不致於導致誤解和異議。

  函詢函的形式:

  函詢函的形式可以有多種,常見的是調查表格,但也可以是圖表式和文字式。

  回答問題的方式可以是說明式、是否式、填充式、打勾式等,但積極函詢法下必須留出空間給被調查人發表自己意見,即部分採用說明式。 調查的內容應包括以下幾個方面:

  1、查賬部門或單位的名稱,即說明函詢者主體的身份;如系審計機關,應寫是:“××審計機關函件”字樣;如系稅務部門,應寫明“××稅務局函件”字樣。等等。

  2、被函詢單位和個人名稱,單位應寫明法定全稱,個人應寫明其所在單位或通訊地址。

  3、函詢的目的,要求證實的內容和提供資料數據,此項內容應說明清楚,指向明確,寫清應證實的業務名稱、內容、經手人、涉及的人與事、發生的時間、數量規模、金額憑證及其號碼等等,並留有被函詢人回答問題的空檔。

  4、函詢的具體要求,包括回答的方式、內容、格式和復函的時間、回答人的簽名、單位的蓋章等。

  5、其他禮貌之語。

  6、發函單位的名稱(蓋章)、發函時間等。

  函詢函的格式設計各查賬單位有所不同,沒有統一的要求。

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