审计信息

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什么是审计信息

  审计信息指审计人员在全面审查相关单位的经济活动过程中,运用一定的技术、方法、手段,加工处理得出来的各种情报、资料,是审计工作情况、做法、经验和成果的具体反映。审计人员通过对经济活动进行监督,将对具体事项审计的结果整理成为一定的审计信息,反馈给决策使用单位,为决策者提供可靠的依据,增强决策者决策的针对性和可操作性。审计信息作为信息的一种,是单位管理部门决策支持信息系统的重要组成部分,其真实性、可靠性、相关性直接影响和制约着决策的科学性和有效性。研究分析审计信息质量的制约因素,在对不同类型的因素进行区分的基础上提出相应的措施,对于建立审计信息质量标准,提高审计信息质量有着重要的意义。

审计信息的特征

  审计信息具有如下特征:

  第一,审计信息具有社会性。审计信息是一种人类社会信息,来源于社会审计活动及其相关的人类活动,比如政治活动、行政活动,特别是经济活动,不论在信息内容、传递手段及信息目的上都有不同于自然信息之处。

  第二,审计信息具有经济性。这是就审计信息的内容而言。由于审计是经济监督的一种形式,这就决定了审计组织为了有效地实施对经济活动的监督,就必须掌握有关经济运行情况的信息,通过这些信息的分析,了解经济运行的偏差,以确定审计的内容和重点。

  第三,审计信息具有广泛性和多种适用性。由于审计组织星罗棋布遍及全国,能对经济运行的各个方面、各个环节实施监督,它不仅能掌握各个具体单位、组织生产经营的具体情况,而且能从一个地区、一个部门以至整个国家出发,了解经济运行的情况。因此而得到不同单位组织、不同环节、不同部门和不同层次的审计信息,对不同层次和不同类型的经济管理组织具有广泛的适用性。

  第四,审计信息具有时效性。这主要是指审计信息反映的情况针对性强,切中时弊,恰到好处。如果所收集的信息虽然“内容无限真”,但反映迟缓,错失良机,就会成为“明日黄花”,使信息失去使用价值。此外,时效性一般还包括着信息的先兆性,与审计有关的各种事项在变化之前总有迹象表现出来,即发生先兆性信息,以便对经济活动进行及时监督,对审计活动进行迅速控制,查错防弊,防患于未然。

  第五,审计信息具有可信性。由于审计组织不参与被审计单位的经济活动,能独立客观地检查评价经济运行的状况,从而使审计信息具有可信性的特征。

审计信息的影响因素

  一、主体因素,即审计主体在审计信息产生过程中的能动作用。

  所谓审计主体,是指在审计活动中主动实施审计行为,行驶审计监督权的审计机构及其审计人员。审计主体贯穿着审计信息产生过程的始终,对审计信息质量起着决定作用,是制约审计信息质量的第一因素。

  1、审计人员分析。审计人员能否准确恰当的将审计技术与审计客体联系起来并将其付诸实施,取决于审计人员的认知和能力。由于经济活动的动态发展性与审计人员知识结构的相对稳定性之间矛盾的存在,审计人员的认知能力是相对滞后的、有限的,这就决定了审计人员对经济活动的审查监督不可能总是恰如其分的。审计人员按照自己对审计技术的理解行驶审计,相对不完美的理解与客观的经济活动相互结合,必然会造成审计主体的产品——审计信息的不完美性。同时由于审计人员具有差异性、复杂性等特点,其对同一经济活动实施审计行为的结果也是多样的、互异的。所以说,审计人员认知与能力的有限性是客观存在的,也是不可避免的,我们只能减少却不能消除这种由于有限性而造成的审计信息失真的风险。

  细化审计人员的认知与能力的具体方面,无外乎审计人员的专业知识和职业道德。审计人员专业知识是审计人员从事审计工作的基础,具体包括文化、经济、法律与审计知识等等。各个部分知识的深度、广度及比例决定了审计人员素质的高低,相同条件下,专业素质的高低与审计人员的鉴别分析能力成正相关关系,审计人员能否熟练、恰当的将专业知识应用于被审计的经济活动是产生合理科学的审计信息的关键。审计人员的职业道德是指审计人员在审计工作过程中长期形成的应当普遍遵守的职业行为规范,这种规范约束着审计人员的审计行为,并为审计人员指明正确的方向。由于审计人员都是“理性人”,其行为都是以个人自身利益最大化为依据,主动的或被动的趋利避害。审计职业道德可以有效克服审计人员的利己行为,通过端正审计人员的主观动机,从而促使审计人员客观、公平、公正的实施审计行为,有利于真实审计信息的产生。

  2、审计机构分析。审计机构是为了完成审查监督经济活动使命将审计人员所作的系统性安排,审计机构是拥有共同目标的审计人员的集合,通过不同的职责分工和协调来实现目标。审计信息的形成是一种集体行为的过程,通过审计人员的积极参与、有效协作,将零乱的、无序的信息进行整理、整合,从而得到规范的、有序的审计信息。审计机构作为信息“产品”的生产机构,其人员分工和协调的效率直接制约影响着审计信息的质量。

  首先,审计机构是许多审计人员的组合,实施审计行为是一种集体的智慧。审计机构是一个集合,审计人员是集合中的元素,审计机构的目的是使得整体效能大于各个元素效能之和。由于不同的审计人员业务素质具有相对优劣性,如何确定不同素质审计人员的组合,将直接影响着审计活动的质量,并最终影响着审计信息的质量。其次,审计机构通过一定的组织方式对审计人员进行不同的分工,通过对不同人员的权责划分来协调审计人员行为。具体外在表现为将审计机构这个系统划分若干个子系统,即划分为技术系统、行政系统和信息系统。技术系统必须依据于审计流程,必须有利于各个专业人员的有效组合;行政系统必须具有等级层次性和边界限制性,便于职权的相互衔接,有利于相互牵制;信息系统必须便于信息收集、处理、传递的科学化,有利于集体智慧的发挥。只有各个子系统之间相互协调、有效配合,才有可能产出科学有效的审计信息。

  二、客体因素,即指审计客体对审计信息的反作用。

  所谓审计客体,是指在审计活动中被动接受审计行为,配合审计监督的单位和个人。审计客体是审计行为的接收者,其本身也是影响和制约着审计信息质量的重要因素。

  首先,审计客体的思想端正与否制约着审计信息质量的高低。相对于审计主体来说,审计客体掌握着丰富的信息,审计主体相对于审计客体是信息不对称的。由于审计客体的利己性客观存在,当审计主体对审计客体实施审计行为时,审计客体有可能采用一种消极的态度对待,或是提供虚假审计信息,或是销毁证据,或是遮短扬长,由于审计客体对审计主体的不支持,本身提供给审计主体的原始审计信息就是不全面的,甚至是虚假的,这就给审计主体搜集审计证据带来了许多困难,人为的增加了审计信息的风险性。

  其次,审计客体本身的组织次序也制约着审计信息的质量。审计客体本身就是审计原始信息的生产机构,而审计原始信息是审计信息的基础,只有真实可靠的审计原始信息通过审计人员的整理、综合、分析,才有可能产生科学的审计信息。由于审计原始信息是审计客体各个子系统的相互协作、有效配合的结果,各个子系统是否合理配置、协调机制是否健全,都将影响和制约审计原始信息的质量,从而进一步影响审计信息的质量。因此说,审计客体的组织次序与审计信息的质量密切相关。

  三、行为因素,即指审计行为规范对审计信息质量的影响。

  所谓审计行为,是指审计主体对审计客体进行审查和监督活动中所运用的法律、法规、技术、方法、手段。审计行为因素主要由制度性因素和技术性因素组成。制度性因素是指审计过程中所运用的法律、规章、理论等审计行为规则的因素;技术性因素是指审计过程中所运用的手段、策略、技巧等实施审计行为的方法因素。审计行为因素是连接审计主体和审计客体的桥梁,是影响和制约审计信息质量的主要因素。

  1、制度性因素分析。通过建立各种法规体系,缓和各方面的矛盾,约束和规范各方面的行为,调整各方面的利益。审计有关的各种法律、规章的制定和颁发也是如此,通过这种强制性规范,引导审计行为进入合理的科学的轨道,促进审计工作的协调开展。它是审计工作开展的必要前提和依据。审计法规作为审计的游戏规则,是各方面利益主体相互博弈的结果,是一种人造的规则。当制定出的规则存在漏洞时,具有“理性人”特点的审计行为主体就会充分利用这一漏洞为自己服务。这种客观存在的缺陷将在一定程度上影响审计信息的质量。

  制度性因素还包括理论体系。理论来源于实践,理论的最终目的是指导实践。理论必须符合客观实际的规律,必须与客观实际的发展相一致。审计理论作为指导审计活动的基础,贯穿于审计活动的始终,其成熟与否影响和制约审计活动的开展,并最终影响审计信息的质量。由于人的认知和能力是“有限性”的,相对于审计实践是滞后的,不可能总结出与审计域完全一致的理论。这种相对缺陷的理论来指导审计实践,产生失真的审计信息也是在所难免的,这种规则性失真只能减少但不能消除。

  2、技术性因素分析。审计是一种专业性很强的工作,需要一定的技巧和策略。为了完成一定的审计任务,充分发挥审计的职能和作用,必须针对不同的审计对象和任务,灵活运用各种审计方法。恰当、科学地运用审计方法,有助于提高审计工作质量和效率,更有助于提高审计工作的最终产出品——审计信息的质量。

  审计人员在实施审计时,通过对杂乱无章的原始审计信息进行收集,掌握原始信息所传递的经济活动,运用核对法账户分析法调节法等专业方法对经济现象进行评价,寻找蛛丝马迹,提出可疑点,对发现的可疑现象通过观察法查询法等方法进行更为全面深入的掌握,追根问底、辨明真相,得出审计结论,写出审计报告,产出审计信息。审计工作实质上是各种审计方法的集合。不同审计方法的运用,不同审计方法的组合都将在一定程度上影响和制约审计信息的质量。只有针对特定审计任务的目标,本着目标牵引的原则,充分利用各种方法手段,使其成为一个相互联系、相互制约、相互补充的完整的方法体系,有助于科学有效的审计信息的产生。

审计信息工作的主要任务与职责

  《审计机关审计信息工作的规定》中指出,审计信息工作的主要任务是:反映审计工作中的重要情况和审计查出的重大问题,交流审计工作经验和方法,宣传审计工作成果和作用,为领导科学决策审计机关指导工作,以及扩大审计的社会影响服务。审计信息工作必须坚持党的基本路线和实事求是的原则,坚持分层次服务,围绕国家经济工作中心和财经活动中的重点、难点、热点问题,通过审计和审计调查,反映新情况、新问题。审计署对审计系统审计信息工作进行指导,各级审计机关应当加强对审计信息工作的领导,提出要求,布置任务,组织协调,支持和指导信息机构发挥整体功能,做好审计信息工作。

  审计信息工作的机构应履行的主要职责是:依据党和国家的方针、政策,结合本地区、本部门的工作部署,研究制定审计信息工作计划,并组织实施;做好信息的采集、筛选、加工、传送、反馈和存贮等日常工作;结合政府的中心工作、审计工作的重点和领导关心的问题,以及从信息中发现的重要情况,组织专题调研,提供深层次的信息;为本级政府和上级审计机关提供信息服务;组织开展审计信息工作经验交流,了解和指导下级单位的审计信息工作;组织本级和下级审计信息工作人员的业务培训;组织审计工作的对外宣传报道。此外,各级审计机关应当根据本地区的实际情况和需要,建立和完善审计信息网络,配备足够的专职和兼职审计信息工作人员等。

审计信息工作的分类

  审计信息按不同的标准可以分成不同的类型,分类的目的是便于把握各类信息的特点及写作要领,促进审计信息质量的提高。现以信息所反映的审计工作的阶段、信息篇幅的长短、信息所反映问题的褒贬和信息内容的业务性四个标准,将审计信息进行分类,以方便审计信息的写作。

  一、以信息所反映审计工作的阶段为标准每项审计工作,都可以分为工作前、工作中和工作后,或称为事前、事中和事后。事前要理思路,定措施,出办法,反映这个阶段的信息叫做思路型信息,它是对某项工作具有创新意义和指导作用的新举措的反映。这类信息是反映一个单位是否解放思想,坚持与时俱进,摆脱循规蹈矩的传统思维定式,工作是否具有创新性、开拓性的标志。其特点有三个:一是事前的介绍;二是要有创新性;三是对工作具有指导借鉴价值。事中反映工作进行到某种程度的信息叫动态信息,这类信息相当于新闻消息,其特点是实效性强,反映的问题重要,事件新鲜,篇幅简短。事后重点总结工作做法的信息叫经验型信息,它是对某项工作高度概括出的具有推广价值的经验性总结,对本系统今后开展同类工作具有思路上的启发性,措施上的借鉴性,工作上的指导性。重点总结工作成效的信息叫成果类信息;重点反映被审计单位认真落实审计决定的信息称为反馈型信息,它是对过去审计中发,现的问题或下达的审计决定、建议进行追踪,反映出现在的落实情况或落实后取得的效果。这类信息重点写被审计单位怎样积极采取措施落实审计决定或落实审计决定后取得的成效,不能把被审计单位存在的问题当作重点来写。注意不要按时间顺序来写,要用倒叙的方法来写。

  二、以审计信息篇幅的长短为标准以审计信息篇幅的长短为标准,可将审计信息分为审计简讯和调研型信息。

  审计简讯是用一句话或几句话说明一个与审计工作有关的情况。审计简讯一般都包括新闻简讯的五个W,即何时?何地?何人?何事?何因?其特点是简洁、信息量单一,具有较强的时效性。

  抓住改革开放中带有普遍性、倾向性、典型性的重大问题,运用审计和调查相结合的方法,通过深入客观的审计,广泛细致的调查,宏观与微观两个方面的综合分析研究,从体制、机制和制度等各个层面提出具有针对性、前瞻性、建设性、高层次性、有价值的意见和建议,为领导宏观决策提供科学依据的深度信息称为调研型信息。其特点是所反映的问题具有普遍性、典型性,信息篇幅长,结构较为复杂。

  撰写调研型信息时要注意四点:一是开门见山,点名主题。写信息一定要用最简洁的文字,最快的速度,单刀直入,切入主题,抓住读者的眼球,切忌下笔千言,离题万里。二是展开背景,做好铺垫。背景资料是对审计事实的说明和解释。写调研型信息不能把注意力都集中在从账本上得到的数据,要以较为开阔的视野,利用座谈调研等手段,从宏观和微观两个方面,广泛搜集与调研主题有关的资料,将相关问题调查清楚,并作为背景资料写进信息,以丰富信息内容,为集中披露主要问题做好铺垫,展示所反映问题的来龙去脉。三是问题要定性准确,表述清楚。对审计发现的问题,不能夸大,也不能缩小,要客观公正,实事求是。每个问题要先用一句或两句概括语表述,然后再详细说明,全部问题要按照先重要、后次要的顺序摆出来。四是审计建议要有针对性,可操作性。要站在领导处理问题的角度上,提出让有关部门能真正落到实处的建议。

  三、以信息所反映事实的褒贬为标准根据信息所反映事实的褒贬,可将审计信息分为表扬类信息和揭露问题型信息。

  表扬类信息主要指反映被审计单位财务管理等方面成绩和经验的信息。审计工作者不但要善于发现被审计单位的违纪违规问题,还要善于发现被审计单位财务管理等方面的成功经验,并帮助总结、完善,使其在更大范围内得以推广,以取得更大的社会效益,这是审计服务宏观的一个重要方面,也是密切审计机关与被审计单位关系的一项实实在在的措施。

  问题类信息是审计信息中最主要的一种信息类型。因为,揭露问题是审计部门的第一职责,向政府报忧是审计机关发挥领导决策和民众眼睛的重要体现。问题类信息的内容一般分为四部分:一是发现的问题。审计所揭示的问题必须事实清楚,数据确凿,既要有反映这一类问题的总体数据,又要有反映个别事例的特殊数据。二是问题发生的原因。原因分析要全面、客观、公正、深刻,有真知灼见。三是问题产生的危害。问题的危害一定要讲深讲透,不偏不依,客观公正。四是解决问题的对策。

  撰写问题类信息不一定每篇四个方面都写,具体要看所反映的问题的重要程度和新颖程度。有的可以只反映发现的问题,有的需写明问题与对策,只有那些特别重要的问题,才有必要写全四个方面。

  根据问题性质的不同,问题类信息又分为苗头类问题信息、建议类信息、内幕信息(或称为敏感问题类信息或机密信息)。

  苗头类问题信息又称为预测性信息、前瞻性信息或预警性信息,它是对审计中发现的具有苗头性的新情况、新问题,进行多角度分析研究,换位思考,把握问题的要害,预测发展的方向,为党委政府超前谋划提供的一种信息。

  建议型信息是针对审计发现的某个问题或现象提出改进意见,以发挥审计决策参谋作用的一种信息。建议型信息的选题要贴紧当前社会经济形势,选择那些党委政府和人民群众急需解决的问题,提出有价值的建设性的意见或建议,当好党委政府的参谋助手。不要只就一些无关疼痒、无足轻重的鸡毛蒜皮的问题,提一些难以落实的建议,这样会显得审计人员的层次太低。建议类信息一定要抓住机遇,才能引起领导的重视。审计建议应掌握四条原则:一是建议要有针对性,做到 “对症下药”;二是建议要有理有据,做到让人口服心服;三是建议要具有可操作性,切忌大而空,没法落实;四是在审计回访中要搞好被审计单位审计建议落实情况的调查。

  内幕问题信息是指那些不宜公开披露的,能严重影响一个部门或当地党委政府信誉和形象的敏感问题的信息。其特点是信息所反映的问题具有较强的敏感性,公开披露后将会造成一定的负面影响。敏感类问题信息特别要注意报送范围,还要处理好信息和宣传的关系。信息的传播是有一定范围的,而宣传是面向全社会的。

  四、以信息内容的业务性为标准以信息内容的业务性为标准可将审计信息分为审计业务类信息和非业务类信息。

  审计业务类信息是指直接反映审计业务工作的各种信息。非业务类信息是指反映审计业务之外的信息。如反映机关党的建设、廉政建设、精神文明建设、行风建设、计划生育、环境基础建设、档案管理等方面的信息。撰写非业务类信息,切忌空话、大话、套话,务必要措施实,语言新,数据准。

审计信息的获取方法

  一、必须与审计工作的实际相结合。审计信息当然离不开审计工作的实践,审计业务人员在实施审计工作的过程中,要有信息意识。从审计调查开始,审计人员就代表了政府公务员的角色,通过审计,对被审计单位的基本情况、财务管理和使用情况、内部控制制度建设和落实情况、国有资金和资产的管理情况、执行国家和地方的财经法律和法规情况、存在的问题及其产生问题的原因等方面应当具有真实的了解。每个方面都有普遍性与特殊性的信息资源,甚至具有鲜活的信息资源,关键看你能否深入地挖掘、综合分析、归纳和整理。良好的审计信息人员能够拓宽视野,敏锐地观察事物,既有宏观的眼光也有微观的思考。善于从大处着眼,小处着手,挖掘审计信息的资源。因此,可以说,审计工作的实践,是审计信息用之不尽的源泉,是写好审计信息肥沃的土壤。特别是从事审计工作第一线的同志,要不断增强信息意识,不断增强审计工作为宏观调控服务的观念,勤于观察,勤于思考,勤于动笔,把审计工作中遇到的“零珠碎玉”去粗取精,去伪存真,串成一串最美丽、最具风格的“项链”,写出更多更好的审计信息。

  二、必须与党的大政方针相符合。审计监督工作必须围绕中心,服务大局,审计信息同样需要围绕中心,服务大局。审计人员的政治素质、价值取向与审计信息有着直接的关系。不能设想,一个党性观念、纪律观念不强,不能认真学习和贯彻执行党的路线方针政策的人,能够写出高质量的审计信息。审计人员撰写的每一篇信息必须与党的大政方针“同期声”,要真实地反映基层在贯彻落实党的路线方针政策中遇到的问题,反映人民群众的呼声。审计工作人员要结合自己的工作,反映社会各种组织在落实党的经济政策,特别是各种体制改革中基层群众的反映。如私营经济的发展、股份制、招商引资、企业间的资产重组兼并经济组织之间的债权债务等等。通过财政财务收支审计和审计调查,审计人员都能获得第一手资料。对这些资料加以综合和归纳分析,抓住普遍性、典型性的问题,以审计信息为载体,反映改革中出现的新情况和新问题,对于各级领导调整经济建设发展的思路,调整宏观调控政策具有极其重要的意义。

  三、必须与社会普遍关注的热点和焦点问题相吻合。新闻消息注重社会公众感兴趣的事实的报道,审计信息同样需要与社会关注的热点和焦点问题相吻合。审计人员大都工作在第一线,与基层人民群众接触的最广泛,特别是与基层从事财务工作的人员接触的最多。通过审计,审计人员能够更多地了解基层反映的问题。特别是关系到人民群众切身利益方面的审计项目,如企业改制资产评估社会保障资金审计、医疗卫生部门审计、农民负担审计调查、教育系统收费审计调查、大型水利建设中的赔偿资金审计等等,存在着大量的信息资源,并且直接关系到人民群众的根本利益。通过揭示审计查出的问题,督促被审计单位加强整改,追还被挤占、挪用的资金,直接维护了人民群众的利益。在涉及人民群众切身利益项目的审计中,审计人员应当站在维护国家和人民群众利益的高度,对审计中查证的问题通过审计信息进行披露,真实地反映人民群众的呼声,使审计信息贴紧贴近社会公众关注的热点和焦点问题,实践“三个代表”的重要思想。

审计信息的系统管理

  审计信息的系统管理是指运用系统论的观点,通过对各种审计信息进行收集、加工、反馈等,加强指导和控制审计工作的一种活动。主要目的就是要组织协调好审计信息的收集、加工和利用工作,使各类审计信息更好地为开展审计工作服务。在现代社会中,信息既是管理活动的重要内容,又是管理活动的终极目的,即管理者的最终目的就是为了获取各种各样有价值的社会、政治、经济、科技、文化方面的信息。

  审计信息的收集审计信息收集是指审计组织根据审计监督业务和审计管理需要,从各个信息源取得各类审计信息的过程。广义的审计信息收集,还包括审计信息反馈和输入的信息。审计信息的收集不能简单地理解为是进入审计组织内,因为作为审计信息收集的内容,包括了审计组织内部的各类业务信息,它们本身就已存在于审计组织内。通常,我们可以把审计信息收集理解为审计信息进入审计信息管理系统的过程,审计信息收集处于审计信息管理循环的起点,是审计信息管理过程的开始。收集审计信息必须具有适用性、真实性、系统性和同质性。为此,有必要选择合理的审计信息收集的程序和方法,包括:确定收集信息的目标,制定信息收集的计划,运用实地调查法、指令收集法、制度收集法、问卷收集法、定点收集法等方法收集审计信息,汇总传递审计信息。

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