採購合同審計

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　　採購合同審計是對採購合同的合法性、完整性和有效性等所進行的審計。

　　一、合同主體審計

　　合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證採購合同的有效性、合法性，避免因簽訂無效合同造成企業經濟損失，必須對合同主體資格、經營範圍、履約能力等進行審計。

　　1.審查簽訂合同的主體。重點審查供貨方是否為依法登記的企業法人，審查供貨方提供的營業執照(要求企業提供營業執照副本原件)，確認供貨方是否為法人企業，避免與不能獨立享有經濟權利和承擔義務的、不具備法定條件的公司職能部門、分公司簽訂合同。審查企業最近一期在工商部門的年檢情況，是否及時年檢；企業營業期限是否已經過期或即將到期。

　　2.審查供貨方經營範圍。重點審查營業執照註明的經營範圍是否包括合同標的，是否超出了在工商行政管理部門登記註冊的範圍。

　　3.審查供貨方有無履約能力。審查供貨方提供的各種資質文件，關註各種資質的取得日期、到期期限及業務主管部門的年檢情況；審查企業的年度財務報告，瞭解資產結構、生產經營人員狀況、生產能力及上一年度生產供應情況、庫存狀況，判斷供貨方的履約能力；適當審查企業的資產負債情況，瞭解企業的償債能力。

　　4.審查授權委托代理人的代理資格是否合法。審查授權代理書是否經公司法人授權批准，授權書是否簽章齊全，提供證明身份的有效證件是否與授權人及被授權人相符。

　　二、合同簽訂前進行招標比價審計

　　1.註重對價格信息的收集。採購合同審計不僅需要一般的財務會計知識、基本審計取證方法，也要求審計人員掌握採購物資的市場供需變化、價格變動趨勢、供應渠道、運輸方式等等。審計人員平時應加強這方面的知識積累，做好市場調查，通過親臨市場、電話查詢以及網上詢價等途徑，瞭解各種物資材料的來源和供銷價格，並建立對應的市場信息庫。

　　2.充分運用信息化管理手段。企業生產經營所需大宗物資的採購，一般具有重覆性，其結果可以為以後的物資採購提供參考。事先將歷次採購物資的價格、數量、供應商、合同訂單號等情況按物料編碼存入電腦系統，審計採購合同時，可及時從電腦中得到該物料以前已採購批次的採購日期、價格、供應商、訂單號及審核日期等情況。審計人員可在此基礎上，結合市場變化情況，估算現階段合理的採購價格，並與合同價格進行對比，以保證工作質量，提高審計效率。

　　3.加強對招標過程的審查監督。通常情況下，企業小量、小額採購業務由企業自購，批量、大額採購進行公開招標，審計人員應重點審查招標程式是否合法，操作是否規範；審查招標文件中對投標方主體資格、資質、履約能力的要求，以及採購物資數量、規格、技術要求、付款方式等重要內容。

　　三、對合同條款的審計

　　1.對合同內容的審計。根據企業生產經營計劃、庫存管理辦法、合同管理審批程式等要求，對採購合同內容的合法性、真實性、有效性及可行性進行嚴格審查。首先檢查合同是否違反國家的法律法規，違反法律法規的合同自簽訂起就是無效合同，不受法律保護；合同是否以真實的經濟交易為基礎；合同是否有缺陷、是否遺漏必要條款、是否存在不利條款；合同是否可行、是否顯失公平等。

　　2.對合同條款的審計。《合同法》中規定了購銷合同的必備條款，對這些條款應逐項進行審計。

　　① 當事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對合同主體的明確，也是落實合同權利和義務的前提。主要審查合同單位名稱與中標單位、營業執照名稱是否一致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致，住址是否與營業執照公司登記的法定地址一致。② 標的。。重點審查合同標的物資是否與公司按計劃要實施採購的物資相符，型號及規格是否準確、齊全。③數量及質量要求。該條款是確定雙方權利、義務、責任大小的關鍵條款。應重點審查合同上是否清楚具體地寫明瞭確切的數量及計量單位，質量要求要明確執行的是國家標準、行業標準、技術標準等。④ 價款或報酬。該條款是採購合同的核心條款。實行招標採購的，應重點審查採購合同價格是否為中標價格，是否為一口價；非招標採購的，應審查價格是否進行過市場調查、詢價、比價，價格是否含稅，是否高於市場價，是否包括運費、裝卸費等相關費用。⑤結算方式及期限。審查採購合同是否明確結算方式和付款期限，是否符合有關結算規定，如大額資金收支不能以現金結算。付款期限應明確是一次性付款，還是分期付款，是否預留一定比例的質保金，質保金返還的最後期限等。⑥交付標的物的方式、時間、地點。審查採購合同是否明確了交貨方式、交貨時間、交貨地點。⑦驗收標準、方法、地點及期限。審查驗收標準是否明確，是用國家標準、行業標準還是技術標準；是在賣方現場驗收還是到貨後在買方驗收；是否約定了驗收期限的違約責任及解決辦法。審查合同的違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償範圍、賠償方式等；解決爭議的方式是否確定，如協商、仲裁，還是訴訟，首選法院是哪家。

　　四、合同執行情況及變更情況的審計

　　審查合同的實際履行情況，是否存在不執行或執行不完全的合同，分析原因，以利於企業儘快採取措施，將合同損失降到最低，也為企業將來簽訂採購合同提供經驗教訓；審查合同的變更情況，變更理由是否真實、合理，變更合同是否採用了書面形式，是否履行了變更批准、審簽手續等。

　　(一)審“該不該買”，即對採購計劃進行源頭控制。

　　要審查採購計劃是否合理，審批程式是否健全。採購計劃不合理，會造成資源浪費，影響企業預期收益。首先各生產分廠應申報需求計劃，經本廠領導審批；業務主管部門在分廠需求計劃基礎上，與庫存定額掛鉤，結合實際情況，確定需求計劃，對多報的計劃予以核減，編報物資採購計劃，並報本部門領導審批和審計部備案。

　　(二)審“怎麼買”，即對採購時間的審查。

　　企業要充分發揮集中採購的優勢，主管業務部門應對採購計划進行分類、合併，以大批量採購質量好、價格低、售後服務好的物資。實行集中招標採購，採購單價比市場價格有顯著優勢，能有效地降低採購成本，提高經濟效益。

　　(三)審“買誰的”，即對供應商的審查。

　　企業對供應商的選擇應制定嚴格的標準，將遵紀守法、商業信譽好、經營狀況好、產品質量好、售後服務好作為選擇供應商的條件，保證在支付合理價格的同時，獲得較好的產品質量。

　　1、對新入圍的廠家進行實地考察。

　　審計部參加聯合考察組，考察企業廠容廠貌、生產工藝、工商登記證、稅務登記證、組織機構代碼證、銀行開戶許可證以及近年來主要經營業績、企業總資產、實收資本、凈利潤、現金凈流量、資產負債率、固定資產成新率等方面。聯合考察組在考察的基礎上，寫出考察報告，經主管領導審批後辦理合格供應商資格認定手續，增加到供應商資料庫中。對合格供應商實行動態管理，每年審核，按照經營狀況、資質信譽、售後服務進行三級認定，優勝劣汰，對優秀的供應商建立長期戰略合作關係，穩定供應主渠道，為實現物資採購質優價廉目標奠定基礎。

　　2、對招投標全過程進行審計監督。

　　對招標過程的審查主要是為了防止開標過程中的“暗箱”操作，以維護公開、公平、公正競爭的原則。審計部門主要是對招標文件和評議標準進行審查，看是否有漏項、表達不清和不合理的事項；是否存在責任不清的事項和與法律法規不一致的事項；招標程式是否規範，開標前是否已召開招標預備會，投標書是否密封併在騎縫處加蓋投標單位印章，投標函是否加蓋印章。企業法人委托代理人是否有合法、有效的委托書，投標函關鍵內容是否清晰並按招標書要求投標，是否存在招標者內定中標單位或向投標者泄露標底等違規行為。

　　(四)審“合同”，即對合同簽訂的合法性、規範性、效益性進行審查。

　　合同標的物是否明確。標的物數量、質量是否明確，規格、型號填寫是否完整、正確，質量標準、技術要求是否明確，對常用物資，占生產成本比重較大的物資採購計劃進行審核。物資供應部門應實行定額管理，合理確定庫存，編製年度、季度、月度採購計劃，並經主管部門批准後執行採購，目的是在保證生產經營的基礎上，防止積壓浪費，加速資金周轉。審計部建立物資採購台賬，嚴格按照審批後的採購計劃審計，對超計劃採購要求退回。價款的審計。標的物價格是否按招標結果簽訂，招標結果的有關手續、資料是否完整齊全；相關的運費、保險費等費用負擔是否明確；是否明確預付款進度及結算辦法，支付預付款是否要求供應商提供與預付款同等金額的銀行保函，最大限度地降低採購風險。合同履行期限、地點、驗收方法是否明確具體，合同雙方單位名稱等資料是否明確，完整。明確雙方的違約責任，提高合同的約束力和嚴肅性，保證合同的履約率。

　　(五)對“驗收和結算”的跟蹤審計。

　　這是一個不容忽視的環節，它關係到整個採購活動的成敗。有的供應商以合理價格中標後，在供貨時採用偷工減料、以次充好、降低配置水平、降低服務質量等手段。牟取不正當利益。企業驗收、質檢部門管理混亂，個別人員思想不堅定，也給不法供應商以可乘之機，使企業蒙受損失。要對採購物資的驗收、結算環節進行必要的抽查，進行跟蹤審計，確保合同履行。主要抽查以下內容：入庫驗收標的物數量、質量是否符合合同規定，與供應商的資金結算是否按合同執行，合同規定需留質量保證金的是否按規定留存等。