採購風險

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什麼是採購風險

  採購風險通常是指採購過程可能出現的一些意外情況,包括人為風險經濟風險自然風險

  具體來說,如採購預測不准導致物料難以滿足生產要求或超出預算供應商群體產能下降導致供應不及時、貨物不符合訂單要求、呆滯物料增加、採購人員工作失誤、供應商之間存在不誠實甚至違法行為,這些情況都會影響採購預期目標的實現。

採購風險的類型

  一、企業物資採購外因型風險。

  1.意外風險。物資採購過程中由於自然、經濟政策、價格變動等因素所造成的意外風險。

  2.價格風險。一是由於供應商操縱投標環境,在投標前相互串通,有意抬高價格,使企業採購蒙受損失。二是當企業採購認為價格合理情況下,批量採購,但該種物資可能出現跌價而引起採購風險。

  3.採購質量風險。一方面由於供應商提供的物資質量不符合要求,而導致加工產品未達到質量標準,或給用戶造成經濟、技術、人身安全、企業聲譽等方面造成損害。另一方面因採購的原材料質量有問題,直接影響到企業產品的整體質量、製造加工交貨期,降低企業信譽和產品競爭力

  4.技術進步風險。一是企業的製造產品由於社會技術進步引起貶值,無形損耗甚至被淘汰,原有已採購原材料的積壓或者因質量不符合要求而造成損失;二是採購物資由於新項目開發周期縮短,如電腦新型機不斷出現,更新周期愈來愈短,剛剛購進了大批電腦設備,但因信息技術發展,所採購的設備已經被淘汰或使用效率低下。

  5.合同欺詐風險。

  1)以虛假的合同主體身份與他人訂立合同,以偽造、假冒、作廢的票據或其他虛假的產權證明作為合同擔保

  2)接受對方當事人給付的貨款、預付款擔保財產後逃之夭夭。

  3)簽訂空頭合同,而供貨方本身是“皮包公司”,將騙來的合同轉手倒賣,從中謀利,而所需的物資則無法保證

  4)供應商設置的合同陷阱,如供應商無故中止合同違反合同規定等可能性及造成損失。

  二、企業物資採購內因型風險。

  1.計劃風險。因市場需求發生變動,影響到採購計劃的準確性;採購計劃管理技術不適當或不科學,與目標發生較大偏離,導致採購中計劃風險。

  2.合同風險。一是合同條款模糊不清,盲目簽約;違約責任約束簡化,口頭協議,君子協定;鑒證、公證合同比例過低等等。二是合同行為不正當。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位,往往採取一系列不正當手段,如對採購人員行賄,套取企業採購標底;給予虛假優惠,以某以些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產品。而有些採購人員則貪求蠅頭小利,犧牲企業利益,不能嚴格按規定簽約。三是合同日常管理混亂。

  3.驗收風險。在數量上缺斤少兩;在質量上魚目混珠,以次充好;在品種規格上貨不對路,不合規定要求;在價格上發生變形等等。

  4.存量風險。一是採購量不能及時供應生產之需要,生產中斷造成缺貨損失而引發的風險。二是物資過多,造成積壓,大量資金沉澱庫存中,失去了資金的機會利潤,形成存儲損耗風險。三是物資採購時對市場行情估計不准,盲目進貨,造成價格風險。

  5.責任風險。許多風險歸根至底是一種人為風險。主要體現為責任風險。例如,合同簽約過程中,由於工作人員責任心不強未能把好合同關,造成合同糾紛。或是採購人員假公濟私、收受回扣、謀取私利。

防範採購風險的主要對策

  (一)、應建立與完善企業內控制度,加強教育,提高素質。

  應建立與完善內部控制制度與程式,加強對職工尤其是採購業務人員培訓和教育,不斷增強法律觀念,重視職業道德建設,做到依法辦事,培養企業團隊精神,增強企業內部的風險防範能力,從根本上杜絕合同風險。

  (二)、加強對物資採購招標與簽約監督。

  1)檢查物資採購招標是否按照規範的程式進行,是否存在違反規定的行為發生。採購經辦部門和人員是否對供應商進行調查,選擇合格供應商。是否每年對供應商進行一次覆審評定。

  2)加強簽約監督。檢查合同條款是否有悖於政策、法律,避免合同因內容違法、當事人主體不合格或超越經營範圍而無效;通過資信調查,切實掌握對方的履約能力;對那些不講效益、捨近求遠、進入情貨等非正常情況嚴格審定;審查合同條款是否齊全、當事人權利義務是否明確、有否以單代約、手續是否具備、簽章是否齊全。

  (三)、加強對物資採購全過程、全方位的監督。

  全過程的是指從計劃、審批、詢價招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環節的監督。重點是對計劃制定、簽訂合同,質量驗收和結賬付款四個關鍵控制點的監督,以保證不弄虛作假。全方位的監督是指內控審計、財務審計、制度考核三管齊下。科學規範的採購機制,不僅可以降低企業物資採購價格,提高物資採購質量,還可以保護採購人員和避免外部矛盾。

  1、加強對物料需求計劃物資採購計劃的審計。審查企業採購部門物料需求計劃,物資採購計劃的編製依據是否科學;調查預測是否存在偏離實際的情況;計劃目標與實現目標是否一致;採購數量、採購目標、採購時間、運輸計劃、使用計劃質量計劃是否有保證措施。

  2、做好合同鑒證審計。

  1)審查簽訂經濟合同當事人是否具有主體資格,是否具有民事權利能力和行為能力。

  2)審查經濟合同當事人意思表示是否真實。

  3)審查經濟合同主要條款是否符合國家的法律和行政法規的要求。

  4)審查經濟合同主要條款是否完備,文字表述是否準確,合同簽訂是否符合法定程式。通過審計鑒證,可以及時發現和糾正在合同訂立過程中出現的不合理、不合法現象;提請當事人對缺少的必備條款予以補充;對顯失公平的內容予以修改;對利用經濟合同的違法活動予以制止,從而減少和避免經濟合同糾紛的發生。

  3、做好對合同台帳、合同彙總及信息反饋的審計。當前,合同糾紛日益增多,如果合同丟失,那麼在處理時會失去有利的地位而遭受風險。因此,建立合同台帳、做好合同彙總,運用先進管理手段,向相關部門提供及時準確、真實的反饋信息,也是加強合同管理控制合同風險的一個重要方面。

  4、加強對物資採購合同執行中的審計

  1)審查合同的內容和交貨期執行情況,是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄,是否嚴格按合同規定付款。

  2)審查物資驗收工作執行情況,是否對物資進貨、入庫、發放過程中,都要對物資進行驗收控制。   3)對不合格品控制執行情況審計,發現不合格應及時記錄,並採取措施。

  4)重視對合同履行違約糾紛的處理。合同履行過程中違約糾紛客觀存在,若不及時處理,不僅企業的合法權益得不到保護,而且有可能使合同風險嚴重化。

  5、加強對物資採購績效考核的審計。建立合同執行管理的各個環節的考核制度,並加強檢查與考核,把合同規定的採購任務和各項相關工作轉化分解指標和責任,明確規定出工作的數量和質量標準,分解,落實到各有關部門和個人,結合經濟效益進行考核,以儘量避免合同風險的發生。

規避採購風險需重視的幾個方面

  一、規避採購風險的手段

  任何事物都有風險,採購風險歸根結底,也是可以通過一定手段和有效措施加以防範和規避的。主要的手段有:做好年度採購預算及策略規劃;慎重選擇供應商,重視供應商的篩選和評級;嚴格審查訂貨合同,儘量完善合同條款;拓寬信息渠道,保持信息流暢順;完善風險控制體系,充分運用供應鏈管理優化供應和需求;加強過程跟蹤和控制,發現問題及時採取措施處理,以減低採購風險。

  漢明電子全球採購及營銷總經理徐成指出,充分利用專業化的信息網站,有助於採購人員更方便、更準確地獲取信息,為評判供應商和產品提供依據。同時公司對重要的供應商可派遣專職駐廠員,或經常對供應商進行質量檢查。他強調,採購應減少對個別供應商大戶的過分依賴,可採用備選方案及備選供應商,以分散採購風險。至於預算,由於採購預算是基於物料成本及銷售預測等數據推算出來的,徐成建議,以接單式生產為主的公司應註意一些關鍵器件能否在要求的時間發貨,適當運用MRPII系統以及現貨結合的方法以減少風險,在項目開發前充分與所有原材料供應商溝通,使供應商清楚配合的方向及要求。

  二、降低採購風險的關鍵

  企業要降低質量、交期、價格、售後服務、財務等方面的採購風險,最關鍵的是與供應商建立並保持良好的合作關係。戴正立讀者的這個觀點得到很多人的擁護。他詳細提出了要建立關係需註意的幾個階段。

  首先是供應商的初步考察階段:在選擇供應商時,應對供應商的品牌、信譽、規模、銷售業績、研發等進行詳細的調查,有可能派人到對方公司進行現場瞭解,以做出整體評估。必要時需成立一個由採購、質管、技術部門組成的供應商評選小組,對供應商的質量水平、交貨能力、價格水平、技術能力、服務等進行評選。在初步判斷有必要進行開發後,建議將自己公司的情況告知供應商。

  其次是產品認證及商務階段:對所需的產品質量、產量、用戶的情況、價格、付款期、售後服務等進行逐一測試或交流。第三是小批量認證階段:對供應商的產品進行小批量的生產、交期方面的論證。第四大批量採購階段:根據合作情況,逐步加大採購的力度。第五對供應商進行年度評價,對合作很好的供應商,邀請他們到公司交流明年的工作打算。

  三、採購人員不能只考慮採購風險

  採購作為連接公司與供應商之間的視窗和橋梁、作為公司的輸入部門(營銷為輸出部門)、作為公司的利潤中心,不能只考慮預測和防範採購風險,更應該站在整個公司的角度上,考慮由此對公司製造、物流財務營銷、質量、售後服務等各方面造成的影響。讀者 Wengqun在個人觀點區提醒大家,要註意核算企業總權益成本,而不只是採購成本;使得整個公司的利潤最大化成本最低、風險最小;從而由外向內、又下向上對公司的管理進行整合

  為了更好地解決這方面的問題,提高總體利潤率,將風險與損失降至最低,有另外一個讀者給大家支招:他們公司將採購劃分為貨源開發(sourcing)小組與採購(buyer)小組。Sourcing主要負責成本控制、風險防範、產品質量與供貨商綜合能力的評估(包含供貨商的物流狀況、售後服務、公司財力、整體管理能力等),Buyer根據Sourcing提供的信息,結合公司的生產狀況與需求量進行購買與跟蹤訂單。

  需要明確的是,採購風險是無法絕對避免的,在風險發生後,控制採購風險所帶來的相關成本就變得相當重要。

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