采购比价审计

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目录

什么是采购比价审计[1]

  采购比价审计是指企业内部审计机构审计人员对企业将要购置的各类物资价格的合理性、合法性、有效性、经济性所作的审计监督和评价。采购比价审计是一种事前、事中和事后审计,是管理审计的重要内容之一。

采购比价审计的主要内容[2]

  物资采购比价审计一般可以采取项目管理式审计或过程参与式审计 其审计内容主要有:

  1.采购控制制度审计。

  一是检查、评价物资采购制度是否健全、完善、合理、科学。二是制度执行审计,即审查已制定的采购制度在实际采购过程中是否得到了严格执行 三是考核与奖惩制度审计.即审查对违反制度的情况是否建立了相应的责任追究制度及考核奖惩制度 四是制度的修订和完善审计.即审查是否建立了采购制度的不断改进和完善的机制

  2,采购计划审计

  一是采购计划编制审计.主要审查物资采购计划的编制是否及时、准确、合理,采购计划是否结合公司的生产计划BOM清单、库存状况、各种零部件的生产时问或订货(销售)时问制度:是否符合公司资金管理政策 二是采购计划审批审计.主要审查采购计划是否通过相应的审批程序。三是采购计划数量审计.主要审计物资采购数量是否考虑了点、量、价的关系,是否与生产计划和物资库存相适应。四是采购计划执行审计.主要审查采购计划的实际执行情况即计划的复合性 采购部门是否按照采购计划进行采购.是否在公司物资品质管理部门确认的合格供应商处进行采购 如有改变.其改变的原因和审批手续是否合理、齐全。

  3,采购物资收验审计

  质量检验部门是否组织物资验收:物资验收是否出据验收报告:超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过审批:短缺物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因.有无根据不同情况及时组织索赔,是否有退货凭证,报采购和质检部门进行审查、分析和考核供货商表现等:对逾期未交货者.有无按合同规定给予处罚:物资验收是否严格.有无存在由于验收不严造成以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。

  4.采购价格审计。

  通过对实际采购价格的分析.重点关注某时段的实际采购价格走势与同期市场价格走势是否一致.采购价格与市场价格波动周期是否一致.采购价格与市场价格波动幅度是否一致.某时点的实际采购价格与市场公允价格比较是否合理,某时段多供方供货时各供应商量价分配比例是否合理等等

  5.采购合同审计

  主要根据合同的条款审计(合同的标的、质量、数量、价格付款、履行地点、期限、违约责任、解决争议方法以及购买的标的物的权属性质:标的物的采购价格与市场价格的关系:逾期交付标的物的价格:标的物的运输费运杂费负担的约定等:合同是否完备、合法.合同的内容是否达到双方均衡受益.有无损害需求方利益的条款:有无明显有利于供应商的条款.如果存在这些现象.应进行延伸审计,查明是否有人情交易、权钱交易等情况等等),以及合同执行情况的审计、合同管理的审计,等等。

  6.采购结算(付款)审计。

  主要是依据采购结算的相关规章制度对其进行符合性审计;审查实际付款方式、付款时间、付款金额、付款内容和收款人项目是否与合同条款一致,如果存在变更是否经过相关人员批准;是否依据合同、发票、验收单等凭据,并经过严格审核后办理货款结算;付款的申请、支票开具、办理结算记账是否按相关规章制度执行。如:是否由不同部门的不同人员担任:是否存在重复付款或多付货款现象;是否按《合同法》的规定执行。对于按时交付标的物的.遇价格上涨或下跌都不影响其合同的有效履行:若逾期交付标的物的,遇价格上涨按原价执行.价格下降按新价执行

采购比价审计参照的价格信息来源[2]

  对物资采购成本审计方法主要是比质比价.没有可比的价格就无从审计.采购价格的审计.这是物资采购审计工作的核心 因此.寻找合适的可比价格是制约比价审计的瓶颈。其可比价价格的信息主要来源于:

  1.市场价格

  市场价格是通过比价审计人员主动去搜集和整理.取得的难度较大.搜集市场价格主要通过如下几个途径:① 通过国际互联网查询.目前我们通过严格的考查和试用.加入了6至7个相对专业和信誉较好的收费网站.并对收集的价格信息进行分析整理后纳入我们自己的价格信息库。② 电话查询,通过电话向物资供应商(包括长虹的供应商和非长虹供应商)了解价格或要求供应商通过传真方式报价.这种方式能比较快速和较多的收集待审物资的价格情况.但这种方式了解到的价格准确度不高.而且供应商所报价格以偏高者居多.审计人员需对收集的信息进行分析处理后才能使用 ③ 订阅有关价格的专业报纸和专业期刊.但这种方式获取价格信息一般不够全面且价格信息往往滞后。④ 向专业的行业协会购买价格信息,但这种方式通常会付出较高的成本.一般在审计重要物资采购时并对采购价格有重大疑虑时才使用

  2.同行企业所采购的同种物资价格

  前提是能得到其他企业的许可.双方的信息资源可以共享.这种方法实现的概率很小,在长虹内部,由于子公司较多,独立的采购组织较多.我们可将不同采购组织的价格收集后进行分析比较

  3.根据有关物价趋势等指数来对比分析

  这种方法只能定性分析价格的变化趋势.基本上不能定量.我们在实际的审计工作中.还应深入分析量价关系.一般情况下应考虑量大从优原则 。

  4.纵向价格比较。

  这种方法的前提是前面已经采购过同类物资.作为生产类物资,一般情况下企业会持续采购,纵向价格比较是我们经常采用方式之一.但实际操作中也要注意不能只是定性分析.要考虑采购量的变化对价格的影响。

  5.通过成本分析获得合理的价格

  这种方法对比价审计人员的要求高.要求审计人员了解采购物资的基本材料构成(其主要上游原材料)、主要工艺流程、行业平均费用(人工费用、能耗费用、管理费用等)水平、行业平均利润率以及运输费用等.在此基础上.通过计算分析来推断采购物资的合理价格水平

  6.与采购管理部门加强联系与合作.总结采购物资的价格规律

采购比价审计的常用方法[2]

  1.内部比较法。

  大型的公司内部往往存在多个相互独立的采购组织.通过对内部各个采购组织的采购价格进行比较.是判断待审的采购价格是否合理的最直接方法。

  2.市场询价法。

  通过市场询价掌握拟审计物资不同供应商价格信息.经比较后确定有利于企业的最优价格作为审计标准 要求对同一类物资至少调查三个以上供应商的价格信息进行比较

  3.综合比价法。

  对所购物资的进价及其他相关费用.经综合比较后确定有利于企业的最优价格作为审计标准。

  4.提供证据法

  审计人员对拟购物品的关键部件.要求供货方提供外购发票或加工图纸.作为检验其报价是否合理的依据 该种方法主要适用于对非标物资如设备采购的审计时应用。例:我们在审计某公司设备动力部采购电视总装洁净装置时.对供应商一重庆XX厂所报的一个关键设备一空气净化处理器及加湿装置报价产生疑虑.对此进行调查后发现.重庆XX厂的实际进价与给我公司的报价存在较大差异。取得证据后.通过采购人员与重庆XX厂进行交涉.降低了该套装置的结算价.实际为我公司挽回经济损失近50O00元。

  5.限价法

  根据物品的近期成交价.并考虑市场变动因素后确定最高限价.以此作为控制该物品采购价格的审计标准 此种方法主要针对市场价格变化较快.而交货周期相对较长物资的采购.审计人员可要求供需双方签定相应协议.以交货时市场的平均价格为最高限价来控制采购价格如进口汽车的采购

  6.成本分析法。

  对非标准物资.一般情况下由供应商根据需方的图纸进行专门加工定制.市场上无相应的价格可比较.对此类物资采购的审计.通常需对构成物品价格的各种要素(料、工、费、利、税)进行分析、计算,确定该物品的公允价格.以此作为审计标准的方法

  7.专家协助法。

  利用企业内部各种专家及外聘专家.协助审计人员进行采购比价审计此种方法主要适用于对专业性相对较强、科技含量较高的物资的采购的审计.在企业内部常见用于科研、设计开发所需物资采购的审计时使用选择适当的比价审计方法是取得理想审计成效的关键.针对具体物资的采购比价审计.往往不是用单一的方法进行审计.而需要结合物料的具体特性、市场资源的具体情况等.采用多种方法并行审计方能取得实效。

物资采购比价审计的特点[3]

  物资采购比价审计具有审计信息的复杂眭、审计内容的综合性、审计过程的建设性、审计结论的效益性四个特点。

  1.审计信息的复杂性。

  开展物资采购比价审计,要求审计部门要了解和掌握最新的市场动态,掌握各类市场价格信息。但是市场价格是随着市场供求关系瞬息万变的,市场信息的复杂性决定了比价审计信息的复杂性。

  2.审计内容的综合性。

  物资采购比价审计涉及到招投标管理、合同管理、价格管理物资管理等多方面的内容,要求审计人员具有审计、财务、法律、金融管理、基建等学科的相关知识,综合性强。

  3.审计过程的建设性。

  物资采购比价审计的全过程,实质上就是对物资采购的全过程的经济活动进行监督和评价。针对采购过程中发现的问题,审计部门能提出合理化建议,帮助采购部门完善内控制度

  4.审计结论的效益性。

  一是采购价格的降低,节约了采购资金,直接使企业的采购成本降低,这是直接经济效益;二是采购质量的提高,使企业的材料消耗降低,成本降低,这是企业的间接效益。

开展采购比价审计的意义[1]

  采购比价审计有助于企业改进经营管理,抑制腐败和促进廉政建设

  随着市场经济体制的建立和买方市场的形成,产品价格的放开,采购行为自由度的扩大,物资采购对企业生产及产品成本的影响越来越大。但是,由于企业采购环节经营行为不规范,缺乏严格的制度约束,在采购环节吃回扣、以次充好、损公肥私、贪污腐败的现象普遍存在。与生产环节相比,采购环节的漏洞往往更隐蔽,诱使许多人包括一些企业的主要负责人利用手中的权利,舍贱求贵、舍近求远、舍好求次,经企业造成了巨大损失。采购比价审计通过对采购计划、审批、价格咨询、招标、签订合同、验收、核算、付款和领用等环节和行为的监察,防止了个人专权行为,使企业经营活动走上规范化制度化和法制化的轨道。科学、规范的管理制度会有效地抑制腐败,促进企业的精神文明和廉政建设。

  采购比价审计有助于企业降低生产成本,提高产品的市场竞争力

  工业产品成本的构成绝大部分是物资消耗,而采购价格是影响物资成本的重要因素。在合理确定进货批量,减少进货批次,保证采购物资质量的条件下,降低进货价格,即降低购进的在产品生产、基本建设和专项工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件和设备等物资的价格,可以降低产品成本,从而增强产品市场竞争力

开展采购比价审计的条件[1]

  1.企业领导的重视是开展采购比价审计的前提

  采购环节中出现的许多贪污腐败案例,大多发生在企业领导阶层。审计部门开展采购比价审计工作,是对采购价格领域的过错、舞弊现象进行揭露,必然要损害到某些人的利益,势必要遭到一些势力的反对、抵制。只有企业的高层领导人员廉洁奉公,遵纪守法,以企业的发展为己任,认识到采购比价审计的重要性,敢于在企业内部引进价格审计机制,支持采购比价审计,这样采购比价审计工作才能顺利开展,并且能够取得显著成效。

   2.建立价格审计机构,配备高素质的价格审计人员是采购比价审计取得成功的保证

  在审计部门设立专门的物价科,独立行使企业物价管理职能,对物流进行全过程监控。采购比价审计不仅涉及财务、管理和市场等方面的知识,而且要涉及到许多相关部门、单位和个人的经济利益,因此价格审计人员素质的高低直接关系到采购比价审计的成败。高素质的价格审计人员应坚持原则、廉洁奉公、忠于职守、维护本企业的经济利益;同时必须业务熟练、责任心强,为了企业的利益敢于得罪人,具有大胆负责、一丝不苟的工作作风和广、博的知识面。只有这样才能保证价格审计工作顺利实施。

  3.建立健全的价格信息资料库是开展采购比价审计的基础

  审计部门要开展采购比价审计,首先必须要有一套比较合理、有效的价格标准,以此作为依据,来确定待购物资的价格。因此,应通过电话咨询、市场调查、网上查询、招投标档案、报刊杂志和企业内部的采购资料等渠道建立企业常用物资的价格信息资料库,为采购比价审计奠定比价基础。同时价格信息库应当根据企业所需物资的定点生产企业的情况和各种物资的市场价格动态进行更新。

  4.完善的价格审计制度是开展采购比价审计的保障

  企业应当按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则,建立健全采购管理监督的各项制度,确保企业内审机构履行物资比价采购的监督职能,如《采购比价审计制度》、《工程造价审计制度》、《经济合同审计制度》、《物资采购招标投标管理办法》等,能够明确比价审计的原则、程序和方法,做到价格审计有章可循、操作规范。

  5.严格的考核、奖惩制度能够调动、激发业务人员的积极性和创造性

  比价管理制度给业务人员和决策领导者营造了一个正常、健康的工作环境,价格信息资料库使审计部门的价格审计工作有章可循,因此制定考核、奖惩办法,能够按照节约额或超支额进行奖惩。奖惩兑现,能够有效地调动、激发业务人员的积极性和创造性

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 赵峰.浅谈采购比价审计.中国内部审计.2005年7期
  2. 2.0 2.1 2.2 费敏英.论企业物资采购比价审计.现代审计.2007年5期
  3. 曾祥城,胡群凤.物资采购比价审计浅析.交通财会.2005年2期
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