會展風險管理

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　　會展風險管理是指會展活動的管理人員對可能導致損失的會展項目的不確定性進行預測、識別、分析、評估和有效的處理，並以最低的成本為會展的順利完成提供最大的安全保障的科學管理方法。

　　1)時效性

　　所謂時效性，是指會展活動在不同階段所面臨的風險是不同的，而風險的承擔者只需在特定的時間內才承擔這些風險。例如，延期或停辦的風險只存在於會展的前期準備階段；而在會展的現場，風險則主要是火災、意外傷害等。

　　2)有償性

　　會展風險的計劃編製、識別、分析、監控和處置都需要耗費大量的人力和物力資源。而會展風險管理的有償性主要表現在用來預防或降低未來可能出現的問題所造成的損失，其真正的價值只有在未來才能體現出來。需要註意的是，用於風險管理的投入將來既有可能抵消，也有可能多於風險事件本身所造成的損失。

　　3)動態性

　　會展的風險管理是一個動態的過程。一旦某一會展活動的目標、時間和費用計劃確定下來，其風險管理計劃也應當隨之完成。而在進行風險管理過程中，如果會展活動的時間、費用等因素有重大變化時，相對於這些因素的風險也需要重新進行評估。

　　4)信息依賴性

　　會展風險管理是在收集與分析風險情報和外界信息的基礎上進行的，因此具有較強的信息依賴性。換言之，對會展風險的識別、預測和評估的準確性與會展風險管理部門的信息處理能力密切相關。此外，有效的會展管理還有賴於會展企業與其他負責安全保障部門之間及時地進行信息溝通和緊密合作，共同制訂相應的行動計劃和風險處理措施。

　　1)目標一致性原則

　　戰略管理目標是會展舉辦過程中一切活動的出發點和歸宿。會展風險管理是會展管理的一部分，因此，其目標的制定也必須與會展企業的戰略管理目標相一致。

　　2)經濟性原則

　　所謂經濟性原則，是指要以最合理、最經濟的方式達到會展安全管理的目標，並把其成本降到最低。換言之，在制訂會展風險管理計劃時要以總成本最低為總目標。這就要求會展風險管理人員要對各種效益與費用進行科學的分析和嚴格的核算。

　　3)全面性考慮原則

　　會展風險管理的計劃和實施應該全面考慮各種法律、法規，從而保證會展風險管理的每一步驟都具有合法性。此外，在進行風險管理時還應該考慮周圍地區一切與項目有關並受其影響的單位、個人等利益相關者對該會展活動的風險影響評價及管理的要求。

　　4)適度滿意性原則

　　適度滿意原則是指不管採用何種方法，投人多少資源，會展活動的不確定性風險都是存在的。因此，在風險管理過程中要允許一定的不確定性。換言之，只要會展的風險管理能達到適當的要求，基本令人滿意就可以了；沒有必要為了一味追求風險管理的效果，而無限制地追加資源投入，以免造成不必要的浪費。

　　1)會展風險規劃的內容

　　會展的風險規劃是指會展風險管理的一整套計劃，其中主要包括：確定風險管理專職機構及其成員，制訂風險管理的行動方案及方式，選擇合適的風險管理方法，確定風險判斷的依據等。會展風險規劃用於對風險管理活動的計劃和實踐形式進行的決策，其結果將成為整個會展風險管理的戰略性和指導性的綱領。風險管理規劃的主要內容如下。

　　(1)方法。確定風險管理使用的方法、工具和數據資源，這些內容可隨會展籌備階段及風險評估情況作一些適當的調整。

　　(2)人員。明確會展風險管理活動中的領導者、支持者及參與者的角色定位、任務分工及其各自的責任。

　　(3)時間周期。界定會展活動生命周期中風險管理過程的各階段及過程評價、控制和變更的周期或頻率。

　　(4)類型級別及說明。定義並說明會展風險評估和風險量化的類型級別。因為明確地定義類型級別並加以說明對於防止決策滯後、保證過程連續非常重要。

　　(5)基準。明確定義由誰、以何種方式採取風險應對行動。合理的基准定義對衡量風險應對計劃的有效實施並避免發生對該內容理解的歧義至關重要。

　　(6)彙報形式。在進行風險管理規劃時要明確規定會展風險管理各過程應彙報或溝通的內容、範圍、渠道及方式。彙報與溝通應包括會展企業內部之間的溝通及與投資方、參展商等利益相關者之間的溝通。

　　(7)跟蹤。風險管理文檔可有效用於對當前會展活動的管理、監察，經驗教訓的總結及對日後舉辦會展活動的指導。在進行跟蹤時要明確規定如何以文檔方式記錄會展籌備及正式舉辦過程中的風險及風險管理的過程。

　　2)風險規劃會議

　　會展風險管理規劃主要通過風險規劃會議來制定。參加風險管理規劃的人員包括風險管理部門的經理和團隊成員。通過風險管理規劃會議，可以決定風險管理的方法、工具、報告和跟蹤形式及具體的時間計劃等。

　　1)概念

　　對會展可能面臨的風險進行識別是風險管理的基礎。會展的風險識別就是將會展風險的因數要素歸類，並分層查找出來。換言之，會展風險識別就是要找出風險之所在和引起風險的主要因素，然後在這個基礎上對風險的後果作出定性或定量的估計。風險識別的內容包括：確定風險的來源，分析風險產生的條件，描述風險的特征，以及確定哪些風險事件有可能影響會展的正常舉辦。需要註意的是，不是所有風險都會對會展活動產生嚴重的後果，然而，幾個小風險的疊加則可能會對會展產生嚴重影響。因此，風險識別不是一次就可以完成的，應當自始至終不斷進行。

　　2)會展風險識別的方法

　　(1)分解項目結構法。這種方法把會展項目分解成可管理的部分，從而幫助會展企業識別風險：並制訂風險管理計劃，其主要缺點在於不能全面顯示複合風險所帶來的問題。例如，一個會展的票務人員出了麻煩，就此事本身來講可能問題不大，但是如果同時伴隨著一個主要贊助商撤出的話，結果會導致整個會展活動被取消。

　　(2)德爾菲法。這種方法的基本步驟如下：第一步，確定參加風險識別的人員，並讓每個人獨立地提出自己的意見；第二步，彙總每個人的識別結果，並對所有的結果進行分類、整理、編輯和再彙總，將經過上述處理的第一次識別結果通知給每一個參與人員，但不提示任何意見是誰提出的；第三步，參加識別的人員在閱讀了上述處理過的彙總意見後，重新對可能發生的風險進行識別，並第二次提出自己的看法；第四步，彙總第二次識別結果，併進行分類、整理、編輯和再彙總，然後重覆第二步的過程，如此迴圈往複，直到大家的意見基本一致為止，即可獲得風險識別的最終結果。此辦法可有效地避免小組成員之間的相互影響，結果較為客觀，但缺點是費時較多。

　　(3)頭腦風暴法。這一方法是指挑選一些專家或者會展企業的相關人員，就該會展活動可能發生哪些風險進行識別，並要求大家對可能發生的風險提出自己的意見。當每個人的意見都記錄下來之後，再仔細分析討論這些意見，並從中總結出可能發生的風險，為下一步採取適當的預防措施提供依據。此法的關鍵之處是禁止別人對最初的意見進行批評，目的在於鼓勵大家暢所欲言，儘量發現問題。

　　(4)情景分析法。這種方法是根據事物發展趨勢的多樣性，通過對會展活動及其相關問題進行系統分析，設計出多種可能的未來前景，然後用類似於撰寫電影劇本的手法，對系統發展態勢自始至終的情景和畫面作出描述。當一個會展活動持續的時間較長時，往往要考慮各種技術、經濟和社會因素的影響。此時，可用情景分析法來預測和識別其關鍵風險因素及其影響程度。

　　(5)核對錶法。這種方法相對比較簡單，主要利用核對錶作為風險識別的重要工具。核對錶一般根據會展風險要素編製，包括會展活動的環境、參展產品及會展企業內部因素(如工作人員的技能或技能缺陷)等。

　　(6)面談法。與不同的會展項目工作人員進行有關風險的面談，將有助於認識那些在常規計劃中未被識別的風險。在進行可行性研究時獲得的會展項目前期面談記錄往往是識別風險的很好素材。

　　1)概念

　　會展的風險估計是指在會展風險規劃和識別之後，通過對會展活動所有不確定性和風險因素的充分、系統而又有條理的考慮彳確定各單個風險因素的工作。會展風險估計的主要內容包括評估：①影響會展籌備及正式舉辦的風險事件發生的可能性的大小；②風險事件可能導致的結果所涉及的範圍和危害程度；③預期風險事件可能發生的時間；④同一風險因素所誘發風險事件的發生頻率。

　　2)會展風險估計的依據

　　會展風險估計的主要任務是確定哪些因素會對會展活動的舉辦形成威脅，並依據其影響程度進行合理的排序。不同的會展活動，面臨的風險事件也不盡相同。例如，國內展和出國展可能遇到的風險就存在很大的差異。然而在進行風險估計時，其依據大致相同，均包括4部分，即：①會展風險管理規劃的結果；②會展風險識別的成果；③會展工作進展情況；④展會類型。一般來說，簡單或重覆率較高的會展活動的風險程度比較低，而複雜的或舉辦次數較少的會展活動的風險程度比較高。

　　1)概念

　　會展風險評價是指在對會展風險進行規劃、識別和估計的基礎上，通過建立風險的系統模型，找到會展活動所面臨的風險，並確定其整體的風險水平，從而為如何處置這些風險提供科學依據，以保證項目的順利進行。

　　2)風險評價的依據

　　風險評價的依據包括：①風險管理計劃；②風險及風險條件排序表；③既往資料或風險專家對同類會展活動的研究成果；④專家判斷結果。這裡所指的專家既可以是會展企業內部的專家，也可以是企業之外的專家。此外，這些專家既可以是風險管理方面的專家，也可以是工程或統計方面的專家。

　　3)風險評價的常用方法

　　對會展活動進行風險評價的方法有很多，其中包括故障樹分析法、蒙托卡羅模擬法、外推法、決策樹分析法、主觀概率法、層次分析法、效用理論、灰色系統理論、模糊分析方法、計劃評審技術及影響圖分析法等。閱讀材料9—2介紹了國外研究者所採取的一種方法——風險分析單。

　　會展的風險應對是指對即將舉行的會展活動所面臨的風險提出處置意見和辦法。從改變風險後果的性質、風險發生的概率和風險後果的大小三個方面，可以提出多種風險應對措施，其中包括減輕風險、預防風險、轉移風險、迴避風險、自留風險和後備措施等。應對風險的關鍵在於預防風險的發生，而最好的預防措施便是制訂風險管理預案。會展風險管理預案應遵循以下4個原則。

　　1)一致性

　　為了預防可能發生的風險，最常見的方法就是對會展活動所涉及的關鍵項目或關鍵人物建立替代方案。而這些方案原則上必須保證與會展活動的主題策劃一致並具有一定的代表性。此外，在確定風險管理預案時要杜絕出現與會展活動主題相背離的情況，以及與其他會展活動雷同的現象。

　　2)現實性

　　風險預案的制訂並非是隨意的，它一定要遵循現實性原則。所謂現實性原則，是指在充分考慮了會展活動舉辦方企業的財力、技術、管理、人才及其他方面的資源之後，再合理設計、制訂風險預案。

　　3)可替代性

　　風險預案一定是對整個會展活動中可能產生風險的環節提前進行防範。因此，預案與會展活動之間的關係應該具有一定的可替代性。換言之，一旦風險發生，啟動相關的預案時不但應該保證會展活動的順利進行，而且也不應該呈現臨時拼湊的痕跡，影響會展活動的效果。

　　4)可選擇性

　　可選擇性是指應對每個風險事件的預案都不能是唯一的，而是應該同時備有幾套可供選擇的方案。這樣一旦風險事件發生，在預案A無法實施的情況下，可以迅速啟動預案B，甚至預案C或D等。而且在選擇這些預案時還要兼顧時效性與合理性。例如，預案A可能費時，但實施起來更為合理；預案B快捷，但可能稍欠合理性，這就要求會展組織者要因地、因時制宜，在兼顧時效性與合理性的前提下，在多個備選方案中進行選擇。

　　6．會展的風險監控

　　會展的風險監控是指對會展的風險規劃、識別、估計、評價、應對進行全過程的監視和控制，其目的是保證會展風險管理達到預期的目標。實際上，會展風險的監控主要是會展活動的進展情況和辦展環境。在會展風險監控的過程中，要及時發現那些新出現及隨著時間推移而發生變化的風險，並及時根據其對會展活動的影響程度，重新進行風險規劃、識別、估計、評價及採取應對措施。

　　不管預先計劃好的策略和措施是否付諸實施，會展的風險監控都非常重要。因為，有效的風險監控可以幫助會展活動舉辦方企業發現其已作出的決策可能發生的錯誤，並儘早採取糾正行動。需要註意的是，在決策正確但結果還不盡如人意的情況下，不要過早改變決策。因為，頻繁改變決策不僅會浪費資源，而且還會大大增加其他風險發生煦可能性。

　　會展風險管理的實施通常由三個主要階段組成，這些階段不僅相互作用，其他會展管理內容相互影響。圖顯示了實施會展風險管理的具體過程。

　　前期風險管理是指風險發生之前的會展風險管理，其中主要包括三個部分，即加強風險管理教育、建立風險管理機構及建立風險預警機制。

　　1．加強風險管理教育

　　風險管理教育是會展企業預防風險的有力保障。風險管理教育包括風險意識教育和專業知識的培訓和學習。風險管理教育可以使會展企業的員工“居安思危”，樹立正確的風險意識和主人翁責任感。此外，利用風險情景的模擬對員工進行演習和培訓，可以使其通過接觸各類風險隋景，提高對風險徵兆的識別能力，並且積累處理風險的技能知識。只有樹立了正確風險的意識，並且提高了對風險的識別和處理能力，才能增強會展企業抗風險的整體能力，從而使會展服務質量和企業的信譽度得到保障。

　　2．建立風險管理機構

　　會展的風險客觀存在於會展企業運行過程中的每一個環節。為了有效地加強風險管理，會展企業要專門建立風險管理機構。該機構的成員不但包括會展企業高層和專業部門的管理人員，而且還包括各級低層和中層幹部。其中，會展企業的最高決策者作為會展風險管理機構的主要成員，可以在企業面臨風險和難於決策時作出最困難的決定，而這些決定是無法由企業中下層幹部能夠作出的；各級低層和中層幹部作為風險管理機構的成員可以進行日常的風險處理。此外，風險管理機構還應該有會展企業公關部經理和法律顧問的參與。因為，在會展企業同外界針對風險進行溝通的時候，公關部經理的對外聯繫可以起到非常重要的作用。而法律顧問的作用是為會展企業提供有關法律問題的直接咨詢。

　　3．建立風險預警機制

　　所謂會展風險預警機制，是指會展企業通過對政治環境指數、商業環境風險指數和自然環境指數等風險預警指標不斷監測，分析風險發生的概率及風險發生後可能造成的負面影響，做出科學的預測和判斷，在有信號顯示風險來臨時，予以及時發佈並警示，從而有利於企業自身和會展參加者預先發現問題，並主動採取積極的安全措施。

　　風險預警管理是在對各種風險現象進行監測的基礎上去識別風險、衡量風險並對風險預先進行單項和綜合報警，以及尋求預控對策的活動。風險預警管理系統是發揮管理功能、實現管理目標的工具。預警管理系統的監視管理範圍，涵蓋會展企業高、中、低各管理層次及各橫向職能部門的活動範圍。預警管理的職能是對會展企業經營的全過程中各個風險事件發生的事前、事中和事後的各個環節進行監測、識別、評價、預測、預控並矯正不良發展趨勢，糾正各種管理失誤行為，使企業經營狀態步人良性軌道。

　　如果從整個企業來看，風險預警管理系統應是會展企業預警管理的一個分支或一個機構。而風險預警管理的系統是簡單還是複雜，主要取決於以下因素：①會展企業規模的大小、複雜性及增長模式；②會展企業經營的性質；③風險管理對會展企業利潤的貢獻程度；④會展企業最高管理層對風險預警管理的態度。

　　通常，會展的預警管理系統分三個層次即決策層(預警管理委員會)、管理層(預警管理部門)和執行層(預警執行部門)。在預警管理系統中，預警管理委員會為最高決策機構，負責風險決策的制定。預警管理部門由專門行使預警管理職能的人員組成，負責各項風險決策的實施及監督管理，並對會展企業外部環境進行分析，以及對各管理部門的管理行為進行監督。而預警執行部門負責預警的具體貫徹、落實。此外，該部門還負責對環境因素進行監督和預測，並向預警管理層反映風險狀況。需要說明的是，其他各管理部門和業務部門必須接受和配合同級風險預警管理部門職能的發揮。

　　預警管理過程通常包括5個步驟，即風險辨識(Identification)、風險測定(Deter-mination)、風險對策(Countermeasures)、風險措施(Measures)和管理效果評估(Evaluation)5個基本步驟。而整個會展的預警管理過程，．可以被稱為一個管理周期。在正常情況下，每經過這樣一個管理周期，會展企業的抵抗風險的能力和水平都會有所提高。

　　風險管理是指風險事件發生過程中會展企業採取的應急和處理措施，其中包括以下5個方面。

　　1．及時發佈風險信息

　　要以誠信、透明的態度和各類媒體溝通，只有這樣才能最大程度地防止謠言和小道消息的散佈，並消除參展商和觀眾的恐懼心理。為了加強與媒體的合作，會展活動舉辦方企業可以設立一個新聞中心，以便適時地向社會公眾發佈客觀、準確、誠實、透明的風險信息。在發佈信息時，會展活動舉辦方企業既不能誇大事實，也不能為了達到某種目的而隱瞞或扭曲事實真相。

　　2．控制風險發展態勢

　　為了有效控制風險發展態勢，風險管理機構應該制訂並採取有效的安全保障措施，從而防止風險擴大。在制訂安全保障措施時，會展管理企業應該任命專人負責與政府和主管部門進行安全保障方面的聯絡。此外，建立風險監測系統並組建緊急電話中心，可以使會展企業通過快速信息溝通，隨時對風險的發展態勢做出分析判斷並採取應急措施。

　　3．保持與客戶的溝通

　　當風險事件發生後，會展企業應該以電話、傳真、互聯網及各種新聞媒體等方式，與客戶保持溝通，並向其通報企業的情況，從而爭取客戶的理解和支持。這樣可以在一定程度上保持客戶對企業的信心，為危機後開展新的會展業務做好準備。此外，會展企業可以根據自身的實際情況，配合政府和媒體，做一些有利於樹立企業形象的廣告宣傳，吸引公眾的註意，鞏固甚至提升企業形象。

　　4．採取應急措施化解風險

　　通過採取相應的應急措施，會展企業可以在風險事件發生時將其化解。會展企業所採取的應急措施包括以下幾點：①建立企業突發重大事件儲備金，同時與保險公司合作，投保重大突發事件險種，轉移風險；②對於有重要人物參加的會展活動必須對展覽現場進行安全檢查，佈置好安全保衛工作，配備專業醫護人員和救護設備；③對於會展活動參加者的信息安全和財產安全也應採取措施予以保障；④在政治危機事件發生時，會展企業必須要加強與政府和主管部門的聯繫與合作，通報危機事件的進展情況，配合政府的安全應急措施行事；⑤強化危機管理領導小組的職能，保障展覽現場設施安全，提供醫療服務和解決參展商的突發性問題。

　　5．轉變風險為發展機遇

　　風險給會展企業帶來的不僅僅是損害，也可能帶來一些新的發展機會。會展企業應充分把握機會，轉變風險為生機，使企業獲得新的發展，其主要做法是對硬體設施進行更新改造，增強企業的發展後勁。此外，會展企業還可以利用風險事件發生期間的經營淡季，抓緊時間對員工進行全面培訓，提高員工的專業化素質。這樣在危機過後，企業的服務和管理水平能夠有所提高，並可以贏得更多的顧客，從而彌補在危機中遭受的損失。

　　後期風險管理是指風險事件發生後會展企業進行的風險管理，其中主要包括會展風險事後恢復、會展風險事後總結和建立更有效的風險預防機制，以及將安全文化納入到會展企業的企業文化之中去等。

　　1．會展風險事後恢復

　　會展風險的應急與處理主要是為了阻止風險蔓延及減少其造成的損失，而使已經造成的損失部分恢復到風險事件發生前的狀態則需要通過風險事後恢復來實現。會展風險事後恢復主要圍繞著以下三個目標。

　　1)恢復會展企業形象

　　會展企業要配合政府和主管部門有效地利用報紙、電視等新聞媒體，宣傳企業的形象，儘快恢復國內外會展活動參加者的信心。必要時，可請國家和地方政府領導人出面，親自對會展主辦方和客戶進行宣傳促銷。

　　2)恢復會展參加者的客源市場

　　會展企業要通過市場調查和搜集相關資料，分析主要客源市場和營銷渠道受風險影響的程度，進而針對各市場的特點採取應對措施。此外，企業也可請客源市場媒體、專欄作家等進行實地考察，做好會展企業形象宣傳，引導會展參加者消費，從而刺激、鼓勵並幫助客源市場和營銷渠道複蘇和繁榮。

　　3)恢復會展企業內部信心

　　風險事件的發生不僅會使會展企業的經營效益受到影響，同時也會挫傷內部員工的工作積極性。在風險事件發生後的恢復時期，會展企業可以有效利用企業文化，重塑企業內部信心，增強企業的凝聚力。此外，企業應該及時制定新的發展戰略，做好風險過後的新的展覽業務，並抓住新的客源市場，開發策劃一些新的活動，以便打造新的會展品牌。

　　2．會展風險事後總結

　　會展風險事件消除或告一段落之後，會展企業要對風險事件進行詳細全面的總結，其中主要包括對風險預控管理的總結和對風險事件管理的總結。

　　1)對風險預控管理的總結

　　對風險預控管理的總結主要包括三個方面，即確定：①風險預警機制是否為風險管理提供了有用的指導，存在哪些問題，以及與其制定成本比較是否合算；②演習和風險教育是否對風險事件的處理起到了作用，以及有哪些項目有待加強和完善；③風險預警系統是否發出了及時的警報；④是否對預警系統的警報給予了足夠的重視並採取了正確的反應。

　　2)對風險事件管理的總結

　　對風險事件管理的總結涵蓋的範圍比較廣泛，其中包括確定：

　　①風險是否能在預防階段被識別；②識別風險事件發生後的反應行動是否有效阻止或延緩了危機的爆發；③風險事件爆發後，會展企業的反應是否迅速合理；④風險時間處理中的資源供給是否及時，配置是否合理；⑤風險事件處理中成功避免或減少了哪些損失，管理機構運作是否高效；⑥媒體的管理是否合理，向媒體傳遞的信息是否合理，以及會展企業的形象維護得如何；⑦風險事件過後的恢複目標制定得是否合理，此外，還有風險恢復工作的有效性及存在的問題等。

　　3．建立更有效的風險預防機制

　　總結工作做完後，會展企業要認真回顧風險處理過程中的每一環節，針對當前的風險預防系統進行全面的分析。因為這樣可以幫助會展企業的風險管理機構重新修正預防系統的失誤，併進行相應的改進或調整，以便建立一個新的更有效的預防機制，加強風險管理預案的指導性和可操作性，從而為應對下一次會展的風險管理做好準備。

　　4．將安全文化納入到企業文化之中

　　安全文化是一個總體概念，融合了會展企業對健康與安全的關心，是企業對安全的態度、行為及價值觀和信念的體現。“良好”的安全文化包括三大要素。首先，要具備剋服災難的社會文化規範，安全價值觀與信念要融入社會文化規範中。其次，要有一定規範的安全態度與行為。再次，對安全要能時刻省思。“良好”的安全文化不僅有助於人為作業疏忽或過失的減少，也有助於提升管理風險的績效。因此，現代會展風險管理越來越重視安全文化的建構。

　　1．確保會展活動如期舉行

　　籌備一個會展活動，特別是大型會展活動，需要的時間較長。從策劃、立項、招展到會展活動開幕，短則需要一年時間，長則三五年時間，有的大型會展活動(如“世博會”)的籌備時間甚至需要10年以上。在這麼長的時間內，一些突發的社會、政治和經濟事件都會對會展的籌備產生重大影響。有的可能使會展延期舉辦，有的會使會展活動中途夭折。進行有效的會展風險管理，可以對一些可控的危機事件提前進行有針對性的預防。而對那些不可避免的風險事件，可以進行風險評估，分析其發生的概率及一旦發生這類事件對會展可能帶來的影響，併在此基礎上，採取必要的應對措施，防止和避免風險損失，最大限度地保證會展如期舉行。

　　2．保證會展活動的安全舉辦

　　作為公眾性社會活動，一般的會展活動在舉辦時都伴隨著高度集中的人員流動。例如，每年的廣交會都會有十多萬外商，幾十萬國內參展商和其他來賓到會進行各種商務活動。如此眾多的人員在短時間內聚集一堂，會場的安全問題當然是頭等重要的。如果此時發生火災、事故l生停電甚至恐怖事件，後果都將不堪設想。對會展活動進行風險管理，就可以有效地防止和應對會展現場可能發生的各種風險事件，保證會展活動安全舉行。

　　3．減少會展舉辦方的損失

　　大型會展活動的前期準備工作十分艱巨，不僅任務量大，而且投入也非常大。一旦突發事件致使會展活動被迫延期甚至取消，其前期投資很難收回，因此會給舉辦方帶來巨大的經濟損失。對會展進行風險管理，並對一些突發的風險事件建立一套有效的預防措施，可以將會展舉辦方可能面臨的風險減少到最低程度，從而最大限度地減少其經濟損失。

　　4．取得客戶的信任

　　客戶是會展活動最重要的資產。因此，對客戶負責，使客戶滿意，為客戶營造一個安全的環境是會展舉辦方一直以來追求的目標。如果會展現場危機四伏，客戶參加該展會就會顧慮重重，甚至放棄參展計劃。基於對客戶高度負責的精神，會展舉辦方有必要對會展進行有效的危機管理，儘力將一些可能發生的風險事件消滅在萌芽狀態。而對於一些不可控的風險事件，會展舉辦方也要為客戶的利益著想，努力採取措施，儘量減少客戶的損失。由此可見，對會展進行有效的風險管理，是舉辦方對會展活動進行人本管理的一項重要內容，也是其取信於客戶的一項重要手段。

　　(1)從總體上看，會展業風險管理水平較低，風險管理理念不強

　　第一，風險管理作為一種管理職能還基本上沒有被融於會展企業管理中，會展經營基本上還是財務型控制被動經營。第二，會展業發展總體決策和會展公司決策在相當程度上缺乏風險管理理念，會展的粗放型經營對目前的會展發展仍起著決定性作用。第三，會展風險管理技術水平低，風險評估、信用等級評定缺乏有效的評定標準，風險控制和風險融資的方式相當有限。許多會展公司根本就沒有防災防損部門，在有防災防損部門的企業中，其人力與財力的配備不足。第四，在會展風險控制過程中，事後控制為主要控制方法，對風險的事前控制重視不夠。第五，在會展監管方面，主要還處於事後監管階段，監管工作缺乏主動性和前瞻性。

　　(2)較為註重顯性風險管理，對隱性風險管理重視不夠

　　第一，在業務發展導向上，註重規模和速度，強調業務增長量，忽視發展的質。在市場競爭中，以價格進行惡性競爭，以占取市場份額作為主要手段，對會展風險的管理控制重視不足。

　　第二，在會展發展導向上，某些方面還存在著會展決策和經營中的短期行為，對會展業發展及會展公司發展戰略長遠性研究不夠；在公眾對會展的信任度方面，會展業未能充分重視惡性競爭、中介制度混亂、會展欺騙對社會公眾產生不良影響；在制度法律建設方面，對會展發展的制度環境和法律基礎建設重視不夠；在文化建設方面，會展公司文化建設滯後，會展文化傳播缺乏創新，會展公司的形象度和美譽度構建急需加強。

　　(3)較為註重內生風險管理，忽視外生風險管理

　　第一，部分會展公司不重視對公眾信任風險的管理。第二，對會展安全的風險重視不夠。在加入WTO的背景下，如何有效地對中國會展市場進一步開放中的各種風險進行管理研究不足，忽視中國會展業發展過程中的內在的根本制約。第三，部分會展公司較為重視公司內部風險管理，而對會展同業的規範競爭、有序競業的風險管理重視不夠，會展行業組織的作用還相當有限。第四，對會展中介組織的風險管理力度不夠。會展公司對中介組織風險管理與會展公司自身的規範經營都應加強。第五，缺乏對會展風險管理的有效手段，會展欺騙給會展公司造成的損失日趨加大，在對會展欺騙的風險管理需在制度完善和技術創新上加大力度。

　　(4)未能建立起有效的風險管理信息系統，風險管理決策缺乏依據

　　各類風險數據、損失數據是會展經營的數理基礎，在相當程度上也可以說，風險數據、損失數據是會展經營的資源。會展經營依據這些資源從事會展業，通過擴充豐富這類資源提高會展經營水平和展業範圍。因此，在理論和實踐中都要求會展公司(包括社會)建立一個完整的信息系統對這類會展資源進行保護、開發和利用。我國相當部分會展公司有效的風險信息系統都未能建立，這將可能導致會展經營決策缺乏合理依據，使會展經營缺乏合理的數理基礎。

　　(5)風險管理理論滯後，風險管理人才不足

　　在我國，風險管理理論發展滯後，風險管理人才不足已是一個不爭的事實。會展風險管理既包括對會展公司的硬體失誤風險和軟體失誤風險的管理，又包括組織性失誤風險和人的失誤風險的管理；既包括會展公司內部風險管理，叉包括會展業風險管理；既包括會展經營顯性風險的管理，又包括會展經營隱性風險的管理。只有建立起全面的風險管理觀，才能推動和實現會展業有效的風險管理。

　　任何一次規模較大的會展活動，其中直接與間接涉及的行業活動(比如廣告、工程、運輸、餐飲等)可能不止幾個、幾十個，而任何一個環節的行業運作職能出現意外風險都會導致整體活動受阻，在這一意義上，一次會展活動就必須考慮多種截然不同性質行業的風險防範與規避問題，會展風險管理具有“牽一發而動全身”的特征。但比起國外在會展風險管理上的成熟，我國的會展風險管理相當落後。目前我國會展業風險管理落後主要有巨集觀和微觀兩方面原因。就政府來說，我國現在還沒有統一的、專門的會展行政組織機構來管理、協調、監督會展市場，對該市場的風險管理而言就更無從談起；就保險公司來說，由於保險公司缺乏相關的歷史經驗數據與統計資料進行產品開發設計，保險公司所推出的針對會展市場的專業險種比較缺乏。如何進行風險管理、建立一套有效的符合行業特色的保險保障機制，對我國的風險管理部門(政府)及風險經營部門(保險公司)來說，均是個全新的課題。