会展风险管理

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出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)

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什么是会展风险管理[1]

  会展风险管理是指会展活动的管理人员对可能导致损失的会展项目的不确定性进行预测、识别、分析、评估和有效的处理,并以最低的成本会展的顺利完成提供最大的安全保障的科学管理方法。

会展风险管理的特征[1]

  1)时效性

  所谓时效性,是指会展活动在不同阶段所面临的风险是不同的,而风险的承担者只需在特定的时间内才承担这些风险。例如,延期或停办的风险只存在于会展的前期准备阶段;而在会展的现场,风险则主要是火灾、意外伤害等。

  2)有偿性

  会展风险的计划编制、识别、分析、监控和处置都需要耗费大量的人力和物力资源。而会展风险管理的有偿性主要表现在用来预防或降低未来可能出现的问题所造成的损失,其真正的价值只有在未来才能体现出来。需要注意的是,用于风险管理的投入将来既有可能抵消,也有可能多于风险事件本身所造成的损失。

  3)动态性

  会展的风险管理是一个动态的过程。一旦某一会展活动的目标、时间和费用计划确定下来,其风险管理计划也应当随之完成。而在进行风险管理过程中,如果会展活动的时间、费用等因素有重大变化时,相对于这些因素的风险也需要重新进行评估。

  4)信息依赖性

  会展风险管理是在收集与分析风险情报和外界信息的基础上进行的,因此具有较强的信息依赖性。换言之,对会展风险的识别、预测和评估的准确性与会展风险管理部门的信息处理能力密切相关。此外,有效的会展管理还有赖于会展企业与其他负责安全保障部门之间及时地进行信息沟通和紧密合作,共同制订相应的行动计划和风险处理措施。

会展风险管理的原则[1]

  1)目标一致性原则

  战略管理目标是会展举办过程中一切活动的出发点和归宿。会展风险管理是会展管理的一部分,因此,其目标的制定也必须与会展企业的战略管理目标相一致。

  2)经济性原则

  所谓经济性原则,是指要以最合理、最经济的方式达到会展安全管理的目标,并把其成本降到最低。换言之,在制订会展风险管理计划时要以总成本最低为总目标。这就要求会展风险管理人员要对各种效益与费用进行科学的分析和严格的核算。

  3)全面性考虑原则

  会展风险管理的计划和实施应该全面考虑各种法律、法规,从而保证会展风险管理的每一步骤都具有合法性。此外,在进行风险管理时还应该考虑周围地区一切与项目有关并受其影响的单位、个人等利益相关者对该会展活动的风险影响评价及管理的要求。

  4)适度满意性原则

  适度满意原则是指不管采用何种方法,投人多少资源,会展活动的不确定性风险都是存在的。因此,在风险管理过程中要允许一定的不确定性。换言之,只要会展的风险管理能达到适当的要求,基本令人满意就可以了;没有必要为了一味追求风险管理的效果,而无限制地追加资源投入,以免造成不必要的浪费。

会展风险管理的内容[1]

1.会展的风险规划

  1)会展风险规划的内容

  会展的风险规划是指会展风险管理的一整套计划,其中主要包括:确定风险管理专职机构及其成员,制订风险管理的行动方案及方式,选择合适的风险管理方法,确定风险判断的依据等。会展风险规划用于对风险管理活动的计划和实践形式进行的决策,其结果将成为整个会展风险管理的战略性和指导性的纲领。风险管理规划的主要内容如下。

  (1)方法。确定风险管理使用的方法、工具和数据资源,这些内容可随会展筹备阶段及风险评估情况作一些适当的调整。

  (2)人员。明确会展风险管理活动中的领导者、支持者及参与者的角色定位、任务分工及其各自的责任

  (3)时间周期。界定会展活动生命周期中风险管理过程的各阶段及过程评价、控制和变更的周期或频率

  (4)类型级别及说明。定义并说明会展风险评估和风险量化的类型级别。因为明确地定义类型级别并加以说明对于防止决策滞后、保证过程连续非常重要。

  (5)基准。明确定义由谁、以何种方式采取风险应对行动。合理的基准定义对衡量风险应对计划的有效实施并避免发生对该内容理解的歧义至关重要。

  (6)汇报形式。在进行风险管理规划时要明确规定会展风险管理各过程应汇报或沟通的内容、范围、渠道及方式。汇报与沟通应包括会展企业内部之间的沟通及与投资方、参展商等利益相关者之间的沟通。

  (7)跟踪。风险管理文档可有效用于对当前会展活动的管理、监察,经验教训的总结及对日后举办会展活动的指导。在进行跟踪时要明确规定如何以文档方式记录会展筹备及正式举办过程中的风险及风险管理的过程。

  2)风险规划会议

  会展风险管理规划主要通过风险规划会议来制定。参加风险管理规划的人员包括风险管理部门的经理和团队成员。通过风险管理规划会议,可以决定风险管理的方法、工具、报告和跟踪形式及具体的时间计划等。

2.会展的风险识别

  1)概念

  对会展可能面临的风险进行识别是风险管理的基础。会展的风险识别就是将会展风险的因子要素归类,并分层查找出来。换言之,会展风险识别就是要找出风险之所在和引起风险的主要因素,然后在这个基础上对风险的后果作出定性或定量的估计。风险识别的内容包括:确定风险的来源,分析风险产生的条件,描述风险的特征,以及确定哪些风险事件有可能影响会展的正常举办。需要注意的是,不是所有风险都会对会展活动产生严重的后果,然而,几个小风险的叠加则可能会对会展产生严重影响。因此,风险识别不是一次就可以完成的,应当自始至终不断进行。

  2)会展风险识别的方法

  (1)分解项目结构法。这种方法把会展项目分解成可管理的部分,从而帮助会展企业识别风险:并制订风险管理计划,其主要缺点在于不能全面显示复合风险所带来的问题。例如,一个会展的票务人员出了麻烦,就此事本身来讲可能问题不大,但是如果同时伴随着一个主要赞助商撤出的话,结果会导致整个会展活动被取消。

  (2)德尔菲法。这种方法的基本步骤如下:第一步,确定参加风险识别的人员,并让每个人独立地提出自己的意见;第二步,汇总每个人的识别结果,并对所有的结果进行分类、整理、编辑和再汇总,将经过上述处理的第一次识别结果通知给每一个参与人员,但不提示任何意见是谁提出的;第三步,参加识别的人员在阅读了上述处理过的汇总意见后,重新对可能发生的风险进行识别,并第二次提出自己的看法;第四步,汇总第二次识别结果,并进行分类、整理、编辑和再汇总,然后重复第二步的过程,如此循环往复,直到大家的意见基本一致为止,即可获得风险识别的最终结果。此办法可有效地避免小组成员之间的相互影响,结果较为客观,但缺点是费时较多。

  (3)头脑风暴法。这一方法是指挑选一些专家或者会展企业的相关人员,就该会展活动可能发生哪些风险进行识别,并要求大家对可能发生的风险提出自己的意见。当每个人的意见都记录下来之后,再仔细分析讨论这些意见,并从中总结出可能发生的风险,为下一步采取适当的预防措施提供依据。此法的关键之处是禁止别人对最初的意见进行批评,目的在于鼓励大家畅所欲言,尽量发现问题。

  (4)情景分析法。这种方法是根据事物发展趋势的多样性,通过对会展活动及其相关问题进行系统分析,设计出多种可能的未来前景,然后用类似于撰写电影剧本的手法,对系统发展态势自始至终的情景和画面作出描述。当一个会展活动持续的时间较长时,往往要考虑各种技术经济和社会因素的影响。此时,可用情景分析法来预测和识别其关键风险因素及其影响程度。

  (5)核对表法。这种方法相对比较简单,主要利用核对表作为风险识别的重要工具。核对表一般根据会展风险要素编制,包括会展活动的环境、参展产品及会展企业内部因素(如工作人员的技能或技能缺陷)等。

  (6)面谈法。与不同的会展项目工作人员进行有关风险的面谈,将有助于认识那些在常规计划中未被识别的风险。在进行可行性研究时获得的会展项目前期面谈记录往往是识别风险的很好素材。

3.会展的风险估计

  1)概念

  会展的风险估计是指在会展风险规划和识别之后,通过对会展活动所有不确定性和风险因素的充分、系统而又有条理的考虑彳确定各单个风险因素的工作。会展风险估计的主要内容包括评估:①影响会展筹备及正式举办的风险事件发生的可能性的大小;②风险事件可能导致的结果所涉及的范围和危害程度;③预期风险事件可能发生的时间;④同一风险因素所诱发风险事件的发生频率。

  2)会展风险估计的依据

  会展风险估计的主要任务是确定哪些因素会对会展活动的举办形成威胁,并依据其影响程度进行合理的排序。不同的会展活动,面临的风险事件也不尽相同。例如,国内展和出国展可能遇到的风险就存在很大的差异。然而在进行风险估计时,其依据大致相同,均包括4部分,即:①会展风险管理规划的结果;②会展风险识别的成果;③会展工作进展情况;④展会类型。一般来说,简单或重复率较高的会展活动的风险程度比较低,而复杂的或举办次数较少的会展活动的风险程度比较高。

4.会展的风险评价

  1)概念

  会展风险评价是指在对会展风险进行规划、识别和估计的基础上,通过建立风险的系统模型,找到会展活动所面临的风险,并确定其整体的风险水平,从而为如何处置这些风险提供科学依据,以保证项目的顺利进行。

  2)风险评价的依据

  风险评价的依据包括:①风险管理计划;②风险及风险条件排序表;③既往资料或风险专家对同类会展活动的研究成果;④专家判断结果。这里所指的专家既可以是会展企业内部的专家,也可以是企业之外的专家。此外,这些专家既可以是风险管理方面的专家,也可以是工程或统计方面的专家。

  3)风险评价的常用方法

  对会展活动进行风险评价的方法有很多,其中包括故障树分析法蒙托卡罗模拟法外推法决策树分析法主观概率法层次分析法效用理论灰色系统理论、模糊分析方法、计划评审技术及影响图分析法等。阅读材料9—2介绍了国外研究者所采取的一种方法——风险分析单。

5.会展的风险应对

  会展的风险应对是指对即将举行的会展活动所面临的风险提出处置意见和办法。从改变风险后果的性质、风险发生的概率和风险后果的大小三个方面,可以提出多种风险应对措施,其中包括减轻风险、预防风险转移风险回避风险自留风险和后备措施等。应对风险的关键在于预防风险的发生,而最好的预防措施便是制订风险管理预案。会展风险管理预案应遵循以下4个原则。

  1)一致性

  为了预防可能发生的风险,最常见的方法就是对会展活动所涉及的关键项目或关键人物建立替代方案。而这些方案原则上必须保证与会展活动的主题策划一致并具有一定的代表性。此外,在确定风险管理预案时要杜绝出现与会展活动主题相背离的情况,以及与其他会展活动雷同的现象。

  2)现实性

  风险预案的制订并非是随意的,它一定要遵循现实性原则。所谓现实性原则,是指在充分考虑了会展活动举办方企业的财力、技术、管理、人才及其他方面的资源之后,再合理设计、制订风险预案。

  3)可替代性

  风险预案一定是对整个会展活动中可能产生风险的环节提前进行防范。因此,预案与会展活动之间的关系应该具有一定的可替代性。换言之,一旦风险发生,启动相关的预案时不但应该保证会展活动的顺利进行,而且也不应该呈现临时拼凑的痕迹,影响会展活动的效果。

  4)可选择性

  可选择性是指应对每个风险事件的预案都不能是唯一的,而是应该同时备有几套可供选择的方案。这样一旦风险事件发生,在预案A无法实施的情况下,可以迅速启动预案B,甚至预案C或D等。而且在选择这些预案时还要兼顾时效性与合理性。例如,预案A可能费时,但实施起来更为合理;预案B快捷,但可能稍欠合理性,这就要求会展组织者要因地、因时制宜,在兼顾时效性与合理性的前提下,在多个备选方案中进行选择。

  6.会展的风险监控

  会展的风险监控是指对会展的风险规划、识别、估计、评价、应对进行全过程的监视和控制,其目的是保证会展风险管理达到预期的目标。实际上,会展风险的监控主要是会展活动的进展情况和办展环境。在会展风险监控的过程中,要及时发现那些新出现及随着时间推移而发生变化的风险,并及时根据其对会展活动的影响程度,重新进行风险规划、识别、估计、评价及采取应对措施。

  不管预先计划好的策略和措施是否付诸实施,会展的风险监控都非常重要。因为,有效的风险监控可以帮助会展活动举办方企业发现其已作出的决策可能发生的错误,并尽早采取纠正行动。需要注意的是,在决策正确但结果还不尽如人意的情况下,不要过早改变决策。因为,频繁改变决策不仅会浪费资源,而且还会大大增加其他风险发生煦可能性。

会展风险管理的实施[1]

  会展风险管理的实施通常由三个主要阶段组成,这些阶段不仅相互作用,其他会展管理内容相互影响。图显示了实施会展风险管理的具体过程。

Image:会展危机管理的实施过程.jpg

1.前期风险管理图

  前期风险管理是指风险发生之前的会展风险管理,其中主要包括三个部分,即加强风险管理教育、建立风险管理机构及建立风险预警机制。

  1.加强风险管理教育

  风险管理教育是会展企业预防风险的有力保障。风险管理教育包括风险意识教育和专业知识的培训和学习。风险管理教育可以使会展企业的员工“居安思危”,树立正确的风险意识和主人翁责任感。此外,利用风险情景的模拟对员工进行演习和培训,可以使其通过接触各类风险隋景,提高对风险征兆的识别能力,并且积累处理风险的技能知识。只有树立了正确风险的意识,并且提高了对风险的识别和处理能力,才能增强会展企业抗风险的整体能力,从而使会展服务质量和企业的信誉度得到保障。

  2.建立风险管理机构

  会展的风险客观存在于会展企业运行过程中的每一个环节。为了有效地加强风险管理,会展企业要专门建立风险管理机构。该机构的成员不但包括会展企业高层和专业部门的管理人员,而且还包括各级低层和中层干部。其中,会展企业的最高决策者作为会展风险管理机构的主要成员,可以在企业面临风险和难于决策时作出最困难的决定,而这些决定是无法由企业中下层干部能够作出的;各级低层和中层干部作为风险管理机构的成员可以进行日常的风险处理。此外,风险管理机构还应该有会展企业公关部经理和法律顾问的参与。因为,在会展企业同外界针对风险进行沟通的时候,公关部经理的对外联系可以起到非常重要的作用。而法律顾问的作用是为会展企业提供有关法律问题的直接咨询。

  3.建立风险预警机制

  所谓会展风险预警机制,是指会展企业通过对政治环境指数、商业环境风险指数和自然环境指数等风险预警指标不断监测,分析风险发生的概率及风险发生后可能造成的负面影响,做出科学的预测和判断,在有信号显示风险来临时,予以及时发布并警示,从而有利于企业自身和会展参加者预先发现问题,并主动采取积极的安全措施。

  风险预警管理是在对各种风险现象进行监测的基础上去识别风险、衡量风险并对风险预先进行单项和综合报警,以及寻求预控对策的活动。风险预警管理系统是发挥管理功能、实现管理目标的工具。预警管理系统的监视管理范围,涵盖会展企业高、中、低各管理层次及各横向职能部门的活动范围。预警管理的职能是对会展企业经营的全过程中各个风险事件发生的事前、事中和事后的各个环节进行监测、识别、评价、预测、预控并矫正不良发展趋势,纠正各种管理失误行为,使企业经营状态步人良性轨道。

  如果从整个企业来看,风险预警管理系统应是会展企业预警管理的一个分支或一个机构。而风险预警管理的系统是简单还是复杂,主要取决于以下因素:①会展企业规模的大小、复杂性及增长模式;②会展企业经营的性质;③风险管理对会展企业利润的贡献程度;④会展企业最高管理层对风险预警管理的态度

  通常,会展的预警管理系统分三个层次即决策层(预警管理委员会)、管理层(预警管理部门)和执行层(预警执行部门)。在预警管理系统中,预警管理委员会为最高决策机构,负责风险决策的制定。预警管理部门由专门行使预警管理职能的人员组成,负责各项风险决策的实施及监督管理,并对会展企业外部环境进行分析,以及对各管理部门的管理行为进行监督。而预警执行部门负责预警的具体贯彻、落实。此外,该部门还负责对环境因素进行监督和预测,并向预警管理层反映风险状况。需要说明的是,其他各管理部门和业务部门必须接受和配合同级风险预警管理部门职能的发挥。

  预警管理过程通常包括5个步骤,即风险辨识(Identification)、风险测定(Deter-mination)、风险对策(Countermeasures)、风险措施(Measures)和管理效果评估(Evaluation)5个基本步骤。而整个会展的预警管理过程,.可以被称为一个管理周期。在正常情况下,每经过这样一个管理周期,会展企业的抵抗风险的能力和水平都会有所提高。

2.中期风险管理中期

  风险管理是指风险事件发生过程中会展企业采取的应急和处理措施,其中包括以下5个方面。

  1.及时发布风险信息

  要以诚信、透明的态度和各类媒体沟通,只有这样才能最大程度地防止谣言和小道消息的散布,并消除参展商和观众的恐惧心理。为了加强与媒体的合作,会展活动举办方企业可以设立一个新闻中心,以便适时地向社会公众发布客观、准确、诚实、透明的风险信息。在发布信息时,会展活动举办方企业既不能夸大事实,也不能为了达到某种目的而隐瞒或扭曲事实真相。

  2.控制风险发展态势

  为了有效控制风险发展态势,风险管理机构应该制订并采取有效的安全保障措施,从而防止风险扩大。在制订安全保障措施时,会展管理企业应该任命专人负责与政府和主管部门进行安全保障方面的联络。此外,建立风险监测系统并组建紧急电话中心,可以使会展企业通过快速信息沟通,随时对风险的发展态势做出分析判断并采取应急措施。

  3.保持与客户的沟通

  当风险事件发生后,会展企业应该以电话、传真互联网及各种新闻媒体等方式,与客户保持沟通,并向其通报企业的情况,从而争取客户的理解和支持。这样可以在一定程度上保持客户对企业的信心,为危机后开展新的会展业务做好准备。此外,会展企业可以根据自身的实际情况,配合政府和媒体,做一些有利于树立企业形象的广告宣传,吸引公众的注意,巩固甚至提升企业形象。

  4.采取应急措施化解风险

  通过采取相应的应急措施,会展企业可以在风险事件发生时将其化解。会展企业所采取的应急措施包括以下几点:①建立企业突发重大事件储备金,同时与保险公司合作,投保重大突发事件险种,转移风险;②对于有重要人物参加的会展活动必须对展览现场进行安全检查,布置好安全保卫工作,配备专业医护人员和救护设备;③对于会展活动参加者的信息安全和财产安全也应采取措施予以保障;④在政治危机事件发生时,会展企业必须要加强与政府和主管部门的联系与合作,通报危机事件的进展情况,配合政府的安全应急措施行事;⑤强化危机管理领导小组的职能,保障展览现场设施安全,提供医疗服务和解决参展商的突发性问题。

  5.转变风险为发展机遇

  风险给会展企业带来的不仅仅是损害,也可能带来一些新的发展机会。会展企业应充分把握机会,转变风险为生机,使企业获得新的发展,其主要做法是对硬件设施进行更新改造,增强企业的发展后劲。此外,会展企业还可以利用风险事件发生期间的经营淡季,抓紧时间对员工进行全面培训,提高员工的专业化素质。这样在危机过后,企业的服务和管理水平能够有所提高,并可以赢得更多的顾客,从而弥补在危机中遭受的损失。

3.后期风险管理

  后期风险管理是指风险事件发生后会展企业进行的风险管理,其中主要包括会展风险事后恢复、会展风险事后总结和建立更有效的风险预防机制,以及将安全文化纳入到会展企业的企业文化之中去等。

  1.会展风险事后恢复

  会展风险的应急与处理主要是为了阻止风险蔓延及减少其造成的损失,而使已经造成的损失部分恢复到风险事件发生前的状态则需要通过风险事后恢复来实现。会展风险事后恢复主要围绕着以下三个目标。

  1)恢复会展企业形象

  会展企业要配合政府和主管部门有效地利用报纸、电视等新闻媒体,宣传企业的形象,尽快恢复国内外会展活动参加者的信心。必要时,可请国家和地方政府领导人出面,亲自对会展主办方和客户进行宣传促销

  2)恢复会展参加者的客源市场

  会展企业要通过市场调查和搜集相关资料,分析主要客源市场和营销渠道受风险影响的程度,进而针对各市场的特点采取应对措施。此外,企业也可请客源市场媒体、专栏作家等进行实地考察,做好会展企业形象宣传,引导会展参加者消费,从而刺激、鼓励并帮助客源市场和营销渠道复苏和繁荣

  3)恢复会展企业内部信心

  风险事件的发生不仅会使会展企业的经营效益受到影响,同时也会挫伤内部员工的工作积极性。在风险事件发生后的恢复时期,会展企业可以有效利用企业文化,重塑企业内部信心,增强企业的凝聚力。此外,企业应该及时制定新的发展战略,做好风险过后的新的展览业务,并抓住新的客源市场,开发策划一些新的活动,以便打造新的会展品牌。

  2.会展风险事后总结

  会展风险事件消除或告一段落之后,会展企业要对风险事件进行详细全面的总结,其中主要包括对风险预控管理的总结和对风险事件管理的总结。

  1)对风险预控管理的总结

  对风险预控管理的总结主要包括三个方面,即确定:①风险预警机制是否为风险管理提供了有用的指导,存在哪些问题,以及与其制定成本比较是否合算;②演习和风险教育是否对风险事件的处理起到了作用,以及有哪些项目有待加强和完善;③风险预警系统是否发出了及时的警报;④是否对预警系统的警报给予了足够的重视并采取了正确的反应。

  2)对风险事件管理的总结

  对风险事件管理的总结涵盖的范围比较广泛,其中包括确定:

  ①风险是否能在预防阶段被识别;②识别风险事件发生后的反应行动是否有效阻止或延缓了危机的爆发;③风险事件爆发后,会展企业的反应是否迅速合理;④风险时间处理中的资源供给是否及时,配置是否合理;⑤风险事件处理中成功避免或减少了哪些损失,管理机构运作是否高效;⑥媒体的管理是否合理,向媒体传递的信息是否合理,以及会展企业的形象维护得如何;⑦风险事件过后的恢复目标制定得是否合理,此外,还有风险恢复工作的有效性及存在的问题等。

  3.建立更有效的风险预防机制

  总结工作做完后,会展企业要认真回顾风险处理过程中的每一环节,针对当前的风险预防系统进行全面的分析。因为这样可以帮助会展企业的风险管理机构重新修正预防系统的失误,并进行相应的改进或调整,以便建立一个新的更有效的预防机制,加强风险管理预案的指导性和可操作性,从而为应对下一次会展的风险管理做好准备。

  4.将安全文化纳入到企业文化之中

  安全文化是一个总体概念,融合了会展企业对健康与安全的关心,是企业对安全的态度、行为价值观信念的体现。“良好”的安全文化包括三大要素。首先,要具备克服灾难的社会文化规范,安全价值观与信念要融入社会文化规范中。其次,要有一定规范的安全态度与行为。再次,对安全要能时刻省思。“良好”的安全文化不仅有助于人为作业疏忽或过失的减少,也有助于提升管理风险绩效。因此,现代会展风险管理越来越重视安全文化的建构。

会展风险管理的意义[1]

  1.确保会展活动如期举行

  筹备一个会展活动,特别是大型会展活动,需要的时间较长。从策划、立项、招展到会展活动开幕,短则需要一年时间,长则三五年时间,有的大型会展活动(如“世博会”)的筹备时间甚至需要10年以上。在这么长的时间内,一些突发的社会、政治和经济事件都会对会展的筹备产生重大影响。有的可能使会展延期举办,有的会使会展活动中途夭折。进行有效的会展风险管理,可以对一些可控的危机事件提前进行有针对性的预防。而对那些不可避免的风险事件,可以进行风险评估,分析其发生的概率及一旦发生这类事件对会展可能带来的影响,并在此基础上,采取必要的应对措施,防止和避免风险损失,最大限度地保证会展如期举行。

  2.保证会展活动的安全举办

  作为公众性社会活动,一般的会展活动在举办时都伴随着高度集中的人员流动。例如,每年的广交会都会有十多万外商,几十万国内参展商和其他来宾到会进行各种商务活动。如此众多的人员在短时间内聚集一堂,会场的安全问题当然是头等重要的。如果此时发生火灾、事故l生停电甚至恐怖事件,后果都将不堪设想。对会展活动进行风险管理,就可以有效地防止和应对会展现场可能发生的各种风险事件,保证会展活动安全举行。

  3.减少会展举办方的损失

  大型会展活动的前期准备工作十分艰巨,不仅任务量大,而且投入也非常大。一旦突发事件致使会展活动被迫延期甚至取消,其前期投资很难收回,因此会给举办方带来巨大的经济损失。对会展进行风险管理,并对一些突发的风险事件建立一套有效的预防措施,可以将会展举办方可能面临的风险减少到最低程度,从而最大限度地减少其经济损失。

  4.取得客户的信任

  客户是会展活动最重要的资产。因此,对客户负责,使客户满意,为客户营造一个安全的环境是会展举办方一直以来追求的目标。如果会展现场危机四伏,客户参加该展会就会顾虑重重,甚至放弃参展计划。基于对客户高度负责的精神,会展举办方有必要对会展进行有效的危机管理,尽力将一些可能发生的风险事件消灭在萌芽状态。而对于一些不可控的风险事件,会展举办方也要为客户的利益着想,努力采取措施,尽量减少客户的损失。由此可见,对会展进行有效的风险管理,是举办方对会展活动进行人本管理的一项重要内容,也是其取信于客户的一项重要手段。

我国会展风险管理的现状[2]

  (1)从总体上看,会展业风险管理水平较低,风险管理理念不强

  第一,风险管理作为一种管理职能还基本上没有被融于会展企业管理中,会展经营基本上还是财务型控制被动经营。第二,会展业发展总体决策和会展公司决策在相当程度上缺乏风险管理理念,会展的粗放型经营对目前的会展发展仍起着决定性作用。第三,会展风险管理技术水平低,风险评估、信用等级评定缺乏有效的评定标准,风险控制风险融资的方式相当有限。许多会展公司根本就没有防灾防损部门,在有防灾防损部门的企业中,其人力与财力的配备不足。第四,在会展风险控制过程中,事后控制为主要控制方法,对风险的事前控制重视不够。第五,在会展监管方面,主要还处于事后监管阶段,监管工作缺乏主动性和前瞻性。

  (2)较为注重显性风险管理,对隐性风险管理重视不够

  第一,在业务发展导向上,注重规模和速度,强调业务增长量,忽视发展的质。在市场竞争中,以价格进行恶性竞争,以占取市场份额作为主要手段,对会展风险的管理控制重视不足。

  第二,在会展发展导向上,某些方面还存在着会展决策和经营中的短期行为,对会展业发展及会展公司发展战略长远性研究不够;在公众对会展的信任度方面,会展业未能充分重视恶性竞争、中介制度混乱、会展欺骗对社会公众产生不良影响;在制度法律建设方面,对会展发展的制度环境和法律基础建设重视不够;在文化建设方面,会展公司文化建设滞后,会展文化传播缺乏创新,会展公司的形象度和美誉度构建急需加强。

  (3)较为注重内生风险管理,忽视外生风险管理

  第一,部分会展公司不重视对公众信任风险的管理。第二,对会展安全的风险重视不够。在加入WTO的背景下,如何有效地对中国会展市场进一步开放中的各种风险进行管理研究不足,忽视中国会展业发展过程中的内在的根本制约。第三,部分会展公司较为重视公司内部风险管理,而对会展同业的规范竞争、有序竞业的风险管理重视不够,会展行业组织的作用还相当有限。第四,对会展中介组织的风险管理力度不够。会展公司对中介组织风险管理与会展公司自身的规范经营都应加强。第五,缺乏对会展风险管理的有效手段,会展欺骗给会展公司造成的损失日趋加大,在对会展欺骗的风险管理需在制度完善和技术创新上加大力度。

  (4)未能建立起有效的风险管理信息系统风险管理决策缺乏依据

  各类风险数据、损失数据是会展经营的数理基础,在相当程度上也可以说,风险数据、损失数据是会展经营的资源。会展经营依据这些资源从事会展业,通过扩充丰富这类资源提高会展经营水平和展业范围。因此,在理论和实践中都要求会展公司(包括社会)建立一个完整的信息系统对这类会展资源进行保护、开发和利用。我国相当部分会展公司有效的风险信息系统都未能建立,这将可能导致会展经营决策缺乏合理依据,使会展经营缺乏合理的数理基础。

  (5)风险管理理论滞后,风险管理人才不足

  在我国,风险管理理论发展滞后,风险管理人才不足已是一个不争的事实。会展风险管理既包括对会展公司的硬件失误风险和软件失误风险的管理,又包括组织性失误风险和人的失误风险的管理;既包括会展公司内部风险管理,叉包括会展业风险管理;既包括会展经营显性风险的管理,又包括会展经营隐性风险的管理。只有建立起全面的风险管理观,才能推动和实现会展业有效的风险管理。

我国会展风险管理的对策[2]

  任何一次规模较大的会展活动,其中直接与间接涉及的行业活动(比如广告、工程、运输餐饮等)可能不止几个、几十个,而任何一个环节的行业运作职能出现意外风险都会导致整体活动受阻,在这一意义上,一次会展活动就必须考虑多种截然不同性质行业的风险防范与规避问题,会展风险管理具有“牵一发而动全身”的特征。但比起国外在会展风险管理上的成熟,我国的会展风险管理相当落后。目前我国会展业风险管理落后主要有宏观和微观两方面原因。就政府来说,我国现在还没有统一的、专门的会展行政组织机构来管理、协调、监督会展市场,对该市场的风险管理而言就更无从谈起;就保险公司来说,由于保险公司缺乏相关的历史经验数据与统计资料进行产品开发设计,保险公司所推出的针对会展市场的专业险种比较缺乏。如何进行风险管理、建立一套有效的符合行业特色的保险保障机制,对我国的风险管理部门(政府)及风险经营部门(保险公司)来说,均是个全新的课题。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 张艳玲主编.会展管理.清华大学出版社,2009.2.
  2. 2.0 2.1 杨顺勇 牛淑珍 施谊主编.普通高等教育“十一五”规划教材 上海市会展策划与设计本科教育高地会展经济与管理系列教材 会展风险管理.化学工业出版社,2007年08月第1版.
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