会展企业

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什么是会展企业[1]

  会展企业是指依托各类会展场馆和相关设施,从事会议、展览和节事活动的策划、组织经营管理等相关活动,以营利为主要目标,具有相对独立性的经济组织

会展企业的类型[1]

  根据不同的标准,会展企业可以划分为以下不同的类型:

  (1)按照经营业务划分,会展企业可以分为会展经营公司、会展场馆公司,以及为会展提供搭建、物流服务公司等。

  (2)按照经营规模划分,会展企业可以分为大型会展企业、中型会展企业和小型会展企业三种类型。

  (3)按照投资主体划分,会展企业可以分为国有会展企业、民营会展企业、合资会展企业、外商投资会展企业、港澳台投资会展企业等多种类型。

  (4)按照与会展活动的密切程度,会展企业可以分为直接会展企业、间接会展企业和配套会展企业三种类型。直接会展企业是指直接和专门经营会展业务的企业,如专业会议组织公司、展览公司、场馆经营公司等;问接会展企业是指除了为会展提供服务外,同时也为社会其他部门和人员服务的企业,如广告酒店、餐馆、交通运输等企业;配套会展企业是指为会展企业提供配套产品和服务的相关企业,如装饰公司、建筑企业物流公司等。

会展企业的特点[1]

  会展企业作为企业的具体类型,既有一般企业的共性特征,又有其专有的特征,具体表现在以下四个方面:

  (1)对基础设施和环境的依赖性。会展企业主要是利用会展场馆和相关设施设备的功能、空间以及其他产业所提供的产品和服务为参展商、会议参与者和观众提供服务。会展产业是服务产业,会展活动的开展显著地依赖其他产业的产品和服务作为中间投入生产要素,与国民经济其他产业的关联性很强。会展业的发展会拉动其他产业相关部门的发展。因此,一个地区和城市的经济发达程度、基础设施建设、市政工程配套、资源环境、物资配套以及水电能源消耗等,对该地区和城市会展企业的发展具有重要影响。

  (2)经营的敏感性。由于会展活动本身受国内外政治、经济文化、外交以及恐怖事件、自然灾害、疾病流行等多种因素的影响,会展企业的经营活动往往具有较强的敏感性。对外在环境变化的敏感性,导致会展企业的经营活动存在较大的波动性。因此,会展企业必须关注各种危机事件发生的可能性,不断提高企业的抗风险能力,同时对会展企业的发展应保持充分的信心。

  (3)服务的时效性。通常情况下,会展活动往往是在特定的时间和地点举办,因而具有一定的时空条件约束。这就要求会展企业必须在会展活动举办的特定时问和特定地区内,为参展商、会议与会者和观众提供及时有效的服务,才能取得经营的最大效益。

  (4)先进设备和劳务服务并存。会展活动既需要高水平的策划和设计,也需要设施先进的现代化场馆支撑,更需要提供相应的劳务服务,如展台搭建、交通、物流、金融餐饮、住宿等。一次会展活动往往需要大量的先进设施设备来有效地展示,也需要高质量的服务,这样才能真正满足客户需求,实现会展活动的持续稳定开展。

会展企业部门设置[2]

  会展企业的主要职能部门是指把会展企业划分为若干管理单位,确定组织中各项任务的分配责任的归属,以求分工合理、职责分明,有效地达到组织的目标。会展企业职能部门设置主要是依据参展商在展会期间的活动流程来安排。

  会展企业的部门设置需兼顾会展服务的质量效率。一般来说,包括策划部、外联部、招商部,创意设计部、会展服务部、信息管理部、特装制作部、物流部、工程管理部和安全保卫部等。会展企业部门设置可以保证其良好运营,同时也与盈利状况密切相关。由于公司的规模大小不同,内部职能部门设置也有差异。图便是一般比较常见的会展公司各部门设置。

  Image:会展企业部门设置.jpg

  常见会展公司各部门组织形式可以这样表示:

  (一)策划部

  Image:策划部.jpg

  (二)外联部

  Image:外联部.jpg

  (三)招商部

  Image:招商部.jpg

  (四)创意设计部

  Image:创意设计部.jpg

  (五)会展服务部

  Image:会展服务部.jpg

  (六)信息管理部

  Image:信息管理部.jpg

  (七)特装制作部

  Image:特装制作部.jpg

  (八)物流部

  Image:物流部.jpg

  (九)工程管理部

  Image:工程管理部.jpg

  (十)安全保卫部

  Image:安全保卫部.jpg

  (十一)财务部

  Image:财务部.jpg

  以上各部门是依据一般会展正常运作的需要来设立的。在实际会展企业组织结构设计中,应根据各自企业的实际情况,充分考虑各自企业的业务特点,因此部门设置、名称可有所不同,因此,部门数量也可灵活设定。比如有些公司可以增加行政部和人事部。还有一些会展公司将具体的接待、展区设计、场地建设等工作留给专业公司来完成,这样它的组织结构部门设计都会简单一些。

会展企业部门职责[2]

  会展企业在接到会展项目后,根据会展项目的特点及具体情况,将项目工作细分并分派到各部门主管领导。各部门将按照分工,根据各部门的工作职责完成相应的工作。常见会展企业各部门工作职责如下:

  1.策划部

  策划部是会展公司的部门之一。主要负责策划会展立项、调研会展市场、进行会展宣传推广和开展公关活动等工作。

  2.外联部

  外联部主要负责会展公司所需服务的联络、洽谈的工作,并负责与这些服务提供商建立良好的合作关系。如:选择外部服务商、租赁会展场所、维护与会展提供商的合作关系等。

  3.招商部

  招商部是会展公司业务拓展的部门。主要负责管理客户信息、制定招商计划、开展招商活动、维护客户关系等工作。

  4.创意设计部

  创意设计部是向客户提供各种创意与设计的部门。主要负责设计会展场所、提供创意展示设计服务等。

  5.会展服务部

  会展服务部是体现会展公司综合服务水平的重要职能部门。主要负责提供会展接待服务、管理会展活动及节目、提供会展后勤服务。

  6.信息管理部

  信息管理部主要负责会展行业的信息管理工作,如收集整理会展行业信息、管理公司信息系统、维护公司网络、管理通信网络设备,并向公司内部、外部客户提供信息管理系统建设和维护服务

  7.特装制作部

  特装制作部主要负责展会中特装展台的制作。主要负责实施和控制特装制作流程、管理特装制作现场。

  8.物流部

  物流部主要负责会展公司所需物资采购管理和运输工作。主要负责管理物资采购、存储、运输等工作。

  9.工程管理部

  工程管理部承担的主要是会展现场的工程施工和会场设备的管理。主要负责会展施工的前期准备、现场控制、后期拆除、管理施工物资和资料。

  10.安全保卫部

  安全保卫部主要是为会展产品以及会展场馆的安全需求而设立的。维护公司和会展现场的安全秩序、管理消防安全、管理安全意外事件、管理安全保卫人员。

  11.财务部

  财务部是直接管理资金、进行账务处理的部门,是会展公司的重要保障部门。主要负责制定财务规章制度和财务计划会计核算财务监督现金出纳税务工作等。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 袁亚忠主编.会企业管理.中山大学出版社,2010.08.
  2. 2.0 2.1 苏悦编著.会展基础.对外经济贸易大学出版社,2011.02.
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