交貨期管理

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交貨期管理(Delivery Management)

目錄

什麼是交貨期管理

  交貨期管理是指企業產品交付客戶的科學系統的管理過程和辦法。在質量成本得到良好控制的同時,交貨期管理已成為企業參與競爭的另一個尺度。

交貨期管理的內容

  交貨期管理涉及採購、生產銷售庫存等多個環節,囊括了生產管理質量管理物料管理等領域,必須通過企業各個部門的協作來實現。在市場上客戶對產品的交貨期要求是越來越高,對於銷售來說,最希望隨時訂貨隨時有貨。錶面上看雖然能做到隨時訂貨隨時有貨,但要做到這樣必須保持大量的存貨占有公司巨額流動資金,削弱了我們企業的贏利能力;市場對產品功能需求隨時也會發生變化,庫存有可能隨時成為無價的廢品庫存增大了企業風險。為了規避風險,同時又要儘量適應市場的變化,縮短交貨期需要整個供應鏈的優化,就是通過設計開發優化、計劃的調控、採購管理的提升、生產製造調節、運輸資源整合。

  對按單製造(MTO II)企業來說,延期交貨還會出現連鎖反應,因為為了避免被罰款,時常出現緊急插單來趕工趕件,這就影響其他訂單的有序生產。觸一處動全身的特點與低效的跨部門流程、僵化的管理模式衝突,就會加大部門牆,滋生部門本位主義,形成企業內耗過大。由於沒有建立成熟的流程管理體系,低效的跨部門流程綁架著國內的按單製造(MTO II)企業的管理水平。國內70%無法盈利的這類型企業不是接不到單、工人沒活乾,而是企業有訂單、工人有活乾,但是越乾越虧,越虧越大。對按單製造(MTO II)企業來說,交貨期管理是解決眾多內部管理問題的咽喉要害,是關鍵中的關鍵。

  因此設計開發是一切活動的開始,在這方面能明確產品的穩定性,開發一些標準共用的功能模塊,同時考慮在產品核心器件不變的情況下可以使產品有一定的功能延生性,及時把研發信息反映到計劃部門,使物控部門進行計劃調整。計劃控制方面明確產品的生命周期,不同的時期採用不同的庫存策略,增大關鍵元器件和採購周期長元器件的庫存,建設建全一些重要和關建元器件的安全庫存,隨時依據市場的變化調整安全庫存。努力捕獲我們銷售市場的信息。庫存要以市場為依據,以成本為關鍵,管理調節好風險

  採購,建立及時補給的供應系統,做到下達採購訂單及時,縮短訂單下達時間,在現在的採購補給中,很多企業已把時間確定到了小時而不是天。加強對供應商管理,因為我們的供應商很多是元器件的代理商,沒有很好的供應保障,時常發生送貨不及時,品質保證。通過加強對主要供應商的合同管理,建立透明的供應商評估和獎罰制度,多渠道多方面尋找元器件的供應市場,做到不缺貨不斷貨。生產是製造產品的最後一個環節,要建立能適應市場變化而變化的生產體系,加強對OEM合作工廠的管理,按節拍進行生產並非生產越多越好,越快越好,應該根據市場的需求經常調整生產節奏。通常, 交貨期管理的目的可歸納為:

  1. 準時取得必要的外協件, 滿足生產需要。
  2. 減少在製品等的庫存量, 加速資金周轉, 提高資金利用效率

交貨期管理的流程

  從時間角度看,交貨期管理是對時間的控制管理

  企業通過科學系統的管理以最快的響應速度、最小的成本將訂單要求的產品送到客戶手中。主要包括以下幾部分的時間管理

  1、訂單處理時間包括訂單審核時間和訂單錄入時間。企業要通過固定的程式和系統的運作建立快速反應機制,儘力縮短訂單處理時間。

  1. 訂單審核時間。接到銷售訂單後需要對客戶要求的質量、交期、數量、價格、幣種、金額、付款方式包裝方式運輸方式目的地、聯繫人、聯繫方式等進行確認。
  2. 訂單錄入時間。將審核後的訂單錄入到系統中並做好歸檔以便跟進。

  2、生產計劃時間。計劃人員根據銷售預測、銷售計劃及出貨計劃,通過產能物料、品質及工藝等進一步確認安排生產計劃

  3、原材料採購時間。原材料採購包括戰略採購和採購訂單協調兩個環節。

  (1)戰略採購,即供應商開發管理,包括原材料量產前的供應市場競爭分析、合格供應商尋找、潛在供應商的評估、詢價和報價、合同條款談判、最終供應商的選擇、企業供應商資料系統維護、磨具安排、初樣確認、生產工程試用、樣品承認與系統維護、供應商定期評審與改進及供應商關係維護等。

  (2)採購訂單協調包括原材料量產後的採購計劃安排、採購訂單發註、供應商訂單與交期確認、供應商交貨跟蹤、供應商結報等工作。

  4、外發加工時間。外發加工管理包括加工商的開發與管理以及加工計劃管理。加工商的開發與管理與供應商類似。外發加工計劃管理類似於內部生產,只是所用訂單為外發加工訂單,而內部生產為企業內生產訂單。為縮短外發加工時間,應儘量就近選擇加工商,同時要求加工商建立快速反應機制

  5、來料檢驗與入庫時間。企業應制定明確的流程安排原材料或外發加工產品來料檢驗和入庫,並通過系統改善達到信息的暢通與效率的提高。

  6、生產準備時間。生產計劃制定後應儘快做好生產準備,如物料準備、作業指導書的制定、生產程式的編製、設備與儀器的安裝調校、產品檢驗準備等。為提高生產準備的速度,企業應建立計劃的共用機制與生產準備的快速反饋機制。

  7、生產作業時間。在一切準備停當之後,生產開始運行,具體生產作業時間還與物料狀況、生產工藝、產品質量、設備與儀器的運行狀況等有關。在生產過程中,生產管理人員在做好生產安排與人員管理的同時,需要聯絡相關部門不斷改善製造工藝,提高作業人員的操作熟練程度,及時解決生產過程中一切問題。

  8、產品檢驗與入庫時間。產品生產完成後的檢驗與入庫也是非常重要的環節,流程的簡化、信息的暢通、內部物流的科學設計是改善相關運作的良方。

  9、運送與物流時間。企業應制定明確的流程對出貨前的運輸安排、報關的準備、出貨指令的下達、倉庫的出貨準備以及出貨後的物流及關務跟蹤等做出系統的安排,並竭力確保信息的順暢與問題的及時處理。

  10、其它預留時間。在承諾交期時還要考慮到各種不確定因素,如氣候變化、生產異常等。

  從流程角度看交貨期管理

  1、“推進式”交貨流程

  目前,幾乎全部的企業都在採用“推進式”交貨流程,所謂“推進式”交貨流程,是指在生產計劃制定以後,按照各工序的順序逐步實施,一步步推進,直到最後出廠。

  • 客戶與銷售之間的關係

  從客戶與銷售之間的關係開始,企業開始搭建推進式流程。首先要研究客戶與銷售之間的關係,學會周旋於客戶之間並且保護自己。企業的銷售人員往往缺乏技能,只是一個傳話筒而已,只是簡單地將客戶需要的數量傳達給生產部而已,沒有起到一個核心作用。

  • 銷售與生產之間的關係

  在接到訂單以後,首先要分析這是常規訂單,還是特殊訂單?所謂常規訂單,就是過去做過的,產品尺寸規格型號沒有任何的變化,只有兩種要求,即數量要求和交期要求。所謂特殊訂單,就是從來沒有做過的產品訂單。

  接到特殊訂單後,要立即由銷售部組織相關職能人員召開合同評審會議,來確認這個單子到底能做還是不能做,做合同評審

  在特殊訂單合同評審中,銷售、生產、技術、品質、供應、設備、行政與人事、財務等職能部門要以訂單為中心,從各自的角度分析訂單實施的可能性,在這個環節中,各部門之間是一種協同合作的關係。

  在確定訂單能做以後,就要著手制定主生產計劃。制定生產計劃的時候,要根據客戶的性質,再會同銷售人員、生產人員共同制定。

  • 日程安排

  在制定好生產計劃以後,還要制定過程中的日程安排,包括月度計劃、周計劃、日計劃等。

  跟單員在推進式模式中的角色至關重要,他是屬於銷售部的崗位。他每天的工作是到生產車間去催貨,激活每個生產環節的員工,產生“鯰魚效應”,並將情況及時反饋給領導。這樣生產時間就會有所縮短,保證交貨期。

  • 產銷協調會議

  在訂單做完以後,要定期召開產銷協調會議,對前一段時間的訂單完成情況做出回顧和總結,找出原因。

  2.“拉動式”交貨流程

所謂“拉動式”交貨流程,是指先制定主生產計劃,直接將命令下達給最後的生產工序,由最後的生產工序逐步向前催貨最終完成生產的流程。它與“推進式”交貨流程呈相反的方向。“拉動式”交貨流程包括的環節有:

  1. 制定主生產計劃
  2. 指令下達
  3. 包裝車間指令下達
  4. 上道工序車間指令下達
  5. 上上道工序車間指令下達
  6. 採購部指令下達
  7. 供應商供料

日本企業的交貨期管理[1]

  日本企業常常以下述四點作為交貨期管理的目標:

  1. 事先預計可能導致拖期交貨的原因, 適時採取適當措施, 確保既定交貨期。
  2. 控制提前交貨, 減輕庫存資金占用的壓力。
  3. 保持生產時間與交貨期的協調性。
  4. 加強對協作企業的指導, 以隨時適應生產計劃的變化。

  交貨期管理的目的和目標, 僅僅指明瞭協作雙方協作的原則要求, 要實現這些要求, 必須全面發揮交貨期管理的各種機能。日本企業認為, 交貨期管理並非單純地通過催促來保證交貨期, 它至少應具備以下四種機能。即

  (1) 制定外協計劃機能。包括: 研究確定是自製還是外協; 選擇協作企業; 確定交貨期, 圖紙、工裝、檢測器具、原材料及零部件的準備;外協訂貨等。

  (2) 進度管理機能。包括: 進度調查; 催促協作企業; 研究、提出預防拖期交貨的措施; 減少計劃外訂貨; 加強搬運管理等。

  (3) 動態管理機能) 包括對協作企業的指導和扶植; 開發、選擇新的協作對象; 修訂專業化協作方針等。

  (4)檢查驗收機能。包括: 進廠檢查; 採取廢次品處理對策等。綜上所述, 交貨期管理的目的、目標和機能是一個統一的整體。交貨期的目的規定著交貨期管理的方向, 交貨期管理的目標明確了交貨期管理應達到的水平, 是檢驗交貨期管理效果的尺度; 交貨期管理的四項機能是實現其目的、目標保證。日本企業專業化協作的成功, 大多是建立在交貨期管理的目的、目標和機能統一的基礎上的。

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參考文獻

  1. 侯慶軒.日本企業交貨期管理初探[J].現代日本經濟.1985年5期
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