合同評審

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　　合同評審是指接到客戶訂單以後,為了確認能夠保質保量地完成訂單,對生產能力和物料進行確認,掃除生產過程中的不確定因數,避免因生產過程中出現解決不了的問題而影響產品質量和交貨時間的一項活動。

　　首先，合同評審是供方的職責，但可以與客戶聯合進行；

　　其次，合同評審可以根據需要在合同的不同階段重覆進行，該定義明確提出應在“合同簽訂前”開展合同評審活動，以確保合同中對產品的質量要求規定得合理、明確並形成文件；

　　第三，如果合同中又提出質量保證要求，評審時應同時對此項要求進行評定，通過對合同要求與實驗室現有能力的對比，評定供方通過必要的努力能否實現合同的規定，包括質量與交貨期、違約賠償等。根據滿足合同要求的難易程度，實驗室可組織相應的職能部門進行評定，對複雜項目合同評審一般在投標階段就開始實施，在正式簽訂合同前往往要多次進行合同評審活動，直至合同正式簽訂為止。合同簽訂後若發生合同更改，則還需重覆上述合同評審活動。

　　在任何一個公司中起關鍵作用的是營銷部門，它要尋找顧客、替公司招攬生意。營銷部門的效率可以用其努力維持的訂貨數量來衡量。大量的訂貨使公司能夠合理的規劃公司周期性的生產，保證其產品能全部銷售。訂貨單多了，生產期就長，經營者對營銷人員就更滿意。

　　然而，維持訂貨量是一回事，要使顧客充分滿意又是另一回事。在這裡有一個所有部門（包括營銷部門）的能力和效益發生衝突的問題。起初，某一公司可能靠廣告宣傳激起銷售力來維持有足夠的訂貨量，然而能夠讓顧客滿意的，只能是產品質量和按時交貨。偶爾，過份熱心的經銷人員預訂訂貨單並承諾了公司不能做到的交貨時間表，那樣，他們就要去說服顧客，推遲交貨期。這種情況對公司的生存和產品都存有潛在的危險。

　　在當今競爭環境中，特別在出口領域，顧客在交貨時間表上是不會發善心的。此外，國際競爭加劇和工資費用增長迫使工廠廠長們在低存貨上經營。在這種情況下，對一個供應商來講，若不能按期交付原材料和零部件，就意味著所有生產系統不合拍而閑置。由於質量體系的特殊成分，提供商品和服務的公司應當有一個完全確定的合同評審程式。

　　(一)任何形式（傳真函件或其他方式）的合同或訂單的各項要求都要有明確的規定，並形成文件。

　　(二)對每份合同或訂單在正式簽定前都要評審．並滿足以下要求：

　　1.合同或訂單的各項要求都有明確的規定並形成文件；

　　2.任何與投標不一致的合同或訂單的要求已經得到解決；

　　3.具有滿足合同或訂單的要求的能力。

　　(一)技術保證能力

　　1.應用的材料

　　2.採用的結構和工藝

　　3.要求的加工精度

　　4.產品的性能指標要求

　　5.設備加工性能的符合性

　　6.產品包裝要求

　　7.功能尺寸

　　8.顧客的其他特殊要求

　　(二)質量保證能力

　　1.檢驗和試驗要求

　　2.質量驗收方式

　　3.質量保證期

　　4.檢驗能力

　　5.質量標準

　　6.特殊質量要求

　　7.質量責任的確定方法和質量糾紛的仲裁。

　　(三)材料保證能力

　　1.有無庫存或數量是否充足

　　2.材料質量狀況

　　3.是否採用了新材料

　　4.是否需要採購

　　5.採購周期能否保證合同交貨期要求

　　(四)生產保證能力

　　1.合同產品的數量

　　2.合同交貨期

　　3.合同產品所需設備能力

　　4.供貨能力

　　(五)資金保證能力和財務結算

　　1.合同所需原材料外協件外購件的資金保證狀況

　　2.財務結算方式

　　3.顧客的戶名開戶行、帳號、稅號是否清楚。

　　(六)價格

　　1.常規合同或訂單是否執行了公司的價格政策

　　2.一般和特殊合同的價格是否合理。

　　(七)其它

　　1.交貨方式

　　2.付款條件，

　　3.運輸方式是否符合交通運輸法規及公司運輸現狀

　　4.保險費運輸費等費用承擔情況

　　5.違約責任及經濟賠償。

　　供應商可能會接到顧客對產品兩個方面的詢問：標準產品和特殊的零件或需按照顧客要求的規格製造的設備。每類產品需要有不同的評審程式。

　　1. 標準產品的合同評審程式

　　製造商總是向未來的買主提供本公司的產品標準或產品規格。這些現成的質量參數有操作功能、壽命、可靠性和可維修性，以及附加的其它技術資料如功率或燃料特性、容量或操作範圍、需要的環境條件等等。在主要設備箱里，銷售小冊子也應提出如顏色、形狀以及可選擇的附件的情況。在接受標準產品訂貨或簽合同之前，供應商應就合同評審程式執行下列步驟：

　　（1）向未來的客戶提供全部技術規格和其它有關資料，以便客戶瞭解產品全貌，如果需要，產品樣品也應做可靠性評估。

　　（2）如果產品滿足客戶需要，在認可交貨時間表以前，應就建議的時間表和生產部門商量。

　　（3）在某些情況下，客戶可能要求對產品作些修改，以適合其公司特殊需要，這些修改的全部細節應由客戶提供成文的東西，並就其可行性和管理、工程部門商量。

　　（4）確保訂單或合同包含有關產品型式的全部詳情，包括它的顏色或各種各樣的輔助項目如工具、附件及應用的配件。

　　（5）要保證訂單或合同清楚地標明雙方同意的包裝、運輸、安裝（哪裡適用）及其它有關項目如保險和支付方法等方面內容。

　　（6）應規定不管是客戶還是其利益的代理人要在運出產品以前和在收到產品時對產品進行檢驗。全部檢查或試驗細節，例如要試驗的參數、試驗方法、抽樣大小，用於驗收的標準等，應由供應商的質量專家和客戶研究之後明確下來。

　　（7）大多數耐用消費品和工業產品有一份擔保單保護客戶，擔保單的用語和條件應寫清楚，以免出現不同的解釋而引起爭執。

　　（8）最後，不管做了多大的努力，產品質量問題仍可能會發生，供應者應保證合同要有解決質量問題的程式和問題出現時解決爭執的辦法。

　　2.專門訂單的合同評審程式

　　特殊訂貨的開發和生產過程不同於那些標準或正常產品的生產，它需要進行局部變動或要重新調整，要成功地執行這樣的訂貨是相當複雜的。因為毫無相似之處的因素會滲透在開發和生產過程的任何階段中。徹底瞭解採購者的需要對投標和合同形成是極其重要的。為了弄清客戶直接的或不十分明確的要求，常常需要專家們進行各種級別和範圍的對話。因為特殊訂貨合同包含著應考慮到的設計和開發、實際設計和開發階段，甚至包括在合同簽約之後，應作出協商和複查。合同評審至少應保證：

　　（1）客戶應對其要求儘可能作出詳細規定，使得設計和下一步工作有充分可靠依據。

　　（2）為了保證符合客戶要求，評審應包括各種各樣性能和效率。

　　（3）圍繞合同執行，制定質量保證計劃，和客戶討論以確保客戶所有質量要求得到滿足。

　　（4）建立起與客戶的通訊渠道，研究與質量相關的所有問題。

　　（5）根據合同評審結果，在不影響產品質量的情況下需要修改設計時，這種修改應和客戶商量徵得同意。

　　此外，合同評審應包括檢查或試驗，擔保單的用語和條件以及解決質量問題的程式。

　　作為整個質量控制系統的一部分，制度化的合同評審程式有下列益處：

　　（1）所有感興趣的當事人有機會評審合同。

　　（2）可以得到核查表或指導性文件（評審用的），以瞭解合同要求的程度。

　　（3）評審員可利用評審分析合同限期及有關的委托。

　　（4）這份合同是包含了全部性能類別，為了成功地履行這份合同，正好以此為起點有助於計劃的開發。

　　（5）一種用客戶來評審質量計劃的方法。

　　（6）有準備的通過適當的評審來修改合同或質量計劃。

　　如上所述，我們知道，如果執行合同評審的程式，可減少甚至避免在供方與客戶之間產生的誤解或爭執。由於它是相當透明的，其結果增加了客戶的信任，使其對產品質量的抱怨降到最低的程度。

　　1.制定合同評審控製程序

　　《實驗室資質認定評審準則》4.6“合同評審”條款中規定“實驗室應建立並保持評審客戶要求、標書和合同的程式,明確客戶要求”;ISO/IEC17025∶2005《檢測和校準實驗室能力認可準則》4.4“要求、標書和合同評審”條款中也要求“實驗室應建立和保持評審客戶要求、標書和合同的程式”。

　　檢測實驗室面臨各種各樣的食品生產企業和經銷商,為能很好地滿足他們的各種需求,確保檢測質量,為客戶提供高質量的檢測服務,首先應針對食品產品的特點,編製“評審客戶要求,標書和合同的控製程序”,在程式中明確規定合同評審的範圍、要求、內容、評審時機、評審方法、參與評審人員以及各自的職責(即5W1H),確保檢測實驗室對食品生產企業和經銷商進行有效的溝通,他們的要求與合同之間的任何差異,應在檢測實驗室工作開展之前得到解決,每項合同應得到檢測實驗室與客戶雙方的接受,實驗室應確保充分理解他們的需求和期望,並將其轉化為實驗室的要求,貫穿於整個檢驗過程中。

　　2.確定評審人員及評審時機

　　(1)業務接待員

　　接受食品產品檢驗的合同評審,是檢測實驗室整個檢驗活動的第一道工序,這道工序做得好與不好,直接關係到提供給客戶檢測結果和檢驗報告質量的好與不好,檢測實驗室委托業務的接待,一般均由授權的業務接待員來實施。鑒此業務接待員應具有以下幾方面的知識和技能:。

　　1)熟悉食品產品現行技術標準和檢驗標準的要求以及食品質量安全準入檢驗細則所規定的必檢項目(即帶3的項目)、本實驗室能夠承擔該類產品的檢驗資質和能力;2)掌握本實驗室通過計量認證/驗收、國家實驗室認可的食品產品檢驗項目;3)瞭解食品產品檢驗項目的收費標準和收費規定;4)具備良好的業務素質和食品檢驗知識、職業道德、法律意識、具有與客戶溝通、協調實驗室與客戶關係的技能和語言表達能力。

　　(2)評審時機

　　1)常規合同

　　在食品檢測委托業務中,通常是常規的檢驗委托,即是在檢測實驗室通過計量認證/驗收和國家實驗室認可的項目內,檢驗方法和檢驗條件均無變化,因此掌握好委托業務的評審時機,是做好合同評審的前題。此時合同評審可由授權的業務接待員與客戶就有關檢驗要求進行評審,並通過客戶填寫“檢測委托合同”的形式確認評審內容,明確檢驗項目,檢測依據,雙方簽字,合同生效。此時業務接待員一定要向客戶明確帶“3”的項目是必檢項目且在合同中明確。

　　2)特殊合同

　　對於比較複雜或重要的或需採用先進設備的檢驗任務,檢測實驗室應由技術負責人或技術主管組織食品檢驗人員共同參與評審,及時向客戶瞭解需求,記錄客戶有關檢驗的依據、對象、目的、時間、數量、結果、特殊要求等細節,在檢測實驗室能力、資源均能滿足的前提下,技術負責人或技術主管授權與客戶正式簽署《檢測委托合同》,如果要使用新的檢測方法,實驗室應對方法進行確認,並做出該新檢驗方法在本實驗室的不確定度和精密度的評價和確認,在確信具備能力和符合標準條件的情況下,應編製相應的檢測作業指導書,提供給相關檢測人員,並將客戶需求轉化為檢測實驗室的要求加以實施。

　　3.合同評審的主要內容

　　合同評審主要明確委托單位對產品檢驗的要求,《食品安全實施細則》規定的食品質量檢測項目,這些項目主要包括理化指標、感官指標、衛生指標和標簽指標。理化指標主要有:水分、鹽分、蛋白質、脂肪、亞硝酸鹽、總酸;感官指標主要有:色澤、香氣、滋味;衛生指標主要有:無機砷、汞、鉛、銅、菌落總數、大腸菌群、致病菌、食品添加劑(糖精鈉、甜蜜素、安賽蜜、色素)、防腐劑(苯甲酸、山梨酸、);標簽指標主要有:產品名稱、配料表、生產單位名稱和地址、生產日期和保質期、儲存方式、執行標準等。這些在合同評審中都應加以明確,如屬QS發證檢驗的,檢驗項目一定要按實施細則進行。

　　檢測實驗室對來自客戶的檢驗需求,應給予高度的重視,並使客戶的需求得到正確、及時和有效的滿足。因此在接受食品生產企業委托進行合同評審時應描述以下主要內容:1)該食品的名稱、規格型號、產品等級、委托單位的有關信息,包括能體現產品特性的內容,如食品主含量、添加劑、生產日期、儲存要求等。

　　2)委托食品的狀態、數量、抽/送樣方式,包括應清楚描述能否滿足檢驗要求;

　　3)該食品所執行的檢驗標準或檢驗方法、檢驗項目、判定依據、檢驗結果的報告形式和傳遞方式;

　　4)完成時間、檢驗費用、分包情況和檢驗後樣品的處置方式等等。

　　當客戶表示可以接受檢測實驗室合同評審的最終結果時,合同即可簽署。合同中應闡明與客戶要求相一致的雙方的責任、義務和權利等相關內容,這些內容一經雙方簽字即生效,單方違約應對違約造成的後果承擔責任。

　　4.合同變更

　　經雙方簽立的《委托檢測合同》在執行中,任一方提出修改要求時,檢測實驗室應按程式文件的規定,對合同進行修改,並及時與客戶和食品檢驗人員進行溝通,以防止變更後給雙方的利益造成損失。

　　若修改後的合同有重大變化,檢測實驗室技術負責人或技術主管應重新組織食品檢驗人員對變更後的合同進行評審,對修改的內容逐條進行記錄,評審結果應作為合同的附件由雙方授權人簽字,並將修改後的內容通知客戶和相關的檢測人員,防止出現工作差錯給雙方造成損失。

　　5.合同評審應關註的要點

　　在委托檢驗合同評審中,會碰到各種各樣的情況,應註意把握以下幾點:

　　(1)把握好社會效應與法律責任要素.考慮為客戶服務,提高社會效應,符合食品質量安全準入制度,增進經濟效益,這是檢測實驗室的目標之一,但不能為了經濟利益偽造數據,出具虛假證明。《質量法》第五十七條規定:“產品質量檢驗機構、認證機構偽造檢驗結果或者出具虛假證明的,責令改正,對單位處五萬元以上十萬元以下的罰款,對直接負責的主管人員和其他直接責任人員處一萬元以上五萬元以下罰款;有違法所得的,並處沒收違法所得;情節嚴重的,取消其檢驗資格、認證資格;構成犯罪的,依法追究刑事責任。產品質量檢驗機構、認證機構出具的檢驗結果或者證明不實,造成損失的,應當承擔相應的賠償責任;造成重大損失的,撤消其檢驗資格、認證資格。”由此可見,檢測實驗室在考慮經濟利益時,必須把握好法律責任,嚴格按標準規定進行產品檢驗和結果判定,在符合法律法規的前題下,向客戶出具公正的檢驗數據。

　　(2)把握好利益和風險,技術能力要素

　　對於向社會出具公正數據的檢測實驗室,在考慮利益的同時,一定要考慮風險,要考慮自身的檢驗能力、技術力量,決不能接受超範圍、超技術力量,不具備檢驗能力的項目,確保承擔的檢驗任務均在計量認證/驗收範圍內展開。確保出具檢驗報告的合法性、有效性。

　　(3)為客戶保密

　　《實驗室資質認定評審準則》4.1.6條規定:“實驗室及其人員對其在檢測和/或校準活動中所知悉的國家秘密、商業秘密和技術秘密有保密義務,並有相應措施”。

　　為能確保做到為客戶保密,檢測實驗室應編製《保護客戶機密信息和所有權控製程序》,明確規定為客戶保密的措施,以及所承擔的義務和責任,作為組織內部文件加以實施。當客戶委托檢驗的產(商)品涉及到國家秘密、專利、商業機密或在檢驗中需涉及客戶的技術機密時,檢測實驗室相關職能部門和食品檢驗人員應嚴格按程式的規定,採取有效措施,必要時追加補充規定為客戶保密,切實為客戶做好保密工作,做到誠信服務,並向客戶作出鄭重承諾。

　　6.檢驗方法的確定

　　在食品檢測任務的委托中,均應按國家頒佈標準和檢驗細則的要求及項目實施食品產品的檢驗。

　　但當客戶委托檢驗的食品產品沒有相應的檢驗細則,也沒有國際、國家、行業、地方規定的檢驗方法且需實驗室在合同評審中確定檢驗方法時,應儘可能選擇國際或國家標準中已經公佈或由知名的技術組織或有關科技文獻或雜誌上公佈的方法,但應經檢測實驗室技術主管的確認,及時與客戶進行溝通,得到客戶允諾後方可採用。

　　7.分包情況

　　《實驗室資質認定評審準則》4.4檢測和/或校準分包條款規定:“如果實驗室將檢測和/或校準工作的一部分分包,接受分包的實驗室一定要符合本準則的要求;分包比例必須予以控制(限儀器設備使用頻次低、價格昂貴及特種項目)。實驗室應確保並證實分包方有能力完成分包任務。實驗室應將分包事項以書面形式徵得客戶同意後方可分包”;ISO/IEC17025∶2005《檢測和校準實驗室能力認可準則》4.5校準和檢測的分包要素對分包也有所要求。如委托檢驗的食品中某些項目實驗室要進行分包時,一定要控制分包的比列,要在符合準則的範圍內,檢測實驗室的個別項目才允許分包,同時要對接受分包實驗室的資質、能力等方面進行考核評價,確保分包方有能力且符合評審準則和認可準則的情況下,並以書面的形式徵得食品生產企業和經銷商同意後方可實施分包。

　　若存在上述情況,在合同評審時,檢測實驗室應將分包項目在檢驗報告中加以描述。

　　8.保存合同評審記錄

　　記錄是“闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件”。合同評審是檢測實驗室整個檢驗活動的一個子過程,尤其在執行食品質量安全市場準入制的情況下,實驗室更要把標準的規定、客戶的需求、客戶的信息全部記錄在合同中,為此檢測實驗室應指定相關部門或專人安全妥善貯存保管好合同評審記錄,以便於上級管理部門和有關人員的檢索,併為委托方保密。