合同评审

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合同评审概述

  合同评审是指接到客户订单以后,为了确认能够保质保量地完成订单,对生产能力和物料进行确认,扫除生产过程中的不确定因子,避免因生产过程中出现解决不了的问题而影响产品质量交货时间的一项活动。

合同评审的原则[1]

  首先,合同评审是供方的职责,但可以与客户联合进行;

  其次,合同评审可以根据需要在合同的不同阶段重复进行,该定义明确提出应在“合同签订前”开展合同评审活动,以确保合同中对产品的质量要求规定得合理、明确并形成文件;

  第三,如果合同中又提出质量保证要求,评审时应同时对此项要求进行评定,通过对合同要求与实验室现有能力的对比,评定供方通过必要的努力能否实现合同的规定,包括质量与交货期、违约赔偿等。根据满足合同要求的难易程度,实验室可组织相应的职能部门进行评定,对复杂项目合同评审一般在投标阶段就开始实施,在正式签订合同前往往要多次进行合同评审活动,直至合同正式签订为止。合同签订后若发生合同更改,则还需重复上述合同评审活动。

合同评审的意义

  在任何一个公司中起关键作用的是营销部门,它要寻找顾客、替公司招揽生意。营销部门的效率可以用其努力维持的订货数量来衡量。大量的订货使公司能够合理的规划公司周期性的生产,保证其产品能全部销售。订货单多了,生产期就长,经营者对营销人员就更满意。

  然而,维持订货量是一回事,要使顾客充分满意又是另一回事。在这里有一个所有部门(包括营销部门)的能力和效益发生冲突的问题。起初,某一公司可能靠广告宣传激起销售力来维持有足够的订货量,然而能够让顾客满意的,只能是产品质量和按时交货。偶尔,过份热心的经销人员预订订货单并承诺了公司不能做到的交货时间表,那样,他们就要去说服顾客,推迟交货期。这种情况对公司的生存和产品都存有潜在的危险。

  在当今竞争环境中,特别在出口领域,顾客在交货时间表上是不会发善心的。此外,国际竞争加剧和工资费用增长迫使工厂厂长们在低存货上经营。在这种情况下,对一个供应商来讲,若不能按期交付原材料和零部件,就意味着所有生产系统不合拍而闲置。由于质量体系的特殊成分,提供商品和服务的公司应当有一个完全确定的合同评审程序。

合同评审的范围和要求[2]

  (一)任何形式(传真函件或其他方式)的合同或订单的各项要求都要有明确的规定,并形成文件。

  (二)对每份合同或订单在正式签定前都要评审.并满足以下要求:

  1.合同或订单的各项要求都有明确的规定并形成文件;

  2.任何与投标不一致的合同或订单的要求已经得到解决;

  3.具有满足合同或订单的要求的能力。

合同评审的内容[2]

  (一)技术保证能力

  1.应用的材料

  2.采用的结构和工艺

  3.要求的加工精度

  4.产品的性能指标要求

  5.设备加工性能的符合性

  6.产品包装要求

  7.功能尺寸

  8.顾客的其他特殊要求

  (二)质量保证能力

  1.检验和试验要求

  2.质量验收方式

  3.质量保证期

  4.检验能力

  5.质量标准

  6.特殊质量要求

  7.质量责任的确定方法和质量纠纷的仲裁

  (三)材料保证能力

  1.有无库存或数量是否充足

  2.材料质量状况

  3.是否采用了新材料

  4.是否需要采购

  5.采购周期能否保证合同交货期要求

  (四)生产保证能力

  1.合同产品的数量

  2.合同交货期

  3.合同产品所需设备能力

  4.供货能力

  (五)资金保证能力和财务结算

  1.合同所需原材料外协件外购件的资金保证状况

  2.财务结算方式

  3.顾客的户名开户行、帐号税号是否清楚。

  (六)价格

  1.常规合同或订单是否执行了公司的价格政策

  2.一般和特殊合同的价格是否合理。

  (七)其它

  1.交货方式

  2.付款条件,

  3.运输方式是否符合交通运输法规及公司运输现状

  4.保险费运输费等费用承担情况

  5.违约责任及经济赔偿。

合同评审的程序

  供应商可能会接到顾客对产品两个方面的询问:标准产品和特殊的零件或需按照顾客要求的规格制造的设备。每类产品需要有不同的评审程序。

  1. 标准产品的合同评审程序

  制造商总是向未来的买主提供本公司产品标准产品规格。这些现成的质量参数有操作功能、寿命、可靠性和可维修性,以及附加的其它技术资料如功率或燃料特性、容量或操作范围、需要的环境条件等等。在主要设备箱里,销售小册子也应提出如颜色、形状以及可选择的附件的情况。在接受标准产品订货或签合同之前,供应商应就合同评审程序执行下列步骤:

  (1)向未来的客户提供全部技术规格和其它有关资料,以便客户了解产品全貌,如果需要,产品样品也应做可靠性评估。

  (2)如果产品满足客户需要,在认可交货时间表以前,应就建议的时间表和生产部门商量。

  (3)在某些情况下,客户可能要求对产品作些修改,以适合其公司特殊需要,这些修改的全部细节应由客户提供成文的东西,并就其可行性和管理、工程部门商量。

  (4)确保订单或合同包含有关产品型式的全部详情,包括它的颜色或各种各样的辅助项目如工具、附件及应用的配件。

  (5)要保证订单或合同清楚地标明双方同意的包装、运输、安装(哪里适用)及其它有关项目如保险和支付方法等方面内容。

  (6)应规定不管是客户还是其利益的代理人要在运出产品以前和在收到产品时对产品进行检验。全部检查或试验细节,例如要试验的参数、试验方法、抽样大小,用于验收的标准等,应由供应商的质量专家和客户研究之后明确下来。

  (7)大多数耐用消费品和工业产品有一份担保单保护客户,担保单的用语和条件应写清楚,以免出现不同的解释而引起争执。

  (8)最后,不管做了多大的努力,产品质量问题仍可能会发生,供应者应保证合同要有解决质量问题的程序和问题出现时解决争执的办法。

  2.专门订单的合同评审程序

  特殊订货的开发和生产过程不同于那些标准或正常产品的生产,它需要进行局部变动或要重新调整,要成功地执行这样的订货是相当复杂的。因为毫无相似之处的因素会渗透在开发和生产过程的任何阶段中。彻底了解采购者的需要对投标和合同形成是极其重要的。为了弄清客户直接的或不十分明确的要求,常常需要专家们进行各种级别和范围的对话。因为特殊订货合同包含着应考虑到的设计和开发、实际设计和开发阶段,甚至包括在合同签约之后,应作出协商和复查。合同评审至少应保证:

  (1)客户应对其要求尽可能作出详细规定,使得设计和下一步工作有充分可靠依据。

  (2)为了保证符合客户要求,评审应包括各种各样性能和效率。

  (3)围绕合同执行,制定质量保证计划,和客户讨论以确保客户所有质量要求得到满足。

  (4)建立起与客户的通讯渠道,研究与质量相关的所有问题。

  (5)根据合同评审结果,在不影响产品质量的情况下需要修改设计时,这种修改应和客户商量征得同意。

  此外,合同评审应包括检查或试验,担保单的用语和条件以及解决质量问题的程序。

合同评审的益处

  作为整个质量控制系统的一部分,制度化的合同评审程序有下列益处:

  (1)所有感兴趣的当事人有机会评审合同。

  (2)可以得到核查表或指导性文件(评审用的),以了解合同要求的程度。

  (3)评审员可利用评审分析合同限期及有关的委托。

  (4)这份合同是包含了全部性能类别,为了成功地履行这份合同,正好以此为起点有助于计划的开发。

  (5)一种用客户来评审质量计划的方法。

  (6)有准备的通过适当的评审来修改合同或质量计划

  如上所述,我们知道,如果执行合同评审的程序,可减少甚至避免在供方与客户之间产生的误解或争执。由于它是相当透明的,其结果增加了客户的信任,使其对产品质量的抱怨降到最低的程度。

合同评审的案例分析[3]

  1.制定合同评审控制程序

  《实验室资质认定评审准则》4.6“合同评审”条款中规定“实验室应建立并保持评审客户要求、标书和合同的程序,明确客户要求”;ISO/IEC17025∶2005《检测和校准实验室能力认可准则》4.4“要求、标书和合同评审”条款中也要求“实验室应建立和保持评审客户要求、标书和合同的程序”。

  检测实验室面临各种各样的食品生产企业和经销商,为能很好地满足他们的各种需求,确保检测质量,为客户提供高质量的检测服务,首先应针对食品产品的特点,编制“评审客户要求,标书和合同的控制程序”,在程序中明确规定合同评审的范围、要求、内容、评审时机、评审方法、参与评审人员以及各自的职责(即5W1H),确保检测实验室对食品生产企业和经销商进行有效的沟通,他们的要求与合同之间的任何差异,应在检测实验室工作开展之前得到解决,每项合同应得到检测实验室与客户双方的接受,实验室应确保充分理解他们的需求和期望,并将其转化为实验室的要求,贯穿于整个检验过程中。

  2.确定评审人员及评审时机

  (1)业务接待员

  接受食品产品检验的合同评审,是检测实验室整个检验活动的第一道工序,这道工序做得好与不好,直接关系到提供给客户检测结果和检验报告质量的好与不好,检测实验室委托业务的接待,一般均由授权的业务接待员来实施。鉴此业务接待员应具有以下几方面的知识和技能:。

  1)熟悉食品产品现行技术标准检验标准的要求以及食品质量安全准入检验细则所规定的必检项目(即带3的项目)、本实验室能够承担该类产品的检验资质和能力;2)掌握本实验室通过计量认证/验收、国家实验室认可的食品产品检验项目;3)了解食品产品检验项目的收费标准和收费规定;4)具备良好的业务素质和食品检验知识、职业道德、法律意识、具有与客户沟通、协调实验室与客户关系的技能和语言表达能力。

  (2)评审时机

  1)常规合同

  在食品检测委托业务中,通常是常规的检验委托,即是在检测实验室通过计量认证/验收和国家实验室认可的项目内,检验方法和检验条件均无变化,因此掌握好委托业务的评审时机,是做好合同评审的前题。此时合同评审可由授权的业务接待员与客户就有关检验要求进行评审,并通过客户填写“检测委托合同”的形式确认评审内容,明确检验项目,检测依据,双方签字,合同生效。此时业务接待员一定要向客户明确带“3”的项目是必检项目且在合同中明确。

  2)特殊合同

  对于比较复杂或重要的或需采用先进设备的检验任务,检测实验室应由技术负责人或技术主管组织食品检验人员共同参与评审,及时向客户了解需求,记录客户有关检验的依据、对象、目的、时间、数量、结果、特殊要求等细节,在检测实验室能力、资源均能满足的前提下,技术负责人或技术主管授权与客户正式签署《检测委托合同》,如果要使用新的检测方法,实验室应对方法进行确认,并做出该新检验方法在本实验室的不确定度和精密度的评价和确认,在确信具备能力和符合标准条件的情况下,应编制相应的检测作业指导书,提供给相关检测人员,并将客户需求转化为检测实验室的要求加以实施。

  3.合同评审的主要内容

  合同评审主要明确委托单位对产品检验的要求,《食品安全实施细则》规定的食品质量检测项目,这些项目主要包括理化指标、感官指标、卫生指标和标签指标。理化指标主要有:水分、盐分、蛋白质、脂肪、亚硝酸盐、总酸;感官指标主要有:色泽、香气、滋味;卫生指标主要有:无机砷、汞、铅、铜、菌落总数、大肠菌群、致病菌、食品添加剂(糖精钠、甜蜜素、安赛蜜、色素)、防腐剂(苯甲酸、山梨酸、);标签指标主要有:产品名称、配料表、生产单位名称和地址、生产日期和保质期、储存方式、执行标准等。这些在合同评审中都应加以明确,如属QS发证检验的,检验项目一定要按实施细则进行。

  检测实验室对来自客户的检验需求,应给予高度的重视,并使客户的需求得到正确、及时和有效的满足。因此在接受食品生产企业委托进行合同评审时应描述以下主要内容:1)该食品的名称、规格型号、产品等级、委托单位的有关信息,包括能体现产品特性的内容,如食品主含量、添加剂、生产日期、储存要求等。

  2)委托食品的状态、数量、抽/送样方式,包括应清楚描述能否满足检验要求;

  3)该食品所执行的检验标准或检验方法、检验项目、判定依据、检验结果的报告形式和传递方式;

  4)完成时间、检验费用、分包情况和检验后样品的处置方式等等。

  当客户表示可以接受检测实验室合同评审的最终结果时,合同即可签署。合同中应阐明与客户要求相一致的双方的责任、义务和权利等相关内容,这些内容一经双方签字即生效,单方违约应对违约造成的后果承担责任。

  4.合同变更

  经双方签立的《委托检测合同》在执行中,任一方提出修改要求时,检测实验室应按程序文件的规定,对合同进行修改,并及时与客户和食品检验人员进行沟通,以防止变更后给双方的利益造成损失。

  若修改后的合同有重大变化,检测实验室技术负责人或技术主管应重新组织食品检验人员对变更后的合同进行评审,对修改的内容逐条进行记录,评审结果应作为合同的附件由双方授权人签字,并将修改后的内容通知客户和相关的检测人员,防止出现工作差错给双方造成损失。

  5.合同评审应关注的要点

  在委托检验合同评审中,会碰到各种各样的情况,应注意把握以下几点:

  (1)把握好社会效应与法律责任要素.考虑为客户服务,提高社会效应,符合食品质量安全准入制度,增进经济效益,这是检测实验室的目标之一,但不能为了经济利益伪造数据,出具虚假证明。《质量法》第五十七条规定:“产品质量检验机构、认证机构伪造检验结果或者出具虚假证明的,责令改正,对单位处五万元以上十万元以下的罚款,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员处一万元以上五万元以下罚款;有违法所得的,并处没收违法所得;情节严重的,取消其检验资格、认证资格;构成犯罪的,依法追究刑事责任。产品质量检验机构、认证机构出具的检验结果或者证明不实,造成损失的,应当承担相应的赔偿责任;造成重大损失的,撤消其检验资格、认证资格。”由此可见,检测实验室在考虑经济利益时,必须把握好法律责任,严格按标准规定进行产品检验和结果判定,在符合法律法规的前题下,向客户出具公正的检验数据。

  (2)把握好利益和风险,技术能力要素

  对于向社会出具公正数据的检测实验室,在考虑利益的同时,一定要考虑风险,要考虑自身的检验能力、技术力量,决不能接受超范围、超技术力量,不具备检验能力的项目,确保承担的检验任务均在计量认证/验收范围内展开。确保出具检验报告的合法性、有效性。

  (3)为客户保密

  《实验室资质认定评审准则》4.1.6条规定:“实验室及其人员对其在检测和/或校准活动中所知悉的国家秘密商业秘密技术秘密有保密义务,并有相应措施”。

  为能确保做到为客户保密,检测实验室应编制《保护客户机密信息和所有权控制程序》,明确规定为客户保密的措施,以及所承担的义务和责任,作为组织内部文件加以实施。当客户委托检验的产(商)品涉及到国家秘密、专利、商业机密或在检验中需涉及客户的技术机密时,检测实验室相关职能部门和食品检验人员应严格按程序的规定,采取有效措施,必要时追加补充规定为客户保密,切实为客户做好保密工作,做到诚信服务,并向客户作出郑重承诺。

  6.检验方法的确定

  在食品检测任务的委托中,均应按国家颁布标准和检验细则的要求及项目实施食品产品的检验。

  但当客户委托检验的食品产品没有相应的检验细则,也没有国际、国家、行业、地方规定的检验方法且需实验室在合同评审中确定检验方法时,应尽可能选择国际或国家标准中已经公布或由知名的技术组织或有关科技文献或杂志上公布的方法,但应经检测实验室技术主管的确认,及时与客户进行沟通,得到客户允诺后方可采用。

  7.分包情况

  《实验室资质认定评审准则》4.4检测和/或校准分包条款规定:“如果实验室将检测和/或校准工作的一部分分包,接受分包的实验室一定要符合本准则的要求;分包比例必须予以控制(限仪器设备使用频次低、价格昂贵及特种项目)。实验室应确保并证实分包方有能力完成分包任务。实验室应将分包事项以书面形式征得客户同意后方可分包”;ISO/IEC17025∶2005《检测和校准实验室能力认可准则》4.5校准和检测的分包要素对分包也有所要求。如委托检验的食品中某些项目实验室要进行分包时,一定要控制分包的比列,要在符合准则的范围内,检测实验室的个别项目才允许分包,同时要对接受分包实验室的资质、能力等方面进行考核评价,确保分包方有能力且符合评审准则和认可准则的情况下,并以书面的形式征得食品生产企业和经销商同意后方可实施分包。

  若存在上述情况,在合同评审时,检测实验室应将分包项目在检验报告中加以描述。

  8.保存合同评审记录

  记录是“阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件”。合同评审是检测实验室整个检验活动的一个子过程,尤其在执行食品质量安全市场准入制的情况下,实验室更要把标准的规定、客户的需求、客户的信息全部记录在合同中,为此检测实验室应指定相关部门或专人安全妥善贮存保管好合同评审记录,以便于上级管理部门和有关人员的检索,并为委托方保密。

参考文献

  1. 黄翔.合同评审在计量校准服务中的应用.上海计量测试.2008年01期
  2. 2.0 2.1 姜春军 解燕山.家具制造企业如何实施合同评审.家具.2002年02期
  3. 董建明.浅谈检测实验室食品合同评审的建立与实施.现代测量与实验室管理.2008年第2期
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评论(共1条)

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58.58.125.* 在 2012年4月7日 10:43 发表

合同评审并不只是评审生产能力和物料确认,对于技术方面以及产品是否能够检验也需要进行评审。

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