財務管理信息系統
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財務管理信息系統(financial management information system,FMIS)
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什麼是財務管理信息系統[1]
財務管理信息系統是指利用現代信息技術和網路通訊技術，對財務管理中的分析、預測、計劃、控制、監督等各個環節進行全面管理的系統。
財務管理信息系統的構成模塊[2]
財務管理信息系統是依靠若幹個構成模塊的集成來實現的，一般來說，財務管理信息系統應該包括組織互連信息模塊，會計事務處理信息模塊，財務管理信息模塊、財務決策支持模塊以及財務主管信息模塊五個部分，其中組織互連信息模塊是解決企業內部組織之間以及企業與關聯企業之間的信息傳輸問題；會計事務處理信息模塊的作用是提供精確、及時的信息，提高財務工作效率和成功率；財務管理信息模塊、財務決策支持模塊和財務主管信息模塊是從不同的角度、不同的層次解決財務管理中的計劃、控制、決策等問題。這些模塊的成功建立以及相互之間的集成管理是財務管理信息化成功的體現，他們之間的關係密不可分。
一、組織互連信息模塊
組織互連模塊可以使企業的財務部門與其他部門、使本企業與其他關聯企業之間的財務信息自動流動，用以支持企業財務管理的計劃、組織、控制、分析、預測、決策等各個環節，以支持企業的管理與生產。
二、會計事務處理信息模塊
當企業的經濟業務發生時，會計事務處理信息模塊就會對這些業務進行處理並將它存儲到指定的資料庫中，財務管理的各個部門和各個員工都能在其授權的範圍內以某種形式對其進行訪問。會計事務處理信息模塊通常由多個不同功能的子模塊組成。每個子模塊可以通過組織互連來完成特定的會計數據處理，提供特定部分的會計信息。各子模塊之間互相傳遞信息，共同完成一個既定的目標。會計的基本職能是反應、監督，因此，會計事務信息處理模塊通常分為會計核算信息子模塊、會計管理信息子模塊。其中，每個子模塊可根據會計業務的範圍繼續分為若幹個功能模塊。會計事務處理信息模塊的結構原理如圖1所示。
在工作過程中，當有一項業務出現時，工作人員或顧客直接通過終端鍵盤將此事件輸入，構成一項事務。經過電腦處理，可能有兩種輸出：一種是列印文字文件；另一種是把信息返回終端。在處理過程中，處理裝置和數據文件或資料庫之間會有信息往來。
三、財務管理信息模塊
從財務管理的具體內容來看，財務管理中的一部分問題，屬於結構化的問題，他們具有固定的處理模式，具有一定的規範性，對這一類問題，可通過建立財務管理信息模塊(狹義)來進行解決。財務管理信息模塊是一種新型的人機財務管理系統。它以現代化電腦技術和信息處理技術為手段，以財務管理提供的模型為基本方法，以會計信息模塊和其他企業管理系統提供的數據為主要依據，對企業財務管理的結構化問題進行自動或半自動的實時處理，財務管理信息模塊的主要目標是概括發生的事情，並把人們引向存在的問題和機遇。例如，對產品庫存的管理，財務管理信息模塊可以提供顯示哪些產品庫存已降低到需要補充的日報表，以提醒財務人員應採取訂購更多產品的措施。財務管理信息模塊的結構原理如圖2所示。
模塊的輸入是內部與外部的有關數據，內部數據有的來自會計事務處理模塊，有的來自其他數據源(如生產現場)，經過財務管理信息模塊程式處理後可以存入資料庫。當用戶請求生成財務報告時，模塊能夠列印出書面形式報表，也可在用戶終端屏幕上顯示。
四、財務決策支持模塊
財務決策支持模塊是一種人機對話系統，它以現代化信息技術為手段，以管理會計提供的模型為基本方法，協助決策者對企業管理中帶有不確定因素的半結構化問題進行分析決策，為管理者做出正確決策提供幫助。該模塊是在管理信息系統的基礎上發展起來的，其特征是調用信息資源支持決策，它僅僅幫助管理人員完成結構化及半結構化的決策問題，同時可以解決一部分分析工作的系統化問題，但對這一過程的控制還需要決策者的洞察力和判斷力。財務決策支持模塊為支持管理決策，首先需要建立各種資料庫甚至數據倉庫，其次需要建立各種數學模型，組成模型庫對資料庫中的數據進行深加工，探索其內部的規律，並對數據的運算結果進行比較、分析和評價。同時，為了充分利用管理者的經驗、知識和智慧，模塊還設置人機交互介面和專家知識庫，採用人工智慧技術判斷環境生成方案、評價決策。
一個比較完整的財務決策支持模塊的結構原理如圖3所示。
用戶與模塊之間有一個對話環節(語言系統)，人機雙方要用彼此懂得的語言對話。一般來說應該儘可能使用圖形介面。
模塊的輸入信息來自管理信息系統或其他內外部信息源，但這些信息並不都是拿來就可以用的，因為財務決策支持模塊需要的大多是彙總的、綜合的信息。一般來說，財務決策支持模塊通過其良好的交互性，使財務人員能夠進行一系列“what-if”分析，再運用不同的模型，列舉可能方案，協助分析問題、估計各種不確定方案的結果、預測未來狀況等方式，為企業決策者制定正確科學的經營決策提供幫助。財務決策支持模塊主要包括人機對話子系統、資料庫子系統、模型庫子系統、知識庫子系統。
五、財務主管信息模塊
財務主管信息模塊將會計事務處理模塊、財務管理信息模塊、財務決策支持模塊相結合併與之高度交互的信息系統。財務主管信息模塊是一個“組織狀況報導系統”，能夠迅速、方便、直觀(用圖形)地提供綜合信息，並可以預警與控制“成功關鍵因素”遇到的問題。財務主管信息模塊還是一個“人際溝通系統”，財務主管們可以通過網路下達命令，提出行動要求，與其他管理者討論、協商、確定工作分配，進行工作控制和驗收等。
通過財務主管信息模塊，財務主管還可以充分利用企業數據倉庫，對其進行數據挖掘，而且可以對財務報告的輸出形式進行靈活選擇，以提供更明確和更具深度的信息。
財務管理信息系統的主要子系統[3]
財務管理軟體分為企業財務和決策兩個層次。企業財務以總賬系統為核心，包括總賬、應收應付、現金管理、項目管理、工資管理和固定資產管理等，為企業的會計核算和財務管理工作提供了全面、詳細的解決方案。
(1)總賬系統
總賬系統的功能是處理記賬憑證輸入、登記，輸出日記賬、一般明細賬及總分類賬，編製主要會計報表。它是整個會計核算的核心，應收賬、應付賬、固定資產核算、現金管理、工資核算、多幣制等各模塊都以其為中心來互相信息傳遞。
(2)應收應付
應收應付系統是核算每一筆業務的欠款情況以及收、付款情況，提供詳細的客戶、供應商和產品的統計分析，能有效的管理應收應付賬款。應收應付系統從總賬取得客戶、供應商信息，提供查詢功能。
(3)現金管理
現金管理主要是對現金流入流出的控制以及零用現金及銀行存款的核算。它包括了對硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理。
(4)固定資產管理
固定資產管理完成對固定資產的增減變動以及折舊有關基金計提和分配的核算工作。它能夠幫助管理者對目前固定資產的現狀有所瞭解，並能通過該模塊提供的各種方法來管理資產，以及進行相應的會計處理。
(5)工資核算
進行企業員工的工資結算、分配、核算以及各項相關經費的計提。它能夠登錄工資系統、列印工資清單及各類彙總報表，計算計提各項與工資有關的費用。在工資系統中進行日常的工資核算，並且生成人工費用憑證。
(6)存貨核算
存貨是保證企業生產經營過程順利進行的必要條件。存貨管理系統將協助企業實現對存貨的管理與核算，對存貨的收發情況進行實時處理，為管理者提供動態的存貨信息，從而在保證生產經營的同時，將存貨成本控制到最小。錄入各種出、入庫單，進行數量核算。在存貨核算系統進行存貨的成本管理，並生成憑證傳遞到總賬。
(7)項目管理
在實現財務核算的同時，企業需要對一些重要項目(如在建工程、產品成本、旅游團隊、合同等)進行單獨管理。項目管理為企業的特殊管理需求提供了完善的解決方案，即從總賬中取得各項目信息，在項目管理系統中進行查詢。
財務決策軟體以UFO報表為核心，包括UFO報表和財務分析等。
UFO報表為製作企業所需的各種報表。財務分析是財務管理的重要組成部分，是利用已有的賬務數據對企業過去的財務狀況、經營成果及未來前景的一種評價。各系統之間的數據關係如圖5所示。
財務管理信息系統的目標[4]
財務管理信息系統是指利用信息技術，結合財務管理方法、管理理論，以電腦及網路為丁具，建立各種預測、決策、預算與控制以及分析模型，對各種業務數據和財務信息進行再處理的人一機系統。如財務預算、營運資金管理和控制、投資決策分析、籌資決策分析、銷售和利潤預測與管理、成本計算和控制、財務分析等。因此，其目標是通過計劃、組織、控制、協調與業務職能一體化來實現企業資源的最優配置，提高企業經濟資源的使用效率，為企業優化管理和經營決策提供科學的依據。
財務管理信息系統的應用環境[4]
財務管理信息系統的應用環境是指保證信息系統正常工作所必備的運行平臺，它包括硬體平臺、軟體工具和數據源。
(1)硬體平臺。硬體平臺主要是指對各種業務數據和財務信息輸人、存儲、加工和輸出等的各種電子設備。根據所需數據來源的複雜程度，硬體平臺可分為單機結構和網路結構。目前最為理想的硬體平臺為：“微機區域網絡+遠程通訊設備”。它一方面能夠從企業的不同子系統中獲取數據，另一方面可以為企業整個管理信息系統中的各級財務管理人員提供管理和決策支持。
(2)軟體工具。軟體工具主要依據各級財務管理人員的需要，用來幫助建立企業財務分析、計劃、預測和決策等模型，支持財務管理活動的軟體系統。隨著電腦軟體技術的迅猛發展，目前軟體工具品種繁多。因此，在選擇軟體工具時，應該從解決特定的財務管理角度進行考慮。一般而言，FMIS中所使用的軟體工具應該具有較強的分析功能，如Excel、+VBA、Lightship等工具。
(3)數據源。數據源是指支持財務管理活動所需的數據集，包括財務數據、業務數據和企業外部數據，它是FMIS工作的起點。因此，只有及時、準確地獲取這些數據，才能保證FMIS工作的順利實現。
實際上，財務管理信息系統的應用環境是一個不可分割的整體，它們之間的關係如財務管理信息系統的應用環境關係如圖6所示：
1．關於ERP環境。ERP通過信息技術等手段，實現企業內部資源的共用和協同，剋服企業中的傳統管理模式的制約，使得各業務流程無縫平滑地銜接，從而提高管理的效率和業務的精確度，提高企業的盈利能力，降低交易成本。它是基於電腦技術和管理理論的最新發展成果，從理論和實踐兩個方面，為企業的管理提供整體解決方案。
ERP首先是一種管理思想。它將許多先進的管理，如敏捷製造、精益生產、並行工程、供應鏈管理、全面質量管理等進行系統集成；其次，ERP是一套先進的電腦管理信息系統。ERP集成軟體系統，成為嶄新的現代企業的管理手段，是衡量企業管理現代化的一個標尺。ERP的主要宗旨是將企業的各方面資源(包括人力、資金、物料、設備、信息、時間、方法等方面)充分調配和平衡，使原來企業內部分散、孤立的“信息化孤島”通過內聯網(Intranet)、外聯網(Extranet)和網際網路(Internet)連接到一起，實現企業由相對封閉走向開放，信息處理由事後走向適時，管理方式由傳統走向現代，組織結構由“高聳式”向“扁平式”轉變；它不僅能實現對企業內部的採購、銷售、庫存、計劃、質量、人力資源、財務等多方面的管理，而且還能實現對供應商和客戶的管理以及競爭對手的監視，為管理者提供整個供應鏈上的管理信息；企業的管理者可通過該系統快速掌握企業的內部情況和外部信息，使企業實現“快速生產”和敏捷製造，幫助管理者做到事前計劃、事中控制、事後反饋，使企業的運營均在管理者的計劃、控制之中。從而，為企業減少庫存、加快資金周轉、提高生產效率、降低成本、提高客戶服務水平等提供強有力的工具，同時為高層管理人員經營決策提供科學的依據，以有效提高盈利水平，最終提高企業核心競爭力。
2．ERP環境下的財務管理信息系統的特點。在ERP環境下，財務管理信息系統除了完成財務信息的事後反映和財務管理模型的構造，還能為多層次財務管理活動提供支持，其特點主要表現在以下幾個方面：
(1)財務管理的整體性。在ERP環境下，企業的管理活動中需要統一調用、查詢、控制、清對、比較的具體對象都統一定義為“管理對象”，FMIS可實時地提供某一管理對象所發生的任何一種管理業務的明細記錄和彙總數據；FMIS把雖然發生在不同的業務流程、但其業務本質相同或相近的業務數據項目統一定義為“管理業務”，可實時提供發生在不同的子系統或流程中的同一類管理業務的整體彙總數據；FMIS把管理對象和管理業務的組合定義為“管理關係”，以實現不同的管理目標，可按需要定義各種“成本中心”、“投資中心”、“利潤中心”等；系統擴展了“管理單據”、“管理憑證”的概念，使之不再是單一業務流程的反映，而成為把整體的各個部分聯繫起來的紐帶。
(2)信息獲取的時效性。在ERP環境下，FMIS不僅與內部的各生產、經營環節充分集成，而且還實現了與供應商、分銷商、客戶等供應鏈上的各環節達到了無縫連接，各種管理信息在內聯網和外聯網上自由高速流動，各個作業部門或環節隨時能夠獲取它所需要的信息。而反映企業各項經營業務的財務信息，必然能及時準確地反饋到各個作業部門或環節，保證了資金流與物流的同步記錄和數據的一致性，真正做到事前計劃、事中控制、事後反饋，從而提高了對資金流管理和控制的時效性，便於實時做出決策。
(3)信息服務的全面性。由於ERP實現了企業資源的集中化管理，企業經營活動中的全部數據都存儲在其中央資料庫中。這樣，FMIS的數據來源就顯得更便捷，在中央資料庫的支持下，FMIS更全面地提供財務管理信息，為戰略決策和業務操作等各層次提供管理服務。例如，FMIS能提供各個管理層次所需要的財務報表、管理性報表和查詢功能，並提供易於最終用戶使用的財務管理模型和分析模塊，為外部的信息使用者提供各種視圖，從而實現了對企業所在整個供應鏈的用戶的信息服務。
(4)財務決策的科學性。財務計劃的核心作用在於分析預算和實際執行情況的差異並幫助做出必要的調整。在ERP環境下，利用會計核算資料、財務資源和財務分析模塊，可以進行公司級和部門級的預算和預測，並且能支持自上而下、自下而上以及分散式的預算生成。利用財務分析模塊，企業各層次員工及外部有關人員在得到授權的前提下，可以對財務數據進行建模分析。更複雜的財務分析可以利用線上數據分析處理工具(OLAP)進行多種角度的數據建模。例如，可以將銷售數據分別按照地區、產品類、銷售員進行比較，並對影響銷售的各因素(如價格)進行敏感性建模分析，從而實現財務決策的科學性。
(5)支持企業的全球化經營。在ERP環境下，FMIS充分利用Intranet／Extranet／Internet，為分佈在世界各地的分支機構提供一個統一的財務管理平臺，同時也能兼容和協調各國當地的財務管理模式和會計核算上的差異，努力成為國際認可的財務管理信息系統。如除了能提供多幣種的會計處理能力、支持各幣種間的轉換和跨國會計主體的財務報表合併，還能實現跨國的投資、籌資和現金流的監控，從而實現企業跨國經營管理。
財務管理信息系統是指利用信息技術，結合財務管理方法、管理理論，以電腦及網路為“丁具”。是工具不是丁具。