财务管理信息系统

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财务管理信息系统(financial management information system,FMIS)

目录

什么是财务管理信息系统[1]

  财务管理信息系统是指利用现代信息技术和网络通讯技术,对财务管理中的分析、预测计划控制、监督等各个环节进行全面管理的系统

财务管理信息系统的构成模块[2]

     财务管理信息系统是依靠若干个构成模块的集成来实现的,一般来说,财务管理信息系统应该包括组织互连信息模块,会计事务处理信息模块,财务管理信息模块、财务决策支持模块以及财务主管信息模块五个部分,其中组织互连信息模块是解决企业内部组织之间以及企业关联企业之间的信息传输问题;会计事务处理信息模块的作用是提供精确、及时的信息,提高财务工作效率和成功率;财务管理信息模块、财务决策支持模块和财务主管信息模块是从不同的角度、不同的层次解决财务管理中的计划、控制、决策等问题。这些模块的成功建立以及相互之间的集成管理是财务管理信息化成功的体现,他们之间的关系密不可分。

  一、组织互连信息模块

  组织互连模块可以使企业的财务部门与其他部门、使本企业与其他关联企业之间的财务信息自动流动,用以支持企业财务管理的计划、组织、控制、分析、预测、决策等各个环节,以支持企业的管理生产

  二、会计事务处理信息模块

  当企业的经济业务发生时,会计事务处理信息模块就会对这些业务进行处理并将它存储到指定的数据库中,财务管理的各个部门和各个员工都能在其授权的范围内以某种形式对其进行访问。会计事务处理信息模块通常由多个不同功能的子模块组成。每个子模块可以通过组织互连来完成特定的会计数据处理,提供特定部分的会计信息。各子模块之间互相传递信息,共同完成一个既定的目标。会计的基本职能是反应、监督,因此,会计事务信息处理模块通常分为会计核算信息子模块、会计管理信息子模块。其中,每个子模块可根据会计业务的范围继续分为若干个功能模块。会计事务处理信息模块的结构原理如图1所示。
Image:会计事务处理系统结构原理图.jpg

  在工作过程中,当有一项业务出现时,工作人员或顾客直接通过终端键盘将此事件输入,构成一项事务。经过计算机处理,可能有两种输出:一种是打印文字文件;另一种是把信息返回终端。在处理过程中,处理装置和数据文件或数据库之间会有信息往来。

  三、财务管理信息模块

  从财务管理的具体内容来看,财务管理中的一部分问题,属于结构化的问题,他们具有固定的处理模式,具有一定的规范性,对这一类问题,可通过建立财务管理信息模块(狭义)来进行解决。财务管理信息模块是一种新型的人机财务管理系统。它以现代化计算机技术和信息处理技术为手段,以财务管理提供的模型为基本方法,以会计信息模块和其他企业管理系统提供的数据为主要依据,对企业财务管理的结构化问题进行自动或半自动的实时处理,财务管理信息模块的主要目标是概括发生的事情,并把人们引向存在的问题和机遇。例如,对产品库存的管理,财务管理信息模块可以提供显示哪些产品库存已降低到需要补充的日报表,以提醒财务人员应采取订购更多产品的措施。财务管理信息模块的结构原理如图2所示。
Image:财务管理信息系统原理图.jpg

  模块的输入是内部与外部的有关数据,内部数据有的来自会计事务处理模块,有的来自其他数据源(如生产现场),经过财务管理信息模块程序处理后可以存入数据库。当用户请求生成财务报告时,模块能够打印出书面形式报表,也可在用户终端屏幕上显示。

  四、财务决策支持模块

  财务决策支持模块是一种人机对话系统,它以现代化信息技术为手段,以管理会计提供的模型为基本方法,协助决策者对企业管理中带有不确定因素的半结构化问题进行分析决策,为管理者做出正确决策提供帮助。该模块是在管理信息系统的基础上发展起来的,其特征是调用信息资源支持决策,它仅仅帮助管理人员完成结构化及半结构化的决策问题,同时可以解决一部分分析工作的系统化问题,但对这一过程的控制还需要决策者洞察力和判断力。财务决策支持模块为支持管理决策,首先需要建立各种数据库甚至数据仓库,其次需要建立各种数学模型,组成模型库对数据库中的数据进行深加工,探索其内部的规律,并对数据的运算结果进行比较、分析和评价。同时,为了充分利用管理者的经验、知识和智慧,模块还设置人机交互接口和专家知识库,采用人工智能技术判断环境生成方案、评价决策。

  一个比较完整的财务决策支持模块的结构原理如图3所示。
Image:决策支持系统的结构原理图.jpg

  用户与模块之间有一个对话环节(语言系统),人机双方要用彼此懂得的语言对话。一般来说应该尽可能使用图形接口。

  模块的输入信息来自管理信息系统或其他内外部信息源,但这些信息并不都是拿来就可以用的,因为财务决策支持模块需要的大多是汇总的、综合的信息。一般来说,财务决策支持模块通过其良好的交互性,使财务人员能够进行一系列“what-if”分析,再运用不同的模型,列举可能方案,协助分析问题、估计各种不确定方案的结果、预测未来状况等方式,为企业决策者制定正确科学的经营决策提供帮助。财务决策支持模块主要包括人机对话子系统、数据库子系统、模型库子系统、知识库子系统。

  五、财务主管信息模块

  财务主管信息模块将会计事务处理模块、财务管理信息模块、财务决策支持模块相结合并与之高度交互的信息系统。财务主管信息模块是一个“组织状况报导系统”,能够迅速、方便、直观(用图形)地提供综合信息,并可以预警与控制“成功关键因素”遇到的问题。财务主管信息模块还是一个“人际沟通系统”,财务主管们可以通过网络下达命令,提出行动要求,与其他管理者讨论、协商、确定工作分配,进行工作控制和验收等。

  通过财务主管信息模块,财务主管还可以充分利用企业数据仓库,对其进行数据挖掘,而且可以对财务报告的输出形式进行灵活选择,以提供更明确和更具深度的信息。

财务管理信息系统的主要子系统[3]

  财务管理软件分为企业财务和决策两个层次。企业财务以总账系统为核心,包括总账、应收应付、现金管理项目管理工资管理固定资产管理等,为企业的会计核算和财务管理工作提供了全面、详细的解决方案。

  (1)总账系统

  总账系统的功能是处理记账凭证输入、登记,输出日记账、一般明细账及总分类账,编制主要会计报表。它是整个会计核算的核心,应收账、应付账、固定资产核算、现金管理、工资核算、多币制等各模块都以其为中心来互相信息传递

  (2)应收应付

  应收应付系统是核算每一笔业务的欠款情况以及收、付款情况,提供详细的客户供应商和产品的统计分析,能有效的管理应收应付账款。应收应付系统从总账取得客户、供应商信息,提供查询功能。

  (3)现金管理

  现金管理主要是对现金流入流出的控制以及零用现金银行存款的核算。它包括了对硬币纸币支票汇票和银行存款的管理。

  (4)固定资产管理

  固定资产管理完成对固定资产的增减变动以及折旧有关基金计提和分配的核算工作。它能够帮助管理者对目前固定资产的现状有所了解,并能通过该模块提供的各种方法来管理资产,以及进行相应的会计处理。

  (5)工资核算

  进行企业员工的工资结算、分配、核算以及各项相关经费的计提。它能够登录工资系统、打印工资清单及各类汇总报表,计算计提各项与工资有关的费用。在工资系统中进行日常的工资核算,并且生成人工费用凭证。

  (6)存货核算

  存货是保证企业生产经营过程顺利进行的必要条件。存货管理系统将协助企业实现对存货的管理与核算,对存货的收发情况进行实时处理,为管理者提供动态的存货信息,从而在保证生产经营的同时,将存货成本控制到最小。录入各种出、入库单,进行数量核算。在存货核算系统进行存货的成本管理,并生成凭证传递到总账。

  (7)项目管理

  在实现财务核算的同时,企业需要对一些重要项目(如在建工程产品成本、旅游团队、合同等)进行单独管理。项目管理为企业的特殊管理需求提供了完善的解决方案,即从总账中取得各项目信息,在项目管理系统中进行查询。

  财务决策软件以UFO报表为核心,包括UFO报表和财务分析等。

  UFO报表为制作企业所需的各种报表。财务分析是财务管理的重要组成部分,是利用已有的账务数据对企业过去的财务状况经营成果及未来前景的一种评价。各系统之间的数据关系如图5所示。Image:数据关系.jpg

财务管理信息系统的目标[4]

  财务管理信息系统是指利用信息技术,结合财务管理方法管理理论,以计算机及网络为丁具,建立各种预测、决策、预算与控制以及分析模型,对各种业务数据和财务信息进行再处理的人一机系统。如财务预算营运资金管理和控制、投资决策分析、筹资决策分析、销售利润预测与管理、成本计算和控制、财务分析等。因此,其目标是通过计划、组织、控制、协调与业务职能一体化来实现企业资源的最优配置,提高企业经济资源的使用效率,为企业优化管理和经营决策提供科学的依据。

财务管理信息系统的应用环境[4]

  财务管理信息系统的应用环境是指保证信息系统正常工作所必备的运行平台,它包括硬件平台、软件工具和数据源。

  (1)硬件平台。硬件平台主要是指对各种业务数据和财务信息输人、存储、加工和输出等的各种电子设备。根据所需数据来源的复杂程度,硬件平台可分为单机结构和网络结构。目前最为理想的硬件平台为:“微机局域网络+远程通讯设备”。它一方面能够从企业的不同子系统中获取数据,另一方面可以为企业整个管理信息系统中的各级财务管理人员提供管理和决策支持。

  (2)软件工具软件工具主要依据各级财务管理人员的需要,用来帮助建立企业财务分析、计划、预测和决策等模型,支持财务管理活动的软件系统。随着计算机软件技术的迅猛发展,目前软件工具品种繁多。因此,在选择软件工具时,应该从解决特定的财务管理角度进行考虑。一般而言,FMIS中所使用的软件工具应该具有较强的分析功能,如Excel、+VBA、Lightship等工具。

  (3)数据源。数据源是指支持财务管理活动所需的数据集,包括财务数据、业务数据和企业外部数据,它是FMIS工作的起点。因此,只有及时、准确地获取这些数据,才能保证FMIS工作的顺利实现。

  实际上,财务管理信息系统的应用环境是一个不可分割的整体,它们之间的关系如财务管理信息系统的应用环境关系如图6所示:
Image:财务管理信息系统的应用环境关系图.jpg

  1.关于ERP环境。ERP通过信息技术等手段,实现企业内部资源的共享和协同,克服企业中的传统管理模式的制约,使得各业务流程无缝平滑地衔接,从而提高管理的效率和业务的精确度,提高企业的盈利能力,降低交易成本。它是基于计算机技术和管理理论的最新发展成果,从理论和实践两个方面,为企业的管理提供整体解决方案。

  ERP首先是一种管理思想。它将许多先进的管理,如敏捷制造精益生产并行工程供应链管理全面质量管理等进行系统集成;其次,ERP是一套先进的计算机管理信息系统。ERP集成软件系统,成为崭新的现代企业的管理手段,是衡量企业管理现代化的一个标尺。ERP的主要宗旨是将企业的各方面资源(包括人力、资金物料、设备、信息、时间、方法等方面)充分调配和平衡,使原来企业内部分散、孤立的“信息化孤岛”通过内联网(Intranet)、外联网(Extranet)和因特网(Internet)连接到一起,实现企业由相对封闭走向开放,信息处理由事后走向适时,管理方式由传统走向现代,组织结构由“高耸式”向“扁平式”转变;它不仅能实现对企业内部的采购、销售、库存、计划、质量人力资源、财务等多方面的管理,而且还能实现对供应商和客户的管理以及竞争对手的监视,为管理者提供整个供应链上的管理信息;企业的管理者可通过该系统快速掌握企业的内部情况和外部信息,使企业实现“快速生产”和敏捷制造,帮助管理者做到事前计划、事中控制、事后反馈,使企业的运营均在管理者的计划、控制之中。从而,为企业减少库存、加快资金周转、提高生产效率降低成本、提高客户服务水平等提供强有力的工具,同时为高层管理人员经营决策提供科学的依据,以有效提高盈利水平,最终提高企业核心竞争力

  2.ERP环境下的财务管理信息系统的特点。在ERP环境下,财务管理信息系统除了完成财务信息的事后反映和财务管理模型的构造,还能为多层次财务管理活动提供支持,其特点主要表现在以下几个方面:

  (1)财务管理的整体性。在ERP环境下,企业的管理活动中需要统一调用、查询、控制、清对、比较的具体对象都统一定义为“管理对象”,FMIS可实时地提供某一管理对象所发生的任何一种管理业务的明细记录和汇总数据;FMIS把虽然发生在不同的业务流程、但其业务本质相同或相近的业务数据项目统一定义为“管理业务”,可实时提供发生在不同的子系统或流程中的同一类管理业务的整体汇总数据;FMIS把管理对象和管理业务的组合定义为“管理关系”,以实现不同的管理目标,可按需要定义各种“成本中心”、“投资中心”、“利润中心”等;系统扩展了“管理单据”、“管理凭证”的概念,使之不再是单一业务流程的反映,而成为把整体的各个部分联系起来的纽带。

  (2)信息获取的时效性。在ERP环境下,FMIS不仅与内部的各生产、经营环节充分集成,而且还实现了与供应商、分销商、客户等供应链上的各环节达到了无缝连接,各种管理信息在内联网和外联网上自由高速流动,各个作业部门或环节随时能够获取它所需要的信息。而反映企业各项经营业务的财务信息,必然能及时准确地反馈到各个作业部门或环节,保证资金流物流的同步记录和数据的一致性,真正做到事前计划、事中控制、事后反馈,从而提高了对资金流管理和控制的时效性,便于实时做出决策。

  (3)信息服务的全面性。由于ERP实现了企业资源集中化管理,企业经营活动中的全部数据都存储在其中央数据库中。这样,FMIS的数据来源就显得更便捷,在中央数据库的支持下,FMIS更全面地提供财务管理信息,为战略决策和业务操作等各层次提供管理服务。例如,FMIS能提供各个管理层次所需要的财务报表、管理性报表和查询功能,并提供易于最终用户使用的财务管理模型和分析模块,为外部的信息使用者提供各种视图,从而实现了对企业所在整个供应链的用户的信息服务。

  (4)财务决策的科学性。财务计划的核心作用在于分析预算和实际执行情况的差异并帮助做出必要的调整。在ERP环境下,利用会计核算资料、财务资源和财务分析模块,可以进行公司级和部门级的预算和预测,并且能支持自上而下自下而上以及分布式的预算生成。利用财务分析模块,企业各层次员工及外部有关人员在得到授权的前提下,可以对财务数据进行建模分析。更复杂的财务分析可以利用在线数据分析处理工具(OLAP)进行多种角度的数据建模。例如,可以将销售数据分别按照地区、产品类、销售员进行比较,并对影响销售的各因素(如价格)进行敏感性建模分析,从而实现财务决策的科学性。

  (5)支持企业的全球化经营。在ERP环境下,FMIS充分利用Intranet/Extranet/Internet,为分布在世界各地的分支机构提供一个统一的财务管理平台,同时也能兼容和协调各国当地的财务管理模式和会计核算上的差异,努力成为国际认可的财务管理信息系统。如除了能提供多币种的会计处理能力、支持各币种间的转换和跨国会计主体的财务报表合并,还能实现跨国的投资筹资现金流的监控,从而实现企业跨国经营管理。

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参考文献

  1. 农业信息技术与信息管理. 2008.中国农业出版社,2009.10.
  2. 周彦平 陈小敏 卢国栋编著.发电企业财务管理及其系统优化.中国电力出版社,2009.08.
  3. 李永平主编.管理信息系统 第2版.科学出版社,2009.02.
  4. 4.0 4.1 2004年会计学论文选.中国财政经济出版社,2006年03月第1版.
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评论(共1条)

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218.3.215.* 在 2013年12月3日 14:34 发表

财务管理信息系统是指利用信息技术,结合财务管理方法、管理理论,以计算机及网络为“丁具”。是工具不是丁具。

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