辦公信息系統

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辦公信息系統(Office Information System，簡稱OIS)

　　辦公信息系統是主要面向政府和企事業單位，致力於改善紙張文件、視頻信息、語音信息、電子信息等辦公信息的流轉與管理，優化相關的辦公流程，幫助客戶實現成本節約、效率提升，由相關的硬體、軟體與服務共同組成的信息系統解決方案。

　　OIS是把與業務管理有關的各種信息和規則映射到電腦網路的文件管理系統、資料庫管理系統中，在應用軟體和各種進程通訊中，形成人與電腦網路有機結合的可監控、可管理、可擴充的應用系統。

　　辦公信息系統通過數據的收集、存儲、傳遞、管理和處理等手段，為辦公人員提供信息服務，以提高辦公效率和辦公質量，從而獲得經濟效益和社會效益。

　　辦公信息系統的推廣應用，導致辦公組織機構和工作方式以及辦公流程等方面的變革，對原有辦公人員的素質提出了新的要求，同時也提供了許多新的就業機會。辦公信息系統的服務對象包括各級領導、一般管理人員、業務人員、秘書、操作員等。單位的高層領導主要用於進行戰略決策，他們關心的是巨集觀信息。部門領導在其部門的戰術決策上起關鍵作用，所關心的是本部門的管理信息。一般管理人員和業務人員分工處理各自的業務，進行業務操作和管理。秘書和操作員主要從事事務操作。

　　按照辦公信息系統所能支持的最高層次，辦公信息系統可劃分為事務處理型、信息管理型和決策支持型三種。

　　辦公信息系統也可以按其所服務的組織機構劃分為若幹層次，如政府辦公信息系統有中央部委、省市、地、縣等辦公信息系統之分；企業有總公司、分公司、工廠、車間等層次的辦公信息系統。各層次還可按功能劃分為若幹子系統。

　　辦公信息系統還可按行業的特點劃分為以下類型：

　　(1)事務型：以文字處理和事務處理為主的辦公信息系統。如行文系統、訂單處理、民航訂票、編輯出版、圖書館等；

　　(2)專業型：服務對象為種專業機構，如律師、會計、審計事務所，設計院等；

　　(3)案例型：以案例為主的辦公信息系統，如用於法院、公安、醫院等的辦公信息系統；

　　(4)生產型：以生產管理為主，主要涉及生產的計劃、組織、指揮、控制等，而以經營管理為輔，或稱生產經營型辦公信息系統；

　　(5)經營型：以經營管理為主，主要涉及市場需求、供銷流通、預測決策、用戶服務等。如用於銀行、公司、商店等的辦公信息系統；

　　(6)政府型：如各級政府的辦公系統及其信息中心等。

　　OIS由六方面的要素構成。

• 1) 辦公人員
  • 辦公人員是辦公信息系統的主體和中心:
  • 信息使用人員：管理人員、決策人員
  • 辦公業務人員：文秘、財務等人員
  • 系統服務人員：系統管理員、系統維護人員和數據錄入員。

• 2) 辦公機構
  • 辦公實體所處的辦公組織。

• 3) 辦公制度和辦公常式
  • 辦公常式是指規範化的辦公過程和辦公程式。辦公過程的制度化和規範化對OAS有重要意義。在OIS建成之後，辦公制度和辦公常式又成為OAS中的必要組成部分。

• 4) 技術工具
  • 技術工具指OIS建設所需的技術、設備、手段等。辦公信息系統必須建立在以電腦、通信網路為中心的現代信息技術和現代辦公設備的基礎之上。

• 5) 辦公信息
  • 辦公信息是辦公信息系統處理的對象。從信息處理角度看，辦公活動實際上是對各類辦公信息 (數據、文字、聲音、圖形、圖像等) 進行採集、存儲、處理、傳遞和輸出的過程。
• 6) 辦公環境
  • 辦公環境指辦公實體之外的外部辦公環境，包括社會組織、上下級部門、服務與被服務的對象等。辦公環境是OIS的支撐和制約因素。

　　(1) 辦公信息處理：包括日常辦公信息處理，業務統計數據處理和數據的定量化處理等。

　　(2) 文檔管理：公文的準備、起草、審批、發佈、下達、批轉、彙報，各種數據、報表、文件、檔案數據的存儲、查詢和處理等。

　　(3) 信息通信： 利用電腦網路等現代化通信技術，使辦公室的各類信息能夠相互傳輸，以達到信息互通和共用的目的。

　　(4) 時程管理：辦公計劃、業務、會議的日程編排，工作文件的準備，會議記錄大事記、備忘錄的落實等。

　　(5) 輔助辦公決策：為決策者提供辦公所需要的各種信息，並輔助辦公者的各項決策。

　　節約管理成本，提升盈利能力

　　通常的辦公型(或分散式)文件處理環境包括個人印表機、網路印表機、複印機、傳真機以及多功能設備。在文件處理的相關環節中很容易產生浪費，主要是因為它的真實成本不易被感知並難以控制；文件處理的各種成本被分散計算到多個費用中心，決策單元也非常分散，只有很少的企業會對此進行集中控制。

　　國際權威調研機構ALLAssociatesGroup對福布斯全球上市公司2000強公司的實際文件管理耗費調研結果表明，平均來說，企業要花費其營業額的6.1%在與文件有關的環節上。其中，文件輸出環節所產生的成本（紙張、耗材、設備等）僅占文件處理總成本的10%左右，而與文件流轉和管理相關的成本（文件採集、分發、存儲、檢索、流轉、共用、歸檔等）則占總體成本的90%。這個比例相當驚人，在管理精細化的過程中，這是一塊必須控制的成本領域，《華爾街日報》分析師將文件處理費用稱為企業“最後一項沒有審計的費用”。

　　辦公信息系統服務商提供的定製化的文件管理外包服務，可以幫助客戶有效管理這部分“沒有審計的費用”，達到節約管理成本和提升盈利能力。

　　在設備管理方面，通過對客戶現有設備普查、合理配置、利用金融工具進行固定資產剝離、制訂設備管理、購置和費用管理流程，可以大大降低客戶的冗餘設備與管理成本，達到持續改善。

　　在耗材、零件和維修方面，採用“按需列印，按印付費”的方式，費用支出的穩定性大幅度改善，徹底解決耗材、零件和維修的管理問題；同時，費用結構清晰、可靠，交易成本得到有效控制。

　　在文件輸出管理方面，採用設備監控和成本管理軟體實時監控設備狀態，發現設備故障隱患和耗材使用情況，大大降低硬體故障率和故障排除的時間。

　　在成本管理方面，可以按照部門、時間段、輸出類型進行實時監控和記錄，並自動生成各種費用統計報表，實現費用的精細化管理。依據這些數據，進行數據分析，發現費用漏洞，及時在軟體中進行許可權和策略部署，實現管理控制。

　　Gartner的調查表明，通過實施文件管理外包服務，可以幫助客戶降低文件處理方面的總體擁有成本10%－30%。

　　視頻會議解決方案則可有效地減少差旅，從而幫助企業節約差旅費用。國際上的平均數據表明，視頻會議的有效應用可以幫助企業減少差旅約30%。

　　以上數據充分反映了辦公信息系統在幫助客戶節約管理成本、提高盈利能力方面的巨大作用。由美國金融危機引發的全球經濟下滑，使得企業的盈利能力明顯下降，迫於經營壓力，眾多企事業單位產生削減成本、提高辦公效率的迫切需求，將有利於辦公信息系統市場的進一步增長。

　　優化業務流程，增強企業競爭力

　　辦公信息系統服務中，文件管理外包服務通過硬體、軟體與服務相結合的手段，可以優化客戶的文件處理流程(包括文件的採集、分發、存儲、檢索、流轉、共用、輸出/歸檔等)，從而加快信息溝通與流轉的效率。在企業競爭日趨激烈的今天，信息溝通效率與反應速度日益成為企業競爭致勝的關鍵要素。文件的溝通與流轉效率直接影響企業決策和做出反應的速度。

　　視頻會議解決方案則可幫助企業大量差旅時間，使遠距離溝通變得更為頻繁、效率更高，從而深刻地影響企業的運行模式，提高溝通效率，縮短決策時間，同時提高組織內部的協同力和競爭力。

　　OA軟體則通過企業辦公流程的自動化，以及協同辦公等多種手段，優化辦公流程，提高企業內部的辦公流轉效率。

　　因此，辦公信息系統服務對於企業優化業務流程、增強競爭力具有重要意義。企業綜合效益如下圖所示：

　　客戶綜合效益分析

　　案例：某商業銀行通過文件管理外包服務所提供的解決方案，優化了貸款審批流程中所需的各種文檔與信息的採集、報送、檢索，從而將貸款審批期限由原來的15天縮減為3天，大大增強了對客戶的吸引力。

　　降低資源消耗，創造綠色GDP

　　文件管理外包服務可推進企業辦公數字化進程，通過部署文件管理軟體，並配合文件設備監控、成本管理等解決方案，實現網路傳真、網路掃描、電子存檔和移動列印等功能，幫助客戶減少紙張的耗用；同時，還能夠促進員工的節約意識，從而進一步節約紙張並相應保護森林資源與水資源，同時達到降低能源消耗、減少碳排放量的目的。

　　企業級視頻會議解決方案系統的廣泛應用，可以節省大量差旅，從而大量減少差旅導致的能源消耗，並減少碳排放量，緩解交通壓力。

　　OA軟體可以有效增強企業跨區域辦公的協同，降低溝通成本，最大化滿足企業內部與企業之間即時信息溝通的需求，有效節約能源。

　　在中國當前的社會、經濟環境下，辦公信息系統所帶來的節能環保價值更為突出。在中國經濟步入周期性拐點之後，能耗成本大幅提升，中國企業製造成本壓力增大，能源稀缺矛盾日益突出。辦公信息系統市場的日益培育與成熟，可以促進經濟的可持續增長，實現人與環境的和諧發展，有效促進“環境友好型社會”和“資源節約型社會”的建立，具有深遠的社會意義。