办公信息系统

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办公信息系统(Office Information System，简称OIS)

　　办公信息系统是主要面向政府和企事业单位，致力于改善纸张文件、视频信息、语音信息、电子信息等办公信息的流转与管理，优化相关的办公流程，帮助客户实现成本节约、效率提升，由相关的硬件、软件与服务共同组成的信息系统解决方案。

　　OIS是把与业务管理有关的各种信息和规则映射到计算机网络的文件管理系统、数据库管理系统中，在应用软件和各种进程通讯中，形成人与计算机网络有机结合的可监控、可管理、可扩充的应用系统。

　　办公信息系统通过数据的收集、存储、传递、管理和处理等手段，为办公人员提供信息服务，以提高办公效率和办公质量，从而获得经济效益和社会效益。

　　办公信息系统的推广应用，导致办公组织机构和工作方式以及办公流程等方面的变革，对原有办公人员的素质提出了新的要求，同时也提供了许多新的就业机会。办公信息系统的服务对象包括各级领导、一般管理人员、业务人员、秘书、操作员等。单位的高层领导主要用于进行战略决策，他们关心的是宏观信息。部门领导在其部门的战术决策上起关键作用，所关心的是本部门的管理信息。一般管理人员和业务人员分工处理各自的业务，进行业务操作和管理。秘书和操作员主要从事事务操作。

　　按照办公信息系统所能支持的最高层次，办公信息系统可划分为事务处理型、信息管理型和决策支持型三种。

　　办公信息系统也可以按其所服务的组织机构划分为若干层次，如政府办公信息系统有中央部委、省市、地、县等办公信息系统之分；企业有总公司、分公司、工厂、车间等层次的办公信息系统。各层次还可按功能划分为若干子系统。

　　办公信息系统还可按行业的特点划分为以下类型：

　　(1)事务型：以文字处理和事务处理为主的办公信息系统。如行文系统、订单处理、民航订票、编辑出版、图书馆等；

　　(2)专业型：服务对象为种专业机构，如律师、会计、审计事务所，设计院等；

　　(3)案例型：以案例为主的办公信息系统，如用于法院、公安、医院等的办公信息系统；

　　(4)生产型：以生产管理为主，主要涉及生产的计划、组织、指挥、控制等，而以经营管理为辅，或称生产经营型办公信息系统；

　　(5)经营型：以经营管理为主，主要涉及市场需求、供销流通、预测决策、用户服务等。如用于银行、公司、商店等的办公信息系统；

　　(6)政府型：如各级政府的办公系统及其信息中心等。

　　OIS由六方面的要素构成。

• 1) 办公人员
  • 办公人员是办公信息系统的主体和中心:
  • 信息使用人员：管理人员、决策人员
  • 办公业务人员：文秘、财务等人员
  • 系统服务人员：系统管理员、系统维护人员和数据录入员。

• 2) 办公机构
  • 办公实体所处的办公组织。

• 3) 办公制度和办公例程
  • 办公例程是指规范化的办公过程和办公程序。办公过程的制度化和规范化对OAS有重要意义。在OIS建成之后，办公制度和办公例程又成为OAS中的必要组成部分。

• 4) 技术工具
  • 技术工具指OIS建设所需的技术、设备、手段等。办公信息系统必须建立在以计算机、通信网络为中心的现代信息技术和现代办公设备的基础之上。

• 5) 办公信息
  • 办公信息是办公信息系统处理的对象。从信息处理角度看，办公活动实际上是对各类办公信息 (数据、文字、声音、图形、图像等) 进行采集、存储、处理、传递和输出的过程。
• 6) 办公环境
  • 办公环境指办公实体之外的外部办公环境，包括社会组织、上下级部门、服务与被服务的对象等。办公环境是OIS的支撑和制约因素。

　　(1) 办公信息处理：包括日常办公信息处理，业务统计数据处理和数据的定量化处理等。

　　(2) 文档管理：公文的准备、起草、审批、发布、下达、批转、汇报，各种数据、报表、文件、档案数据的存储、查询和处理等。

　　(3) 信息通信： 利用计算机网络等现代化通信技术，使办公室的各类信息能够相互传输，以达到信息互通和共享的目的。

　　(4) 时程管理：办公计划、业务、会议的日程编排，工作文件的准备，会议记录大事记、备忘录的落实等。

　　(5) 辅助办公决策：为决策者提供办公所需要的各种信息，并辅助办公者的各项决策。

　　节约管理成本，提升盈利能力

　　通常的办公型(或分布式)文件处理环境包括个人打印机、网络打印机、复印机、传真机以及多功能设备。在文件处理的相关环节中很容易产生浪费，主要是因为它的真实成本不易被感知并难以控制；文件处理的各种成本被分散计算到多个费用中心，决策单元也非常分散，只有很少的企业会对此进行集中控制。

　　国际权威调研机构ALLAssociatesGroup对福布斯全球上市公司2000强公司的实际文件管理耗费调研结果表明，平均来说，企业要花费其营业额的6.1%在与文件有关的环节上。其中，文件输出环节所产生的成本（纸张、耗材、设备等）仅占文件处理总成本的10%左右，而与文件流转和管理相关的成本（文件采集、分发、存储、检索、流转、共享、归档等）则占总体成本的90%。这个比例相当惊人，在管理精细化的过程中，这是一块必须控制的成本领域，《华尔街日报》分析师将文件处理费用称为企业“最后一项没有审计的费用”。

　　办公信息系统服务商提供的定制化的文件管理外包服务，可以帮助客户有效管理这部分“没有审计的费用”，达到节约管理成本和提升盈利能力。

　　在设备管理方面，通过对客户现有设备普查、合理配置、利用金融工具进行固定资产剥离、制订设备管理、购置和费用管理流程，可以大大降低客户的冗余设备与管理成本，达到持续改善。

　　在耗材、零件和维修方面，采用“按需打印，按印付费”的方式，费用支出的稳定性大幅度改善，彻底解决耗材、零件和维修的管理问题；同时，费用结构清晰、可靠，交易成本得到有效控制。

　　在文件输出管理方面，采用设备监控和成本管理软件实时监控设备状态，发现设备故障隐患和耗材使用情况，大大降低硬件故障率和故障排除的时间。

　　在成本管理方面，可以按照部门、时间段、输出类型进行实时监控和记录，并自动生成各种费用统计报表，实现费用的精细化管理。依据这些数据，进行数据分析，发现费用漏洞，及时在软件中进行权限和策略部署，实现管理控制。

　　Gartner的调查表明，通过实施文件管理外包服务，可以帮助客户降低文件处理方面的总体拥有成本10%－30%。

　　视频会议解决方案则可有效地减少差旅，从而帮助企业节约差旅费用。国际上的平均数据表明，视频会议的有效应用可以帮助企业减少差旅约30%。

　　以上数据充分反映了办公信息系统在帮助客户节约管理成本、提高盈利能力方面的巨大作用。由美国金融危机引发的全球经济下滑，使得企业的盈利能力明显下降，迫于经营压力，众多企事业单位产生削减成本、提高办公效率的迫切需求，将有利于办公信息系统市场的进一步增长。

　　优化业务流程，增强企业竞争力

　　办公信息系统服务中，文件管理外包服务通过硬件、软件与服务相结合的手段，可以优化客户的文件处理流程(包括文件的采集、分发、存储、检索、流转、共享、输出/归档等)，从而加快信息沟通与流转的效率。在企业竞争日趋激烈的今天，信息沟通效率与反应速度日益成为企业竞争致胜的关键要素。文件的沟通与流转效率直接影响企业决策和做出反应的速度。

　　视频会议解决方案则可帮助企业大量差旅时间，使远距离沟通变得更为频繁、效率更高，从而深刻地影响企业的运行模式，提高沟通效率，缩短决策时间，同时提高组织内部的协同力和竞争力。

　　OA软件则通过企业办公流程的自动化，以及协同办公等多种手段，优化办公流程，提高企业内部的办公流转效率。

　　因此，办公信息系统服务对于企业优化业务流程、增强竞争力具有重要意义。企业综合效益如下图所示：

　　客户综合效益分析

　　案例：某商业银行通过文件管理外包服务所提供的解决方案，优化了贷款审批流程中所需的各种文档与信息的采集、报送、检索，从而将贷款审批期限由原来的15天缩减为3天，大大增强了对客户的吸引力。

　　降低资源消耗，创造绿色GDP

　　文件管理外包服务可推进企业办公数字化进程，通过部署文件管理软件，并配合文件设备监控、成本管理等解决方案，实现网络传真、网络扫描、电子存档和移动打印等功能，帮助客户减少纸张的耗用；同时，还能够促进员工的节约意识，从而进一步节约纸张并相应保护森林资源与水资源，同时达到降低能源消耗、减少碳排放量的目的。

　　企业级视频会议解决方案系统的广泛应用，可以节省大量差旅，从而大量减少差旅导致的能源消耗，并减少碳排放量，缓解交通压力。

　　OA软件可以有效增强企业跨区域办公的协同，降低沟通成本，最大化满足企业内部与企业之间即时信息沟通的需求，有效节约能源。

　　在中国当前的社会、经济环境下，办公信息系统所带来的节能环保价值更为突出。在中国经济步入周期性拐点之后，能耗成本大幅提升，中国企业制造成本压力增大，能源稀缺矛盾日益突出。办公信息系统市场的日益培育与成熟，可以促进经济的可持续增长，实现人与环境的和谐发展，有效促进“环境友好型社会”和“资源节约型社会”的建立，具有深远的社会意义。