办公自动化软件

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办公自动化软件(Office Automation Software)

　　办公自动化软件是采用Internet技术，运用工作流的概念，使机构内的人员快速、方便地交流信息，高效快速地协同工作，克服传统办公低效、耗时的缺点，能够迅速、全方位的收集信息，并及时处理信息，同时为企业管理者做出决策提供有效的依据。

　　办公自动化软件分为工具软件、平台软件及系统级应用软件几类。其中，工具软件和平台软件包括计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、微软的Office套装软件、中文语音识别软件、OCR汉字识别软件、手写输入系统、多媒体应用软件等。而对于办公自动化应用软件，又可以细分为以下8个功能模块。

　　(1)公文管理

　　公文管理主要负责公文的发送与接收工作，发送流程按照流程定制来完成，所以还包括流程定制功能。这三大块是OA的核心部分，实现也最为复杂，特别是流程定制功能，是一个非常灵活的模块，它决定了该OA系统的效率和可用性。

　　(2)邮件管理

　　邮件管理的主要功能是发送与接收内部邮件、发送与接收外部邮件(外部邮件服务器必须支持POP3)，邮件需要存入数据库，以便今后浏览查询。

　　(3)表单管理

　　表单是一个人机交互的界面，通过它来完成数据的采集。表单管理是一个辅助性模块，在其他所有模块中都有可能使用它的功能，它主要是实现表单模板的定制、表单的存储、打印等功能。它在办公过程中出现的频率仅次于公文，并且表单的定制与打印是一个技术难点。

　　(4)档案管理

　　档案管理功能是对准备归档的公文或者企业各类合同、协议、文件、指示、资料等的一个合理存储与查阅功能，针对那些复杂的分类和查阅权限，实现合理存取、管理的基本功能。

　　(5)人事管理

　　人事管理功能包括员工档案管理、工资管理、考勤管理、部门机构管理、部门任命管理等，这个模块将直接反映企业职工的基本构成状况，它应该尽量做到全面和准确。

　　(6)日程安排

　　日程安排是办公系统的一个必不可少的辅助功能，可分为个人日程、部门H程、企业主要领导者的活动日程等，它需要解决的是日程信息的基本存储和提示。

　　(7)公共信息管理

　　公共信息管理包含企业新闻、文档、员工论坛、资料下载等功能，主要是针对所有部门的一个共用系统。该系统可以采用传统模式，如论坛可以采用BBS系统等，底层主要是统一规范，提供基本功能。

　　(8)会议管理

　　会议对于任何一个企业都是重要的。会议的形式随着网络的发展也变得多样化，除了传统的会议外，还出现了网络会议、视频会议等新型会议方式。实际应用中，建议对于相隔较远的部门，如总公司与子公司之间的交流建议采用非视频的网络会议，因为这样既对网速没有过高的要求，也可以满足交流的需求。对于那些处于同一个大厦的各部门，建议使用视频会议，因为加入多媒体的功能，可以使会议气氛更贴近传统会议的效果，而且交流也更人性化，同时也可以得到局域网的高速率支持。

　　以上介绍的几个功能模块是oA系统的基础，在这个基础上，还可以创建更多的功能，使得OA系统的形式变得轻松活泼：而且更丰富。

　　办公自动化软件可以分为工具级平台软件及系统级应用软件两大类，其中OA]I具级平台软件包括：Office套装软件(含Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook)、Lotus系统、WPS、IBM的中文语音识别录入软件、OCR汉字识别软件、手写输入系统及MS Exchange消息系统等。

　　办公自动化系统可分为事务型、管理型和分析决策型三种不同的层次。事务型的办公自动化系统，支持一个机构内各办公室的基本事务活动，主要功能包括信息的产生、收集、加工、存储和查询，如文字处理、文档管理、电子报表、电子邮件、电子日程管理，文档的整理、分类归档、检索等。管理型的办公系统包含业务管理功能，是事务型办公系统和支持职能管理活动的管理信息系统的结合。决策型办公系统包括决策支持功能，是在管理型办公系统的基础上再加上决策支持系统而构成，除具备前述的功能外，还具备对业务数据进行分析、测评等决策支持的功能。

　　随着数据库技术的发展，客户／服务器结构的出现，OA系统进入了基于DBMS(DataBase Management System，数据库管理系统)的阶段。原来困扰我们的联机备份、容错技术、联机查询等问题迎刃而解，但由于当时的数据库还是集中式处理的结构化数据库，所以非结构化文档的处理、全文检索、工作流等OA功能仍然无法得到很好的解决。这个时期OA系统的功能和可靠性都有了很大的发展。

　　办公自动化软件真正成熟并得到广泛应用是在Lotus Notes、Microsoft Exchange出现之后，它提供的工作流平台及非结构化数据库的功能使我们很方便地实现非结构化文档的处理、全文检索、工作流这些重要的OA功能，OA应用进入了实用化阶段。但随着管理水平的提高，Internet技术的出现，单单实现文档管理和流转已经不能满足现实需要，人们希望能够获取更广泛的信息来源。

　　这个时候OA的重心开始由文档的处理转入了数据的分析，即我们所说的决策系统，同样Notes作为一个非结构化数据库已经越来越不能满足现实的需要，这时出现了以信息交换平台和数据库结合作为后台，数据处理及分析程序作为中间层，Web作为前台(三层次结构)的全新OA模式。这种模式下，OA系统被纳入由业务处理系统、财务系统等系统构成的单位整体系统内；OA系统能分析得到更全面的信息；我们会将大量的业务数据，甚至是文档数据放回数据库内，而不论Notes或Exchange都将仅仅作为信息交换的平台使用。随着COM、OLD、WEB等技术的应用，人们可以通过各种不同的开发工具方便地获取所需的信息。

　　OA技术主要有三种发展趋势。第一种是基于Lotus Domino／Notes平台的，它几乎已经成为国内OA系统的标准平台。Domino／Notes是一个集文档数据库、邮件系统、动态Web信息发布、可视化集成开发环境于一体的基础平台，适合处理办公协作流程中产生的非结构化文档信息，并可以利用灵活的邮件机制在人、部门之间传递文档。集成开发环境提供的模板化开发方式，既缩短了项目开发周期也为用户节省了投资。其动态Web信息发布可以选择性地对外发布办公自动化系统中形成的政策、法规、新闻等信息。

　　第二种是基于微软平台的，由于微软产品线分工细致，要建立一套OA系统需要Microsoft Exchange提供文档传递功能、需要Microsoft SQL Server提供内容存储、需要Microsoft Windows NT／2000 IIS提供Web服务功能，再加上各种各样的开发工具(如Microsoft Frontpage等)。这就要求开发人员必须具有较深的专业技术背景才能承担OA项目。

　　OA的第三个较有代表性的技术方向就是采用浏览器／Web服务器结构(B／S结构)。

　　OA软件热门实用技术之一：SOA架构

　　这里只从应用的角度来看看它跟OA结合后带来的新应用。

　　SOA这个大明星气宇轩昂闪亮登场后，OA马上就对他一见钟情，很快打得火热，OA需要SOA的理念来武装自己，SOA需要OA的应用来实现自己，加上他们两个的名字这么相像，正是天生一对的样子。

　　其实，在以前的OA软件中，我们并不需要SOA技术，因为那时候OA干的是体力活，传传文件、发发通知，顶多做个审批，只限于单位的行政管理。但现在OA在组织内部的应用更深、更广，需要它整合更多的人员，更的数据，更多的业务，更的流程，以至于成为一个信息和协作中心，完成整合应用系统、消除信息孤岛这个光荣而艰巨的任务。

　　SOA解决了OA的什么问题？比如一个采购申请流程中，申请审批、流程的流转是由OA系统完成的，填写采购用款申请单、付款、做凭证则是ERP系统的功能，因此，用户不得不频繁地切换两个系统，才能完成采购申请。此外，企业在利用OA系统进行工作流审批后，产生了很多业务数据，这些数据同时可能是ERP系统的数据源，为了避免数据的重复以及保证数据源的唯一性，也就产生了OA系统与ERP系统集成的需求。

　　SOA技术，也许是解决这一需求最有效的方法。经过几年的扫盲，我们都知道SOA是一个基于标准的组织和设计方法，它利用一系列网络共享服务，使IT能更紧密地服务于业务流程。通过采用能隐藏潜在技术复杂性的标准界面，SOA能提高IT资产的重用率，从而加快了开发并更加可靠地交付新的增强后的业务服务。

　　SOA是一种组件模型，它将应用程序的不同功能组件(服务)，通过“服务”之间的良好接口联系起来(也就是“服务”之间的松耦合)。接口是采用中立方式进行定义的，独立于实现“服务”的硬件平台、操作系统和编程语言。这是构建在各种各样系统中的“服务”，可以以一种统一和通用方式进行交互。松耦合的好处是保证系统灵活性，另外，还可以保证“服务”的重复利用。Web服务是目前实现SOA最重要的标准。面向服务架构(SOA)是让IT更加关注于业务流程而非底层IT基础结构，从而获得竞争优势的更高级别的应用程序开发架构。它让你将关注的重点放在业务优化，而非IT技术上。

　　基于SOA的OA与ERP的整合应用建模。结合上面的案例，我们能看到SOA是如何让OA和ERP之间实现良好的互联互通：

　　(1)用户登录OA系统后，根据OA系统的人员配置信息确定身份，此用户同时也获得了其相应的权限。

　　(2)身份确定后，OA系统根据此用户的权限范围内的工作流程和工作列表，提供流程表单。

　　(3)用户在工作流表单上填写数据，包括与流程控制相关的信息、与ERP系统相关的参数及其他字段信息。

　　(4)工作流引擎根据流程定义文档控制流程执行，当流程流转到某个需要调用Web service的活动的时候，发送SOAP请求信息给服务提供者。

　　(5)Web service利用数据访问逻辑组件对数据库表进行查找、更新、保存等操作。以采购申请为例，用户调用ERP的采购管理Web service的"采购信息保存"接口方法将采购的物料编号、采购数量、价格范围、供应商等存储到ERP的DB中。

　　(6)服务提供者实现服务之后，将SOAP返回信息传回给OA系统，其中包括单据编号和单据状态等。

　　(7)当工作流引擎收到ERP系统传来返回信息后，根据WSDL文档将SOAP返回消息解析成自己能够理解的内容，然后自动将其存入流程表单中。

　　(8)工作流引擎将工作流表单传送给服务器，然后根据工作流控制数据和组织/角色模型将流程表单传递给下一个执行者，并同时发送Email通知。

　　OA厂家对SOA技术的应用。在OA厂家中，最关注SOA技术，并且真正实现了SOA架构的是华天、慧点、金和、协达、用友致远。慧点OA结构最庞大，设计得比较精深，技术能力也最强，是项目型的代表，适合做超大型的项目开发，能实现很复杂的应用。华天OA采用的是标准的SOA架构，是产品型的代表，适合做中型和小型项目的快速开发，其从低层到高层的体系分别如下：数据库访问层，实现数据的永久存储；Java Bean，对数据进行控制和操作；Web Service 利用Axis对外提供WEB服务接口，从而实现SOA；GUI画面的显示，采用HTML方式和传统的客户端方式。

　　SOA架构很好地解决了OA在发展中遇到的跨系统、跨部门、跨流程问题，对需要使用信息技术解决关键业务问题的企业(包括希望减少冗余架构、创建跨客户和员工系统的公共业务接口的企业；需要基于角色和工作流对用户提供个性化信息的业务的企业；希望通过Internet实现跨区销售、升级销售和经由移动设备的访问来提升客户服务的组织)很有价值，必将成为未来OA软件发展的主流技术。

　　OA软件热门实用技术之二：MVC架构

　　MVC(Model/View/Controller)架构并不是一种新兴技术或者新兴思想，它是Xerox PARC在80年代为编程语言Smalltalk－80发明的一种软件设计模式，最近几年被推荐为Sun公司J2EE平台的设计模式，并且受到越来越多的使用。在国内，尤其是OA软件领域也得到了充分的应用。MVC架构的内容和工作过程如下：

　　模型(Model)。模型是应用程序的主体部分。模型表示业务数据，或者业务逻辑。在MVC的三个部件中，模型拥有最多的处理任务。例如它可能用象EJBs和ColdFusion Components这样的构件对象来处理数据库。被模型返回的数据是中立的，就是说模型与数据格式无关，这样一个模型能为多个视图提供数据。由于应用于模型的代码只需写一次就可以被多个视图重用，所以减少了代码的重复性。

　　视图(View)。视图是应用程序中用户界面相关的部分，是用户看到并与之交互的界面。如何处理应用程序的界面变得越来越有挑战性。MVC一个大的好处是它能为你的应用程序处理很多不同的视图。在视图中其实没有真正的处理发生，不管这些数据是联机存储的还是一个雇员列表，作为视图来讲，它只是作为一种输出数据并允许用户操纵的方式。

　　控制器(Controller)。控制器工作就是根据用户的输入，控制用户界面数据显示和更新model对象状态。控制器接受用户的输入并调用模型和视图去完成用户的需求。所以当单击Web页面中的超链接和发送HTML表单时，控制器本身不输出任何东西，不做任何处理。它只是接收请求并决定调用哪个模型构件去处理请求，然后用确定用哪个视图来显示模型处理返回的数据。

　　简单来说，MVC的工作过程，首先控制器接收用户的请求，并决定应该调用哪个模型来进行处理，然后模型用业务逻辑来处理用户的请求并返回数据，最后控制器用相应的视图格式化模型返回的数据，并通过表示层呈现给用户。

　　下面我们通过实例来看看MVC架构的好处。华天软件作为一个注重技术优势的公司，是国内最早采用MVC架构的OA厂商之一。通过在其网站上公布的DEMO版本，我们可以看出采用该体系结构的最大的好处是数据与控制层与界面相互分离。

　　(1)数据与控制层与界面相互分离是最重要的，多个视图能共享一个模型，现在需要用越来越多的方式来访问你的应用程序。对此，一个好的办法就是使用MVC，无论用户想要Flash界面或是 WAP界面，用一个模型就能处理它们。由于已经将数据和业务规则从表示层分开，所以，你可以最大化地重用你的代码了，这就大大提升了对用户个性化需求的响应速度。

　　华天OA系统比传统的MVC更进一步，界面层没有一行程序代码。不象传统的JAVA程序，前端是JSP，后端是Java Bean。实现了界面层与控制层的完全分离，用户即使不懂程序开发也能更改界面。华天OA系统前端没有一行JAVA和JSP代码，是纯HTML和文本文件。所以，界面的改动将异常简单。他们在自己的方案里面承诺：换掉所有的界面，仅需要10天。

　　(2)因为模型是自包含的，并且与控制器和视图相分离，所以很容易改变你的应用程序的数据层和业务规则。比如你想把你的数据库从MySQL移植到Oracle，或者改变你的基于RDBMS数据源到LDAP，只需改变你的模型即可。由于运用MVC的应用程序的三个部件是相互对立，改变其中一个不会影响其它两个，所以依据这种设计思想能构造良好的松偶合的构件。在华天OA的数据层，可通过中间件进行沟通，这样不需要书写任何一行代码，通过简单的类与数据库表的映射实现数据库表的增删改。整个程序中没有一条SQL语句，不修改代码就可实现自动切换到各种数据库类型(如MySQL/SQLSERVER/ORACLE)。

　　(3)可以使用控制器来联接不同的模型和视图去完成用户的需求，这样控制器可以为构造应用程序提供强有力的手段，这样能够极大地提升开发效率，并且保证系统的稳定性。

　　(4)通过标签定义实现与业务层的连接。在HTML页面中，没有一行程序代码，只有标签定义。如果页面需要变更，只须更改标签与业务层的连接关系。

　　(5)内部通过独立的子工程管理，这样既能保证各个子工程的系统独立性，又能确保对系统的整体管理。

　　(6)通过页面与程序的分离，实现了多语言和多风格的不同展示系统。

　　OA软件热门实用技术之三：PUSH技术

　　所谓PUSH技术，是一种基于客户服务器机制，由服务器主动的将信息发往客户端的技术，本质在于让信息去主动的寻找用户。它并不像前两者那样拥有众多粉丝，却实实在在地让OA软件具有了一种更优异的性能表现。

　　PUSH技术并不是最近才产生的，早在1996年Internet兴起时就产生了PUSH技术来获取网上信息，但由于网络应用的特点，它并没有PULL(拉技术——由客户机主动请求信息)使用得广泛。

　　近几年，随着基于WEB的软件的兴起，以及软件客户端数量的剧增，PUSH技术在软件开发中找到了自己的用武之地。OA软件的性能主要影响在两个方面：数据量大的时候，检索的速度比较慢，导致CPU占用率过高；一般的OA系统都有消息的刷新功能。但都是通过客户端每隔一段时间向服务器提出刷新消息请求，即采用拉的技术。

　　这样，当有上百个用户同时在线，每20秒刷新一下，而每一次刷新就会检索数据库，这样就会导致如果有100个用户在线，服务器需要进行60/20*100＝300次数据库刷新。如果数据量稍大一些，服务器CPU根本就承受不了。

　　所以，当使用高峰期或者用户数增多的时候，服务器CPU占用率会迅速飙升到100%，这时候你会发现通过OA传递一份文件还不如你亲自拿过去更快。有的网管会抱怨网络带宽不够，或者服务器太老，甚至怀疑哪个小子在用BT，其实没发现是软件的问题。

　　对于此问题，一般解决的方式有两种：一是增加CPU由一个加为二个或四个，或提高CPU的频率，甚至用多机集群技术；二是提高刷新的时间间隔，如20秒刷新一次，改为2分钟甚至5分钟刷新一次。

　　第一种解决方案会增加硬件的成本和维护的成本，会让问题变得越来越复杂，最后失控；第二种解决方案能够减少6倍的CPU负载，但是会影响到消息的实时性，用起来很不方便，失去了软件办公快捷化的真谛。

　　因此，以上两种方案并不会从根本上解决CPU占用的问题，随着在线人数的增多，这个问题将越来越明显，一系列连锁反应将会发生：CPU占用率持续100%、客户端连接不上服务器、文件传输缓慢异常、不断掉线、同事抱怨、老板生气、血压升高、抓狂……

　　事实上，有很多客户因为软件的性能问题而导致了应用的功能越来越少，次数越来越少，最后不了了之。魔高一尺，道高一丈，华天OA采用PUSH技术就很好地解决了这个问题：

　　华天OA通过服务器中间件技术实现了推的技术，只有对于某个客户有消息(通知消息、审批消息、待办消息)来时，才会向客户端推送消息提醒。这种方式，使整个系统只有一个线程在处理数据库刷新。

　　PUSH技术大大地提高了华天OA的性能。因为只有消息来时，客户端才与服务器通信，对于系统而言，实际上，大多数时间是没有新消息的，这就保证了既能在第一时间接收信息，又能大大降低服务器负载，从而达到性能的最佳化。

　　采用华天OA技术架构的OA软件非常适合采用PUSH技术，这是因为它采用了JAVA编程语言，地球人都知道，用JAVA开发的软件速度慢，特别是大型的JAVA应用，多线程的时候，非常能够磨练一个人的耐性。但这些年来JAVA的速度还是在不断提升，PUSH技术起到的作用不是关键性的，却是简单、有效的。

　　其次，它具有OA小助手，现在一些厂家的OA软件都有小助手功能，如华天、新思创、用友致远等，小助手是一个简单实用的工具，让用户在不影响工作的情况下跟系统保持实时连接，但显然，客户端对服务器不断的刷新严重增加了服务器的负载，这就像DOC攻击一样，所以，大型企业都不得不关闭了这个工具。PUSH技术能够很好地解决这个问题，客户端虽然挂在服务器上，但不需要向服务器发出请求，服务器会把消息主动推送给客户端。

　　使用OA软件的目的就是为了提高工作效率，别系统上去了，效率下来了，要想事后不抓狂，就要事前多比较、多测试。对于PUSH这样的技术，实现起来并不复杂，只是看厂家是否用心了。实用的OA软件，需要的就是这样实用的技术。

　　(一)连接并构建起企业之间及企业内部的通讯平台。员工工作过程中遇到的问题能够及时的传递流通，确保各项工作的平稳进行。另外，办公自动化软件的管理工作不受时间、地域的限制，可以通过软件连接分散在局域网上的组织与个人形成虚拟的、在互联网系统下存在的集中办公场所。这样就克服了各厂区、各处室之间因地理位置分散造成的信息、文件等资料沟通和传阅障碍。

　　(二)通畅的沟通并促进信息的及时交流。利用自动化办公软件让信息准确及时地传递到各位领导、员工。通过信息提醒、邮件、公告等形式及时进行信息的传播与沟通。有效的沟通是工作顺利进行的基础，通过自动化软件办公的在线交流功能，能够及时地将新信息传播给每位员工，为整个办公系统的顺利运行奠定了很好的基础。

　　(三)协同并实现工作运作的自动化。协同是网络办公的重要特点，所谓协同是指以某项工作为主线，将部分人员、信息等资源组合起来，协同分工、共同完成这项工作。协同工作是提高工作效率的重要方法，能够实现管理的自动化、科学化和有序化。

　　(四)对管理工作的有效监控。监控工作的内容主要有：工作过程、工作进度、工作实效等等。只有有效的监控才能确保协同工作的顺利进行。自动化软件的管理工作流程是通过预先分配进行的，协同工作的负责人可以通过查看整个工作各节点情况来分配工作，同时监控整个任务的处理完成过程。同时，可以对各个节点进行跟踪的管理控制。

　　(1)4C价值

　　OA软件在管理工作上的应用价值体现主要在于通过网络提供一个跨组织、跨区域的虚拟工作场所及相关应用工具，即4C价值:Connection连接、Communication沟通、Collaboration协同、Control监控。

　　1.连接

　　通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。

　　2.沟通

　　及时进行消息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。沟通是协同工作的基础。

　　3.协同

　　以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。

　　4.监控

　　工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等等，都是监控的内容之

　　(2)管理价值

　　增强管理执行力是OA软件的管理价值。从管理学的角度看，OA的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。这也是以软件应用价值的核心所在。在实际应用过程中，以软件的管理价值体现在以下4个方面。

　　1.建立内部通讯平台

　　平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。

　　2.建立信息发布平台

　　公告、调查、讨论的发布让信息准确无误的传递到各个用户。

　　3.实现工作流转的自动化

　　协同流程的建立根据不同的工作对象灵活的使用。

　　4.实现文件管理的自动化

　　通过以办公平台进行电子公文的发布，在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档的操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，更是管理意识的改变;除此之外，文档管理可以进行文档的共享和借阅，方便的实现了知识的共享。