辦公自動化軟體

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辦公自動化軟體(Office Automation Software)

　　辦公自動化軟體是採用Internet技術，運用工作流的概念，使機構內的人員快速、方便地交流信息，高效快速地協同工作，剋服傳統辦公低效、耗時的缺點，能夠迅速、全方位的收集信息，並及時處理信息，同時為企業管理者做出決策提供有效的依據。

　　辦公自動化軟體分為工具軟體、平臺軟體及系統級應用軟體幾類。其中，工具軟體和平臺軟體包括電腦的操作系統、網路操作系統、文字處理軟體、微軟的Office套裝軟體、中文語音識別軟體、OCR漢字識別軟體、手寫輸入系統、多媒體應用軟體等。而對於辦公自動化應用軟體，又可以細分為以下8個功能模塊。

　　(1)公文管理

　　公文管理主要負責公文的發送與接收工作，發送流程按照流程定製來完成，所以還包括流程定製功能。這三大塊是OA的核心部分，實現也最為複雜，特別是流程定製功能，是一個非常靈活的模塊，它決定了該OA系統的效率和可用性。

　　(2)郵件管理

　　郵件管理的主要功能是發送與接收內部郵件、發送與接收外部郵件(外部郵件伺服器必須支持POP3)，郵件需要存入資料庫，以便今後瀏覽查詢。

　　(3)表單管理

　　表單是一個人機交互的界面，通過它來完成數據的採集。表單管理是一個輔助性模塊，在其他所有模塊中都有可能使用它的功能，它主要是實現表單模板的定製、表單的存儲、列印等功能。它在辦公過程中出現的頻率僅次於公文，並且表單的定製與列印是一個技術難點。

　　(4)檔案管理

　　檔案管理功能是對準備歸檔的公文或者企業各類合同、協議、文件、指示、資料等的一個合理存儲與查閱功能，針對那些複雜的分類和查閱許可權，實現合理存取、管理的基本功能。

　　(5)人事管理

　　人事管理功能包括員工檔案管理、工資管理、考勤管理、部門機構管理、部門任命管理等，這個模塊將直接反映企業職工的基本構成狀況，它應該儘量做到全面和準確。

　　(6)日程安排

　　日程安排是辦公系統的一個必不可少的輔助功能，可分為個人日程、部門H程、企業主要領導者的活動日程等，它需要解決的是日程信息的基本存儲和提示。

　　(7)公共信息管理

　　公共信息管理包含企業新聞、文檔、員工論壇、資料下載等功能，主要是針對所有部門的一個共用系統。該系統可以採用傳統模式，如論壇可以採用BBS系統等，底層主要是統一規範，提供基本功能。

　　(8)會議管理

　　會議對於任何一個企業都是重要的。會議的形式隨著網路的發展也變得多樣化，除了傳統的會議外，還出現了網路會議、視頻會議等新型會議方式。實際應用中，建議對於相隔較遠的部門，如總公司與子公司之間的交流建議採用非視頻的網路會議，因為這樣既對網速沒有過高的要求，也可以滿足交流的需求。對於那些處於同一個大廈的各部門，建議使用視頻會議，因為加入多媒體的功能，可以使會議氣氛更貼近傳統會議的效果，而且交流也更人性化，同時也可以得到區域網的高速率支持。

　　以上介紹的幾個功能模塊是oA系統的基礎，在這個基礎上，還可以創建更多的功能，使得OA系統的形式變得輕鬆活潑：而且更豐富。

　　辦公自動化軟體可以分為工具級平臺軟體及系統級應用軟體兩大類，其中OA]I具級平臺軟體包括：Office套裝軟體(含Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook)、Lotus系統、WPS、IBM的中文語音識別錄入軟體、OCR漢字識別軟體、手寫輸入系統及MS Exchange消息系統等。

　　辦公自動化系統可分為事務型、管理型和分析決策型三種不同的層次。事務型的辦公自動化系統，支持一個機構內各辦公室的基本事務活動，主要功能包括信息的產生、收集、加工、存儲和查詢，如文字處理、文檔管理、電子報表、電子郵件、電子日程管理，文檔的整理、分類歸檔、檢索等。管理型的辦公系統包含業務管理功能，是事務型辦公系統和支持職能管理活動的管理信息系統的結合。決策型辦公系統包括決策支持功能，是在管理型辦公系統的基礎上再加上決策支持系統而構成，除具備前述的功能外，還具備對業務數據進行分析、測評等決策支持的功能。

　　隨著資料庫技術的發展，客戶／伺服器結構的出現，OA系統進入了基於DBMS(DataBase Management System，資料庫管理系統)的階段。原來困擾我們的聯機備份、容錯技術、聯機查詢等問題迎刃而解，但由於當時的資料庫還是集中式處理的結構化資料庫，所以非結構化文檔的處理、全文檢索、工作流等OA功能仍然無法得到很好的解決。這個時期OA系統的功能和可靠性都有了很大的發展。

　　辦公自動化軟體真正成熟並得到廣泛應用是在Lotus Notes、Microsoft Exchange出現之後，它提供的工作流平臺及非結構化資料庫的功能使我們很方便地實現非結構化文檔的處理、全文檢索、工作流這些重要的OA功能，OA應用進入了實用化階段。但隨著管理水平的提高，Internet技術的出現，單單實現文檔管理和流轉已經不能滿足現實需要，人們希望能夠獲取更廣泛的信息來源。

　　這個時候OA的重心開始由文檔的處理轉入了數據的分析，即我們所說的決策系統，同樣Notes作為一個非結構化資料庫已經越來越不能滿足現實的需要，這時出現了以信息交換平臺和資料庫結合作為後臺，數據處理及分析程式作為中間層，Web作為前臺(三層次結構)的全新OA模式。這種模式下，OA系統被納入由業務處理系統、財務系統等系統構成的單位整體系統內；OA系統能分析得到更全面的信息；我們會將大量的業務數據，甚至是文檔數據放回資料庫內，而不論Notes或Exchange都將僅僅作為信息交換的平臺使用。隨著COM、OLD、WEB等技術的應用，人們可以通過各種不同的開發工具方便地獲取所需的信息。

　　OA技術主要有三種發展趨勢。第一種是基於Lotus Domino／Notes平臺的，它幾乎已經成為國內OA系統的標準平臺。Domino／Notes是一個集文檔資料庫、郵件系統、動態Web信息發佈、可視化集成開發環境於一體的基礎平臺，適合處理辦公協作流程中產生的非結構化文檔信息，並可以利用靈活的郵件機制在人、部門之間傳遞文檔。集成開發環境提供的模板化開發方式，既縮短了項目開發周期也為用戶節省了投資。其動態Web信息發佈可以選擇性地對外發佈辦公自動化系統中形成的政策、法規、新聞等信息。

　　第二種是基於微軟平臺的，由於微軟產品線分工細緻，要建立一套OA系統需要Microsoft Exchange提供文檔傳遞功能、需要Microsoft SQL Server提供內容存儲、需要Microsoft Windows NT／2000 IIS提供Web服務功能，再加上各種各樣的開發工具(如Microsoft Frontpage等)。這就要求開發人員必須具有較深的專業技術背景才能承擔OA項目。

　　OA的第三個較有代表性的技術方向就是採用瀏覽器／Web伺服器結構(B／S結構)。

　　OA軟體熱門實用技術之一：SOA架構

　　這裡只從應用的角度來看看它跟OA結合後帶來的新應用。

　　SOA這個大明星氣宇軒昂閃亮登場後，OA馬上就對他一見鐘情，很快打得火熱，OA需要SOA的理念來武裝自己，SOA需要OA的應用來實現自己，加上他們兩個的名字這麼相像，正是天生一對的樣子。

　　其實，在以前的OA軟體中，我們並不需要SOA技術，因為那時候OA乾的是體力活，傳傳文件、發發通知，頂多做個審批，只限於單位的行政管理。但現在OA在組織內部的應用更深、更廣，需要它整合更多的人員，更的數據，更多的業務，更的流程，以至於成為一個信息和協作中心，完成整合應用系統、消除信息孤島這個光榮而艱巨的任務。

　　SOA解決了OA的什麼問題？比如一個採購申請流程中，申請審批、流程的流轉是由OA系統完成的，填寫採購用款申請單、付款、做憑證則是ERP系統的功能，因此，用戶不得不頻繁地切換兩個系統，才能完成採購申請。此外，企業在利用OA系統進行工作流審批後，產生了很多業務數據，這些數據同時可能是ERP系統的數據源，為了避免數據的重覆以及保證數據源的唯一性，也就產生了OA系統與ERP系統集成的需求。

　　SOA技術，也許是解決這一需求最有效的方法。經過幾年的掃盲，我們都知道SOA是一個基於標準的組織和設計方法，它利用一系列網路共用服務，使IT能更緊密地服務於業務流程。通過採用能隱藏潛在技術複雜性的標準界面，SOA能提高IT資產的重用率，從而加快了開發並更加可靠地交付新的增強後的業務服務。

　　SOA是一種組件模型，它將應用程式的不同功能組件(服務)，通過“服務”之間的良好介面聯繫起來(也就是“服務”之間的松耦合)。介面是採用中立方式進行定義的，獨立於實現“服務”的硬體平臺、操作系統和編程語言。這是構建在各種各樣系統中的“服務”，可以以一種統一和通用方式進行交互。松耦合的好處是保證系統靈活性，另外，還可以保證“服務”的重覆利用。Web服務是目前實現SOA最重要的標準。面向服務架構(SOA)是讓IT更加關註於業務流程而非底層IT基礎結構，從而獲得競爭優勢的更高級別的應用程式開發架構。它讓你將關註的重點放在業務優化，而非IT技術上。

　　基於SOA的OA與ERP的整合應用建模。結合上面的案例，我們能看到SOA是如何讓OA和ERP之間實現良好的互聯互通：

　　(1)用戶登錄OA系統後，根據OA系統的人員配置信息確定身份，此用戶同時也獲得了其相應的許可權。

　　(2)身份確定後，OA系統根據此用戶的許可權範圍內的工作流程和工作列表，提供流程表單。

　　(3)用戶在工作流表單上填寫數據，包括與流程式控制制相關的信息、與ERP系統相關的參數及其他欄位信息。

　　(4)工作流引擎根據流程定義文檔控制流程執行，當流程流轉到某個需要調用Web service的活動的時候，發送SOAP請求信息給服務提供者。

　　(5)Web service利用數據訪問邏輯組件對資料庫表進行查找、更新、保存等操作。以採購申請為例，用戶調用ERP的採購管理Web service的"採購信息保存"介面方法將採購的物料編號、採購數量、價格範圍、供應商等存儲到ERP的DB中。

　　(6)服務提供者實現服務之後，將SOAP返回信息傳回給OA系統，其中包括單據編號和單據狀態等。

　　(7)當工作流引擎收到ERP系統傳來返回信息後，根據WSDL文檔將SOAP返回消息解析成自己能夠理解的內容，然後自動將其存入流程表單中。

　　(8)工作流引擎將工作流表單傳送給伺服器，然後根據工作流控制數據和組織/角色模型將流程表單傳遞給下一個執行者，並同時發送Email通知。

　　OA廠家對SOA技術的應用。在OA廠家中，最關註SOA技術，並且真正實現了SOA架構的是華天、慧點、金和、協達、用友致遠。慧點OA結構最龐大，設計得比較精深，技術能力也最強，是項目型的代表，適合做超大型的項目開發，能實現很複雜的應用。華天OA採用的是標準的SOA架構，是產品型的代表，適合做中型和小型項目的快速開發，其從低層到高層的體系分別如下：資料庫訪問層，實現數據的永久存儲；Java Bean，對數據進行控制和操作；Web Service 利用Axis對外提供WEB服務介面，從而實現SOA；GUI畫面的顯示，採用HTML方式和傳統的客戶端方式。

　　SOA架構很好地解決了OA在發展中遇到的跨系統、跨部門、跨流程問題，對需要使用信息技術解決關鍵業務問題的企業(包括希望減少冗餘架構、創建跨客戶和員工系統的公共業務介面的企業；需要基於角色和工作流對用戶提供個性化信息的業務的企業；希望通過Internet實現跨區銷售、升級銷售和經由移動設備的訪問來提升客戶服務的組織)很有價值，必將成為未來OA軟體發展的主流技術。

　　OA軟體熱門實用技術之二：MVC架構

　　MVC(Model/View/Controller)架構並不是一種新興技術或者新興思想，它是Xerox PARC在80年代為編程語言Smalltalk－80發明的一種軟體設計模式，最近幾年被推薦為Sun公司J2EE平臺的設計模式，並且受到越來越多的使用。在國內，尤其是OA軟體領域也得到了充分的應用。MVC架構的內容和工作過程如下：

　　模型(Model)。模型是應用程式的主體部分。模型表示業務數據，或者業務邏輯。在MVC的三個部件中，模型擁有最多的處理任務。例如它可能用象EJBs和ColdFusion Components這樣的構件對象來處理資料庫。被模型返回的數據是中立的，就是說模型與數據格式無關，這樣一個模型能為多個視圖提供數據。由於應用於模型的代碼只需寫一次就可以被多個視圖重用，所以減少了代碼的重覆性。

　　視圖(View)。視圖是應用程式中用戶界面相關的部分，是用戶看到並與之交互的界面。如何處理應用程式的界面變得越來越有挑戰性。MVC一個大的好處是它能為你的應用程式處理很多不同的視圖。在視圖中其實沒有真正的處理髮生，不管這些數據是聯機存儲的還是一個雇員列表，作為視圖來講，它只是作為一種輸出數據並允許用戶操縱的方式。

　　控制器(Controller)。控制器工作就是根據用戶的輸入，控制用戶界面數據顯示和更新model對象狀態。控制器接受用戶的輸入並調用模型和視圖去完成用戶的需求。所以當單擊Web頁面中的超鏈接和發送HTML表單時，控制器本身不輸出任何東西，不做任何處理。它只是接收請求並決定調用哪個模型構件去處理請求，然後用確定用哪個視圖來顯示模型處理返回的數據。

　　簡單來說，MVC的工作過程，首先控制器接收用戶的請求，並決定應該調用哪個模型來進行處理，然後模型用業務邏輯來處理用戶的請求並返回數據，最後控制器用相應的視圖格式化模型返回的數據，並通過表示層呈現給用戶。

　　下麵我們通過實例來看看MVC架構的好處。華天軟體作為一個註重技術優勢的公司，是國內最早採用MVC架構的OA廠商之一。通過在其網站上公佈的DEMO版本，我們可以看出採用該體繫結構的最大的好處是數據與控制層與界面相互分離。

　　(1)數據與控制層與界面相互分離是最重要的，多個視圖能共用一個模型，現在需要用越來越多的方式來訪問你的應用程式。對此，一個好的辦法就是使用MVC，無論用戶想要Flash界面或是 WAP界面，用一個模型就能處理它們。由於已經將數據和業務規則從表示層分開，所以，你可以最大化地重用你的代碼了，這就大大提升了對用戶個性化需求的響應速度。

　　華天OA系統比傳統的MVC更進一步，界面層沒有一行程式代碼。不象傳統的JAVA程式，前端是JSP，後端是Java Bean。實現了界面層與控制層的完全分離，用戶即使不懂程式開發也能更改界面。華天OA系統前端沒有一行JAVA和JSP代碼，是純HTML和文本文件。所以，界面的改動將異常簡單。他們在自己的方案裡面承諾：換掉所有的界面，僅需要10天。

　　(2)因為模型是自包含的，並且與控制器和視圖相分離，所以很容易改變你的應用程式的數據層和業務規則。比如你想把你的資料庫從MySQL移植到Oracle，或者改變你的基於RDBMS數據源到LDAP，只需改變你的模型即可。由於運用MVC的應用程式的三個部件是相互對立，改變其中一個不會影響其它兩個，所以依據這種設計思想能構造良好的松偶合的構件。在華天OA的數據層，可通過中間件進行溝通，這樣不需要書寫任何一行代碼，通過簡單的類與資料庫表的映射實現資料庫表的增刪改。整個程式中沒有一條SQL語句，不修改代碼就可實現自動切換到各種資料庫類型(如MySQL/SQLSERVER/ORACLE)。

　　(3)可以使用控制器來聯接不同的模型和視圖去完成用戶的需求，這樣控制器可以為構造應用程式提供強有力的手段，這樣能夠極大地提升開發效率，並且保證系統的穩定性。

　　(4)通過標簽定義實現與業務層的連接。在HTML頁面中，沒有一行程式代碼，只有標簽定義。如果頁面需要變更，只須更改標簽與業務層的連接關係。

　　(5)內部通過獨立的子工程管理，這樣既能保證各個子工程的系統獨立性，又能確保對系統的整體管理。

　　(6)通過頁面與程式的分離，實現了多語言和多風格的不同展示系統。

　　OA軟體熱門實用技術之三：PUSH技術

　　所謂PUSH技術，是一種基於客戶伺服器機制，由伺服器主動的將信息發往客戶端的技術，本質在於讓信息去主動的尋找用戶。它並不像前兩者那樣擁有眾多粉絲，卻實實在在地讓OA軟體具有了一種更優異的性能表現。

　　PUSH技術並不是最近才產生的，早在1996年Internet興起時就產生了PUSH技術來獲取網上信息，但由於網路應用的特點，它並沒有PULL(拉技術——由客戶機主動請求信息)使用得廣泛。

　　近幾年，隨著基於WEB的軟體的興起，以及軟體客戶端數量的劇增，PUSH技術在軟體開發中找到了自己的用武之地。OA軟體的性能主要影響在兩個方面：數據量大的時候，檢索的速度比較慢，導致CPU占用率過高；一般的OA系統都有消息的刷新功能。但都是通過客戶端每隔一段時間向伺服器提出刷新消息請求，即採用拉的技術。

　　這樣，當有上百個用戶同時線上，每20秒刷新一下，而每一次刷新就會檢索資料庫，這樣就會導致如果有100個用戶線上，伺服器需要進行60/20*100＝300次資料庫刷新。如果數據量稍大一些，伺服器CPU根本就承受不了。

　　所以，當使用高峰期或者用戶數增多的時候，伺服器CPU占用率會迅速飆升到100%，這時候你會發現通過OA傳遞一份文件還不如你親自拿過去更快。有的網管會抱怨網路帶寬不夠，或者伺服器太老，甚至懷疑哪個小子在用BT，其實沒發現是軟體的問題。

　　對於此問題，一般解決的方式有兩種：一是增加CPU由一個加為二個或四個，或提高CPU的頻率，甚至用多機集群技術；二是提高刷新的時間間隔，如20秒刷新一次，改為2分鐘甚至5分鐘刷新一次。

　　第一種解決方案會增加硬體的成本和維護的成本，會讓問題變得越來越複雜，最後失控；第二種解決方案能夠減少6倍的CPU負載，但是會影響到消息的實時性，用起來很不方便，失去了軟體辦公快捷化的真諦。

　　因此，以上兩種方案並不會從根本上解決CPU占用的問題，隨著線上人數的增多，這個問題將越來越明顯，一系列連鎖反應將會發生：CPU占用率持續100%、客戶端連接不上伺服器、文件傳輸緩慢異常、不斷掉線、同事抱怨、老闆生氣、血壓升高、抓狂……

　　事實上，有很多客戶因為軟體的性能問題而導致了應用的功能越來越少，次數越來越少，最後不了了之。魔高一尺，道高一丈，華天OA採用PUSH技術就很好地解決了這個問題：

　　華天OA通過伺服器中間件技術實現了推的技術，只有對於某個客戶有消息(通知消息、審批消息、待辦消息)來時，才會向客戶端推送消息提醒。這種方式，使整個系統只有一個線程在處理資料庫刷新。

　　PUSH技術大大地提高了華天OA的性能。因為只有消息來時，客戶端才與伺服器通信，對於系統而言，實際上，大多數時間是沒有新消息的，這就保證了既能在第一時間接收信息，又能大大降低伺服器負載，從而達到性能的最佳化。

　　採用華天OA技術架構的OA軟體非常適合採用PUSH技術，這是因為它採用了JAVA編程語言，地球人都知道，用JAVA開發的軟體速度慢，特別是大型的JAVA應用，多線程的時候，非常能夠磨練一個人的耐性。但這些年來JAVA的速度還是在不斷提升，PUSH技術起到的作用不是關鍵性的，卻是簡單、有效的。

　　其次，它具有OA小助手，現在一些廠家的OA軟體都有小助手功能，如華天、新思創、用友致遠等，小助手是一個簡單實用的工具，讓用戶在不影響工作的情況下跟系統保持實時連接，但顯然，客戶端對伺服器不斷的刷新嚴重增加了伺服器的負載，這就像DOC攻擊一樣，所以，大型企業都不得不關閉了這個工具。PUSH技術能夠很好地解決這個問題，客戶端雖然掛在伺服器上，但不需要向伺服器發出請求，伺服器會把消息主動推送給客戶端。

　　使用OA軟體的目的就是為了提高工作效率，別系統上去了，效率下來了，要想事後不抓狂，就要事前多比較、多測試。對於PUSH這樣的技術，實現起來並不複雜，只是看廠家是否用心了。實用的OA軟體，需要的就是這樣實用的技術。

　　(一)連接並構建起企業之間及企業內部的通訊平臺。員工工作過程中遇到的問題能夠及時的傳遞流通，確保各項工作的平穩進行。另外，辦公自動化軟體的管理工作不受時間、地域的限制，可以通過軟體連接分散在區域網上的組織與個人形成虛擬的、在互聯網系統下存在的集中辦公場所。這樣就剋服了各廠區、各處室之間因地理位置分散造成的信息、文件等資料溝通和傳閱障礙。

　　(二)通暢的溝通並促進信息的及時交流。利用自動化辦公軟體讓信息準確及時地傳遞到各位領導、員工。通過信息提醒、郵件、公告等形式及時進行信息的傳播與溝通。有效的溝通是工作順利進行的基礎，通過自動化軟體辦公的線上交流功能，能夠及時地將新信息傳播給每位員工，為整個辦公系統的順利運行奠定了很好的基礎。

　　(三)協同並實現工作運作的自動化。協同是網路辦公的重要特點，所謂協同是指以某項工作為主線，將部分人員、信息等資源組合起來，協同分工、共同完成這項工作。協同工作是提高工作效率的重要方法，能夠實現管理的自動化、科學化和有序化。

　　(四)對管理工作的有效監控。監控工作的內容主要有：工作過程、工作進度、工作實效等等。只有有效的監控才能確保協同工作的順利進行。自動化軟體的管理工作流程是通過預先分配進行的，協同工作的負責人可以通過查看整個工作各節點情況來分配工作，同時監控整個任務的處理完成過程。同時，可以對各個節點進行跟蹤的管理控制。

　　(1)4C價值

　　OA軟體在管理工作上的應用價值體現主要在於通過網路提供一個跨組織、跨區域的虛擬工作場所及相關應用工具，即4C價值:Connection連接、Communication溝通、Collaboration協同、Control監控。

　　1.連接

　　通過OA軟體將分散在區域網和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托於網路而存在的虛擬集中式辦公場所。

　　2.溝通

　　及時進行消息的交流與共用，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共用等等。溝通是協同工作的基礎。

　　3.協同

　　以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構系統之間的關聯繫統，將各類管理數據進行抽取、轉換，參與流轉。

　　4.監控

　　工作過程的監督與控制、工作流程狀態、處理時限等等，都是監控的內容之

　　(2)管理價值

　　增強管理執行力是OA軟體的管理價值。從管理學的角度看，OA的價值主要是規範流程、加強溝通以增強管理執行力。這也是以軟體應用價值的核心所在。在實際應用過程中，以軟體的管理價值體現在以下4個方面。

　　1.建立內部通訊平臺

　　平臺上的員工通訊錄、線上交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。

　　2.建立信息發佈平臺

　　公告、調查、討論的發佈讓信息準確無誤的傳遞到各個用戶。

　　3.實現工作流轉的自動化

　　協同流程的建立根據不同的工作對象靈活的使用。

　　4.實現文件管理的自動化

　　通過以辦公平臺進行電子公文的發佈，在協同工作中設置專門的流程，在文檔管理中建立相應的文件夾進行存檔、歸檔的操作。電子公文的實施取代了傳統的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，更是管理意識的改變;除此之外，文檔管理可以進行文檔的共用和借閱，方便的實現了知識的共用。