文檔管理

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文檔管理(Document Management)

目錄

什麼是文檔管理

  文檔管理,即為文件檔案的歸檔管理工作。文檔管理既是一項應用廣泛的日常性工作,同時又是一項非常重要的信息彙集工作。對於企業來說,做好文件檔案的歸檔管理工作,能夠及時提供企業所需的第一手資料,促使企業的健康發展,提高企業的管理水平,也為企業運行機制的監督管理提供了必須的資料,有利於內、外部的監督管理。因此,企業文檔管理是一項必須抓好的制度性工作,如何推進、提高企業文檔管理工作的業務水平也成為了一個重要的課題。

  ISO9000 標準的實施和認證對文檔管理的原則要求是:統一協調、準確適用、不斷完善。

  企業文檔管理的對象,也就是“企業文檔管理”中的“文檔”泛指各類非結構化數據的數字內容,包括企業的各種文檔、報表、賬單、網頁、圖片、傳真,甚至多媒體音頻、視頻、等等各種信息載體和模式。近年來隨著企業內容信息的飛速增長,文檔管理已日漸成為信息管理新的需求熱點。企業低下的內容管理效率和急速膨脹的內容信息規模形成了尖銳的矛盾。企業內容信息必須在企業內部的個人之間、部門之間以及企業與外部之間,包括供應商、合作伙伴、分銷商、服務提供商、客戶等進行整合,以便協同商務過程中快速、高效、充分地共用和應用內容,並實現內容價值體現的增值。與業務信息系統中大量用於交易記錄流程控制和統計分析的結構化數據相比,“內容”具有某種特定和持續的價值,這種價值在共用、檢索、分析等使用過程中得以產生和放大,並最終對企業業務和戰略產生影響。企業文檔管理的功能覆蓋內容採集、創建、加工、存儲、發佈以及檢索、分析等等,並隨著技術發展和業務創新,將不斷演化。

文檔載體的變化[1]

  企業文檔載體,即企業文檔的記錄材質和方式。在企業實現電腦全程管理後,文檔已從之前單一的紙質化留存向信息數據的電子化傳遞、處理轉變,電子文件開始凸顯其重要地位,以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的,以電腦碟片、磁碟和光碟等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文件具有以下幾種特性:它不再是直觀的紙質文件,需要藉助現代辦公設備才能閱讀利用;可以直接由電腦等現代辦公設備迅速地處理和傳遞;是可共用的,也不再受時間和距離的影響;保存條件和環境要求與紙質檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高,因此保存電子文檔要比保存紙質文檔方便、省時、省力。

文檔分類的變化[1]

  在紙質文檔時期,企業檔案一般有文書檔案科技檔案產品檔案基建檔案會計檔案人事檔案等傳統分類方式,隨著企業信息集成系統的形成和使用,企業檔案信息分散在管理系統中的幾個模塊、流程里,電腦依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目,各企業檔案信息的分類不盡相同,分類更能貼近企業的生產經營管理等各方面狀況,分類也將更詳細、更科學、更規範。

文檔保存歸檔的變化[1]

  因紙質文檔和電子文檔材質特性的不同,企業文檔的保存也發生了很大的變化。“在電子環境中,如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。因此企業檔案人員如果不進入到企業信息集成系統中去,則很難掌握到企業信息的核心部分甚至接收不到檔案。企業文檔的保管也不再只以捲盒和櫃架為裝具,更多的是經過檔案人員鑒定歸檔的企業文檔信息將以電子文檔的形式進行保存。

  通過以上的變化,我們可以明顯看出文檔管理工作發展的新趨勢,即加快檔案信息自動化系統建設,實現檔案工作各個環節的電腦化。這是實現檔案工作現代化,提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。就企業來說,企業現行文件和檔案管理應用電腦技術的歷程,不僅記錄著企業現行文件和檔案規範化、系統化管理的軌跡,而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。因此根據企業文檔管理應用電腦技術的程度和水平,將其劃分為不同的階段,電子文檔是文檔管理工作發展的目標方向和最終階段。

文檔管理系統

  什麼是文檔管理系統

  文檔管理系統是一個專門對各類文檔進行智能化管理的安全平臺,在這個平臺上,每一位用戶都能獲得在部門間和企業中跨越地理界限地創建、編輯、控製版本、共用、跟蹤、審批、發佈、封存和保護信息的功能。憑藉這個開放的、可伸縮的、全面的以及基於標準的系統,企業能夠擁有高質量的以及易用的工具,以有條理的方式來管理海量的信息。員工間的、業務伙伴間的和客戶間的協作能得到極大的提高,企業疫能對信息和業務流程的完整性進行全面的控制

  為什麼需要文檔管理系統

  隨著互聯網絡的普及,信息流通的速度、強度和便捷度正不斷地加強。我們一方面享受到了前所未有的方便和迅捷,但另一方面也承受著信息爆炸所帶來的壓力。有權威機構統計一個腦力工作者的工作時間超過80%的時間是和文檔在打交道,其中有近60%的時間是直接在應用文檔!而事實還不僅如此,在企業運作過程中,通過文檔和客戶的交流超過90%!應用文檔所產生的人工費占總人工費的40%! 占企業總收入的15%!

  對於文檔管理任務繁瑣的設計單位、工程建設單位、大中型企業,該系統尤為適合。

電子文檔管理

  電子文檔管理是伴隨著人們對電腦的應用而出現的,並隨著網路的興起而發揚光大的概念。IDC國際數據公司)對電子文檔管理應用系統的定義是:電子文檔管理系統是一種軟體應用,它可以使用戶在網路上有效地控制其文檔的創建、存儲和分發的過程,並能在組織範圍內對其文檔進行有效的監控。按照這種定義,電子文檔管理系統是以網路化應用為基本特征,對以數字化形式存在的各種類型文檔資料進行錄入、修改、查詢、起草、審批、簽發、歸檔等操作的軟體應用系統。其不僅能夠通過掃描、數位攝相等方式將以傳統物理形式存在的各種信息進行電子化轉化,而且能夠對於新生成的電子化文檔資料的起草、審核、簽發、歸檔等流轉過程有效管理,並對這些文檔的實際管理與應用狀況進行實時監控。因此,一套完整的電子文檔管理系統要具備對靜態文檔資料的存儲、利用與共用進行管理的功能,又要具備對動態文檔資料的起草、審核、審批、簽發等流轉過程進行管理的功能。 目前,電子文檔管理系統在國外已經得到了較為廣泛的應用,並具有廣闊的發展前景。目前的電子文檔管理軟體市場遠沒有達到飽和狀態,而國內市場則更像是一塊處女地,等待人們去開墾。

  電子文檔管理系統的基本特征

  眾所周知,檔案是人類知識與智慧的結晶,是人們各項工作與研究的第一手珍貴資料,具有查考使用價值。《中華人民共和國檔案法》對檔案是這樣界定的:“過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”不難看出,公文是檔案的主要來源,檔案是公文的必然歸宿。二者是相輔相成,互為依存的。

  隨著信息技術的發展和電子文檔法律地位的逐步確立,以及為滿足向國際化接軌的需求,無紙化辦公已成為大趨勢。辦公過程的文字載體發生了由紙介質向磁介質(電子化)的質的轉換,也就是說檔案部門即將或已經面臨著接收、整理、保管和利用電子文檔的新課題,而且是一個無法迴避只能積極應對的現實問題。圖文介質載體的轉換,給檔案這個被動的後道工序帶來工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑戰。

  電子文檔相比傳統的紙質文檔,有以下五個方面的突出優勢:一是簡化了管理。如傳統手段中的專業化人工分類、整理、制卡(目錄卡、文件卡)以及保管中的七防工作(防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠);二是提高了效率。如通過電腦網路化管理,可依據不同授權實現便捷查尋、檢索調閱、分析利用、列印複製,從而更好地服務於公眾、服務於機關、服務於社會;三是大大地節約了存儲空間與場地;四是改善了檔案管理人員工作環境;五是現代化產品與技術的發展速度可不斷滿足文檔處理手段升級的新需求。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 趙宇.如何推進企業文檔管理工作的思考
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