企業檔案

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企業檔案(Business Archives)

目錄

什麼是企業檔案

  企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

企業檔案的價值作用[1]

  一、企業科學決策的依據

  企業檔案跟蹤現代化的足跡,而現代企業管理的核心又是決策,決策恰恰又是建立在企業龐大、完整、可靠的信息流基礎上。

  優秀企業家的共同特點就是善於將過去的、現在的各類情況、數據進行綜合分析,結合現實的客觀條件及主觀條件加以比較,然後對企業未來的發展做出科學的判斷。在做出科學判斷決策之前所參考的情況和數據,不外乎是從檔案信息中得到的。如企業通過這些信息資料,能夠積累、掌握、判斷企業內部、外部情況。企業內部情況一般指生產能力、技術潛力、物質條件、人才儲備等等;企業外部情況,諸如本行業、本系統、市場環境等。企業可以通過大量的、可靠的、歷史的、現實的檔案信息資源來加以比較、分析、研究,最終預見企業活動的未來發展和變化,這樣可以審時度勢地做出科學的決策,制訂出切合實際的企業方針和企業發展規劃。

  二、企業效益的體現

  在當前企業現代化、標準化建設中,主要考核產品質量,物質消耗,經濟效益三項指標,實際上也是企業檔案效益的具體體現。企業檔案是企業各項管理工作綜合效益的反映,它廣泛滲透和直接間接作用於企業活動的各個環節,無論是從領導決策、規劃制訂、方案論證,還是從設備引進、產品設計、工藝技術改造以及市場信息反饋等等,其效益日益鮮明地顯示出來。

  三、企業的重要資源

  在企業眾多的資源中,企業檔案信息資源是一項重要的資源,企業檔案信息資源,其權威性高於和有別於其他資源,它是企業信息中最主要、最基本的信息。它在企業經營活動中包含著企業方針,規定等方面的政策信息;產品、設備、基建等改造方面的技術信息;以及有關人才培養和人才信息;還有會計核算信息;企業發展史料信息等。這些信息除在本企業提供利用、產生效益外,它還具有交流轉讓作用,通過雙向交流,使檔案有了增殖價值,就等於一條信息轉為二條信息,最終獲得了各自需要的相當等價的效益。由此看來,企業檔案既是企業從事現實活動的重要資源,又是企業發展的真實紀錄。它既有較大的利用價值,又具有可靠的史料價值。

  企業檔案從發揮作用的性質來分,它具有三種功能:一是情報功能。企業情報中又可分為技術情報和經濟情報,如企業的技術檔案、生產檔案、設備檔案、產品、工藝圖紙等本身就是重要的技術或經濟情報。如何開發好企業檔案信息情報資源,對於企業的生存發展更具有重要的戰略性意義。二是參考功能。檔案中記載了企業各種生產活動的情況、成果、經驗和教訓。從自然資源生產手段生產過程以及計劃管理和生產技術等各方面的信息,可以作為企業生產經營管理的科學依據和參考材料。當今日益增多的科學技術檔案,更是進行企業現代化生產管理和科學技術管理的重要條件。但是,無論普通檔案,還是科學技術等專門檔案,總的來說,都在不同程度上和不同的方面反映了企業經濟活動的情況,都能為以企業經濟建設為中心的現代化建設提供咨詢研究、統計監督的情報信息,對制訂企業總規劃、經濟計劃,檢查和總結生產情況,推廣先進生產技術和管理經驗以及防止災害等等,都是重要的參考材料。三是憑證功能。企業檔案是一種具有本源性的信息,因為它是企業活動直接地、原始地產物,它不是人們有意編造的,也不是根據個人的好惡或某種需要而修改加工的。它的可靠性足以見證、查證、證明某一事實。我們通常見到的諸如合同協議、單據憑證、規章條例等,就具有這一功能。

  綜上所述,企業檔案作為企業這一特定社會系統中的一個子系統,與企業本身的體制以及企業管理和改革等活動有著密切關係,而企業本身的體制以及企業管理的不斷深化又必然會對企業檔案產生重要的影響。所以良好的檔案意識,定能對企業檔案信息工作的發展起到有力的推動作用,強化檔案工作意識,企業檔案工作就會蓬勃發展。

企業檔案的管理模式[2]

  一、企業檔案管理模式

  企業檔案管理模式有三種類型:

  一是檔案分散管理模式。這種模式是將企業各種門類的檔案分別保存在各有關部門。如文書檔案保存在辦公部門,會計檔案保存在財務部門科技檔案保存在生產技術部門等 這種分散管理模式雖然暫時方便了各部門工作的利用,但從長遠看不利於檔案的安全保管和檔案信息資源的綜台開發利用。

  二是檔案集中管理模式。這種管理模式是將企業文書、科技、會計等各種門類的檔案集中統一管理。它實際上是一個企業單位檔案信 的綜合體,在企業負責人的直接領導下,作為企業單位整個管理系統的一個子系統,承擔著企業全部檔案信 資譚的儲存、管理和開發利用工作,發揮統一管理檔案和對內、對外組織檔案信息流通的作用。這種模式是目前企業普遍採用的。

  三是信息一體化管理模式。這種管理模式是集檔案、科技情報、科技圖書資料等各種信息於一體實行一體化管理,是企業內部統一的信息管理中心。在這十信息一體化的統一機構內部,一方面實行檔案同其它信息載體分別管理,另一方面實行各種信息的聯合開發,使各種信息內外溝通,相互補充,形成一個統一的開放型信息鸌舍體。

  以上三種模式,前兩種模式屬於單一的檔案信息管理模式,這種管理模式形成的客觀條件,是在檔案工作恢復、整頓時期,在計劃經濟條件下,由於檔案工作所處的地位、環境和業務建設的需要,比較強調工作機構的獨立, 便檔案工作的正常展開。在當時的條件下,是適應客觀需要的,也促進了檔案事業的發展。但在新形勢面前 特別是在市場經濟條件下,這種單一的檔案管理模式由於所貯存信息的單一性、所反映內容的滯後性、所提供信息的局限性,已難 適應企業深化改革的需要和滿足企業對各種信息的需求。信息一體化管理模式集各種信息於一體進行綜合管理、開發,具有信息來源的廣泛性、信息貯存的集中性、信息內容的全面性、信息輸出的綜合性等特點,不僅能滿足企業對各種信息的需求,適應企業走向市場的需要,而且有利於檔案事業的發展。

  二、企業檔案管理模式的現實選擇

  通過分析比較,可以看出,信息一體化管理模式有很強的生命力,是企業檔案管理模式的現實選擇。

  (一)信息一體化管理適應了企業發展的需要。企業在激烈的市場競爭中要生存、發展,就必須掌握綜舍、有效、及時的各種信息,這是客觀的需要。特別是現代化大工業和信息社會,越來越需要有價值的綜台信息。

  實現一體化管理後,企業檔案、情報、圖書、資料等信息都集為一體的綜合信息,可 成為企業領導進行科學決策的依據,有較高的實用價值。

  (二)一體化管理,可 加速企業信息管理現代化進程。利用電腦是企業發展的總趨勢,高速、高效、高保密、高集中。但目前太多數企業檔案工作處於分散管理,要各自購買電腦等現代設備,由於價格較貴,受經費所限而無法購置 有些單位雖然添置了現代設備,但各自為政,效率不高,造成浪費。實行一體化管理,可對現有設備集中使用,對信息進行綜合丹析開發,實現各種信息輸入、計算、分析、檢索的自動化,贏得時聞,增加效益,從而加速企業信息管理現代化進程。

  (三)一體化管理,符合精幹、高效的原則。在企業深化改革,轉機建制過程中,幾乎所有企業都本著“理順、精幹、高效 的原則,對原有的管理機構和人員進行了撒井和精簡。將原來分散管理的檔案、情報、圖書、資料實行一體化管理,是順應企業深化改革需要的,還可以節省人力,集中資金和設備,以最少的投人爭取較大的效益。

  三、信息一體化管理模式建立過程中需要解決的問題

  信息一體化管理模式的建立需要一定過程和一定條件,在這個過程中需要解決好以下幾十問題:

  (一)人員素質的提高和人才結構的優化。信息一體化管理部門是一個集經濟知識、信息知識、科技知識、語言知識等多元知識結構的部門。作為綜合信息管理人員,除具備以上各種知識外,還要有較強的工作能力

  在工作方法上不能因循守舊,安於現狀,要思路敏捷,善於思考,不斷探索新途徑。在人員結構上,應從企業發展商品經濟這一角度出發,選擇不同專業、不同層孜,對生產、技術、科研和經營等活動比較熟悉或有一定經驗的人員。同時還要配備強有力的領導來統一組織協調,做好檔案、情報、圖書、資料等各項工作的開發和有機結合,避免貌合神離。

  (二)要切實做好信息的綜合開發利用。實行一體化管理的目的在於搞好信息的綜合開發利用。要在綜合開發上做文章,在服務上下功夫,提高開發能力和功能,開拓服務頓域,開剖開發利用的新途徑,真正做到信息的開發與生產經營相結合,與企業的技術咨詢服務、科技成果推廣應用相結合,與企業效益相結合,積極主動地為企業發展提供超前、優質 有效的服務。

企業檔案存在的問題[3]

  (一)企業檔案工作缺乏長期性、連續性的發展規則

  企業檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動,一次考試在進行,整個過程加班加點,在短時間內取得了一定的效果,但達標以後,就出現後力不足,沒有長期性和連續性,再由於部分幹部對檔案綜合管理的參與程度不夠,對檔案在企業中的重要作用的認識不足,甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方,檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫,造成了檔案工作有領導、無計劃;在任務、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。

  (二)檔案工作缺乏制度化的管理程式

  當前企業檔案管理不規範主要表現在:一是檔案收集不規範。在收集過程中,制度形同虛設,想交就交,不想交就不交,檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規範。企業近幾年發展較快,新檔案人員不斷進入,檔案人員的專業素質參差不齊,在立捲過程中有的沒有按照捲內文件目錄順序進行排序組捲,捲內目錄與實際整理文件不相符,捲內資料漏失現象比較普遍。此外,在立捲時間上,有時會累積起來一次立捲,既不符合事畢立捲要求,又不利於查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由於現在綜合檔案管理室以一個班組存在,在行政上無法對各大部進行管理,在進行這項工作時,須向主管領導彙報,但主管領導一般都是兼任,本身的各項工作時間都較緊張,檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難,各項工作開展起來也較為困難,現在某些部門自設資料庫,給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規範。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊,借出的檔案沒有按期歸還。

  (三)缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

  目前,一般檔案管理都是採用一臺微機一套軟體的管理辦法,檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網路化發展的需要。檔案管理手段的落後,給檔案工作帶來消極後果,主要是落後的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落後的主要原因有兩點:一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識,財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備,但由於檔案管理人員操作不熟練,導致先進設備沒有起到先進作用。三是,領導重視不夠,雖有微機和檔案網路,但檔案並沒有錄入電腦,還按手工在進行工作。

企業檔案工作存在問題的解決對策[3]

  檔案雖然是一個龐大的信息庫,但它是一種原生的信息資源,各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中,只有根據需要,把相關信息系統地、規範地整理出來,通過加工整理才能更好地發揮檔案的信息作用,實現其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作,為企業發揮著不可磨滅的成績。要充分發揮管理的作用,才能使之更好地為企業中心工作做好服務。

  (一)抓好組織建設,完善管理制度,做到“五個統一”

  抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組,協調各部門間的檔案工作,為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到廠長辦公室的議事日程,年初有部署,年底有總結,平時有檢查指導,並接受上級和地方檔案管理部門的領導和指導;三是完善檔案管理制度,確保檔案管理工作協調發展,檔案部門做到統一領導、統一制度,統一規劃計劃,統一檢查指導和統一培訓交流。

  (二)檔案工作要有計劃和目標

  檔案工作要想取得長遠的發展,必須增強檔案工作的主動性、前瞻性,制定出有指導性的檔案發展規則。為此,領導幹部要意識到檔案工作的重要性,把檔案工作提上工作日程,研究及過問檔案的具體工作,要結合當今數位技術及網路發展的新趨勢,加大技術投入,制定出既符合檔案管理要求,又有合乎實際的工作計劃

  (三)加強檔案基礎工作,按時完成上級部門的檔案工作。

  在檔案基礎管理中,要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作,從領導機制到管理體系,從規章制度到檔案管理,在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法,為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用,重在管理,對每年上級主管部門所規定的各項工作要嚴格執行,按時完成。

  (四)加強培訓力度,努力提高檔案管理人員的素質,建立健全相關管理制度。

  一是要明確檔案管理負責人,專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質較高的人員為兼職檔案員,負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作,形成覆蓋企業的檔案管理機制。二是建立健全檔案管理制度,按照《企業檔案管理標準》的要求,依據《檔案法》有關規定,結合本企業實際編製各種規章制度,併在實際工作中不斷進行完善,對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求,加強對歸檔範圍、保存期限,保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程式要做出明確規定。對檔案設施要嚴格按照制度辦事,以確保檔案的安全,檔案管理工作中的各項規章制度要上牆,保證檔案管理沿著制度化、規範化的軌道行進。

  檔案管理人員的業務素質和工作能力直接影響檔案管理的質量,提高檔案管理人員的業務水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能,提高業務素質和工作能力,加大檔案業務培訓工作開展的力度,一是要積极參加上級和地方檔案管理部門舉辦的專業培訓班,舉辦檔案管理培訓班 ,新人進入要進行崗位培訓。二是要派檔案管理員到檔案管理先進單位認真觀摩學習,使檔案管理工作達到規範化。特別是要加強電子檔案管理的培訓,檔案信息化是檔案現代化的必經之路,要想指導檔案管理充分發揮好,首先要求檔案管理員要懂得電腦相關知識,達到靈活運用,並掌握所應用的系統軟體的功能。四是鼓勵檔案人員自學,要崗位成長,要為檔案人員訂購關於檔案的有關刊物,鼓勵專(兼)職檔案員開展自學活動。五是加大檔案工作規範化管理力度,把檔案管理納入綜合目標量化考核範圍內進行考核,檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤,能夠有效地促進檔案工作管理水平。我們要把提高檔案人員業務素質作為搞好檔案工作重要環節來常抓不懈,要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認識,增強檔案人員的責任心、責任感,為搞好檔案工作打下堅實基礎。

  (五)搞好檔案的信息化建設,促進檔案資源的充分利用

  運用高新科技對檔案工作進行創新、改造,適應檔案信息化建設的新要求,是順應當今科學技術突飛猛進的發展新趨勢,應大膽採用先進的技術手段對傳統的檔案管理方法進行創新:(1)要廣泛採用電子電腦、掃描儀等數位技術對檔案進行無紙化管理,提高檔案工作效率;(2)藉助系統本身的區域網絡,開髮網上檔案業務,實現檔案信息資源共用。

  (六)增大檔案宣傳力度,增強全員檔案意識

  一是積极參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動;二是在本單位的半年、年終工作會議上,由辦公室提供材料,將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講;三是檔案室要辦好自己的宣傳欄,大力宣傳檔案的作用及重要性。四是增加《檔案法》的宣傳力度,要全員懂法。

  檔案管理的目的,在於服務和利用,因此要增強檔案工作與生產發展的貼近度,根據發展需要,可編寫《組織機構沿革》、《大事記》、《基礎數據彙編》、等資料,更好地發揮檔案的服務作用和應盡的職能,為生產部門提供更好的服務。

  企業檔案作為企業生產和發展的重要歷史憑證,在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用,我們應重視這項工作,使檔案工作再上新臺階。

參考文獻

  1. 張春玲.談企業檔案的價值作用.中小企業管理與科技2008年28期
  2. 劉瑞書.淺議企業檔案的管理模式.石家莊市職工業餘大學.檔案天地2001年2期
  3. 3.0 3.1 朱方芳.淺談企業檔案的綜合管理.機電兵船檔案2009年4期
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