企业档案

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企业档案(Business Archives)

目录

什么是企业档案

  企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

企业档案的价值作用[1]

  一、企业科学决策的依据

  企业档案跟踪现代化的足迹,而现代企业管理的核心又是决策,决策恰恰又是建立在企业庞大、完整、可靠的信息流基础上。

  优秀企业家的共同特点就是善于将过去的、现在的各类情况、数据进行综合分析,结合现实的客观条件及主观条件加以比较,然后对企业未来的发展做出科学的判断。在做出科学判断决策之前所参考的情况和数据,不外乎是从档案信息中得到的。如企业通过这些信息资料,能够积累、掌握、判断企业内部、外部情况。企业内部情况一般指生产能力、技术潜力、物质条件、人才储备等等;企业外部情况,诸如本行业、本系统、市场环境等。企业可以通过大量的、可靠的、历史的、现实的档案信息资源来加以比较、分析、研究,最终预见企业活动的未来发展和变化,这样可以审时度势地做出科学的决策,制订出切合实际的企业方针和企业发展规划。

  二、企业效益的体现

  在当前企业现代化、标准化建设中,主要考核产品质量,物质消耗,经济效益三项指标,实际上也是企业档案效益的具体体现。企业档案是企业各项管理工作综合效益的反映,它广泛渗透和直接间接作用于企业活动的各个环节,无论是从领导决策、规划制订、方案论证,还是从设备引进、产品设计、工艺技术改造以及市场信息反馈等等,其效益日益鲜明地显示出来。

  三、企业的重要资源

  在企业众多的资源中,企业档案信息资源是一项重要的资源,企业档案信息资源,其权威性高于和有别于其他资源,它是企业信息中最主要、最基本的信息。它在企业经营活动中包含着企业方针,规定等方面的政策信息;产品、设备、基建等改造方面的技术信息;以及有关人才培养和人才信息;还有会计核算信息;企业发展史料信息等。这些信息除在本企业提供利用、产生效益外,它还具有交流转让作用,通过双向交流,使档案有了增殖价值,就等于一条信息转为二条信息,最终获得了各自需要的相当等价的效益。由此看来,企业档案既是企业从事现实活动的重要资源,又是企业发展的真实纪录。它既有较大的利用价值,又具有可靠的史料价值。

  企业档案从发挥作用的性质来分,它具有三种功能:一是情报功能。企业情报中又可分为技术情报和经济情报,如企业的技术档案、生产档案、设备档案、产品、工艺图纸等本身就是重要的技术或经济情报。如何开发好企业档案信息情报资源,对于企业的生存发展更具有重要的战略性意义。二是参考功能。档案中记载了企业各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源生产手段生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息,可以作为企业生产经营管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案,更是进行企业现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是,无论普通档案,还是科学技术等专门档案,总的来说,都在不同程度上和不同的方面反映了企业经济活动的情况,都能为以企业经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息,对制订企业总规划、经济计划,检查和总结生产情况,推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等,都是重要的参考材料。三是凭证功能。企业档案是一种具有本源性的信息,因为它是企业活动直接地、原始地产物,它不是人们有意编造的,也不是根据个人的好恶或某种需要而修改加工的。它的可靠性足以见证、查证、证明某一事实。我们通常见到的诸如合同协议、单据凭证、规章条例等,就具有这一功能。

  综上所述,企业档案作为企业这一特定社会系统中的一个子系统,与企业本身的体制以及企业管理和改革等活动有着密切关系,而企业本身的体制以及企业管理的不断深化又必然会对企业档案产生重要的影响。所以良好的档案意识,定能对企业档案信息工作的发展起到有力的推动作用,强化档案工作意识,企业档案工作就会蓬勃发展。

企业档案的管理模式[2]

  一、企业档案管理模式

  企业档案管理模式有三种类型:

  一是档案分散管理模式。这种模式是将企业各种门类的档案分别保存在各有关部门。如文书档案保存在办公部门,会计档案保存在财务部门科技档案保存在生产技术部门等 这种分散管理模式虽然暂时方便了各部门工作的利用,但从长远看不利于档案的安全保管和档案信息资源的综台开发利用。

  二是档案集中管理模式。这种管理模式是将企业文书、科技、会计等各种门类的档案集中统一管理。它实际上是一个企业单位档案信 的综合体,在企业负责人的直接领导下,作为企业单位整个管理系统的一个子系统,承担着企业全部档案信 资谭的储存、管理和开发利用工作,发挥统一管理档案和对内、对外组织档案信息流通的作用。这种模式是目前企业普遍采用的。

  三是信息一体化管理模式。这种管理模式是集档案、科技情报、科技图书资料等各种信息于一体实行一体化管理,是企业内部统一的信息管理中心。在这十信息一体化的统一机构内部,一方面实行档案同其它信息载体分别管理,另一方面实行各种信息的联合开发,使各种信息内外沟通,相互补充,形成一个统一的开放型信息鹱舍体。

  以上三种模式,前两种模式属于单一的档案信息管理模式,这种管理模式形成的客观条件,是在档案工作恢复、整顿时期,在计划经济条件下,由于档案工作所处的地位、环境和业务建设的需要,比较强调工作机构的独立, 便档案工作的正常展开。在当时的条件下,是适应客观需要的,也促进了档案事业的发展。但在新形势面前 特别是在市场经济条件下,这种单一的档案管理模式由于所贮存信息的单一性、所反映内容的滞后性、所提供信息的局限性,已难 适应企业深化改革的需要和满足企业对各种信息的需求。信息一体化管理模式集各种信息于一体进行综合管理、开发,具有信息来源的广泛性、信息贮存的集中性、信息内容的全面性、信息输出的综合性等特点,不仅能满足企业对各种信息的需求,适应企业走向市场的需要,而且有利于档案事业的发展。

  二、企业档案管理模式的现实选择

  通过分析比较,可以看出,信息一体化管理模式有很强的生命力,是企业档案管理模式的现实选择。

  (一)信息一体化管理适应了企业发展的需要。企业在激烈的市场竞争中要生存、发展,就必须掌握综舍、有效、及时的各种信息,这是客观的需要。特别是现代化大工业和信息社会,越来越需要有价值的综台信息。

  实现一体化管理后,企业档案、情报、图书、资料等信息都集为一体的综合信息,可 成为企业领导进行科学决策的依据,有较高的实用价值。

  (二)一体化管理,可 加速企业信息管理现代化进程。利用电脑是企业发展的总趋势,高速、高效、高保密、高集中。但目前太多数企业档案工作处于分散管理,要各自购买计算机等现代设备,由于价格较贵,受经费所限而无法购置 有些单位虽然添置了现代设备,但各自为政,效率不高,造成浪费。实行一体化管理,可对现有设备集中使用,对信息进行综合丹析开发,实现各种信息输入、计算、分析、检索的自动化,赢得时闻,增加效益,从而加速企业信息管理现代化进程。

  (三)一体化管理,符合精干、高效的原则。在企业深化改革,转机建制过程中,几乎所有企业都本着“理顺、精干、高效 的原则,对原有的管理机构和人员进行了撒井和精简。将原来分散管理的档案、情报、图书、资料实行一体化管理,是顺应企业深化改革需要的,还可以节省人力,集中资金和设备,以最少的投人争取较大的效益。

  三、信息一体化管理模式建立过程中需要解决的问题

  信息一体化管理模式的建立需要一定过程和一定条件,在这个过程中需要解决好以下几十问题:

  (一)人员素质的提高和人才结构的优化。信息一体化管理部门是一个集经济知识、信息知识、科技知识、语言知识等多元知识结构的部门。作为综合信息管理人员,除具备以上各种知识外,还要有较强的工作能力

  在工作方法上不能因循守旧,安于现状,要思路敏捷,善于思考,不断探索新途径。在人员结构上,应从企业发展商品经济这一角度出发,选择不同专业、不同层孜,对生产、技术、科研和经营等活动比较熟悉或有一定经验的人员。同时还要配备强有力的领导来统一组织协调,做好档案、情报、图书、资料等各项工作的开发和有机结合,避免貌合神离。

  (二)要切实做好信息的综合开发利用。实行一体化管理的目的在于搞好信息的综合开发利用。要在综合开发上做文章,在服务上下功夫,提高开发能力和功能,开拓服务顿域,开剖开发利用的新途径,真正做到信息的开发与生产经营相结合,与企业的技术咨询服务、科技成果推广应用相结合,与企业效益相结合,积极主动地为企业发展提供超前、优质 有效的服务。

企业档案存在的问题[3]

  (一)企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

  企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动,一次考试在进行,整个过程加班加点,在短时间内取得了一定的效果,但达标以后,就出现后力不足,没有长期性和连续性,再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够,对档案在企业中的重要作用的认识不足,甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方,档案室在某些人眼中成了废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

  (二)档案工作缺乏制度化的管理程序

  当前企业档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。企业近几年发展较快,新档案人员不断进入,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。此外,在立卷时间上,有时会累积起来一次立卷,既不符合事毕立卷要求,又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在,在行政上无法对各大部进行管理,在进行这项工作时,须向主管领导汇报,但主管领导一般都是兼任,本身的各项工作时间都较紧张,档案人员要想向领导说明一项工作较为困难,各项工作开展起来也较为困难,现在某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。

  (三)缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

  目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工在进行工作。

企业档案工作存在问题的解决对策[3]

  档案虽然是一个庞大的信息库,但它是一种原生的信息资源,各种信息零散地储存在众多的单堆资料中,只有根据需要,把相关信息系统地、规范地整理出来,通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用,实现其价值。档案管理作为工作中的一项重要工作,为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥管理的作用,才能使之更好地为企业中心工作做好服务。

  (一)抓好组织建设,完善管理制度,做到“五个统一”

  抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组,协调各部门间的档案工作,为档案工作的综合管理提供组织保障;二是把档案管理工作列入到厂长办公室的议事日程,年初有部署,年底有总结,平时有检查指导,并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导;三是完善档案管理制度,确保档案管理工作协调发展,档案部门做到统一领导、统一制度,统一规划计划,统一检查指导和统一培训交流。

  (二)档案工作要有计划和目标

  档案工作要想取得长远的发展,必须增强档案工作的主动性、前瞻性,制定出有指导性的档案发展规则。为此,领导干部要意识到档案工作的重要性,把档案工作提上工作日程,研究及过问档案的具体工作,要结合当今数码技术及网络发展的新趋势,加大技术投入,制定出既符合档案管理要求,又有合乎实际的工作计划

  (三)加强档案基础工作,按时完成上级部门的档案工作。

  在档案基础管理中,要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作,从领导机制到管理体系,从规章制度到档案管理,在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法,为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用,重在管理,对每年上级主管部门所规定的各项工作要严格执行,按时完成。

  (四)加强培训力度,努力提高档案管理人员的素质,建立健全相关管理制度。

  一是要明确档案管理负责人,专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理归档工作,形成覆盖企业的档案管理机制。二是建立健全档案管理制度,按照《企业档案管理标准》的要求,依据《档案法》有关规定,结合本企业实际编制各种规章制度,并在实际工作中不断进行完善,对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求,加强对归档范围、保存期限,保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事,以确保档案的安全,档案管理工作中的各项规章制度要上墙,保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。

  档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量,提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能,提高业务素质和工作能力,加大档案业务培训工作开展的力度,一是要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班,举办档案管理培训班 ,新人进入要进行岗位培训。二是要派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习,使档案管理工作达到规范化。特别是要加强电子档案管理的培训,档案信息化是档案现代化的必经之路,要想指导档案管理充分发挥好,首先要求档案管理员要懂得计算机相关知识,达到灵活运用,并掌握所应用的系统软件的功能。四是鼓励档案人员自学,要岗位成长,要为档案人员订购关于档案的有关刊物,鼓励专(兼)职档案员开展自学活动。五是加大档案工作规范化管理力度,把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核,档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩,能够有效地促进档案工作管理水平。我们要把提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节来常抓不懈,要提高档案人员对搞好档案工作重要意义的认识,增强档案人员的责任心、责任感,为搞好档案工作打下坚实基础。

  (五)搞好档案的信息化建设,促进档案资源的充分利用

  运用高新科技对档案工作进行创新、改造,适应档案信息化建设的新要求,是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势,应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新:(1)要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理,提高档案工作效率;(2)借助系统本身的局域网络,开发网上档案业务,实现档案信息资源共享。

  (六)增大档案宣传力度,增强全员档案意识

  一是积极参加地方档案部门举办的各类宣传活动;二是在本单位的半年、年终工作会议上,由办公室提供材料,将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲;三是档案室要办好自己的宣传栏,大力宣传档案的作用及重要性。四是增加《档案法》的宣传力度,要全员懂法。

  档案管理的目的,在于服务和利用,因此要增强档案工作与生产发展的贴近度,根据发展需要,可编写《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数据汇编》、等资料,更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能,为生产部门提供更好的服务。

  企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证,在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用,我们应重视这项工作,使档案工作再上新台阶。

参考文献

  1. 张春玲.谈企业档案的价值作用.中小企业管理与科技2008年28期
  2. 刘瑞书.浅议企业档案的管理模式.石家庄市职工业余大学.档案天地2001年2期
  3. 3.0 3.1 朱方芳.浅谈企业档案的综合管理.机电兵船档案2009年4期
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