文档管理

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文档管理(Document Management)

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什么是文档管理

  文档管理,即为文件档案的归档管理工作。文档管理既是一项应用广泛的日常性工作,同时又是一项非常重要的信息汇集工作。对于企业来说,做好文件档案的归档管理工作,能够及时提供企业所需的第一手资料,促使企业的健康发展,提高企业的管理水平,也为企业运行机制的监督管理提供了必须的资料,有利于内、外部的监督管理。因此,企业文档管理是一项必须抓好的制度性工作,如何推进、提高企业文档管理工作的业务水平也成为了一个重要的课题。

  ISO9000 标准的实施和认证对文档管理的原则要求是:统一协调、准确适用、不断完善。

  企业文档管理的对象,也就是“企业文档管理”中的“文档”泛指各类非结构化数据的数字内容,包括企业的各种文档、报表、账单、网页、图片、传真,甚至多媒体音频、视频、等等各种信息载体和模式。近年来随着企业内容信息的飞速增长,文档管理已日渐成为信息管理新的需求热点。企业低下的内容管理效率和急速膨胀的内容信息规模形成了尖锐的矛盾。企业内容信息必须在企业内部的个人之间、部门之间以及企业与外部之间,包括供应商、合作伙伴、分销商、服务提供商、客户等进行整合,以便协同商务过程中快速、高效、充分地共享和应用内容,并实现内容价值体现的增值。与业务信息系统中大量用于交易记录流程控制和统计分析的结构化数据相比,“内容”具有某种特定和持续的价值,这种价值在共享、检索、分析等使用过程中得以产生和放大,并最终对企业业务和战略产生影响。企业文档管理的功能覆盖内容采集、创建、加工、存储、发布以及检索、分析等等,并随着技术发展和业务创新,将不断演化。

文档载体的变化[1]

  企业文档载体,即企业文档的记录材质和方式。在企业实现计算机全程管理后,文档已从之前单一的纸质化留存向信息数据的电子化传递、处理转变,电子文件开始凸显其重要地位,以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文件具有以下几种特性:它不再是直观的纸质文件,需要借助现代办公设备才能阅读利用;可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;是可共享的,也不再受时间和距离的影响;保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高,因此保存电子文档要比保存纸质文档方便、省时、省力。

文档分类的变化[1]

  在纸质文档时期,企业档案一般有文书档案科技档案产品档案基建档案会计档案人事档案等传统分类方式,随着企业信息集成系统的形成和使用,企业档案信息分散在管理系统中的几个模块、流程里,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目,各企业档案信息的分类不尽相同,分类更能贴近企业的生产经营管理等各方面状况,分类也将更详细、更科学、更规范。

文档保存归档的变化[1]

  因纸质文档和电子文档材质特性的不同,企业文档的保存也发生了很大的变化。“在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用”。因此企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去,则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。企业文档的保管也不再只以卷盒和柜架为装具,更多的是经过档案人员鉴定归档的企业文档信息将以电子文档的形式进行保存。

  通过以上的变化,我们可以明显看出文档管理工作发展的新趋势,即加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的计算机化。这是实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。就企业来说,企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程,不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹,而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。因此根据企业文档管理应用计算机技术的程度和水平,将其划分为不同的阶段,电子文档是文档管理工作发展的目标方向和最终阶段。

文档管理系统

  什么是文档管理系统

  文档管理系统是一个专门对各类文档进行智能化管理的安全平台,在这个平台上,每一位用户都能获得在部门间和企业中跨越地理界限地创建、编辑、控制版本、共享、跟踪、审批、发布、封存和保护信息的功能。凭借这个开放的、可伸缩的、全面的以及基于标准的系统,企业能够拥有高质量的以及易用的工具,以有条理的方式来管理海量的信息。员工间的、业务伙伴间的和客户间的协作能得到极大的提高,企业疫能对信息和业务流程的完整性进行全面的控制

  为什么需要文档管理系统

  随着互联网络的普及,信息流通的速度、强度和便捷度正不断地加强。我们一方面享受到了前所未有的方便和迅捷,但另一方面也承受着信息爆炸所带来的压力。有权威机构统计一个脑力工作者的工作时间超过80%的时间是和文档在打交道,其中有近60%的时间是直接在应用文档!而事实还不仅如此,在企业运作过程中,通过文档和客户的交流超过90%!应用文档所产生的人工费占总人工费的40%! 占企业总收入的15%!

  对于文档管理任务繁琐的设计单位、工程建设单位、大中型企业,该系统尤为适合。

电子文档管理

  电子文档管理是伴随着人们对计算机的应用而出现的,并随着网络的兴起而发扬光大的概念。IDC国际数据公司)对电子文档管理应用系统的定义是:电子文档管理系统是一种软件应用,它可以使用户在网络上有效地控制其文档的创建、存储和分发的过程,并能在组织范围内对其文档进行有效的监控。按照这种定义,电子文档管理系统是以网络化应用为基本特征,对以数字化形式存在的各种类型文档资料进行录入、修改、查询、起草、审批、签发、归档等操作的软件应用系统。其不仅能够通过扫描、数码摄相等方式将以传统物理形式存在的各种信息进行电子化转化,而且能够对于新生成的电子化文档资料的起草、审核、签发、归档等流转过程有效管理,并对这些文档的实际管理与应用状况进行实时监控。因此,一套完整的电子文档管理系统要具备对静态文档资料的存储、利用与共享进行管理的功能,又要具备对动态文档资料的起草、审核、审批、签发等流转过程进行管理的功能。 目前,电子文档管理系统在国外已经得到了较为广泛的应用,并具有广阔的发展前景。目前的电子文档管理软件市场远没有达到饱和状态,而国内市场则更像是一块处女地,等待人们去开垦。

  电子文档管理系统的基本特征

  众所周知,档案是人类知识与智慧的结晶,是人们各项工作与研究的第一手珍贵资料,具有查考使用价值。《中华人民共和国档案法》对档案是这样界定的:“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”不难看出,公文是档案的主要来源,档案是公文的必然归宿。二者是相辅相成,互为依存的。

  随着信息技术的发展和电子文档法律地位的逐步确立,以及为满足向国际化接轨的需求,无纸化办公已成为大趋势。办公过程的文字载体发生了由纸介质向磁介质(电子化)的质的转换,也就是说档案部门即将或已经面临着接收、整理、保管和利用电子文档的新课题,而且是一个无法回避只能积极应对的现实问题。图文介质载体的转换,给档案这个被动的后道工序带来工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑战。

  电子文档相比传统的纸质文档,有以下五个方面的突出优势:一是简化了管理。如传统手段中的专业化人工分类、整理、制卡(目录卡、文件卡)以及保管中的七防工作(防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防鼠);二是提高了效率。如通过计算机网络化管理,可依据不同授权实现便捷查寻、检索调阅、分析利用、打印复制,从而更好地服务于公众、服务于机关、服务于社会;三是大大地节约了存储空间与场地;四是改善了档案管理人员工作环境;五是现代化产品与技术的发展速度可不断满足文档处理手段升级的新需求。

参考文献

  1. 1.0 1.1 1.2 赵宇.如何推进企业文档管理工作的思考
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