網路會議

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網路會議(web conferencing)

目錄

什麼是網路會議

  網路會議又稱遠程協同辦公,是一個小組會議有多個參與者使用基於Web的簡訊相互溝通。它可以利用互聯網實現不同地點多個用戶的數據共用。

網路會議的功能

  網路會議使您能夠將您電腦桌面上的內容通過網路與身處其它地方的人員實時共用。通常,它與電話會議音頻會議會話一起使用,使您能夠演示與講述。

  網路會議可以替代電話會議,或兩個都可以結合,提供一個更美好的會議體驗。 尤其是當電話功能是提供使用IP語音技術。

  網路會議軟體通常包括功能,使與會者能夠顯示其部分或全部電腦台式機與其他會議用戶。 這通常是用於演示和幻燈片演示。

  市場領導者網路會議軟體包括外國的WebEx微軟的Live Meeting,中國目前的有IOMeeting、全時、紅杉樹等 。

使用網路會議的優點

  網路會議最直接的優點就是節省了大量的人力和財力。重慶市婦聯粗略算了一筆賬:組織150人開會,租場地、會議資料費、餐費等開支要耗費5萬元左右。召開網路會議,按每個參會單位節約1000元計算,150個單位可節約15萬元,再加上市婦聯節約5萬元會議費,整個會議大約可節約20萬元。

  不僅如此,包括QQ群會議在內的網路會議,既能節約成本,增加效率,也能增強會議的親和力。網路會議一改傳統會議“官說兵聽”的慣例,參會人員都可以在網上發言交流討論。

  有人指出,傳統意義上的會議可能發放紅包或紀念品,組織者還會以會議之名行公款旅游之實,而網路會議會在很大程度上讓這種腐敗會風無處落腳,並使乾群關係更和諧。現在看來,這個觀點也是不無道理的。

網路會議系統

  網路會議系統是個以網路為媒介的多媒體會議平臺,使用者可突破時間地域的限制,通過互聯網實現面對面般的交流效果。系統採用先進的音視頻編解碼技術,保證產品清晰的語音和視頻效果;強大的數據共用功能更為用戶提供了電子白板、網頁同步、程式共用、演講稿同步、虛擬列印、文件傳輸等豐富的會議輔助功能,能夠全面滿足遠程視頻會議、資料共用、協同工作、異地商務、遠程培訓以及遠程炒股等各種需求,從而為用戶提供高效快捷的溝通新途徑,有效降低公司的運營成本,提高企業的運作效率

  網路視頻會議是網路會議的一個重要組成部分,而根據會議對軟硬體的需求程度,大致可以將其分為硬體視頻、軟硬體綜合視頻、純軟體視頻三種形式。

  由於硬體視頻會議視音頻效果好,一直以來都是政府等部門青睞的網路會議形式。隨著近幾年網路事業的飛速發展,再加上硬體視頻網路會議價格高、需要專線等特殊要求,而純軟體的視頻會議系統具有價格便宜、適應性強、即時使用等優點,正成為網路會議市場上的新生力量。

網路會議在中國

  業內人士指出,在中國,2003年的SARS事件是網路視頻會議在中國的正式發展的起點。統計數據顯示,網路視頻會議市場當年在中國呈現出42.61% 增長率的爆髮式增長。2004年之後,市場增長率較2003年水平有所趨緩,但受網路視頻會議技術的成熟、互聯網的普及、網路資費的不斷下降以及受政府 3、4級網市場啟動和企業市場快速增長等利好因素的刺激,中國網路視頻會議市場進入了穩定的加速增長階段。

  而最近,重慶市婦聯通過QQ群召開會議的新聞引起了人們的關註,有評論詳細羅列了網路會議的優點,並希望QQ群會議“能得到各地的借鑒和學習”。(詳見2008年9月4日《人民日報》)

  網路會議早已不再是新鮮事,近些年來,隨著網路的普及,網路會議也得到越來越多的政府和企業的支持。就在北京奧運會前期,北京市政府向企事業單位提倡,在奧運期間讓員工通過網路在家辦公。很多企業同時向員工發出通知,表示奧運期間可以移動辦公,只需保質保量完成工作內容,符合考核標準即可。

新型網路會議

  傳統意義上的網路會議設備主要包括多點控制單元(MCU)、終端、網關、網閘和相關的配套外圍設備(如顯示設備、音響系統等)。由於需要購買硬體、配備軟體,部署一場會議的周期通常需要幾個月甚至更久的時間。而隨著互聯網技術的發展和應用軟體的成熟,出現了“Saas”等新型網路會議。

  “Saas”是“軟體即服務”(Software As A Service)的簡稱,使用該模式的用戶可以先免費試用,如果覺得效果不錯,則可以選擇包月、包季或包年等付費方式。而此模式的網路會議的最大特點在於:服務商提供網路平臺,用戶不需要購買、安裝應用軟體。

  南京某網路科技公司總經理劉昊瓴介紹,由於“Saas”等新模式能夠提供具有擴展性、可靠性、安全性以及靈活性的網路會議、網路廣播、線上培訓與實時遠程支持,因而大大推動了網路會議在中國的發展。

  據瞭解,QQ群會議目前被黨政部門採用來召開省級會議,國內尚鮮有所聞。與網路會議相比,QQ即時通訊(Instant Messenger,簡稱IM)軟體在近幾年的發展速度也相當驚人。由於QQ等即時通訊軟體集成了數據交換、語音聊天、電子郵件等功能,使得它們成為網路會議的新載體。

  與傳統意義上的網路會議不同,QQ集服務端與客戶端於一體。當用戶登錄時,QQ作為客戶端連接到騰訊公司的主伺服器上,當查看“線上好友”時,QQ又一次作為客戶端從QQ服務端上讀取線上好友名單。

應用前景

  小瑕不掩大瑜

  重慶市婦聯用QQ群召開會議後,不少參會代表反映,討論熱烈的QQ群視窗屏幕滾動太快,給交流帶來一定困難。針對具體操作上存在的一些問題,重慶市婦聯農村部負責人說:“今後我們要加強這方面的指導培訓,在條件成熟時,再考慮增加視頻和語音模式。”

  劉昊瓴介紹,目前流行的軟體視頻會議可以分為系統型和租用型兩種,前者由服務商提供軟體,但用戶需要自己維護,而租用型的網路會議是以打包的形式租用給用戶的,用戶可以同時享用服務商提供的硬體、帶寬、軟體、以及技術維護,“Saas”模式就是租用型網路視頻會的典型代表。因此,用戶可能會對產品的瞭解不夠,但只是暫時的,服務商會提供“手把手”的服務。

  前景正好

  中國互聯網路信息中心今年6月17日發佈了《2008年中國網路視頻市場及網民視頻消費行為研究報告》,數據顯示,截至2007年12月底,我國使用網路視頻的網民高達1.6億,調查還發現,有高達94.1%的人習慣使用QQ、MSN等即時通信工具來分享視頻鏈接地址或內容名稱。報告顯示,我國網路視頻行業的競爭激烈但前景良好正朝著多樣化、融合化的方向發展。

  中小企業怎麼用網路會議? 

  具體到網路會議方面,業內人士也持樂觀態度。劉昊瓴表示,中國的網路會議市場非常龐大,但需求尚未被滿足,隨著中小企業的發展壯大,網路會議的發展前景非常光明。

  目前各中小型企業在運營管理中,本部與千里之外的駐點機構總是通過各種固定報告和電話來進行溝通和解決問題。遠程管理是每個企業的難點,有實力的企業用OA系統,但其操作成本與適應難度比較大,強行使用起來也容易流於形式。

  筆者將工作實踐中的網路會議運作方法與心得稍加整理,意在與業界同仁分享。網路會議低成本遠程管理實現交流的一種形式,不但實現了“秀才不出門便知天下事”,且做到了“不必三顧茅廬而縱論天下,不必渡江涉水而舌戰群儒”。它包括網路視頻會議、網路電話會議、QQ網路會議等等。我們的網路會議意義在於現代化企業運用現代化手段高效、快捷的溝通與管控;及時處理市場問題,溝通運營思想的平臺。以下是我們使用網路會議這一管理工具的特別定位:

  第一:使大家感覺到我們是一個協作團體,感覺到企業友人的存在;

  第二:是市場銷售工作中突發事件的解決視窗;

  第三:是優秀工作經驗交流、典型案例推廣的平臺;

  第四:是上級對隊員近期工作檢閱的一種手段。

  並針對銷售部、市場部以及聯席會議的頻次做出了具體要求。

  作為網路會議一種的網上QQ會議,提示大家:①對於中小企業來說,網路會議的課題不要貪大求全,即避免網路交流的缺陷,針對一、兩個問題談深談透;②會議內容不要太多,時間控制在兩小時以內;③會前的組織工作要做好,確定會議主題後下發會議通知,確認與會人員收到通知並準備會議所用資料;④保證會議簡潔而高效——有效組織會議秩序,提前發函公佈會議主題(簡潔且不寬泛),應是與會人員感興趣且共同關註的話題。

  明確會議主持與會議記錄人員責權:根據會議不同層級、不同主題會議主持人有不同責權範圍。

  第一、為避免會議期間與會人員原QQ名稱影響交流,要求會議期間須用真實姓名——統一姓名。

  第二、為避免與會人員交流中使用的口語和語氣助詞影響記錄文案整理和決議下達,要求會議期間須使用書面語言發言——統一語言。

  第三、為明確會議主題並保證會議能夠順利進行,要求會上發言須圍繞主題並遵守發言秩序——統一主題。

  第四、為避免會議發言重疊以及文字輸入可能造成的拖沓現象,其參會不宜超過10人(即使10人也未必全都發言)。

  會議記錄人員將會議內容整理成會議記錄文案(可直接複製後再分類整理),以便於備份和上傳、下達,作為報告系統的補充部分。由此網路會議在通過低成本的網上QQ交流的同時,又可經過整理得到一份清爽的文字檔案。

  集中性的大會優點是面對面感受公司的人文氣氛,傳導企業方針,但是幾乎沒有機會來傾聽隊員對問題的闡述,更看不到他們的新鮮思路。而分層次的、以橫向溝通為主的網路會議則是隊員們恰當的表現自己的好機會。廣開言路,感受隊員的參與狀態,發現隊員可塑之處,互動啟發,群策群力,並可從中獲取更多的知識。

  網路會議形成初期由我本人主持召開,但在發展過程中發現由我的助理來主持效果更好,即網路會議由我命題但並非我來主持召開。助理主持有以下優點:①保持會議有序進行;②更寬鬆的時間安排,如確定保證會議氣氛寬鬆活躍。同時作為管理者游離在會議之外,站在另一個高度上來審視可能發現的問題,根據主力提供的會議記錄文本運用自己的閱讀能力對發現的問題進行集中解決。由此達到組織會議的目的。

  現在網路會議已經成為我們公司的一種有效溝通方式,網路會議已經成為各系統、各層級之間的小型而高效的功能性會議。我們將會議分門別類,有駐外內勤、代表、經理、主管等等各層面,豐富多樣的會議各種主題。俗話說管理由鋼筋構成,而企業文化則是填補鋼筋與砂子的溶物,而特殊的網路會議正是對企業運營中剛性管理的一種彌補。

  活學活用現代信息工具與現代管理學工具的結晶產物,因地制宜,將現代網路科技與企業運營現狀有效結合併加以充分運用,實現我們遠程管理的目標。


網路會議與即時通信QQ、MSN、Skype區別[1]

  在2007年電腦世界互聯網年會上的講演中曾經介紹了我對互聯網通訊工具的看法,互聯網上的通訊工具經歷了Email,即時通訊兩個主流階段。其中Email是種非同步通訊,與網路會議的區別顯而易見。

  我從用戶的使用角度來探討一下兩者在功能方面的不同。

  • 用戶不同

  即時通信的用戶絕大部分是個人用戶,作為與朋友之間的文字交談工具,如果說MSN的用戶還偏重於公司白領,那麼QQ就完全是年輕人的標簽了。IPMeeting網路會議的目標用戶不是個人,而是企業用戶,特別是中小型企業,網商和SOHO一族。

  • 便易性不同

  當世界上只有一臺電話時候,電話是沒有任何作用的。即時通信也一樣,交談的另外一方必須安裝了相應的即時通信,當然為了安裝它你必須要註冊,下載客戶端。為了打通所有即時通信之間的界限,打破各自的用戶圈子,讓MSN,QQ,Yahoo等的用戶互聯互通,就出現了一些廠家之間的合作,如Yahoo合MSN之間,也出現了一些第三方的互通平臺,部分的緩解了一些問題,但大多數人還是必須要在一臺電腦上安裝2,3種即時通。而網路會議沒有圈子的限制,只有發起會議一方需要是註冊用戶,而參加會議者無需任何安裝和註冊,只要能聯網,在網路會議的網站首頁輸入房間號就可以加入網路會議。如果參加者有郵件地址,則會收到系統為組織者發出的會議邀請email,點擊其中的鏈接,便可加入會議。

  • 功能不同

  最大的不同是功能上的不同,當四個以色列兄弟在96年寫出第一個即時通信ICQ以來,IM的主要功能一直都是文字交談,當然現在的即時通增加了視頻語音功能,我個人非常喜愛的Skype更是以VOIP語音交談闖出一片天地。但是文字,語音,甚至表情可以表達人的喜怒哀樂,卻無法幫助工程師,設計師,客服,商務人士解決工作問題。當電腦已經變成幾乎人手一臺的今天,你的工作,生活已經離不開它了,裡面有要為客戶作的產品演示,有需要反覆討論的商務合同,有苦思不得其解的軟體代碼,有需要說服客戶的設計圖紙,廣告創意。這時候所有的文字和語言都是蒼白的,你最想做的就是把遠在他方的同伴和客戶拉到你的電腦面前,坐在一起演示,討論,修改。只有網路會議能讓你共用你的電腦給同伴和客戶,讓他們見你所見,想你所想,甚至共用鍵盤和滑鼠,由遠方的伙伴為你變更合同,調試代碼,修改圖紙等等,等等。(有些即時通信採用了微軟已經放棄多年的NetMeeting,只是具備了很初級的點對點的桌面共用,但是功能,性能,安全性都太過簡陋,無法承擔企業應用。我會在今後,與大家進一步探討相關問題)

  • 使用場合不同

  即時通信作為個人娛樂工具,用戶大部分從家裡或網吧連接,軟體的設計沒有考慮複雜的辦公環境網路設置,如防火牆,代理伺服器穿越等。而在公司內部,由於網路管理員從安全性考慮,封閉了多餘的通訊埠,使得即時通無法使用。

  網路會議從誕生之日起就是針對企業的商務通訊工具,所以從技術上充分考慮公司用戶的各種網路環境,無需開通額外的埠,自動穿越防火牆,代理伺服器。使得網路會議在任何網路中都可以暢通無阻。

  • 安全級別不同

  由於即時通主要針對個人用戶,以致在數據加密,安全性方面存在先天的不足。這裡就不多說了,大家也都應該很清楚。網路會議在安全性方面設置了很高的標準,首先對每個會議設置了9位數的準入密碼,另外對組織者賦予強大的會議管理許可權,可以驅逐任何與會者。同時,會議演示者可以選擇只共用單一程式,單一文件,而不是整個桌面,保護自己的隱私。另外,共用的內容也無需上傳到伺服器儲存,而且,會議的所有內容採用SSL128bit端到端數據加密通道,確保會議內容不會泄露。除了會議組織者邀請的人員外,任何人,甚至是我們的網路管理員,都無法看到會議內容。

參考文獻

  1. 林彥頲.網路會議與即時通信QQMSNSkype區別.(作者系北京愛普信科技有限公司CEO)

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