网络会议

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网络会议(web conferencing)

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什么是网络会议

  网络会议又称远程协同办公,是一个小组会议有多个参与者使用基于Web的短信相互沟通。它可以利用互联网实现不同地点多个用户的数据共享。

网络会议的功能

  网络会议使您能够将您计算机桌面上的内容通过网络与身处其它地方的人员实时共享。通常,它与电话会议音频会议会话一起使用,使您能够演示与讲述。

  网络会议可以替代电话会议,或两个都可以结合,提供一个更美好的会议体验。 尤其是当电话功能是提供使用IP语音技术。

  网络会议软件通常包括功能,使与会者能够显示其部分或全部电脑台式机与其他会议用户。 这通常是用于演示和幻灯片演示。

  市场领导者网络会议软件包括外国的WebEx微软的Live Meeting,中国目前的有IOMeeting、全时、红杉树等 。

使用网络会议的优点

  网络会议最直接的优点就是节省了大量的人力和财力。重庆市妇联粗略算了一笔账:组织150人开会,租场地、会议资料费、餐费等开支要耗费5万元左右。召开网络会议,按每个参会单位节约1000元计算,150个单位可节约15万元,再加上市妇联节约5万元会议费,整个会议大约可节约20万元。

  不仅如此,包括QQ群会议在内的网络会议,既能节约成本,增加效率,也能增强会议的亲和力。网络会议一改传统会议“官说兵听”的惯例,参会人员都可以在网上发言交流讨论。

  有人指出,传统意义上的会议可能发放红包或纪念品,组织者还会以会议之名行公款旅游之实,而网络会议会在很大程度上让这种腐败会风无处落脚,并使干群关系更和谐。现在看来,这个观点也是不无道理的。

网络会议系统

  网络会议系统是个以网络为媒介的多媒体会议平台,使用者可突破时间地域的限制,通过互联网实现面对面般的交流效果。系统采用先进的音视频编解码技术,保证产品清晰的语音和视频效果;强大的数据共享功能更为用户提供了电子白板、网页同步、程序共享、演讲稿同步、虚拟打印、文件传输等丰富的会议辅助功能,能够全面满足远程视频会议、资料共享、协同工作、异地商务、远程培训以及远程炒股等各种需求,从而为用户提供高效快捷的沟通新途径,有效降低公司的运营成本,提高企业的运作效率

  网络视频会议是网络会议的一个重要组成部分,而根据会议对软硬件的需求程度,大致可以将其分为硬件视频、软硬件综合视频、纯软件视频三种形式。

  由于硬件视频会议视音频效果好,一直以来都是政府等部门青睐的网络会议形式。随着近几年网络事业的飞速发展,再加上硬件视频网络会议价格高、需要专线等特殊要求,而纯软件的视频会议系统具有价格便宜、适应性强、即时使用等优点,正成为网络会议市场上的新生力量。

网络会议在中国

  业内人士指出,在中国,2003年的SARS事件是网络视频会议在中国的正式发展的起点。统计数据显示,网络视频会议市场当年在中国呈现出42.61% 增长率的爆发式增长。2004年之后,市场增长率较2003年水平有所趋缓,但受网络视频会议技术的成熟、互联网的普及、网络资费的不断下降以及受政府 3、4级网市场启动和企业市场快速增长等利好因素的刺激,中国网络视频会议市场进入了稳定的加速增长阶段。

  而最近,重庆市妇联通过QQ群召开会议的新闻引起了人们的关注,有评论详细罗列了网络会议的优点,并希望QQ群会议“能得到各地的借鉴和学习”。(详见2008年9月4日《人民日报》)

  网络会议早已不再是新鲜事,近些年来,随着网络的普及,网络会议也得到越来越多的政府和企业的支持。就在北京奥运会前期,北京市政府向企事业单位提倡,在奥运期间让员工通过网络在家办公。很多企业同时向员工发出通知,表示奥运期间可以移动办公,只需保质保量完成工作内容,符合考核标准即可。

新型网络会议

  传统意义上的网络会议设备主要包括多点控制单元(MCU)、终端、网关、网闸和相关的配套外围设备(如显示设备、音响系统等)。由于需要购买硬件、配备软件,部署一场会议的周期通常需要几个月甚至更久的时间。而随着互联网技术的发展和应用软件的成熟,出现了“Saas”等新型网络会议。

  “Saas”是“软件即服务”(Software As A Service)的简称,使用该模式的用户可以先免费试用,如果觉得效果不错,则可以选择包月、包季或包年等付费方式。而此模式的网络会议的最大特点在于:服务商提供网络平台,用户不需要购买、安装应用软件。

  南京某网络科技公司总经理刘昊瓴介绍,由于“Saas”等新模式能够提供具有扩展性、可靠性、安全性以及灵活性的网络会议、网络广播、在线培训与实时远程支持,因而大大推动了网络会议在中国的发展。

  据了解,QQ群会议目前被党政部门采用来召开省级会议,国内尚鲜有所闻。与网络会议相比,QQ即时通讯(Instant Messenger,简称IM)软件在近几年的发展速度也相当惊人。由于QQ等即时通讯软件集成了数据交换、语音聊天、电子邮件等功能,使得它们成为网络会议的新载体。

  与传统意义上的网络会议不同,QQ集服务端与客户端于一体。当用户登录时,QQ作为客户端连接到腾讯公司的主服务器上,当查看“在线好友”时,QQ又一次作为客户端从QQ服务端上读取在线好友名单。

应用前景

  小瑕不掩大瑜

  重庆市妇联用QQ群召开会议后,不少参会代表反映,讨论热烈的QQ群窗口屏幕滚动太快,给交流带来一定困难。针对具体操作上存在的一些问题,重庆市妇联农村部负责人说:“今后我们要加强这方面的指导培训,在条件成熟时,再考虑增加视频和语音模式。”

  刘昊瓴介绍,目前流行的软件视频会议可以分为系统型和租用型两种,前者由服务商提供软件,但用户需要自己维护,而租用型的网络会议是以打包的形式租用给用户的,用户可以同时享用服务商提供的硬件、带宽、软件、以及技术维护,“Saas”模式就是租用型网络视频会的典型代表。因此,用户可能会对产品的了解不够,但只是暂时的,服务商会提供“手把手”的服务。

  前景正好

  中国互联网络信息中心今年6月17日发布了《2008年中国网络视频市场及网民视频消费行为研究报告》,数据显示,截至2007年12月底,我国使用网络视频的网民高达1.6亿,调查还发现,有高达94.1%的人习惯使用QQ、MSN等即时通信工具来分享视频链接地址或内容名称。报告显示,我国网络视频行业的竞争激烈但前景良好正朝着多样化、融合化的方向发展。

  中小企业怎么用网络会议? 

  具体到网络会议方面,业内人士也持乐观态度。刘昊瓴表示,中国的网络会议市场非常庞大,但需求尚未被满足,随着中小企业的发展壮大,网络会议的发展前景非常光明。

  目前各中小型企业在运营管理中,本部与千里之外的驻点机构总是通过各种固定报告和电话来进行沟通和解决问题。远程管理是每个企业的难点,有实力的企业用OA系统,但其操作成本与适应难度比较大,强行使用起来也容易流于形式。

  笔者将工作实践中的网络会议运作方法与心得稍加整理,意在与业界同仁分享。网络会议低成本远程管理实现交流的一种形式,不但实现了“秀才不出门便知天下事”,且做到了“不必三顾茅庐而纵论天下,不必渡江涉水而舌战群儒”。它包括网络视频会议、网络电话会议、QQ网络会议等等。我们的网络会议意义在于现代化企业运用现代化手段高效、快捷的沟通与管控;及时处理市场问题,沟通运营思想的平台。以下是我们使用网络会议这一管理工具的特别定位:

  第一:使大家感觉到我们是一个协作团体,感觉到企业友人的存在;

  第二:是市场销售工作中突发事件的解决窗口;

  第三:是优秀工作经验交流、典型案例推广的平台;

  第四:是上级对队员近期工作检阅的一种手段。

  并针对销售部、市场部以及联席会议的频次做出了具体要求。

  作为网络会议一种的网上QQ会议,提示大家:①对于中小企业来说,网络会议的课题不要贪大求全,即避免网络交流的缺陷,针对一、两个问题谈深谈透;②会议内容不要太多,时间控制在两小时以内;③会前的组织工作要做好,确定会议主题后下发会议通知,确认与会人员收到通知并准备会议所用资料;④保证会议简洁而高效——有效组织会议秩序,提前发函公布会议主题(简洁且不宽泛),应是与会人员感兴趣且共同关注的话题。

  明确会议主持与会议记录人员责权:根据会议不同层级、不同主题会议主持人有不同责权范围。

  第一、为避免会议期间与会人员原QQ名称影响交流,要求会议期间须用真实姓名——统一姓名。

  第二、为避免与会人员交流中使用的口语和语气助词影响记录文案整理和决议下达,要求会议期间须使用书面语言发言——统一语言。

  第三、为明确会议主题并保证会议能够顺利进行,要求会上发言须围绕主题并遵守发言秩序——统一主题。

  第四、为避免会议发言重叠以及文字输入可能造成的拖沓现象,其参会不宜超过10人(即使10人也未必全都发言)。

  会议记录人员将会议内容整理成会议记录文案(可直接复制后再分类整理),以便于备份和上传、下达,作为报告系统的补充部分。由此网络会议在通过低成本的网上QQ交流的同时,又可经过整理得到一份清爽的文字档案。

  集中性的大会优点是面对面感受公司的人文气氛,传导企业方针,但是几乎没有机会来倾听队员对问题的阐述,更看不到他们的新鲜思路。而分层次的、以横向沟通为主的网络会议则是队员们恰当的表现自己的好机会。广开言路,感受队员的参与状态,发现队员可塑之处,互动启发,群策群力,并可从中获取更多的知识。

  网络会议形成初期由我本人主持召开,但在发展过程中发现由我的助理来主持效果更好,即网络会议由我命题但并非我来主持召开。助理主持有以下优点:①保持会议有序进行;②更宽松的时间安排,如确定保证会议气氛宽松活跃。同时作为管理者游离在会议之外,站在另一个高度上来审视可能发现的问题,根据主力提供的会议记录文本运用自己的阅读能力对发现的问题进行集中解决。由此达到组织会议的目的。

  现在网络会议已经成为我们公司的一种有效沟通方式,网络会议已经成为各系统、各层级之间的小型而高效的功能性会议。我们将会议分门别类,有驻外内勤、代表、经理、主管等等各层面,丰富多样的会议各种主题。俗话说管理由钢筋构成,而企业文化则是填补钢筋与砂子的溶物,而特殊的网络会议正是对企业运营中刚性管理的一种弥补。

  活学活用现代信息工具与现代管理学工具的结晶产物,因地制宜,将现代网络科技与企业运营现状有效结合并加以充分运用,实现我们远程管理的目标。


网络会议与即时通信QQ、MSN、Skype区别[1]

  在2007年计算机世界互联网年会上的讲演中曾经介绍了我对互联网通讯工具的看法,互联网上的通讯工具经历了Email,即时通讯两个主流阶段。其中Email是种异步通讯,与网络会议的区别显而易见。

  我从用户的使用角度来探讨一下两者在功能方面的不同。

  • 用户不同

  即时通信的用户绝大部分是个人用户,作为与朋友之间的文字交谈工具,如果说MSN的用户还偏重于公司白领,那么QQ就完全是年轻人的标签了。IPMeeting网络会议的目标用户不是个人,而是企业用户,特别是中小型企业,网商和SOHO一族。

  • 便易性不同

  当世界上只有一台电话时候,电话是没有任何作用的。即时通信也一样,交谈的另外一方必须安装了相应的即时通信,当然为了安装它你必须要注册,下载客户端。为了打通所有即时通信之间的界限,打破各自的用户圈子,让MSN,QQ,Yahoo等的用户互联互通,就出现了一些厂家之间的合作,如Yahoo合MSN之间,也出现了一些第三方的互通平台,部分的缓解了一些问题,但大多数人还是必须要在一台电脑上安装2,3种即时通。而网络会议没有圈子的限制,只有发起会议一方需要是注册用户,而参加会议者无需任何安装和注册,只要能联网,在网络会议的网站首页输入房间号就可以加入网络会议。如果参加者有邮件地址,则会收到系统为组织者发出的会议邀请email,点击其中的链接,便可加入会议。

  • 功能不同

  最大的不同是功能上的不同,当四个以色列兄弟在96年写出第一个即时通信ICQ以来,IM的主要功能一直都是文字交谈,当然现在的即时通增加了视频语音功能,我个人非常喜爱的Skype更是以VOIP语音交谈闯出一片天地。但是文字,语音,甚至表情可以表达人的喜怒哀乐,却无法帮助工程师,设计师,客服,商务人士解决工作问题。当电脑已经变成几乎人手一台的今天,你的工作,生活已经离不开它了,里面有要为客户作的产品演示,有需要反复讨论的商务合同,有苦思不得其解的软件代码,有需要说服客户的设计图纸,广告创意。这时候所有的文字和语言都是苍白的,你最想做的就是把远在他方的同伴和客户拉到你的电脑面前,坐在一起演示,讨论,修改。只有网络会议能让你共享你的电脑给同伴和客户,让他们见你所见,想你所想,甚至共享键盘和鼠标,由远方的伙伴为你变更合同,调试代码,修改图纸等等,等等。(有些即时通信采用了微软已经放弃多年的NetMeeting,只是具备了很初级的点对点的桌面共享,但是功能,性能,安全性都太过简陋,无法承担企业应用。我会在今后,与大家进一步探讨相关问题)

  • 使用场合不同

  即时通信作为个人娱乐工具,用户大部分从家里或网吧连接,软件的设计没有考虑复杂的办公环境网络设置,如防火墙,代理服务器穿越等。而在公司内部,由于网络管理员从安全性考虑,封闭了多余的通讯端口,使得即时通无法使用。

  网络会议从诞生之日起就是针对企业的商务通讯工具,所以从技术上充分考虑公司用户的各种网络环境,无需开通额外的端口,自动穿越防火墙,代理服务器。使得网络会议在任何网络中都可以畅通无阻。

  • 安全级别不同

  由于即时通主要针对个人用户,以致在数据加密,安全性方面存在先天的不足。这里就不多说了,大家也都应该很清楚。网络会议在安全性方面设置了很高的标准,首先对每个会议设置了9位数的准入密码,另外对组织者赋予强大的会议管理权限,可以驱逐任何与会者。同时,会议演示者可以选择只共享单一程序,单一文件,而不是整个桌面,保护自己的隐私。另外,共享的内容也无需上传到服务器储存,而且,会议的所有内容采用SSL128bit端到端数据加密通道,确保会议内容不会泄露。除了会议组织者邀请的人员外,任何人,甚至是我们的网络管理员,都无法看到会议内容。

参考文献

  1. 林彦颋.网络会议与即时通信QQMSNSkype区别.(作者系北京爱普信科技有限公司CEO)

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