工作流

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工作流(Work Flow)

目錄

什麼是工作流

  工作流(Work Flow)就是工作流程的計算模型,即將工作流程中的工作如何前後組織在一起的邏輯和規則在電腦中以恰當的模型進行表示並對其實施計算。工作流要解決的主要問題是:為實現某個業務目標,在多個參與者之間,利用電腦,按某種預定規則自動傳遞文檔、信息或者任務。簡單地說,工作流就是一系列相互銜接、自動進行的業務活動或任務。我們可以將整個業務過程看作是一條河,其中流過的就是工作流。

  工作流屬於電腦支持的協同工作(Computer Supported Cooperative Work,CSCW)的一部分。後者是普遍地研究一個群體如何在電腦的幫助下實現協同工作的。

  許多公司採用紙張表單,手工傳遞的方式,一級一級審批簽字,工作效率非常低下,對於統計報表功能則不能實現。而採用工作流軟體,使用者只需在電腦上填寫有關表單,會按照定義好的流程自動往下跑,下一級審批者將會收到相關資料,並可以根據需要修改、跟蹤、管理、查詢、統計、列印等,大大提高了效率,實現了知識管理,提升了公司的核心競爭力

工作流的適用行業

  消費品行業,製造業,電信服務業,銀證險等金融服務業,物流服務業,物業服務業,物業管理,大中型進出口貿易公司,政府事業機構,研究院所及教育服務業等,特別是大的跨國企業和集團公司。

工作流的具體應用

  1.關鍵業務流程:訂單、報價處理、採購處理、合同審核、客戶電話處理、供應鏈管理

  2.行政管理類:出差申請、加班申請、請假申請、用車申請、各種辦公用品申請、購買申請、日報周報等凡是原來手工流轉處理的行政表單。

  3.人事管理類:員工培訓安排、績效考評、職位變動處理、員工檔案信息管理等。

  4.財務相關類:付款請求、應收款處理、日常報銷處理、出差報銷預算和計劃申請等。

  5.客戶服務類:客戶信息管理、客戶投訴、請求處理、售後服務管理等管理等。

  6.特殊服務類:ISO系列對應流程、質量管理對應流程、產品數據信息管理、貿易公司報關處理、物流公司貨物跟蹤處理等各種通過表單逐步手工流轉完成的任務均可應用工作流軟體自動規範地實施。

工作流與重規劃

  從邏輯上,對工作流的關註和研究可以看作是對業務過程重規劃BPR)的一種深化。BPR的觀點,要求我們將眼光投向實際業務進行的過程,但這個過程應當是什麼樣的,怎樣分析、構造?工作流就是一個具體的、操作性的答案,它可以令我們從神秘的、難以預測和控制的“頭腦風暴式”的“藝術的”業務過程創造,變成解析的、技術的、可控制和預測的工程化過程,如此,才真正體現出re-engineering中engineering的意義。

  工作流與BPR的概念,已經被幾乎所有的研究者聯繫在一起研究和應用。在這個領域有一個非常活躍的組織,即國際工作流與重規劃協會(Workflow And Reengineering International Association, WARIA)。

工作流與企業工程

  無論從理論、方法上,還是對象、內容上,我們都有理由將“工作流”看作是企業工程的一部分。實際上,已有的關於工作流體系的描述,本身就是一個通用的業務模型框架。僅僅囿於工作流是不夠的,必須對整個體系的目標及所有相關要素綜合考慮——這正是企業工程

工作流與IT應用體系

  與以往已經被採用的企業IT應用體系,例如MRPIIERP相比,WFMS是一個相當重要的里程碑。從用戶的角度,WFMS帶來(或將要帶來)的變化是極其強烈的,甚至可以形容為一種用戶“夢想”的實現。

  在一些老的“模塊化”的產品中,系統的設計通常是基於任務分割的,作業項目之間是分裂的。面向對象的技術,並不能直接解決這個的問題,相反,往往使系統變得更加混亂和瑣碎。從操作上,典型地,我們必須不斷地在層次結構的功能表(比如下拉菜單)或對象之間“進進退退”,或者在“神出鬼沒”的對象以及相關菜單中捉迷藏。

  工作流管理系統是一個真正的“人-機”系統,用戶是系統中的基本角色,是直接的任務分派對象,他或她可以直接看到電腦針對自己列出的“任務清單”,跟蹤每一項任務的狀態,或繼續一項任務,而不必從一個模塊退出,進入另一個模塊,搜索相應任務的線索。前者是面向功能或對象的,而後者是直接面向用戶的。這樣,用戶的任務分派和任務的完成狀態,可以被最大程度地電腦化和受到控制。

  現在的典型工作流產品是客戶-服務軟體。而日益增長的重要途徑是通過萬維網界面,它可以令客戶或遠程的職員更好地參與。工作流的定義經常是藉助於圖形化工具,依照業務過程實例的情況定義相應工作的安排。

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