工作流

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工作流(Work Flow)

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什么是工作流

  工作流(Work Flow)就是工作流程的计算模型,即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算。工作流要解决的主要问题是:为实现某个业务目标,在多个参与者之间,利用计算机,按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。简单地说,工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。我们可以将整个业务过程看作是一条河,其中流过的就是工作流。

  工作流属于计算机支持的协同工作(Computer Supported Cooperative Work,CSCW)的一部分。后者是普遍地研究一个群体如何在计算机的帮助下实现协同工作的。

  许多公司采用纸张表单,手工传递的方式,一级一级审批签字,工作效率非常低下,对于统计报表功能则不能实现。而采用工作流软件,使用者只需在电脑上填写有关表单,会按照定义好的流程自动往下跑,下一级审批者将会收到相关资料,并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等,大大提高了效率,实现了知识管理,提升了公司的核心竞争力

工作流的适用行业

  消费品行业,制造业,电信服务业,银证险等金融服务业,物流服务业,物业服务业,物业管理,大中型进出口贸易公司,政府事业机构,研究院所及教育服务业等,特别是大的跨国企业和集团公司。

工作流的具体应用

  1.关键业务流程:订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理

  2.行政管理类:出差申请、加班申请、请假申请、用车申请、各种办公用品申请、购买申请、日报周报等凡是原来手工流转处理的行政表单。

  3.人事管理类:员工培训安排、绩效考评、职位变动处理、员工档案信息管理等。

  4.财务相关类:付款请求、应收款处理、日常报销处理、出差报销预算和计划申请等。

  5.客户服务类:客户信息管理、客户投诉、请求处理、售后服务管理等管理等。

  6.特殊服务类:ISO系列对应流程、质量管理对应流程、产品数据信息管理、贸易公司报关处理、物流公司货物跟踪处理等各种通过表单逐步手工流转完成的任务均可应用工作流软件自动规范地实施。

工作流与重规划

  从逻辑上,对工作流的关注和研究可以看作是对业务过程重规划BPR)的一种深化。BPR的观点,要求我们将眼光投向实际业务进行的过程,但这个过程应当是什么样的,怎样分析、构造?工作流就是一个具体的、操作性的答案,它可以令我们从神秘的、难以预测和控制的“头脑风暴式”的“艺术的”业务过程创造,变成解析的、技术的、可控制和预测的工程化过程,如此,才真正体现出re-engineering中engineering的意义。

  工作流与BPR的概念,已经被几乎所有的研究者联系在一起研究和应用。在这个领域有一个非常活跃的组织,即国际工作流与重规划协会(Workflow And Reengineering International Association, WARIA)。

工作流与企业工程

  无论从理论、方法上,还是对象、内容上,我们都有理由将“工作流”看作是企业工程的一部分。实际上,已有的关于工作流体系的描述,本身就是一个通用的业务模型框架。仅仅囿于工作流是不够的,必须对整个体系的目标及所有相关要素综合考虑——这正是企业工程

工作流与IT应用体系

  与以往已经被采用的企业IT应用体系,例如MRPIIERP相比,WFMS是一个相当重要的里程碑。从用户的角度,WFMS带来(或将要带来)的变化是极其强烈的,甚至可以形容为一种用户“梦想”的实现。

  在一些老的“模块化”的产品中,系统的设计通常是基于任务分割的,作业项目之间是分裂的。面向对象的技术,并不能直接解决这个的问题,相反,往往使系统变得更加混乱和琐碎。从操作上,典型地,我们必须不断地在层次结构的功能表(比如下拉菜单)或对象之间“进进退退”,或者在“神出鬼没”的对象以及相关菜单中捉迷藏。

  工作流管理系统是一个真正的“人-机”系统,用户是系统中的基本角色,是直接的任务分派对象,他或她可以直接看到电脑针对自己列出的“任务清单”,跟踪每一项任务的状态,或继续一项任务,而不必从一个模块退出,进入另一个模块,搜索相应任务的线索。前者是面向功能或对象的,而后者是直接面向用户的。这样,用户的任务分派和任务的完成状态,可以被最大程度地电脑化和受到控制。

  现在的典型工作流产品是客户-服务软件。而日益增长的重要途径是通过万维网界面,它可以令客户或远程的职员更好地参与。工作流的定义经常是借助于图形化工具,依照业务过程实例的情况定义相应工作的安排。

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