订单处理

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订单处理(Order Processing)

　　所谓订单处理，就是由订单管理部门对客户的需求信息进行及时的处理，这是物流活动的关键之一。是从客户下订单开始到客户收到货物为止，这一过程中所有单据处理活动，与订单处理相关活动的费用属于订单处理费用。

　　订单处理系统的主要特点是：

　　(1)能够迅速有效地处理大量数据。

　　(2)能够进行严格的数据编辑处理，确保正确性、时效性。

　　(3)可以进行数据的存储和积累。

　　(4)可以提高数据处理的速度进而加速业务的时程。

　　订单处理是企业的一个核心业务流程，包括订单准备、订单传递、订单登录、按订单供货、订单处理状态跟踪等活动。订单处理是实现企业顾客服务目标最重要的影响因素。改善订单处理过程，缩短订单处理周期，提高订单满足率和供货的准确率，提供订单处理全程跟踪信息，可以大大提高顾客服务水平与顾客满意度，同时也能够降低库存水平，在提高顾客服务水平的同时降低物流总成本。

• 一般的订单处理过程主要包括五个部分：
  • ①订单准备；
  • ②订单传递；
  • ③订单登录；
  • ④按订单供货；
  • ⑤订单处理状态追踪。

　　1．订单准备

　　订单准备是指搜集所需产品或服务的必要信息和正式提出购买要求的各项活动。

　　2．订单传输

　　传送订单信息是订单处理过程中的第二步，涉及订货请求从发出地点到订单录入地点的传输过程。订单传输可以通过两种基本方式来完成：人工方式和电子方式。

　　3、订单录入

• 订单录入指在订单实际履行前所进行的各项工作，主要包括：
  • (1)核对订货信息(如商品名称与编号、数量、价格等)的准确性；
  • (2)检查所需商品是否可得；
  • (3)如有必要，准备补交货订单或取消订单的文件；
  • (4)审核客户信用；
  • (5)必要时，转录订单信息：
  • (6)开具账单。

　　4．订单履行

• 订单履行是由与实物有关的活动组成的，主要包括：
  • (1)通过提取存货、生产或采购员购进客户所订购的货物；
  • (2)对货物进行运输包装；
  • (3)安排送货；
  • (4)准备运输单证。其中有些活动可能会与订单录入同时进行以缩短订单处理时间。

• 订单处理的先后次序可能会影响到所有订单的处理速度，也可能影响到较重要订单的处理速度。这里可借鉴优先权法则：
  • (1)先收到，先处理。
  • (2)使处理时间最短。
  • (3)预先确定顺序号。
  • (4)优先处理订货量较小、相对简单的订单。
  • (5)优先处理承诺交货日期最早的订单。
  • (6)优先处理距约定交货日期最近的订单。

　　5．订单跟踪

• 订单处理过程的最后环节是通过不断向客户报告订单处理过程中或货物交付过程中的任何延迟，确保优质的客户服务。具体包括：
  • (1)在整个订单周转过程中跟踪订单；
  • (2)与客户交换订单处理进度、订单货物交付时间等方面的信息。

　　图：订单处理过程涉及的要素

• 1．订货生产方式的订单处理。
  • （1）销售部在同意客户订单之前，必须了解生产部门的生产设计能力，获得生产部门的确认。
  • （2）销售部在接到客户的订单样品及询价单价后，将样品交由设计部门设计打样。
  • （3） 市场部根据制作完成的产品样品，与生产部门讨论制造流程及可能需要的生产日程后，拟定样品成本分析报告，呈报核准。
  • （4）销售部将制作完成的产品样品及设计图样交给客户，由其认可并商议交货期。
  • （5）客户同意交货期，并同意接受所制成的样品后，则由销售部组织报价工作。
  • （6）若客户对样品不满意，则由设计部门依据客户意见，再予修改。
  • （7）若客户不同意交货期，则由销售部与生产部及生产作业部门研究后，再与客户洽商。交货期的确定，必须协调客户需求与企业的生产能力。
  • （8 ）客户同意样品及交货期后，销售部根据样品成本分析报告，再加上运费、保险费、各项费用及预期利润，算出售价，并列表呈总经理核准。
  • （9）总经理同意并签字后，由销售部负责承办人员向客户报价。
  • （10 ）若客户接受报价，销售部接到客户正式订单后，首先检查订单各项条件齐全与否，订购内容是否清楚，若有涂改应盖章注记。

• 2．订单处理中的估价与报价。订单的估价，必须遵守企业相关规定，对关键事项严格掌握：
  • （1）品名、规划、数量及合同金额。
  • （2）具体的付款条件：付款日期、付款地点、付款方式等
  • （3）除特殊情况以外，从订单受理到交货之间的期限。
  • （4）交货地点、运送方式、距离最近的车站等交货条件。
  • （5）售后服务条款等。

　　订单的估价，必须遵守企业相关规定，对关键事项严格掌握：

　　（1）品名、规划、数量及合同金额。

　　（2）具体的付款条件：付款日期、付款地点、付款方式等

　　（3）除特殊情况以外，从订单受理到交货之间的期限。

　　（4）交货地点、运送方式、距离最近的车站等交货条件。

　　（5）售后服务条款等。

　　订单的重要特征表现在订单大小、订单时间以及订单统计的相关特性等要素。

• 企业为了提高物流效率，降低不必要的成本，在订单类型分析的基础上，对特定商品设定最低订单量。
• 在价格折扣能产生效应的情况下，一种或数种产品的降价会使物流量相对集中。
• 在实行价格折扣时必须充分考虑物流量与生产、流通及物流系统的均衡问题。