會計電算化系統

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　　會計電算化系統是指以電腦為基礎的，用系統思想分析、設計和建立的用於處理會計核算業務，提供財會信息，幫助管理人員進行財會決策的現代會計系統。

　　會計電算化系統就是在電子電腦中實現對會計數據的計算和處理過程，它的建立通常要經過如下過程：

　　1、系統檢查

　　主要任務是瞭解使用者的要求及現實環境。通過對企業調查，瞭解企業的組織機構、會計部門與其他部門的信息聯繫；通過對會計部門的調查，瞭解會計記錄的特點和方法。系統調查的目的是要對信息做出科學合理的歸納、彙總，對業務的數據流做出準確的判斷分析。

　　2、系統分析

　　系統分析的主要任務是明確新系統要做什麼，即通過對現有系統進行全面詳細的調查分析，用文字、符號、圖表來描述調查結果，包括系統總體結構及劃分，系統界面及內部介面、功能、數據流程圖、數據字典、輸入輸出要求等系統的邏輯模型，作為下一個階段系統設計工作的重要依據。

　　3、系統設計

　　系統分析階段得到的邏輯模型只是指出了系統應該“做些什麼”，系統設計就是要根據邏輯模型提出一個“如何去做”的具體方案，即系統的物理模型，包括確定所需硬體資源、系統模塊結構圖、模塊設計說明書、資料庫設計、文件設計、代碼設計、輸入輸出設計等，編程人員根據這個方案就能編出滿足功能要求的應用軟體。

　　4、系統調試及試運行

　　設計完畢，首先以模擬數據對系統設計的各個環節進行測試，從而發現問題，不斷完善。其次，在正式交付用戶使用前，要人機並行操作若幹個會計月度，以便兩相核對，進一步檢驗系統設計是否正確、可靠。

　　現在，來看會計電算化系統一般的數據處理過程。

　　手工會計系統與電腦會計系統既有相同點，又有不同點，經過比較分析後，電腦會計系統具有如下特點：

　　手工會計系統與電腦會計系統的相同點有：

• 數據的層次結構

　　在會計工作中，廣泛運用電腦來處理經濟業務，是會計技術上的革命，但並沒有改變會計的基本原理。會計電算化仍然要遵循複式記賬的基本原理，對發生的經濟業務都要運用複式記賬原理，編製會計分錄，登記賬戶，然後編製會計報表。

　　無論是手工會計還是電算化會計，最終目標都是為了加強經濟管理，提供會計信息，進行經濟預測，參與經營決策，提高經濟效益，手工會計或電算化會計要達到系統目標，都必須經過數據的收集、加工、處理和傳輸，從價值方面入手來控制經濟活動，努力實現以儘量少的投入，達到儘量大的產出。

• 基本原理

• 目標和基本功能

　　都要遵循基本的會計理論和會計方法。電算化會計會引起會計理論和會計方法上的變化，但這種變化是漸進型的，而不是突變型的，目前的電算化會計必須遵循基本的會計理論和會計方法。

　　都必須保存會計檔案。會計檔案是會計的重要歷史資料，必須按照規定妥善保管。實行電算化會計，大部分會計檔案的物理性質發生了變化，由手工會計下紙質的會計檔案變為磁性介質的會計檔案，備份消失和複製都很容易。這就要求用更科學的方法，加強會計檔案的保管。

• 會計理論和方法

• 會計法規和準則

　　共同遵守會計法規和會計準則。電算化會計不能置會計法規和會計準則於不顧，相反應當更嚴格地執行，從措施上、技術上杜絕可能的失誤。

• 會計檔案保存

　　手工會計系統與電腦系統的不同點有：

• 計算工具

　　手工操作的主要工作是算盤、計算器，而電腦操作使用電子電腦及一些輔助設備，計算省時省力。

• 數據載體

• 數據處理形式

　　手工會計系統中，數據的處理要經過分類、計算、過賬和登記，而電算化會計處理數據是自動進行的。

• 查找方式

　　手工會計系統的查找要翻閱各種憑證、賬簿、報表，查找速度慢，而會計電算化系統，查找方便、迅速。

• 內部控制方式

• 錯誤更正方法

• 賬務處理程式

• 賬簿設置和記賬

• 會計人員素質

• 會計工作組織體制

• 對賬、結賬和賬項調整

　　☉提高了會計數據處理的及時性和準確性

　　由於電子電腦能夠長時間大量存儲數據，並能以極高的速度和準確性自動地進行運算和數據處理，從而打破了手工操作的局限性，可以為經濟管理工作提供更為詳細、更加及時的信息。

　　☉拓展了會計數據的領域

　　會計電算化以後，由於電腦有大量存儲並易於調用，從廣度上大大擴展了會計 數據的領域。在已建立起的過去經營活動詳細記錄的基礎上，通過適時處理，不僅可以及時掌握當前經濟活動的最新動態，而且還可以對未來經營方案進行預測，這就為日常管理、分析、預測和決策，隨時提供可靠的依據。

　　☉為充分發揮會計的職能作用創造了有利條件

　　整個數據處理過程能全部由電腦自動完成，人們只需做一些輔助性的操作，而把工作的重點和主要精力放在對經濟活動的分析、預測和日常管理方面，更好地完成會計反映和監督生產經營活動的各項任務，充分發揮會計的職能。

　　☉同時，備份在電腦會計系統中很重要。

　　會計電算化系統主要有數據源、數據輸入、數據處理、數據管理、信息輸出、信息用戶和信息反饋等元素組成。

　　在電算化方式下，通常採用的賬務處理程式是記賬憑證核算方式。

　　(一)數據輸入：數據輸入著重於確認企業經營過程中所發生的內、外部交易事項資料，確認能夠進入會計電算化系統的相關資料，並且根據既定的會計準則和會計制度予以定量化記錄反映。

　　(二)數據處理：輸入會計電算化系統的交易資料必須經過一系列的處理，如記錄、分類、彙總、整理、分析等。

　　(三)信息輸出：根據既定的會計報表格式與時間要求，將已經處理的資料傳送給特定的使用者。

　　會計電算化是以電子電腦為主的現代電子技術和信息技術應用到會計實務的簡稱，是電子電腦代替人工，實現報賬、記賬、算賬、查賬以及部分需由人工完成的對會計信息的統計、分析、判斷，乃至提供決策的過程。隨著電子信息技術的普及，實行會計電算化管理的企業越來越多。企業在建立了會計電算化系統後，會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化：一方面，由於使用了電腦，會計數據處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高；另一方面，也為企業的內部控制帶來許多新問題。

　　一、會計電算化對內部控制的影響

　　1.手工會計系統中，內部控制的方式主要是人員的內部牽制制度。會計電算化後，會計賬務的集中化處理，使會計部門傳統的內部控制措施如編製科目彙總表、憑證彙總表，試算平衡的檢查，總賬、明細賬的核對等自然而然地消失了。取而代之的電腦內部控制措施，如憑證借貸平衡校驗，餘額發生額平衡檢查。由此可見，電算化會計除了人這個執行控制的主體外，許多內容控制方法主要是通過會計軟體來實現的。因此，電腦系統的內部控制也由手工條件下的單一人工控制轉為人工控制和程式控制。

　　2.存儲介質的變化。在手工會計環境下，企業的經濟業務發生均記錄於紙張之上，並按會計數據處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面數據形成會計人員所熟悉的會計證據原件，這些紙質原件的數據若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統紙質原件的一個基本特征。但是，電算化系統下原來紙質的會計數據被直接記錄在磁碟或光碟上，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改，由於在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業務記錄的“原件”。另外，電磁介質易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在電腦中如何使磁性介質上的數據安全可靠，防止數據被非法修改是一個非常重要的問題。

　　3.控制的範圍擴大。傳統的內容控制主要針對交易處理。電腦技術的引入，給會計工作增加了新的工作內容，同時也增加了新的控制措施。由於系統建立和運行的複雜性，內部控制的範圍相應擴大，包含了傳統手工系統所沒有的控制，如網路系統安全的控制、系統許可權的控制、修改程式的控制等，以及磁碟內會計信息安全保護、電腦病毒防治、電腦操作管理、系統管理員和系統維護人員的崗位責任制度等。

　　4.電算化會計信息系統交易授權、執行與手工會計系統存在差異。授權、批准控制是一種常見的、基礎的內部控制，在手工會計系統中，對於一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應許可權人員的簽章。但在電算化會計信息系統中，業務人員可利用特殊的授權文件或口令，獲得某種權利或運行特定程式進行業務處理，由此引起失控而造成損失的案例數不勝數。例如：業務人員被客戶收買，非法取得他人口令，繞過批准程式開出銷售提單；非法核銷客戶應收款及相關資料；掌握公司顧客訂單密碼，開出假訂單，騙走公司產品等。

　　二、建立和完善電算化會計信息系統環境下的內部控制

　　1.組織與管理控制。組織與管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、許可權的劃分等形式進行的控制，其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發生的目的。會計電算化後的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括系統管理、操作、進行系統維護等工作崗位。其中較重要的崗位有系統管理和審核崗位。設立會計核算崗位，可以一人多崗，也可以一崗多人，但必須做到不相容職務的分離。在電算化會計系統中，不相容的職務主要有系統開發職務與系統操作的職務；數據維護管理職務與電算審核職務；數據錄入職務與審核記賬職務；系統操作職務與系統檔案管理職務等。建立健全會計電算化崗位的內部控制制度，可以使不同崗位相互監督、制約，以使企業達到防止舞弊和欺詐的目的。

　　2.系統日常操作管理控制。系統操作控制主要表現為操作許可權控制和操作規程式控制制兩個方面。操作許可權控制是指每個崗位的人員只能按照所授予的許可權對系統進行作業，不得超越許可權接觸系統。系統應制定適當的許可權標準體系，使系統不被越權操作，從而保證系統的安全。操作許可權控制常採用設置口令來實行，操作規程式控制制是指系統操作必須遵循一定的標準操作規程進行。操作規程應明確職責、操作程式和註意事項，並形成一套電算化系統文件，如對進入機房內的人員進行嚴格審查；規定交接班手續和登記運行日誌；規定數據備份及機器的使用規範；規定軟盤專用以防病毒感染；規定不准在電腦上玩電腦游戲等等。標準操作規程包括：軟硬體操作規程，作業運行規程，上機時間記錄規程等。

　　3.系統維護控制。系統的維護是指日常為保障系統正常運行而對系統硬軟體進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作。系統維護控制就是針對這些工作而實施的控制。系統維護包括硬體維護和軟體維護。硬體維護主要包括定期進行檢查並做好記錄；在系統運行過程中出現硬體故障要及時進行故障分析並做好記錄。而軟體維護包括正確性維護、適應性維護和完善性維護。在軟體修改、升級和硬體更換過程中，要保證實際會計數據的連續和安全，並由有關人員進行監督。

　　4.數據和程式控制。數據和程式控制主要是指對數據、程式的安全控制。程式的安全與否直接影響著系統的運行，而數據的安全與否關係到財務信息的完整性和保密性。數據控制的目標是要做到任何情況下數據都不丟失、不損毀、不泄露、不被非法侵入。通常採用的控制包括接觸控制、丟失數據的恢復與重建等。程式的安全控制是要保證程式不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程式備份等。程式的安全控制還要求系統使用單位制定具體的防病毒措施，包括對所有來歷不明的介質和在使用前進行病毒檢測，定期對系統進行病毒檢測，使用網路病毒防火牆以防止日益猖獗的網路病毒侵入等。

　　5.網路的安全控制。網路對會計信息系統的安全性提出了比單機系統更高的要求，需加強以下幾個方面的控制：

　　(1)用戶許可權設置：從業務範圍出發，將整個網路系統分級管理，設置系統管理員、數據錄入員、數據管理員和專職會計員等崗位，層層負責，對各種數據的讀、寫、修改許可權進行嚴格限制，把各項業務的授權、執行、記錄以及資產保管等職能授予不問崗位的用戶，並賦予不同的操作許可權，拒絕其他用戶的訪問。

　　(2)密碼設置：每一用戶按照自己的用戶身份和密碼進入系統，對密碼進行分組管理，避免使用易破譯的密碼。對存儲在網路上的重要數據進行有效加密。在網路中傳播數據前對相關數據進行加密，接收到數據後再進行相應的解密處理，並定期更新加密密碼。

　　6.電算化會計檔案管理的內部控制。電算化條件下會計檔案的保管範圍不僅限於原有賬、證、表，而且還包括軟體技術和軟體使用過程中產生的其他檔案，這裡的檔案主要是指列印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數據和程式的軟盤及其他存儲介質。系統開發運行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負責系統內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現，一般包括：

　　(1)存檔的手續必須有會計主管和系統管理員的簽章才能存檔保管；

　　(2)各種安全保證措施，如備份軟盤應貼上保護標簽應存放在安全、潔凈、防潮的地方；

　　(3)採用磁性介質保存會計檔案要定期進行檢查和定期複製，防止由於磁性介質損壞而使會計檔案丟失。

　　綜上所述，會計電算化系統的產生和發展，極大地提高了會計的工作效率，要做好會計電算化工作，就必須建立健全電算化會計系統內部控制制度，並認真執行，這是內部管理的需要，是保證企業正常運行的需要。

　　企業在建立了會計電算化系統後，由於電腦的運算速度快、計算精度高、提供信息全面，因而大大提高了會計工作的質量，改變了會計工作的面貌，會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化。但是。隨著會計電算化的飛速發展，利用電算化系統的弱點進行的貪污、舞弊等違法犯罪活動也有所增加，給企業和社會造成了嚴重的損失。由於會計電算化系統的特殊性，建立一整套對會計電算化系統舞弊的防範措施和控制制度就顯得尤為重要。

　　會計電算化系統的舞弊現象出現的原因多種多樣，其中主要有兩個方面：

　　1.會計軟體的缺陷。目前市場上有數百種會計軟體，有些單位還使用自己開發的軟體，各軟體的水平參差不齊。一些企業使用的軟體安全性與保密性上存在著諸多的問題和不足，使得舞弊者有機可乘。許多軟體缺乏操作日誌記錄功能，對操作人、操作時間和操作內容沒有具體記錄，出現問題不便於追究責任。另外，資料庫缺少必要的加密措施，可以很方便的從外部打開修改。還有一些商業軟體為了占領市楊，為用戶提供修改以前年度帳目等功能。這些都為舞弊提供了便利。

　　2.企業內部控制制度的缺陷。實施會計電算化，就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束，才能充分發揮電算化的優勢。目前，不少單位沒有嚴密的管理制度或有章不循，使得會計電算化不能正常健康運轉。由於內部控制制度薄弱，操作人員可能超越許可權或未經授權的人員有可能通過電腦和網路瀏覽全部數據文件，篡改、複製、偽造、銷毀企業重要的數據，以達到個人目的。

　　會計電算化系統的舞弊雖然隱蔽且智能化較高，但只要採取正確的防範和控制措施，舞弊者還是無孔可入；無機可乘。

　　（一）選擇好的財務軟體，從源頭上進行控制。企業在實行電算化時，必須結合企業自身的特點和國家的有關規定選擇適合的財務軟體。目前我國已經頒佈的有關國家標準和規範主要由財政部1994年頒佈執行的《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟體基本功能規範》、《會計電算化工作規範》、《商品化會計核算軟體評審規則》等，各地也頒佈各種地方標準，如上海市財政局頒佈的《上海市會計電算化實施辦法》等地方性標準。另外還必須註意系統許可權設置、安全性和保密性等關鍵因素。如果企業自行開發會計電算化系統，也必須遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規範。其中包括符合標準和規範的開發和審批過程、合格的開發人員、系統的文件資料和流程圖、系統各功能模塊的設計等等。

　　（二）完善和健全企業電算化內部控制制度。電算化的內部控制，是指電算化投入使用後，為防止和減少可能發生的風險而採取的一切控制措施的總和。企業由於採用電算化，原有手工操作下的內部控制制度部分喪失作用，同時電腦數據處理易於篡改、舞弊，必須採取嚴密有效的措施。如：

　　1健全管理制度。包括機房、操作、文檔和數據等管理制度。保證電腦系統正常運行和防止文檔、數據等遭受非正常破壞。

　　2職能分隔制度。系統維護員、操作員和數據管理員應合理分工，相互制約，相互監督，預防舞弊事件的發生。

　　3授權控制制度。各級人員、每個工作人員都得到一定的授權，並以密碼加以控制，防止非法操作和越權操作。

　　4時序控制制度。嚴格電算化業務處理流程，防止重覆操作、遺漏操作和誤操作。違反操作流程和操作時序要及時予以制止。

　　5防錯糾錯制度。電算化操作中，通過屏幕直接進行業務處理的編輯和修改，一旦存檔就不能直接修改，要修改必須通過沖正或補充登記更正。並要說明理由、修改對象、經手人等，以備事後查證。

　　6電腦檔案制度。為了防止非法改動數據，必要時可把電腦文件定義為可讀文件、專用文件、保密文件；重要的文件加以密鎖，以加強文件數據的保護。

　　7建立操作日誌制度。一旦出現問題，順藤摸瓜，可以查清責任者。

　　會計電算化內部控制的制度措施，還可以列舉更多，但同時還要加強電腦操作人員的思想教育，兩手並重，嚴格監督，才能防患於未然。

　　（三）加強審計監督。加強審計監督有兩層含義：一是通過審計人員對會計電算化系統的每一個環節進行核查監督，並審核和評估內部控制制度發現內部控制系統的弱點，改善內部控制；另一個方面要提高審計人員的素質，加強對舞弊手法的甄別能力，同時要加快審計電算化的開發和應用，以適應對會計電算化系統的審計要求。

　　（四）健全相關的法制建設。法制的建設和實施是對付電腦犯罪行為的有力措施。建立電腦系統的保護法律，明確電腦系統中哪些東西或哪些方面受法律保護或受何種法律保護，以及這些行為的處治辦法，從而震懾舞弊行為。

　　隨著網路和電子商務的發展，會計信息的安全問題越來越突出，必須採取相應的防護措施，保證電算化系統安全穩定的運行。

　　一、會計電算化系統存在的安全風險

　　會計電算化系統的安全性是指電算化系統保持正常穩定運行，系統數據信息保持安全和完整。會計電算化的安全性一直是系統設計者考慮的問題，同時也是系統用戶最為擔心的問題，其安全風險表現在以下幾方面：

　　1.會計信息數據的失真。

　　會計信息是對企業生產經營活動的綜合反映，滿足企業的內部管理和外部相關部門和個人的需要，信息的質量直接影響到企業的經營管理和預策、決策。會計信息的真實、完整和準確是對會計信息的基本要求，一旦會計信息系統的安全受到損害，最為直接的就是會計數據的錯誤、數據的丟失或被篡改，致使信息失真，這裡的不安全因素表現為：一是硬體缺陷，如電腦硬碟的損壞而又沒有數據備份的情況下造成數據丟失。二是人為的誤操作和有意破壞，造成數據丟失和被篡改。三是外部環境如操作時停電或處於磁場環境磁碟被磁化造成數據丟失。另外在電算化網路環境下，一些非法用戶的侵入或數據在網路的傳輸中數據被截取和篡改，也將造成信息的不安全。

　　2.企業資金結算的安全問題。

　　在網路經濟的電子商務環境下，企業經營越來越依賴於客戶，企業在網上的財務活動日益增多，如網上定購、網上銷售、網上結算、網上理財、網上證券投資及外匯買賣等，買賣雙方都是不謀面的信息交流，完全憑藉雙方的信譽進行交易活動，這樣企業就面臨著財務結算的安全問題，一些非法用戶侵入他人的電腦系統，通過網路傳輸非法轉移電子資金及通過竊取密碼盜竊銀行存款，致使企業資金面臨安全風險。

　　3.企業重要信息的泄露。

　　信息技術高速發展的今天，信息在企業的生產經營管理中變得越來越重要，決定著企業在激烈的市場競爭中的成敗。因此利用高科技手段非法竊取企業機密，是構成企業系統安全風險的重要形式。如在網路環境下，財務信息傳遞完全藉助於網路進行，財務信息被截取和篡改或泄露成為不可避免的問題，特別是網路黑客非法侵入網路用戶或程式，捕獲信息或通過竊取系統合法用戶口令、密碼，以此合法登陸，實現非法的目的，獲取重要商業秘密，將給企業造成不可估量的損失。

　　4.電腦病毒侵襲造成系統無法正常運行。

　　電腦病毒可以破壞電腦內的程式、數據，甚至破壞硬體，電腦病毒可以通過磁碟、光碟、網路和電子郵件進行傳播，如以前出現的一種CIH的惡性病毒，直接攻擊、破壞硬體系統，主要傳染Windows95/98的可執行程式，極大威脅著系統的安全。病毒的隱蔽性強，傳播範圍廣，破壞力大，對電算化信息系統及遠程網路傳輸的安全構成極大的威脅。

　　二、保證會計信息系統安全性的防範策略

　　1.建立健全會計電算化管理制度。

　　建立健全會計電算化管理制度，是確保會計核算操作安全，及時、準確提供會計信息的根本保證，是實現企業會計電算化的前提。制度的建設，包括內部控制制度和巨集觀管理制度及參與國際安全協議的方面。內部控制制度包括人員管理制度、操作制度、安全保密制度、會計檔案管理制度及內控制度，它們對系統的正常運行，會計信息的真實可靠可起到一定的保障作用。巨集觀管理制度包括會計軟體管理制度和法規，電算化網路管理制度及防止和打擊網路犯罪法規等，通過建立巨集觀管理制度，可以加強對上市的商品化會計軟體管理，有效打擊網路犯罪，懲治網路黑客。為了保證Internet網路的安全和用戶的利益不受侵犯，國際上相繼制定了系列安全協議，如安全電子交易規範、安全的超文本傳輸協議等，這些協議對規範網上行為起到了一定的促進作用。我國面臨著加入世貿組織，應加快推進安全協議制度的實施和完善，以降低電算化網路的風險。

　　2.建立必要的防護措施。

　　為了保證會計信息的真實、完整和安全，除了建立健全管理制度以外，還要建立必要的防護措施。

　　(1) 在財務軟體中增加安全功能。會計電算化軟體各層數據處理應層層設防，在軟體功能上增加必要的提示功能、檢驗功能和限制功能，要防止操作失誤造成數據破壞，操作人員進入系統要設置口令和密碼，以防無關人員非法進入。系統各模塊也要設置相應的口令，並對系統操作人員進行授權，防止無權人員的操作。在系統中應建立起“操作日誌”，記錄所有人員對系統所做的操作，包括操作的時間、操作人員姓名、操作內容等，這樣一旦出現問題，可以依據“操作日誌”所提供的線索，對有關人員進行核查。

　　(2)建立預防病毒的安全措施。為了防止病毒的侵襲，要堅持使用正版軟體，不能使用盜版或來路不明的軟體，對外來的軟盤要先進行病毒檢測，方可在電腦中使用；在電腦中裝入防病毒軟體，這樣在開機時進行時實控制，對硬碟進行病毒檢測，及時發現並殺死病毒；定期備份數據和文件；不打開和閱讀來歷不明的電子郵件等。

　　(3)建立必要的技術防護措施。為了防止非法用戶和黑客的侵入，可以通過設置防火牆、採用身份識別系統等技術防護措施，將非法用戶拒之網路之外，面對重要商業秘密泄密的問題，可以對軟體的重要信息採用加密技術，以防重要信息在傳輸過程中被泄露。

　　(4)加強對會計電算化系統使用人員進行安全教育。系統使用人員特別是系統操作人員樹立安全意識，要加強電腦、通訊和網路理論知識的學習，提高業務素質，還要樹立良好的職業道德，自覺遵守各種操作規章制度和操作規程，防止工作中出現不必要的失誤。

　　會計電算化是會計工作中應用電子電腦技術的簡稱,是一門融電子電腦科學、管理科學、信息科學為一體的邊緣科學,其目的是運用最新科技成果,以現代化的電子電腦代替手工記賬、算賬、報賬,以及代替部分由人腦完成的會計管理和輔助決策。會計電算化是現代社會化大生產和新技術革命的必然產物,是會計發展史上的一次重大變革,必將對會計理論和實務產生深遠的影響。

　　經濟形勢的日益發展,會計電算化必須與之適應,才能促進工作的高效率。從會計系統的情況看,各單位運用會計電算化的程度不一,主要的現狀為:

　　(1) 一部分單位沒有實行利用電子電腦進行會計核算和治理;已使用的部門、單位大多數只停留在簡單的應用階段,如工資的發放、報表的簡單彙總等;

　　(2)會計電算與手工核算並存,不具備“甩賬”條件;

　　(3)所使用的會計核算軟體的規範性、適用性差,不能滿足會計核算工作的需要;

　　(4)缺乏既懂會計又能熟練把握電子電腦的“複合型”人才;

　　(5)會計核算軟體的開發進展緩慢。

　　會計電算化在實踐過程中不斷地完善,雖然存在一定風險,但只要嚴格按會計電算化的流程,可以得到有效地控制。

　　一、提高對會計電算化的認識

　　我們必須認識到會計電算化不僅改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程式和方法,擴大了會計數據領域,提高了會計信息質量,而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術,因而推動了會計理論與會計技術的進一步發展完善,促進了會計管理制度的改革,是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。從錶面上來看,會計電算化只不過是將電子電腦應用於會計核算工作中,減輕會計人員的勞動強度,提高會計核算的速度和精度,以電腦替代人工記賬。而實際上,會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進,而且必然會引起會計工作組織和人員分工的改變,促進會計人員素質和知識結構、會計工作效率和質量的全面提高,轉變會計工作職能,推動會計理論和會計技術的進步。比如具有數據集中存放和管理特征的“電算化會計”,採用先進的資料庫及數據倉庫技術,實現了數據分類集中存放,完全取消了各種會計明細分類賬和對賬操作,各種報表數據均能通過數據共用及時而準確地取得。

　　人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用於代替手工核算,僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手,根本未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性,使現有會計提供的信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務。同時,在軟體更新及硬體投入等方面支持力度不夠,更不用說建立企業內部區域網以及註冊自己的網站,根本沒能利用信息技術優勢來提高企業運作效率。這種認識對會計電算化的發展十分不利。

　　二、建立健全完善的會計電算化管理制度

　　管理基礎主要指有一套比較全面、規範的管理制度和方法,以及較完整的規範化的數據;會計基礎工作主要指會計制度是否健全,核算規程是否規範,基礎數據是否準確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。因為電腦處理會計業務,必須是事先設置好的處理方法,因而要求會計數據輸入、業務處理及有關制度都必須規範化、標準化,才能使電算化會計信息系統順利進行。沒有很好的基礎工作,電算化會計信息系統無法處理無規律、不規範的會計數據,電算化工作的開展將遇到重重困難。

　　電算化會計雖然以電腦為計算工具,但其整個信息處理過程仍表現為電腦與人工的結合。電腦對數據(信息)的處理是通過程式來進行的,系統內部控制方式均要求程式化。比如,對操作許可權的限制有密碼程式,驗證借貸金額是否平衡有校驗程式等。同時,由於數據處理的人機結合和系統內部控制方式程式化,使得系統控制複雜化。其控制點由手工會計對人的控制轉到對人和機器兩方面的控制,控制的內容涉及人員分工、職能分離和電腦軟、硬體的維護,以及會計信息和會計檔案的保存和保管。

　　會計人員的現代化管理意識,在整個企業管理現代化總體規劃的指導下做好會計電算化的長期、近期發展規劃和計劃並認真組織實施,重新調整會計及整個企業的機構設置、崗位分工,建立一系列現代企業管理制度,提高企業管理要求。還要修改擴建機房,選購、安裝、調試設備,自行開發或購買會計軟體,培訓會計電算化人員,進行系統的試運行等等工作。以上所列的各項工作必須做好,否則電算化會計系統將不能正常工作,有損於會計電算化的整體效益並使其不能深入持久地開展下去,會計和企業管理現代化將無法實現。

　　三、做好會計電算化理論的研究

　　理論是行動的先導,會計電算化事業的發展依賴於電算化會計理論的發展,電算化會計理論研究的滯後,會制約會計電算化軟體的成熟與發展。因此,電算化會計理論是指導、推動會計電算化在新的基礎上不斷完善和發展的實踐指南。

　　電算化會計產生和發展的過程,也是突破傳統會計觀念,對現行會計理論和方法提出新問題、新課題,以及研究和確立新的理論和方法的過程。如電算化會計在系統設計、工作組織、信息處理及賬務處理程式等方式和方法上的改變,本身就是對現行會計理論和方法的突破和完善。雖然從短期看,這些影響只是漸進性的。但從長期看,隨著電子技術的飛速發展和電算化信息系統的普及應用,新的問題和新的課題將不斷出現,如信息處理網路建立後,企業將如何做到既及時、合法地提供會計信息,又能有效保護商業秘密;兩個會計子系統實現結合後,如何改進現有財務報告;信息經濟將對現行會計理論和方法產生什麼影響等。對新課題進行深入研究,必將形成新的會計理論和方法,而新的會計理論和方法的確立,又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發展。傳統的會計電算化理論主要研究如何用電腦實現手工系統的工作,而沒有對系統提出更高的具有其自身特點的要求,這是遠遠不夠的。電算化會計理論即研究實現電算化後的會計信息系統組織、會計核算的程式和管理制度,會計核算的方法,以及用電腦作為主要的核算工具後對會計理論、會計制度的影響和會計工作的新特點。電算化會計理論的研究確定了電算化會計信息系統的基本功能體系、運作規範及特點、審計介面、會計檔案等基本要求,它一方面符合手工會計的基本要求,同時又具有自身的獨有的特點。電算化會計理論的基本問題研究透徹了,會計軟體的研製就有了明確的方向和目標,才能更符合會計、審計工作的實際要求,從而使會計電算化軟體更好地服務於會計工作,以實現會計電算化的效益原則。

　　四、培養會計電算化的複合型人才

　　會計電算化的主要問題之一是人才的問題,它需要既懂電腦知識又有一定會計業務知識的複合型人才。很多企業人員培訓是在電算化信息系統建立之後,在這段時間里,電算化會計信息系統不能發揮效益,造成了設備的閑置,相當於造成了流動資金的積壓。因此,各單位應該從建立電算化會計信息系統一開始,或者提前一段時間就著手人員培訓。人員培訓包括系統建立前、系統建立中(對自行開發系統)和系統建立後三個階段的培訓。人員的培訓要註意以下幾個問題:一是要註意人才層次,既要有部分高級人才,也要有部分一般人員。包括系統管理人員、系統維護人員和各類操作人員。二是要註意年齡層次,在每個年齡段都有,便於人才的傳幫帶。三是註意知識結構,會計電算化人員中,既要有會計人員,又要有電腦人員,還要逐步培訓複合型人才。培訓的內容包括系統電腦基礎環境認識和使用;對自行開發系統還應進行有關業務人員如何更好地配合系統開發,設計人員瞭解現行會計業務和建立目標系統的培訓;以及各級、各類人員的職能培訓,等等。

　　目前,不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來,他們在使用微機處理業務的過程中往往是除了開機使用財務軟體之外,對微機的軟硬體知識瞭解甚少,一旦微機出現故障或與平常見到的界面不同時,就束手無策。即使廠家在安裝會計軟體時都作了系統的培訓,但一些從未接觸過電腦的會計人員入門還是很慢,而且在上機時經常出現誤操作。一旦出錯,可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流,使系統數據丟失,嚴重的導致系統崩潰。這種低素質的會計人員是不能勝任會計電算化工作的。

　　會計電算化,給會計工作增添了新內容,從各方面要求會計人員提高自身素質,更新知識結構。一方面為了參與企業管理,要更多地學習經營管理知識;另一方面還必須掌握電子電腦的有關知識,好的會計基礎工作和規範的業務處理程式,是實現會計電算化的前提條件,所以會計電算化也要求促進會計工作的規範化。

　　會計電算化促進會計工作職能的轉變,引起會計人員知識結構的變化和會計人員素質的提高。電算化會計使會計工作效率的提高和會計人員勞動強度的降低,會計人員有更多的時間參與企業經營管理,促進會計工作職能發生轉變,以適應形勢發展的需要,從而形成複合型人才。

　　要提高會計人員電腦業務素質,必須大力加強人才培訓的力度。企業應立足於國際水準,培養或聘用一批高級技術人才,他們能夠掌握國際先進技術,精通信息技術,熟練應用會計電算化,推動企業電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,維護軟體正常運行,掌握電腦先進技術,培養複合型人才,為本單位儘快建立高效的會計信息系統創造條件。另外,培養複合型人才,可以在大專院校開設會計電算化專業或在財會專業中增設電腦編程、維護等課程,可以讓財會人員進修電腦課程,還可以讓電腦人員、在崗人員實習併進修財會知識。

　　同時,要加強並制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃,要註重實效,不搞一刀切。會計電算化考試、培訓應遵循自願原則,只有準備實行會計電算化的單位,才要求會計人員培訓,其會計人員必須取得會計電算化合格證,財政部門在進行賬務審批的同時審查其會計人員的資格,這樣可以做到學以致用,學習目的性強,效果好;對暫時或一段時間內不准備實行會計電算化的單位,其會計人員的培訓則可以暫緩,避免人力、物力的浪費。培訓的內容要切合實際工作需要,學了就能用得上。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員,應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員,應儘量聘用社會上的電腦專業人員,畢竟,電腦系統維護是一項專業性很強的工作,對這些電腦專業人員只要進行簡單的會計培訓,就可以收到良好的效果。

　　五、加強會計信息系統的安全性、保密性

　　當前幾乎所有的軟體系統都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟體公司認真研究過數據的保密問題。

　　1.為了對付日益猖獗的電腦犯罪,國家應制定並實施電腦安全法律,在全社會加強對電腦安全的巨集觀控制,政府主管部門還應進一步完善會計制度,對危害電腦安全的行為進行製裁,為電腦信息系統提供一個良好的社會環境。

　　2.對於重要的電腦系統應加電磁屏蔽,以防止電磁輻射和干擾。制定電腦機房管理規定,制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發事件的應急對策等。

　　3.必要的內部控制。在電腦網路環境下,某些內部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性,因此建立內部控制制度是必要的。第一,實行用戶許可權分級授權管理,建立網路環境下的會計信息崗位責任。第二,建立健全對病毒、電腦黑客的安全防範措施。第三,從電算化網路軟體的設計入手,增加軟體本身的限制功能。第四,建立會計信息資料的備份制度,對重要的會計信息資料要實行多級備份。第五,強化審計線索制。第六,建立進入網路環境的許可權制。

　　4.增強網路安全防範能力。網路會計實現了會計信息資源的共用,但同時也將自身暴露於風險之中,這些風險主要來自泄密和網上黑客的攻擊等。為了提高網路會計信息系統的安全防範能力應採用一些措施,例如,採用防火牆技術、網路防毒、信息加密存儲通訊、身份認證、授權等。

　　5.加強數據的保密與保護。在進入系統時加一些諸如用戶口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶許可權設置等限制手段。另外,還可以考慮硬體加密、軟體加密或把系統作在晶元上加密等機器保密措施和專門的管理制度,如專機專用、專室專用等。

　　6.加強磁介質載體檔案的管理。為確保檔案的真實性和可靠性,實行紙質檔案和新型載體檔案雙套保管,並逐漸向完全保管新型磁介質載體過渡。

　　六、做好電算化會計檔案管理工作

　　為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作,我們必鬚根據電算化會計檔案的特點,分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

　　1.電算化會計檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內如一個會計年度,把電腦系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光碟上,從而脫離於原電腦系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以防電腦硬體系統損壞後能在最短的時間內、在最小的損失下恢複原有的會計電算化系統。除了備份之外,還應收集電腦硬體系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等。

　　2.電算化會計檔案的管理與保存。由於電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光碟上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即採用 “AB備份法”進行數據的備份,並且每份上要註明形成檔案時的時間與操作員姓名,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場,註意防潮、防塵等。對採用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查、複製,防止由於磁性介質的損壞而使會計檔案丟失,造成無法輓救的損失。

　　此外,還應註意電算化會計檔案與對應的財務軟體版本的一致性。因為在不同版本軟體下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同,這就有可能產生會計檔案不能被調閱或產生某些預料外的錯誤。因此,筆者建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟體系統版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。

　　3.電算化會計檔案的利用,即電算化會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟體系統的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(l)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致,此時只需將所需調閱的檔案通過電算化軟體系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可。(2)所調閱的會計檔案的版本號與前會計電算化系統版本號不一致,此時只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,然後再進行調閱。

　　以上這些問題是會計電算化進程中經常遇到而又必須重視和及時解決的問題。這些問題如若不重視或不及時解決,將嚴重阻礙我國會計電算化向更深層次的發展;如若重視並及時解決這些問題,必然會促進我國會計電算化向更深層次發展,最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質量,更好地為提高各級企、事業單位現代化管理水平和提高經濟效益服務。

　　總之,建立電算化會計信息系統不僅是會計發展的需要,而且是經濟和科技發展對會計工作提出的要求,是時代發展的必然產物。會計電算化的優越性是不言而喻的,它有利於加強企業的財務管理與會計核算,有利於充分發揮會計參與企業經營決策,為企業管理工作的現代化奠定基礎。因此,全面建立電算化會計信息系統勢在必行。