審計訪談

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審計訪談(Audit Interviews)

　　審計訪談是內部審計師在審計過程中為了獲取有關信息，與組織中的職員直接進行的面對面口頭交流，是一種重要的審計數據收集技術。

　　審計訪談按照訪談過程的控制程度劃分為結構性訪談和非結構性訪談，結構性訪談需要事先設計、精心策劃，有調查表或問題清單等書面資料，內部審計師對訪談過程實施有力的控制，常用於完成調查表或流程圖。非結構性訪談無需事先策劃，過程自由，沒有過多控制，常用於審計初步調查。審計訪談按照參加人數劃分為個別訪談和會議訪談，個別訪談是內部審計師和被訪者一對一的面談，會議訪談是內部審計師和被訪者的一方或雙方有多人參加的訪談。

　　(1)審計訪談和書面溝通方式相比有如下優點:

• 可以直接得到反饋；
• 可以就複雜問題做充分調查；
• 可以得到更多細節；
• 可以短時間內反覆交流；
• 有利於建立與客戶的友好關係。

　　(2)審計訪談的缺點可能有以下幾個:

• 口頭信息不能直接形成審計證據；
• 口頭信息不如書面信息嚴謹；
• 口頭表達錯誤沒有機會更改。

儘管如此，這些缺點並不妨礙訪談成為重要的數據收集途徑。

　　一般情況下，經組織批准的內部審計章程中都規定了對內部審計師的必要授權，其中包括審計執行主管及所有內部審計人員可以不受限制地訪問組織的所有職能、記錄、財產和職員。但這僅僅是一種制度保障，而能否充分利用這些授權，高效地獲得審計證據則是另外一回事，這其中的諸多技術因素會影響數據收集的效率和效果。審計訪談就是這樣一件讓內部審計師感到棘手的事情。

內部審計師和客戶存在很多潛在衝突，儘管可以通過有效的內部審計營銷技術建立起內部審計師和客戶的融洽關係，但是有些潛在的衝突可能一直存在，並仍然需要內部審計師註意大量的訪談技術細節。另外，審計訪談對內部審計師的個人能力有一些特殊要求。因此，一次成功的審計訪談取決於以下兩個方面：一是良好的內部審計營銷基礎，二是內部審計師良好的審計訪談技術。

　　1.審計首次會議時的訪談

　　首次會議的訪談是指審計項目組和客戶管理層進行的第一次面對面交談，其目的在於說明審計目的、審計範圍和要求客戶協助的事項，並期望客戶介紹情況以便對審計對象有進一步瞭解。內部審計人員最好在會談開始前事先發放內部審計宣傳手冊，並結合已經致送客戶的審計通知書進行談話，便於客戶理解及會後閱讀。

　　首次會面的訪談實際上還不是嚴格意義上的審計工作訪談，更多的是一種建立關係的接觸和象徵性的溝通。當客戶的最高主管參加會議時，審計執行主管也應參加，這樣有利於雙方建立起融洽的關係。

　　2.審計初步調查時的訪談

　　審計初步調查時的訪談是為了瞭解審計項目的總體情況，因此可能並沒有經過正式的準備，而是隨時就關心的情況做簡短的會談，會談的場地也可能臨時選擇在調查地點，比如庫房、財務辦公室等。但是，這時的訪談也要引起內部審計師的足夠重視，事先應充分做好調查事項相關資料的準備工作並謹慎行事，避免產生不良印象，從而建立起客戶對內部審計師的信任。

　　3.實地調查階段的訪談

　　由於此時進入了主要的審計數據收集階段，訪談的應用會比其他時間更多。此時訪談的目的有兩個，一是為了獲取審計信息，尤其是希望獲取關於重要問題的信息，或者希望印證其他來源的信息，二是就審計建議同客戶進行交流，這在雙方存在不同意見時尤為必要。

　　4.審計終止會議時的訪談

在審計報告發表以前，重大的審計結果應通過口頭或書面形式提交給客戶管理層，並召開審計終止會議加以討論。會議前可以提交審計報告草稿，如果來不及擬出審計報告草稿，可以提交審計結果彙總表等相關材料作為會議的討論基礎。

　　5.涉及舞弊的訪談

　　雖然內部審計師不是專職調查舞弊的專家，但是很多組織會要求內部審計師進行舞弊調查。還有的組織為了預防職務犯罪及儘早發現舞弊行為，規定所有職員定期參加訪談，而訪談工作的組織往往由內部審計部門負責。顯然，與舞弊嫌疑人訪談或進行這樣的“預防”訪談是一件很棘手的事情，需要特殊的訪談技巧。

　　要掌握審計訪談技術，必須對構成審計訪談的因素加以全面分析。一般來講，構成審計訪談的因素包括：訪談背景、訪談環境、內部審計師、被訪者、主題、雜訊和信息傳遞控制。

　　1.訪談背景

　　訪談背景是指本次審計訪談發生以前就存在的、影響本次訪談的各種綜合性因素。包括整個組織概況、客戶的部門概況、本次審計的目的、內部審計營銷效果等。

　　2.訪談環境

　　在談話進行的場地中，除內部審計師和客戶以外的其他所有事物統稱為訪談環境，包括實物及其反映出來的現場氣氛。訪談環境能潛移默化地作用於人的心理，間接對審計訪談的效果產生影響。

　　3.內部審計師

　　內部審計師是談話的策劃者、控制者和主導參與者，是進行審計訪談的關鍵因素。審計訪談要求內部審計師具有良好的策劃能力、口語表達能力、反應敏捷程度、把握細節能力、現場控制能力、個人職業信譽和個人素養。

　　4.被訪者

　　被訪者是內部審計師的信息來源。因為被訪者的個性、技術水平、工作能力、心理成熟度及參與訪談的積極性等因素很難一時改變，所以內部審計人員應該特別註意選擇好談話對象。其次，被訪者的態度也很重要。如果內部審計師做了精心的準備，能使被訪者重視這次會談並和內部審計師積極、充分、切題地交流，那麼會談的效果會非常好。

　　5.談話主題及相關信息

　　談話主題是內部審計師確定的審計會談的信息交流範圍，圍繞主題獲得的相關信息對內部審計師來說就是有用信息。由於時間和成本的限制，在一次訪談中不可能討論很多題目，如果雙方從一開始就清楚一個訪談主題，就能夠使交流更有效。

　　6.雜訊

　　雜訊本來是聲學概念，在這裡，雜訊是指訪談中對雙方有效交流信息的各種干擾。雜訊可以是干擾聽力的真實雜訊，比如談話時走廊中的吵鬧聲等；可能是環境中影響別人獲取信息的不和諧因素，比如房間光線過於強烈、談話者的看表動作等；也可能是精神上的原因，比如談話者精力不集中導致沒有聽清對方，甚至引起對方反感；雜訊也可能來自雙方交流的信息本身，比如談話過於冗長、嗓音沙啞、內容沒有邏輯性等。內部審計師應保證自己有良好的會談習慣，使交談不受干擾。

　　7.信息傳遞控制

　　信息傳遞控制是談話雙方交談的信息量，信息的邏輯性，信息反饋速度和信息的起始、結束及轉移過程。內部審計師通過訪談中的信息傳遞控制，使談話圍繞主題反覆深入地進行，並對無關話題及時結束和轉移，以期在儘量少的時間獲取大量有用信息。在以上各項影響訪談的因素中，訪談背景和被訪者屬於不可控因素，內部審計師應在談話前充分做好準備工作，防止這些不可控因素對訪談造成不利影響。其他因素都是可控因素，內部審計師應綜合把握這些因素，成為一個優秀的訪談專家。

　　1.訪談的準備

　　(1)內部審計師應仔細熟悉審計目標，準備議程表

　　內部審計師從一開始就應該明確審計目標，據此確定訪談主題。為此，編製一張議程表是必要的，議程表的好處是：

• 編寫的過程就是訪談主題條理化的過程，有利於發現問題；
• 議程表包括了時間安排，便於談話雙方安排各自的工作日程；
• 書面強調將要重點討論的內容。

另外在安排議程的時候要保證足夠的訪談時間，一次時間不充分的訪談害處很多，可能由於雙方急於結束而潦草地形成了一些錯誤信息。

　　(2)選擇併進一步瞭解被訪者

　　選擇被訪者時要考慮被訪者的年齡、性別、職務、學歷和經歷等因素，因為這些因素決定了被訪者的心理狀況、理解能力、交流能力和關註的領域，併進一步影響內部審計師同其交流的複雜性。內部審計師要根據被訪者設計問題清單、談話環境和交流的方式。比如，普通職員更加熟悉和關註操作層面的問題，而部門經理更關心管理控制，。內部審計師想瞭解有關日常業務單據的處理過程，顯然不該找部門經理談話。再比如，女性和年長的人對談話對方的反應比較敏感，職位高的人比較在意談話對方的禮節，因此必須小心地去觀察、理解並給予適當的回應。

　　(3)準備文字材料

　　如果是一般調查所進行的訪談，內部審計師應準備一份問題清單。一准備問題清單並不意味著訪談只涉及清單上的問題，也不是拿著清單發問，問題清單的好處在於：

• 使問題條理化；
• 便於仔細研究問題表述的措辭；
• 便於發現遺漏的問題；
• 訪談中用來掌握談話進度。

　　如果訪談和內部控制調查有關，那麼這很可能形成了一次結構性訪談。採用調查表描述內部控制時，訪談的內容和進程會按照預先設計好的審計調查表進行；採用流程圖描述內部控制時，訪談的內容和進程會按照內部審計師關註的業務流程順序進行。這時，。內部審計師應在訪談以前準備調查表或流程圖的相關工具和資料。

　　如果訪談形式是會議訪談(特別是審計首次會議或審計終止會議)，內部審計師最好按照會議內容準備一份電子演示文稿.這有助於加強訪談內容的系統性和可理解性。

　　(4)預約被訪者，並確定訪談時間和地點

　　訪談時間應儘量避免在休息日、休假日，具體時段也要避開非工作時間。內部審計師應誠懇地請被訪者確定會談時間，目的是顯示禮貌和給對方更多的控制權。預約方式可以是當面預約、電話預約或E.mail預約，預約同時要給被訪者一份議程表，並提醒被訪者通過內部審計網站或內部審計宣傳手冊查閱訪談指南。

　　(5)設計並佈置訪談的環境

　　具體考慮桌椅擺放、辦公設施、背景氣氛等問題。談話雙方的座位不要相對，應成90度夾角，距離要適當；談話對象的座位不要面對窗戶、背對門口，這樣沒有安全感和控制感；室內光線應柔和，切忌光線過強等。

　　(6)考慮訪談的所有細節

　　檢查訪談環境的準備情況，熟悉訪談地點，考慮、評價自己和被訪者的特點，模擬訪談過程。

　　2.訪談開始

　　訪談開始時先建立相互信任，並始終使訪談者處於輕鬆的狀態。被訪者到場後，內部審計師首先自我介紹，然後給其充分的時間休息和調整，不要倉促開始訪談。結合內部審計宣傳手冊和審計通知對訪談的目的作簡要說明，並就內部審計宣傳手冊的訪談指南部分說明訪談的註意事項。此外，內部審計師應註意：

• 通過環境、語言等營造輕鬆氣氛；
• 儀錶整潔、精力充沛、反應迅速、堅定自信、愉快、有耐心；
• 給人以信賴感。

　　3.訪談進行

　　(1)訪談的控制

• 必須果斷、機智地打斷無關或重覆談話，並且只有在為了拉回話題或減少重覆時，才可以打斷；
• 洞察話外音，觀察表情；
• 一對一的訪談可以非正式一點，允許有更多的私人關係上的交流，而多人參加的訪談通常比較正式；
• 註意自己的身體語言，不要讓對方發生誤解；
• 每個問題都應該肯定地要求對方回答，否則就不要問。

　　(2)提問要求

• 問題應儘可能簡單和直接；
• 儘可能使用語言交流，不使用手勢等非語言信息，以減少誤解；
• 提出的問題之間要有邏輯性，最好順著前一個問題的回答自然接續下來；
• 開始問的問題應當是容易回答的問題，免得被訪者回答不出或不願回答，造成不必要的尷尬；
• 說話前考慮所說內容；
• 以音量變化、停頓或姿勢強調重點，以便把重要的信息傳達給對方；
• 儘量使用被訪者的語言提問和交流。

　　(3)提問禁忌

• 提出的問題不著邊際，涉及面太寬，從而無法一下回答清楚；
• 一次提出很多問題；
• 審訊一樣發問；
• 看著書面的問題清單提問；
• 問題本身帶有傾向性，例如：你和同事的關係怎麼會到這樣的地步?
• 多餘的問題，例如：你喜歡釣魚嗎?

　　(4)其他要求

• 耐心傾聽，讓談話對象感到內部審計師對問題答案非常感興趣
• 註意隨時比較、分析談話內容，尤其是數字、日期等容易記憶不準確的信息；
• 適當插話.表明你在聽，並幫助對方表達；
• 書面記錄儘可能跟上談話速度，使用文字、符號、圖示等加快記錄速度；
• 對訪談做補充；
• 對對方的回答不作指責式的評價；
• 不要非難、嘲笑或者表示厭煩；
• 不能妄自尊大；
• 杜絕引起註意力分散的舉止，不要在座位上晃動、有誇張的臉部表情、有過多的手勢；

　　4.訪談結束

　　在訪談結束前做一個簡短的總結和反饋，並詢問被訪者是否需要補充說明。訪談結束時應註意被訪者在非正式場合偶然提到的有用信息。最後應對被訪者表示感謝，還可以直接就下一步的審計活動進行預約。訪談結束以後，內部審計師應儘快整理談話記錄，對獲得的信息進行初步的判斷，同時檢查自己在訪談中的表現。

　　(一)通過訪談，能使審計人員全面瞭解被審計對象風險管理的總體情況。通過與被審單位不同崗位、層次人員的訪談，可以在短時間內迅速瞭解被審計對象的總體概貌，為下一步審計指明方向和重點。

　　(二)通過訪談，審計人員能夠與被審計單位人員相互交流、勾通。準確地傳遞有關信息，使被審計單位人員瞭解審計目的，更好地配合審計，同時構建良好的審計人際關係。

　　(三)通過訪談，可以把握重點，節約時間，提高審計效率。以風險為導向的審計理念，強調防範風險的重要性，通過訪談，可確定風險點及控制狀況，以合理配置審計資源。