書面溝通

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什麼是書面溝通

  書面溝通是以文字為媒體的信息傳遞,形式主要包括文件、報告、信件、書面合同等(口頭溝通是以口語為媒體的信息傳遞,形式主要包括面對面交談、電話、開會、講座、討論等)書面溝通是一種比較經濟的溝通方式,溝通的時間一般不長,溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場地的限制,因此被我們廣泛採用。這種方式一般在解決較簡單的問題或發佈信息時採用。在電腦信息系統普及應用的今天,我們很少採用紙質的方式進行溝通。

書面溝通的優點

  書面溝通本質上講是間接的,這使得其有許多優點:

  • 可以正式的或非正式的,可長可短。
  • 可以使寫作人能夠從容地表達自己的意思。
  • 詞語可以經過仔細推敲,而且還可以不斷修改,直到滿意表達出個人風格。
  • 書面材料是準確而可信的證據。所謂“白紙黑字”。
  • 書面文本可以複製,同時發送給許多人,傳達相同的信息。
  • 群體內部經常受限於約定俗成的規則。
  • 書面材料傳達信息的準確性高。

書面溝通障礙

  間接性也給書面溝通造成了一些特殊障礙。

  • 發文者的語氣、強調重點、表達特色,以及發文的目的經常被忽略而使理解有誤。
  • 信息及含意會隨著信息內容所描述的情況,以及發文和收文時的部門而有所變更。這包括:
    • 個人觀點——收文者很容易忽略與他自己的看法有衝突的信息。
    • 發文者的地位——發文者是上司、部屬或同一階層的同事,會影響信息的意義。
    • 外界的影響——收文者能否專心閱讀收到的信息?收文者的心情如何?你寫這封函或備忘錄的時候心情如何?這封函送達的時間是大清早或是午餐的時候?等等。
  • 發文者選擇的格式或時機不當。收文者很可能因為你一開始採用的格式不當,而不太註意你的信息內容。

書面溝通適用情形

  (1)簡單問題小範圍溝通時(如3~5個人溝通一下產出物最終的評審結論等);

  (2)需要大家先思考、斟酌,短時間不需要或很難有結果時(如項目組團隊活動的討論、複雜技術問題提前知會大家思考等);

  (3)傳達非重要信息時(如分發周項目狀態報告等);

  (4)澄清一些謠傳信息,而這些謠傳信息可能會對團隊帶來影響時。

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