书面沟通

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什么是书面沟通

  书面沟通是以文字为媒体的信息传递,形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等(口头沟通是以口语为媒体的信息传递,形式主要包括面对面交谈、电话、开会、讲座、讨论等)书面沟通是一种比较经济的沟通方式,沟通的时间一般不长,沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制,因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天,我们很少采用纸质的方式进行沟通。

书面沟通的优点

  书面沟通本质上讲是间接的,这使得其有许多优点:

  • 可以正式的或非正式的,可长可短。
  • 可以使写作人能够从容地表达自己的意思。
  • 词语可以经过仔细推敲,而且还可以不断修改,直到满意表达出个人风格。
  • 书面材料是准确而可信的证据。所谓“白纸黑字”。
  • 书面文本可以复制,同时发送给许多人,传达相同的信息。
  • 群体内部经常受限于约定俗成的规则。
  • 书面材料传达信息的准确性高。

书面沟通障碍

  间接性也给书面沟通造成了一些特殊障碍。

  • 发文者的语气、强调重点、表达特色,以及发文的目的经常被忽略而使理解有误。
  • 信息及含意会随着信息内容所描述的情况,以及发文和收文时的部门而有所变更。这包括:
    • 个人观点——收文者很容易忽略与他自己的看法有冲突的信息。
    • 发文者的地位——发文者是上司、部属或同一阶层的同事,会影响信息的意义。
    • 外界的影响——收文者能否专心阅读收到的信息?收文者的心情如何?你写这封函或备忘录的时候心情如何?这封函送达的时间是大清早或是午餐的时候?等等。
  • 发文者选择的格式或时机不当。收文者很可能因为你一开始采用的格式不当,而不太注意你的信息内容。

书面沟通适用情形

  (1)简单问题小范围沟通时(如3~5个人沟通一下产出物最终的评审结论等);

  (2)需要大家先思考、斟酌,短时间不需要或很难有结果时(如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等);

  (3)传达非重要信息时(如分发周项目状态报告等);

  (4)澄清一些谣传信息,而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。

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