会议沟通

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什么是会议沟通

  “会议沟通”是一种成本较高的沟通方式,沟通的时间一般比较长,常用于解决较重大、较复杂的问题。

哪些情形适宜会议沟通

  如下的几种情境宜采用会议沟通的方式进行:

  (1)需要统一思想或行动时(如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等);

  (2)需要当事人清楚、认可和接受时(如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等);

  (3)传达重要信息时(如项目里程碑总结活动、项目总结活动等);

  (4)澄清一些谣传信息,而这些谣传信息将对团队产生较大影响时;

  (5)讨论复杂问题的解决方案时(如针对复杂的技术问题,讨论已收集到的解决方案等)。

如何进行会议沟通

  (1)会议沟通模式

  (2)明确会议目的

  (3)确定与会者构成

  (4)明确与会者角色职责

  (5)会议的组织准备工作

  (6)会议议程

  (7)会议记录

会议沟通测试

  一、会议沟通技巧测色

  你在会议中是否具有以下行为?

  你的会议表现是 否

  1 总是在会议开始前三天就已经安排了会议的日程并将会议议程通知给每位与会者

  2 当与会者询问议程安排时总是回答:还没有定呢,等通知吧。

  3 对于会议将要进行的每个议程都胸有成竹

  4 会议开始前半个小时还在为某个议程犹豫不决

  5 提前将每一个会议任务安排给相关的工作人员落实,并在会议前确认

  6 临到会议前却发现还有一些设备没有安排好

  7 预先拟订参与会议的人员名单,并在开会两天前确认关键人物是否出席

  8 自己也忘记了邀请哪些人出席会议,会议开始前才发现忘记了邀请主管领导参加会议

  9 会议时间安排恰当,能够完成所有的议题

  10 会议总是有一些跑题

  11 会议布置恰当,与会者觉得舒适又便于沟通

  12 会议室拥挤不堪,大家盼望早点结束会议

  以上12个问题,你如果选择了题目中题号为单数的行为表现,请给自己加一分;如果选择了题目中题号为双数的行为表现,请给自己减一分。

  最后看看自己的最后得分!

  • 3-6分:你的会议沟通技巧还是值得称道的。
  • 0- 3分:你的会议沟通技巧也不错,不过需要改进。
  • 低于0分:你的会议沟通技巧真不怎样,赶快努力!

  二、会议的安排测试

  召开会议前就应该安排好会议的议题、议程、与会者名单以及现场的布置等等,否则会议很难保证顺利进行。因此,会议的安排应注意以下内容:

  制定议程安排:

  1 充分考虑会议议程,写出条款式的议程安排

  2 确定会议的召开时间和结束时间,并和有关部门协调

  3 整理有关议题,并根据其重要程度排出讨论顺序

  4 把会议安排提前交给与会者当中

  挑选与会者:

  1 首要原则是少而精

  2 信息型会议,你应该通知所有需要了解信息的人都参加

  3 决策型会议,你需要邀请能对问题的解决有所贡献,对决策有影响的权威人士,以及能对执行决策做出承诺的人参加

  4 你需要对那些未在会议邀请之列的关键人士做出说明

  会议室布置:

  1 现场会议室一般比较方便而且费用低廉,因而是首选地点。但是如果设计公司的对外关系或者与会人数较多,则可以考虑租用酒店或者展览中心。

  2 与会者的身体舒适需求不能忽略,应该注意会议室的空调温度、桌椅舒适度、灯光和通风设备等等。

  3 根据你的沟通需要来选择适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应该面向房间的前方,而决策型会议的与会者应该面向彼此,适宜采用圆桌型的现场布置。

  【自检】   对照下表,检查你的会议是否安排到位。

检查项目 具体工作负责人 检查结果
会议沟通目标
会议议程安排
参加会议人员安排
会议实物安排

  三、会议准备技巧测试

  会议开场的秘诀是:

  • 准时开会
    • 不准时开会只能加剧与会者的焦躁情绪,同时也令他们对会议主持者的工作效率领导能力产生怀疑。
  • 向每个人表示欢迎
    • 如果你面对的是一队新的成员,可以让他们向大家做自我介绍。如果彼此已经见过面了,也要确保把客人和新人介绍给大家。
  • 制定或者重温会议的基本规则
    • 你可以使用“不允许跑题”、“聆听每个人的发言”、“每个人的发言不能超过5分钟”等类似的规定。如果准则是与会者共同制订而不是主持人强加的,则会议的效果要好一些。你可以向与会者询问:“你们同意这些规定吗?” 要得到每一个人的肯定答复,而不要想当然的把沉默当成没有异议。
  • 分配记录员和记时员的职责
    • 对于一些例行会议而言,可以由所有人轮流担当这些责任。当然也要考虑个别情况,如果有些人速记能力比较差,则不适合做记录员,则不能勉强。

  四、会议主持人的沟通技巧

  我们常见的问题大致分为两类:开放式的问题和封闭式的问题。例如,你可以询问,“小王,你同意这个观点吗?”这就是一个封闭式的问题;你也可以询问:“小王,你对这个问题怎么看?”这就是一个开放式的问题。

  作为一个有效的主持人,你应该善于运用各种提问方式。

问题类型 问题特点
棱镜型 把别人提出的问题反问所有人
环型 向所有人提出问题,然后轮流回答
广播型 向所有人提出问题,然后等待回答
定向型 向所有人提出问题,然后指定一人回答

  五、结束的会议

  在会议结束时应该重新回顾一下目标、达成的共识和成果。

  1 会议的主要决定和行动方案

  2 回顾会议的议程,表明已经完成的事项和待完成的事项

  文本框: 给出方向文本框: 给予反馈文本框: 封闭式文本框: 开放式

  3 给每位与会者一点时间说最后一句话

  4 就下次会议的日期地点等事项达成一致意见

  5 对会议进行评估,在一种积极的气氛中结束会议。你可以对每一位与会者表示祝贺,表达你的赞赏,然后大声说:谢谢各位。以此结束会议。

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