审计访谈

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审计访谈(Audit Interviews)

　　审计访谈是内部审计师在审计过程中为了获取有关信息，与组织中的职员直接进行的面对面口头交流，是一种重要的审计数据收集技术。

　　审计访谈按照访谈过程的控制程度划分为结构性访谈和非结构性访谈，结构性访谈需要事先设计、精心策划，有调查表或问题清单等书面资料，内部审计师对访谈过程实施有力的控制，常用于完成调查表或流程图。非结构性访谈无需事先策划，过程自由，没有过多控制，常用于审计初步调查。审计访谈按照参加人数划分为个别访谈和会议访谈，个别访谈是内部审计师和被访者一对一的面谈，会议访谈是内部审计师和被访者的一方或双方有多人参加的访谈。

　　(1)审计访谈和书面沟通方式相比有如下优点:

• 可以直接得到反馈；
• 可以就复杂问题做充分调查；
• 可以得到更多细节；
• 可以短时间内反复交流；
• 有利于建立与客户的友好关系。

　　(2)审计访谈的缺点可能有以下几个:

• 口头信息不能直接形成审计证据；
• 口头信息不如书面信息严谨；
• 口头表达错误没有机会更改。

尽管如此，这些缺点并不妨碍访谈成为重要的数据收集途径。

　　一般情况下，经组织批准的内部审计章程中都规定了对内部审计师的必要授权，其中包括审计执行主管及所有内部审计人员可以不受限制地访问组织的所有职能、记录、财产和职员。但这仅仅是一种制度保障，而能否充分利用这些授权，高效地获得审计证据则是另外一回事，这其中的诸多技术因素会影响数据收集的效率和效果。审计访谈就是这样一件让内部审计师感到棘手的事情。

内部审计师和客户存在很多潜在冲突，尽管可以通过有效的内部审计营销技术建立起内部审计师和客户的融洽关系，但是有些潜在的冲突可能一直存在，并仍然需要内部审计师注意大量的访谈技术细节。另外，审计访谈对内部审计师的个人能力有一些特殊要求。因此，一次成功的审计访谈取决于以下两个方面：一是良好的内部审计营销基础，二是内部审计师良好的审计访谈技术。

　　1.审计首次会议时的访谈

　　首次会议的访谈是指审计项目组和客户管理层进行的第一次面对面交谈，其目的在于说明审计目的、审计范围和要求客户协助的事项，并期望客户介绍情况以便对审计对象有进一步了解。内部审计人员最好在会谈开始前事先发放内部审计宣传手册，并结合已经致送客户的审计通知书进行谈话，便于客户理解及会后阅读。

　　首次会面的访谈实际上还不是严格意义上的审计工作访谈，更多的是一种建立关系的接触和象征性的沟通。当客户的最高主管参加会议时，审计执行主管也应参加，这样有利于双方建立起融洽的关系。

　　2.审计初步调查时的访谈

　　审计初步调查时的访谈是为了了解审计项目的总体情况，因此可能并没有经过正式的准备，而是随时就关心的情况做简短的会谈，会谈的场地也可能临时选择在调查地点，比如库房、财务办公室等。但是，这时的访谈也要引起内部审计师的足够重视，事先应充分做好调查事项相关资料的准备工作并谨慎行事，避免产生不良印象，从而建立起客户对内部审计师的信任。

　　3.实地调查阶段的访谈

　　由于此时进入了主要的审计数据收集阶段，访谈的应用会比其他时间更多。此时访谈的目的有两个，一是为了获取审计信息，尤其是希望获取关于重要问题的信息，或者希望印证其他来源的信息，二是就审计建议同客户进行交流，这在双方存在不同意见时尤为必要。

　　4.审计终止会议时的访谈

在审计报告发表以前，重大的审计结果应通过口头或书面形式提交给客户管理层，并召开审计终止会议加以讨论。会议前可以提交审计报告草稿，如果来不及拟出审计报告草稿，可以提交审计结果汇总表等相关材料作为会议的讨论基础。

　　5.涉及舞弊的访谈

　　虽然内部审计师不是专职调查舞弊的专家，但是很多组织会要求内部审计师进行舞弊调查。还有的组织为了预防职务犯罪及尽早发现舞弊行为，规定所有职员定期参加访谈，而访谈工作的组织往往由内部审计部门负责。显然，与舞弊嫌疑人访谈或进行这样的“预防”访谈是一件很棘手的事情，需要特殊的访谈技巧。

　　要掌握审计访谈技术，必须对构成审计访谈的因素加以全面分析。一般来讲，构成审计访谈的因素包括：访谈背景、访谈环境、内部审计师、被访者、主题、噪声和信息传递控制。

　　1.访谈背景

　　访谈背景是指本次审计访谈发生以前就存在的、影响本次访谈的各种综合性因素。包括整个组织概况、客户的部门概况、本次审计的目的、内部审计营销效果等。

　　2.访谈环境

　　在谈话进行的场地中，除内部审计师和客户以外的其他所有事物统称为访谈环境，包括实物及其反映出来的现场气氛。访谈环境能潜移默化地作用于人的心理，间接对审计访谈的效果产生影响。

　　3.内部审计师

　　内部审计师是谈话的策划者、控制者和主导参与者，是进行审计访谈的关键因素。审计访谈要求内部审计师具有良好的策划能力、口语表达能力、反应敏捷程度、把握细节能力、现场控制能力、个人职业信誉和个人素养。

　　4.被访者

　　被访者是内部审计师的信息来源。因为被访者的个性、技术水平、工作能力、心理成熟度及参与访谈的积极性等因素很难一时改变，所以内部审计人员应该特别注意选择好谈话对象。其次，被访者的态度也很重要。如果内部审计师做了精心的准备，能使被访者重视这次会谈并和内部审计师积极、充分、切题地交流，那么会谈的效果会非常好。

　　5.谈话主题及相关信息

　　谈话主题是内部审计师确定的审计会谈的信息交流范围，围绕主题获得的相关信息对内部审计师来说就是有用信息。由于时间和成本的限制，在一次访谈中不可能讨论很多题目，如果双方从一开始就清楚一个访谈主题，就能够使交流更有效。

　　6.噪声

　　噪声本来是声学概念，在这里，噪声是指访谈中对双方有效交流信息的各种干扰。噪声可以是干扰听力的真实噪声，比如谈话时走廊中的吵闹声等；可能是环境中影响别人获取信息的不和谐因素，比如房间光线过于强烈、谈话者的看表动作等；也可能是精神上的原因，比如谈话者精力不集中导致没有听清对方，甚至引起对方反感；噪声也可能来自双方交流的信息本身，比如谈话过于冗长、嗓音沙哑、内容没有逻辑性等。内部审计师应保证自己有良好的会谈习惯，使交谈不受干扰。

　　7.信息传递控制

　　信息传递控制是谈话双方交谈的信息量，信息的逻辑性，信息反馈速度和信息的起始、结束及转移过程。内部审计师通过访谈中的信息传递控制，使谈话围绕主题反复深入地进行，并对无关话题及时结束和转移，以期在尽量少的时间获取大量有用信息。在以上各项影响访谈的因素中，访谈背景和被访者属于不可控因素，内部审计师应在谈话前充分做好准备工作，防止这些不可控因素对访谈造成不利影响。其他因素都是可控因素，内部审计师应综合把握这些因素，成为一个优秀的访谈专家。

　　1.访谈的准备

　　(1)内部审计师应仔细熟悉审计目标，准备议程表

　　内部审计师从一开始就应该明确审计目标，据此确定访谈主题。为此，编制一张议程表是必要的，议程表的好处是：

• 编写的过程就是访谈主题条理化的过程，有利于发现问题；
• 议程表包括了时间安排，便于谈话双方安排各自的工作日程；
• 书面强调将要重点讨论的内容。

另外在安排议程的时候要保证足够的访谈时间，一次时间不充分的访谈害处很多，可能由于双方急于结束而潦草地形成了一些错误信息。

　　(2)选择并进一步了解被访者

　　选择被访者时要考虑被访者的年龄、性别、职务、学历和经历等因素，因为这些因素决定了被访者的心理状况、理解能力、交流能力和关注的领域，并进一步影响内部审计师同其交流的复杂性。内部审计师要根据被访者设计问题清单、谈话环境和交流的方式。比如，普通职员更加熟悉和关注操作层面的问题，而部门经理更关心管理控制，。内部审计师想了解有关日常业务单据的处理过程，显然不该找部门经理谈话。再比如，女性和年长的人对谈话对方的反应比较敏感，职位高的人比较在意谈话对方的礼节，因此必须小心地去观察、理解并给予适当的回应。

　　(3)准备文字材料

　　如果是一般调查所进行的访谈，内部审计师应准备一份问题清单。一准备问题清单并不意味着访谈只涉及清单上的问题，也不是拿着清单发问，问题清单的好处在于：

• 使问题条理化；
• 便于仔细研究问题表述的措辞；
• 便于发现遗漏的问题；
• 访谈中用来掌握谈话进度。

　　如果访谈和内部控制调查有关，那么这很可能形成了一次结构性访谈。采用调查表描述内部控制时，访谈的内容和进程会按照预先设计好的审计调查表进行；采用流程图描述内部控制时，访谈的内容和进程会按照内部审计师关注的业务流程顺序进行。这时，。内部审计师应在访谈以前准备调查表或流程图的相关工具和资料。

　　如果访谈形式是会议访谈(特别是审计首次会议或审计终止会议)，内部审计师最好按照会议内容准备一份电子演示文稿.这有助于加强访谈内容的系统性和可理解性。

　　(4)预约被访者，并确定访谈时间和地点

　　访谈时间应尽量避免在休息日、休假日，具体时段也要避开非工作时间。内部审计师应诚恳地请被访者确定会谈时间，目的是显示礼貌和给对方更多的控制权。预约方式可以是当面预约、电话预约或E.mail预约，预约同时要给被访者一份议程表，并提醒被访者通过内部审计网站或内部审计宣传手册查阅访谈指南。

　　(5)设计并布置访谈的环境

　　具体考虑桌椅摆放、办公设施、背景气氛等问题。谈话双方的座位不要相对，应成90度夹角，距离要适当；谈话对象的座位不要面对窗户、背对门口，这样没有安全感和控制感；室内光线应柔和，切忌光线过强等。

　　(6)考虑访谈的所有细节

　　检查访谈环境的准备情况，熟悉访谈地点，考虑、评价自己和被访者的特点，模拟访谈过程。

　　2.访谈开始

　　访谈开始时先建立相互信任，并始终使访谈者处于轻松的状态。被访者到场后，内部审计师首先自我介绍，然后给其充分的时间休息和调整，不要仓促开始访谈。结合内部审计宣传手册和审计通知对访谈的目的作简要说明，并就内部审计宣传手册的访谈指南部分说明访谈的注意事项。此外，内部审计师应注意：

• 通过环境、语言等营造轻松气氛；
• 仪表整洁、精力充沛、反应迅速、坚定自信、愉快、有耐心；
• 给人以信赖感。

　　3.访谈进行

　　(1)访谈的控制

• 必须果断、机智地打断无关或重复谈话，并且只有在为了拉回话题或减少重复时，才可以打断；
• 洞察话外音，观察表情；
• 一对一的访谈可以非正式一点，允许有更多的私人关系上的交流，而多人参加的访谈通常比较正式；
• 注意自己的身体语言，不要让对方发生误解；
• 每个问题都应该肯定地要求对方回答，否则就不要问。

　　(2)提问要求

• 问题应尽可能简单和直接；
• 尽可能使用语言交流，不使用手势等非语言信息，以减少误解；
• 提出的问题之间要有逻辑性，最好顺着前一个问题的回答自然接续下来；
• 开始问的问题应当是容易回答的问题，免得被访者回答不出或不愿回答，造成不必要的尴尬；
• 说话前考虑所说内容；
• 以音量变化、停顿或姿势强调重点，以便把重要的信息传达给对方；
• 尽量使用被访者的语言提问和交流。

　　(3)提问禁忌

• 提出的问题不着边际，涉及面太宽，从而无法一下回答清楚；
• 一次提出很多问题；
• 审讯一样发问；
• 看着书面的问题清单提问；
• 问题本身带有倾向性，例如：你和同事的关系怎么会到这样的地步?
• 多余的问题，例如：你喜欢钓鱼吗?

　　(4)其他要求

• 耐心倾听，让谈话对象感到内部审计师对问题答案非常感兴趣
• 注意随时比较、分析谈话内容，尤其是数字、日期等容易记忆不准确的信息；
• 适当插话.表明你在听，并帮助对方表达；
• 书面记录尽可能跟上谈话速度，使用文字、符号、图示等加快记录速度；
• 对访谈做补充；
• 对对方的回答不作指责式的评价；
• 不要非难、嘲笑或者表示厌烦；
• 不能妄自尊大；
• 杜绝引起注意力分散的举止，不要在座位上晃动、有夸张的脸部表情、有过多的手势；

　　4.访谈结束

　　在访谈结束前做一个简短的总结和反馈，并询问被访者是否需要补充说明。访谈结束时应注意被访者在非正式场合偶然提到的有用信息。最后应对被访者表示感谢，还可以直接就下一步的审计活动进行预约。访谈结束以后，内部审计师应尽快整理谈话记录，对获得的信息进行初步的判断，同时检查自己在访谈中的表现。

　　(一)通过访谈，能使审计人员全面了解被审计对象风险管理的总体情况。通过与被审单位不同岗位、层次人员的访谈，可以在短时间内迅速了解被审计对象的总体概貌，为下一步审计指明方向和重点。

　　(二)通过访谈，审计人员能够与被审计单位人员相互交流、勾通。准确地传递有关信息，使被审计单位人员了解审计目的，更好地配合审计，同时构建良好的审计人际关系。

　　(三)通过访谈，可以把握重点，节约时间，提高审计效率。以风险为导向的审计理念，强调防范风险的重要性，通过访谈，可确定风险点及控制状况，以合理配置审计资源。