人力資源審計

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人力資源審計(Human Resource Audit,HRA)

目錄

什麼是人力資源審計

  關於人力資源審計的名稱,目前主要有三種叫法:人力資源審計人力資本審計智力資本審計,與此相對應的形成了不同的解釋。

  人力資源審計的幾種定義:

  1、所謂人力資源審計,是指國家、社會或企業內部審計人員,對企業組織人力資源的使用及其會計核算進行監督、評價,以促進企業提高人力資源管理水平的一種經濟監督活動。劉智勇(2002)

  2、所謂人力資源審計是指審計機構運用專門的方法,對被審計單位人力資源的開發、利用和管理以及企業人力資源信息的公允性、真實性進行監督、評價,以促進企業人力資源運營向著低成本、高效率方向發展的一種活動。魏順澤(2002)

  3、所謂人力資本審計,是指審計單位運用專門的方法,對被審計單位的人力資本的配置、投資效益以及人力資本會計核算進行監督、評價,以促進企事業單位的人力資本運營向著低成本、高效率方向發展的一種經濟活動。左仁淑等(1999)

  4、智力資本就是使企業得以運行的所有無形資產的總稱。由此可見,智力資本審計包括人力資源審計。上述不同的說法及解釋,一方面反映了人力資源審計的研究正處於探索階段,另一方面也說明瞭學者們對人力資源審計的關註和重視。筆者贊同採用人力資源審計的說法,因為該種說法的涵蓋面比其它說法更廣,而人力資源管理審計則是人力資源審計的一個組成部分。郭群(2000)

  人力資源審計是知識經濟時代呈現的又一大特征。人力資源是一個企業、一個國家的重要資源。人力資源的開發和利用,直接影響著國家的強弱和企業的成敗。人力資源是可再生資源,對它的投入最為合算。據西方有關機構研究表明,員工教育投資1元所獲得的效益高於投資2元新設備。知識經濟的內涵,就是人力資源的經濟。知識經濟時代,在人力資源的開發和利用中出現了許多新問題,如:企業家資源如何計價,人力資源如何參與利潤分配等,都是擺在人力資源管理人力資源會計人力資源審計面前的新課題,特別是對審計監督提出了新的挑戰。作為經濟監督骨幹力量的審計,加強對人力資源管理和使用的審計監督,加強對人力資源的計價、參與分配等方面的審計監督,以保證人力資源核算與管理的真實性、正確性和公允性,是其義不容辭的職責,也是審計在知識經濟時代呈現的又一新特征。

人力資源審計的發展歷程

  人力資源審計的早期形式為人事審計personnel audit)。Geneva將人事審計定義為對人事政策、程式和實踐的分析和評價,其目的是評價企業人事管理的效果。審計程式包括收集和整理信息、分析和解釋數據、評價數據和根據分析結果採取行動。早期的人力資源審計著重描述人力資源信息,檢查管理過程的合法合規性。

  隨著程式、制度等作用的下降、管理文化的興起以及企業對績效目標的重視,人事管理開始向人力資源管理轉變。在人事審計強調人事活動和程式合法合規性的基礎上,人力資源審計開始著重審查人力資源活動的經濟性、效率性、效果性及其對實現績效目標的影響。美國國防部審計處(the Defense Control Audit Agency,DCAA)1997年進行的人力資源質量評估,實質上是人事審計向人力資源審計轉變的典型案例。人力資源質量評估在關註具體的人事活動和數據的同時,開始尋求對企業目標的實現程度進行分析。

  隨著戰略人力資源管理人力資本理論的發展,人力資源審計開始朝著促進企業戰略的實施和人力資本投資等方面拓展。這一階段人力資源審計的一個重要特征,就是更加強調人力資源管理的目的性,而具體審計形式則趨向於多樣化,諸如戰略人力資源審計、能力審計、生產技術準備審計、顧客滿意度審計和人力資源管理合法性審計之類的多種審計形式在實踐中得到廣泛應用,大量的問卷調查表平衡計分卡工具、定量和定性績效指標、數據包分析技術等也得到開發和應用。

人力資源審計的職能

  人力資源管理審計主要有以下職能:

  ⑴對企業人力資源管理活動是否符合國家的法律法規進行監督;

  ⑵對企業人力資源的會計核算進行監督和評價;

  ⑶對企業與人力資源管理有關的內部控制制度進行評價;

  ⑷對企業人力資源管理的經濟性、效率性和收益性進行評價;

  ⑸對企業當前人力資源所必須具備的知識和技能進行評估;⑹對企業管理者人力資源保值增值責任的履行情況進行評價。

人力資源審計的應用模式

  按照人力資源審計的概念框架所界定的受托責任主體和審計評判標準來劃分,國外現有的人力資源審計大致可以分為合法性審計制度審計價值導向審計績效審計四種。

  1.合法性審計

  合法性審計關註的焦點是企業是否遵循了相關的勞動法律法規。合法性審計產生的直接動因在於雇佣關係中的法律風險。日益複雜的法律條文和不斷變化的環境,使得企業經營者在人力資源管理實踐中,不得不考慮如何最大限度地避免因人力資源管理不當而產生高昂的法律訴訟成本和由此可能導致的訴訟損失等問題。由於這種審計總會或多或少地涉及企業的商業秘密,包括可能已經存在的違法事實,因此這種審計往往由具備勝任能力的外部審計人員承擔。合法性審計的一般程式是,將人力資源管理劃分為若幹方面,如人力資源政策、人力資源檔案文件管理、人力資源管理的具體程式和活動等;採用文件查閱、現場觀測、調查訪談等審計技術和方法,對照現行法律法規的要求進行對比分析,評價企業人力資源管理活動的合法性,識別可能引起法律訴訟的風險因素;針對違反有關法律法規或可能引起法律訴訟的制度和程式,提出改進意見和建議,最終形成企業人力資源管理實踐的合法性評價報告。

  在審計內容上,合法性審計涵蓋法律法規對企業雇佣關係的所有規定。Higgins認為,審計人員應當審查公司的政策、實踐以及相關的雇員招聘、使用、培訓、辭退和後續管理等活動是否公平、合法。再如Spognardi指出,合法性審計應當關註的問題包括雇員操作手冊、雇佣和懲罰政策、招聘和選拔程式、薪酬政策和實踐、工作說明、績效評價、規章和雇佣關係的解除等。

  2.制度審計

  這種人力資源審計首先按照一定的程式確定需要評價的人力資源管理問題。在服務複雜性、企業內外部勞動力市場發展變化等因素一定的情況下,企業的人力資源管理實踐可以細分為不同方面來進行審計,如可以著眼於整個服務,也可以從其中的任何子集來考慮人力資源問題;對人力資源的利用,可以從雇主也可以從雇員的角度考慮。一般按照人力資源職能理論將人力資源管理劃分為人力資源計劃、招募與配置、培訓、績效管理、薪酬與激勵、人力資源信息系統等方面。

  在審計領域劃定以後,人力資源制度審計主要關註以下問題:企業是否有根據目標設定的內部控制制度?對這些制度遵循得如何?是否制定了適當的人力資源政策?這些政策的實施結果是否達到了目標?典型的制度審計程式為:識別內部控制制度參數和管理目標;檢查現行制度,並確定相關控制目標;確定能夠實現控制目標的期望控制制度;將現行制度與期望制度進行比較;對控制制度進行測試;在對審計證據進行分析綜合的基礎上,就控制制度是否為有效控制提供了制度保障以及在實際中是否得到了遵守等做出評價。

  制度審計的目標是確定企業是否建立了能夠確保人力資源得到經濟、有效利用的內部控制制度,檢查這類制度的實施狀況,並針對不足之處提出改進意見和建議。人力資源管理制度審計的隱含假設是存在最佳管理實踐,如果依照最佳管理實踐確定的制度或公認管理原則能夠有效地付諸實施,人力資源管理職能就有可能經濟、高效地發揮作用。因此,Collins認為,有助於實現績效目標的管理原則包括公平對待雇員,經濟、有效地管理雇員,掌握全面、可靠的雇員績效信息,識別未能實現預期績效的雇員和根據績效進行適當的激勵。

  3.績效審計

  績效審計是指通過定量或定性分析,審查和評價企業人力資源管理活動的績效,並提出改進意見或建議,以促進人力資源管理和企業績效改善的審計過程。績效審計關註的焦點,就是人力資源管理在企業運營中的地位和作用。人力資源管理在企業內部(為其他部門提供服務)和企業整體兩個層面上發揮作用。前一層面上的績效評價即將人力資源管理部門作為一個生產服務單位,考察其為服務對象(顧客)提供人力資源管理服務的經濟性、效率性和效果性,相關審計評價方式是顧客滿意度審計。在考察人力資源管理對企業總體績效的作用和影響時,往往進行人力資源管理功能審計。

  人力資源管理功能審計主要關註相關程式是否得到充分運用,是否正確地發揮了作用,也就是檢查目標和程式之間的關係是否合理,是否呈現最佳的成本效益關係。其審計步驟為:首先,對人力資源管理領域進行劃分,並設定適當的績效指標。其次,獲取被審計單位的績效數據,通過將績效數據與同類企業、歷史或行業的平均水平等基準進行比較,來判斷企業績效管理的薄弱環節,並提出改進意見和建議。

  由於很難全面獲得有關企業人力資源管理績效的量化信息,而且很難定量分析人力資源管理活動對企業績效的貢獻程度,因此通常採用一種依賴定性分析、將顧客的主觀評價與定量分析相結合的顧客滿意度審計方法。這種審計方法強調人力資源管理部門對企業其他部門的服務作用,從投人、產出和滿足顧客需要等角度評價企業人力資源管理的績效。其基本理念是,所有人力資源管理活動都能夠被理解為投入、產出和顧客三者相互作用的過程,強調顧客對人力資源管理績效評價的參與。

  4.價值導向審計

  價值導向審計的基本指導思想是,人力資源管理是為企業的特定價值目標服務的,通過將人力資源管理的期望結果與實際情況進行比較,可以得出企業人力資源管理的薄弱環節,從而有針對性地制定改進計劃。這種審計的一般程式為:首先,識別並確定企業的標價值及其期望狀態,可以同時或順次確定企業人力資源管理各專項內容的期望狀態。其次,通過一定的技術方法,如生產技術準備審計中的技能和知識應用矩陣,對比分析企業現狀與未來期望的差距。最後,根據差距分析,制定未來行動計劃。這種審計的具體形式有生產技術準備審計、企業能力審計、戰略貢獻審計等。

人力資源審計的目標

  1.對人力資源流程有個全面的理解;

  2.評價人力資源流程和相關內部控制的效果和效率;

  3.對支持人力資源流程的信息系統的可靠性和質量進行評價。

人力資源審計的分類

  人力資源審計,一般從審計者的不同,分為內部審計和外部審計兩類。相應的,人力資源審計的要素也因為內部審計與外部審計的不同而各有側重點。

  人力資源的內部審計,其主要關註點在執行的結果與執行的過程,目的是要保證公司政策制度的規定與員工的獲得一致,審計的側重點是在於做得怎麼樣。因此,內部審計的要素可以包括人力資源管理的全部職能,一般有人力資源政策與環境的適合度、人員任用、薪酬激勵、績效考核、員工培訓與發展、管理者繼承計劃、人力資源信息運用、人力資源部門的專業程度等重點要素。當然也可就某一項職能做特別審計,內部審計,既可由人力資源部門完成,也可採用管理者/事業部自我檢查的方式,因而,工作量比較小,對涉及的範圍、深度要求相對較低,可以定期舉行。

  人力資源的外部審計,往往關註整個人力資源體系對公司發展的支持程度,目的是保證人力資源體系始終能在為公司達成戰略目標作出貢獻,能夠真正在幫助為公司贏得競爭優勢方面發揮作用。因此,外部審計的要素一般會從管理審計角度出發,選擇合適的審計的要素。首先要考慮的外部競爭情況,在行業內選擇一個競爭對手公司作為審計標桿,在條件允許的情況下,可以考慮以行業內優秀企業綜合選擇形成標桿。通過各項指標對比,比較人力資源體系在公司競爭中的貢獻程度。其次審核公司的人力資源政策在行業內或是在同等環境中的競爭力程度。最後才是檢查整個人力資源設計上的有效性和執行的情況。

人力資源審計的範圍

  行政管理審計:將檢查你的人事記錄保存的完整情況,包括個人人事檔案存放地點的安全性和保密性、一般人事文件的分類保管(如:工作申請材料、薪資情況、績效評估等)以及機密文件的保存;此類審計同時也檢查常規的人事職責,包括:工資支付處理,薪資福利管理及出勤記錄。

  員工記錄審計:包括招聘和雇佣員工的實際操作。這一領域的審計將對人員的流動趨勢進行量化,揭示在滿足員工需求方面存在的差距,以及幫助預測未來的人才需求

  員工關係審計:可以通過問卷調查的方式來檢查員工對人事部門處理問題的滿意程度和他們的培訓需求是否得到滿足。(培訓現在已被認為是一項主要的福利)同時也可以瞭解員工對有效激勵機制的看法。此項審計也應對流動性和工作滿意程度的面談結果進行審核。涉及的其他頗具成效的審計領域:

  福利細項審計:如對保險公司進行索賠審計。有兩種類型:

  • 對公司存在問題的方面進行集中審計;
  • 對保險公司的整體索賠管理程式進行全面審計。

  多樣性審計:即對你的組織機構是否做到多樣性進行審計。除對員工人數按不同的種族、宗教及性別進行分類以外它還會測試員工對公司多樣性方案的理解程度。

  人事信息系統審計:在公司合併時人事信息的整合是不可缺少的,相應的審計就會很有幫助。該審計將審核所有軟體、硬設以及數據集成問題。通過結果可分析出你的公司是可以降低信息技術支出的預算還是需要進行新技術的採購。

人力資源審計的項目

  1.人力規劃與組織

  2.人力配置與使用

  • 招聘制度/甄選過程
  • 人力需求/錄用與使用
  • 招聘準備工作/招聘工作評估
  • 內部招聘管理/人員配置
  • 外部招聘管理/人事跟進

  3.工作績效考評

  4.能力開發和培訓

  5.薪酬福利

  • 薪酬制度/調薪執行方式
  • 薪酬管理/福利管理
  • 薪酬的功能/福利的功能
  • 工資構成體系/福利實施
  • 工資等級與調節/社會保險統核

  6.勞動人際關係

人力資源審計的程式

  1、準備階段:

  (1)、和內部審計經理召開計劃會議,對範圍、方法和 時間進行討論,確定被審單位的期望;確定恰當的聯絡人

  (2)、對審計的領域有充分的瞭解

  • 獲得和討論任何和人力資源有關的材料
  • 考慮在計劃和執行審計階段和人力資源專家討論的必要
  • 和審計組其他成員討論他們在這個領域已經完成的工作
  • 瞭解人力資源最佳實務,另外查閱以前有關人力資源方面的審計報告
  • 查閱永久的政策和程式,例如書面的規定,以獲得全面的瞭解。

  (3)、發出包括了審計範圍、途徑和時間的通知書以及具體的文件需求清單到恰當的聯絡人,清單應包括以下方面:

  • 現存的人力資源政策和程式的拷貝;
  • 組織結構圖流程圖(如有)
  • 新雇員的名單
  • 離職員工名單
  • 進入人力資源系統的用戶名和密碼
  • 查閱人事檔案的許可權(在要求下)

  (4)、計劃和召開和人力資源經理的見面會,重新說明審計範圍和時間安排,確保上述事項的恰當並且達到了人力資源職能和內部審計職能的要求。確定交流會議的時間表以及溝通方式。

  2、現場階段—招募

  (1)、記錄對招募流程的理解

  (2)、對以下進行確定/詢問:

  • 是否使用了新雇員文件清單來保證所有必須的文件都已取得並保存在員工檔案中;
  • 每個新員工是否都完成了I—9(移民)表?
  • 是否有最新的與ADA相一致的職位說明?
  • 新員工的檔案是否被覆核以保證所有文件均已保存在檔案中;
  • 員工檔案是否放置在上鎖的文件櫃抽屜中;
  • 是否設立簽名許可權系統來保證招募活動得到批准。

  (3)、查閱人事招募報告,並且隨機選擇15個新雇員樣本進行測試:

  • 追蹤新員工信息到員工檔案的支持文件和線上系統,確保信息的一致;
  • 確保恰當的管理層批准了新招募的員工;
  • 確保人力資源部門及時地將新雇員的附加信息輸入到系統;
  • 確保新雇員的檔案有恰當的授權

  並且應包括以下內容: 錄用信,任職申請, 個人資料, 保密協議, 員工登記表, 期權要求表(假如有), 遷移協議(假如 需要), 獎金計劃(假如有),背景審查批准書, 薪酬分析, 面試評價表, 證明材料, 職業道德和價值觀申明。查閱公司的有關政策與程式,修改有關資料要求以確保所有附加的文件均包含在檔案中。

  3、現場階段—離職

  (1)、記錄對離職處理流程的理解

  (2)、對以下進行確定/詢問:

  • 人力資源部門如何知曉員工的離職/辭職
  • 離職信息如何傳遞到工資部門?
  • 當前的人員流動率是多少:說明20%-25%或者更高的流動率意味著員工較高的不滿意,甚至有潛在的訴訟可能。
  • 人力資源部門開展離職面談嗎,或者離職後的面談?
  • 是否有程式保證所有大額的借出的資產(例如筆記本電腦,公司信用卡)在員工離開之前全部收回?
  • 遷移計劃或獎金計劃是否被覆核以保證在員工離開之前這些成本均已被收回,參考。

人力資源審計的方法

  1.比較分析法

  即由人力資源管理審計小組將本企業或企業內部的人力資源管理活動情況與另一類似企業或部門的有關情況進行比較;以發現本企業或企業內某部門在人力資源管理方面的差距,這種方法通常用於審計特定的人力資源管理活動或計劃的成效。

  2.外部借鑒法

  即審計小組利用經企業外部人力資源管理咨詢專家鑒定或已出版的研究成果作為評價企業內部人力資源管理活動成效的標準,來診斷企業內部人力資源管理方面的問題。

  3.統計核演算法

  審計小組通過對以往企業內部人力資源管理活動記錄進行統計分析,歸納出衡量本企業人力資源管理活動的標準,以對人力資源管理現狀作出評價。

  4.法規衡量法

  即根據已頒佈的有關法律、政策以及企業內部既定的有關政策和程式,來檢查實際的人力資源管理活動,目的在於敦促和保證各級人力資源管理嚴格遵守這些法律、政策的程式。

  5.目標管理法

  根據事先確定的人力資源管理活動目標,衡量人力資源管理活動的實際結果。

參考文獻

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  • 2. 魏順澤:《試論人力資源的審計》 [J] ,《綿陽經濟技術高等專科學校學報》,2002.2
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評論(共2條)

提示:評論內容為網友針對條目"人力資源審計"展開的討論,與本站觀點立場無關。
61.136.199.* 在 2008年1月5日 21:46 發表

如果提供MBA案例分析的話就更完美了

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熊新祥 (討論 | 貢獻) 在 2012年6月8日 15:47 發表

學習

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