財產清查

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財產清查(property inspection)

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目錄

什麼是財產清查

  財產清查是對各項財產、物資進行實地盤點和核對,查明財產物資、貨幣資金和結算款項的實有數額,確定其賬面結存數額和實際結存數額是否一致,以保證賬實相符的一種會計專門方法。

  財產清查是內部牽制制度的一個部分,其目的在於定期確定內部牽制制度執行是否有效。在企業日常工作中,在考慮成本、效益的前提下,可選擇範圍大小適宜、時機恰當的財產清查。也就是說,可按照財產清查實施的範圍、時間間隔等把財產清查適當地進行分類。

  財產清查,是通過實地盤點、核對、查詢,確定各項財產物資、貨幣資金、往來款項的實際結存數,並與賬存數核對,以保證賬實相符的一種會計核算的專門方法。

財產清查的內容[1]

  財產清查不僅包括實物的清點,而且也包括各種債權債務往來款項的查詢核對。另外,財產清查範圍不僅包括存放於本企業的各項財產物資,也包括屬於但未存放於本企業的財產物資(也可以包括存放但不屬於本企業的財產物資)。財產清查的具體內容主要包括如下:

  ①貨幣資金的清查,包括現金銀行存款其他貨幣資金的清查;

  ②存貨的清查,包括各種材料在產品半成品庫存商品等的清查;

  ③固定資產的清查,包括房屋、建築物、機器設備、工器具、運輸工具等的清查;

  ④在建工程的清查,包括自營工程和出包工程的清查;

  ⑤對金融資產投資的清查,包括交易性金融資產可供出售金融資產持有至到期投資長期股權投資等的清查;

  ⑥無形資產其他資產的清查;

  ⑦應收、應付款項的清查,包括應收賬款其他應收款應付賬款其他應付款等的清查。

財產清查的作用

  1.財產清查是檢查會計信息系統運行正常與否的有效保證

  會計以憑證形式輸入資金運動發出的初始信息,經過確認、分類、記錄、整理和彙總,最後以財務報表為載體輸出供決策之用的真實可靠的財務信息。在對會計信息質量的要求中,財務報表信息的可靠性最為重要。

  為避免信息在傳輸過程中受主客觀因素干擾而失真,複式簿記系統本身就有一定的內部控制機制發揮前饋控制作用。為了進一步核實日常核算信息(主要是簿記信息)是否如實反映情況,在編製財務報表前還要進行財產清查。

  如總分類賬與總分類賬間要遵循複式記賬原理進行複式記賬,結果凡是各賬戶借貸兩方面的金額都應保持發生額合計和餘額合計的平衡;總分類賬與其所屬的明細分類賬間要實行平行登記原則,結果是同一項經濟業務的數據通過兩個通道傳輸和記錄,以便於相互核對等。

  通過財產清查,可查明各項財產物資的實際結存數,並與賬簿記錄相核對,以發現記賬中的錯誤,確定賬實是否相符。若不相符,要查明原因,分清責任,並按規定的手續及時調整賬面數字,直至賬實相符。只有這樣,才能保證根據賬簿信息編製的財務報表真實可靠,從而提高會計信息質量。

  2.財產清查是檢查內部會計監督制度是否有效的控制措施

  建立合適的內部會計監督制度,特別是其中的內部牽制制度的目的之一是健全財產物資的管理制度,保護財產物資的安全與完整,提高經營效率。

  內部會計監督制度是否執行、有效與否,又可通過財產清查這一方法來檢查。通過財產清查,可以查明各項財產物資的保管情況,如是否完整,有無毀損、變質、被非法挪用、貪污、盜竊等;還可以查明各項財產物資的儲備和利用情況,如有無儲備不足,有無超儲、積壓、呆滯現象等;以便及時採取措施,堵塞漏洞,加強管理,建立建全有關內部牽制制度。

  3.財產清查可促進資金加速周轉

  通過財產清查,特別是對債權債務的清查,可以促進其及時結算,及時發現壞賬並予以處理。同時,可以及時發現企業財產物資超儲積壓、占用不合理等情況,以儘早採取措施利用或處理,促進企業合理占用資金,加速資金周轉。

財產清查的意義[2]

  財產清查是通過對實物、現金的實地盤點和對銀行存款、往來款項的核對,來查明各項財產物資、貨幣資金和往來帳項的實有數及其與帳面數是否相符的一種會計核算方法。它是會計核算中一個必不可少的重要環節。這裡所講的財產就是那些可盤存的資產及往來(含債務)等。

  各會計主體中的各項財產(包括固定資產、存貨等各項財產物資;庫存現金、銀行存款等貨幣資金;各種往來款項等)的增減變動和結存情況都是通過帳簿的記錄來反映的。為了正確掌握各項財產的真實情況,保證會計資料的準確可靠,做到家底清楚,胸中有數,也是為了真正體現會計的核算(反映)職能,必須要求帳簿上所反映的有關財產的結存數額同它們的實存數額完全一致,也就是要求做到帳實相符。但就現實而言,各項財產的帳存數額同實存數額往往發生差異。造成差異的原因是多種多樣的,歸結起來有以下兩類:一類是受自然因素的影響,往往不可避免;另一類是人為因素造成的,可以防止和避免。在會計工作中,為了對發生的各種差異正確地進行處理,做到帳實相符,保證會計資料的真實與準確可靠,就必須弄清發生差異的具體原因。

  一般說來,造成帳實不符的原因具體有以下幾個方面:

  • 在財產收發時,由於制度不健全,計量檢驗不准確而發生了品種、數量或質量上的差錯。
  • 在財產增減變動時沒有填制憑證、登記入帳;或者在填制財產收、發憑證、登記財產帳目時,發生了計算上或登記上的錯誤。
  • 在運輸、保管過程中,由於受到各種自然條件(如霉爛、乾耗等)和一些其他因素(如毀損、潑撒等)的影響,發生了數量上或質量上的差異。
  • 由於管理不善或工作失職而發生的財產損壞、變質或短缺,以及其他原因使帳存數或實存數產生的差異或混亂。
  • 由於不法分子的營私舞弊、貪污盜竊而發生財產的數量上或質量上的損失。

財產清查的種類

  財產清查按不同的標誌有不同的分類。

  (一)、按清查對象和範圍分:

  1、全面清查

  2、局部清查

  (二)、按清查時間分:

  1、定期清查

  2、不定期清查

財產清查的步驟[2]

  財產清查工作細緻,涉及面廣,進行財產清查,要嚴格按照下列步驟進行,以保證財產清查工作的順利進行。下麵尤以企業為例,說明財產清查的有關步驟。

  1、成立清查組織

  企業應根據清查性質、種類和範圍,成立清查小組,確定清查小組成員構成。清查小組成員要有單位領導、財會人員和與清查內容相關的技術人員、保管人員和職工代表等構成。必要時還可以將清查小組分為清查領導小組和清查工作小組。

  2、清查前準備

  企業單位應根據清查的性質、種類和範圍,擬定清查計劃,確定清查的內容、方法、時間進度及相關的準備工作,確定具體工作人員的分工和職責。

  3、實施財產清查

  清查前的準備工作包括帳簿記錄的準備、實物整理的準備和度量衡的準備等。

  • 帳簿記錄準備 財產清查是為了檢查帳實相符情況,所以清查前要把有關帳目應記錄的經濟業務登記齊全,併進行總帳與明細帳核對,帳簿記錄與憑證記錄相核對,做到帳帳相符、帳證相符,只有做到帳證相符、帳帳相符,才可進行帳面結存與實物結存的核對工作。
  • 實物整理準備 對於準備清查的財產物資,應整理清楚,按類別、組別存放整齊,以便進行清查。
  • 度量衡的準備 盤點時,有些財產物資需要稱量,事前應準備好各種需要的度量衡器具,並校正準備,以備使用。

  4、財產清查結果的處理

  在清查過程中,要根據清查對象的特點,作好實地盤點、往來單據核對和查詢工作。能夠進行盤點清查的,要進行盤點清查,不能進行盤點清查的,要做好核對或查詢。清查時,實物保管人員、出納人員、往來帳戶經管人員均應在場。清查過程中,要做好盤點盈虧的記錄和有關的手續。

財產清查的基本方法

  各項財產的存在形態不同,具體清查方法也各異。目前運用的主要方法有:

  1.實地盤點法

  指對各項實物通過逐一清點,或用計量器具確定其實存數量的方法。這種方法適用範圍較廣泛,大部分財產物資都採用這種方法,如存貨現金等等。

  2.核對法

  指將兩種或兩種以上的書面資料相互對照,以驗證其內容是否一致的方法。銀行存款的清查即可用此法。

  3.查詢法

  指通過調查徵詢的方式,取得必要資料,以查明其實際情況的方法。具體又有面詢法函詢法兩種。

  函詢法就是發函給有關單位或個人,讓對方通過函件來說明經濟業務的實際情況,作為判斷問題的依據。往來賬項的清查,一般採用函詢法。

  面詢法是直接找有關個人進行面談。

財產清查應用實例—貨幣資金的清查

  貨幣資金,一般包括庫存現金、銀行存款和其他貨幣資金。這裡主要介紹庫存現金的清查和銀行存款的清查。

  庫存現金的清查是通過實地盤點的方法,確定庫存現金的實存數,再與現金日記賬的賬面餘額進行核對,以查明盈虧情況。庫存現金的盤點,應由清查人員會同現金出納人員共同負責。

  盤點前,出納人員應先將現金收、付款憑證全部登記入賬,並結出餘額;盤點時,出納人員必須在場,現金應逐張清點,如發現盤盈、盈虧,必須會同出納人員核實清楚。

  盤點時,除查明賬實是否相符外,還要查明有無違反現金管理制度規定,有無以“白條”抵充現金,現金庫存有否超過銀行核定的限額,有無坐支現金等。

  盤點結束後,應根據盤點結果,填制“庫存現金盤點報告表”,並由檢查人員和出納人員簽名或蓋章。此表具有雙重性質,即是盤存單又是賬存實存對比表,既是反映現金實存數調整賬簿記錄的重要原始憑證,也是分析賬實發生差異原因,明確經濟責任的依據。其格式如圖。

     庫存現金盤點報告表   單位:        年  月  日
幣別實存金額賬存金額對比結果備註
盤盈盤虧

  盤點人:                     出納員:     

  一、銀行存款的清查

  銀行存款的清查,採用核對法,即將開戶銀行定期送來的對賬單與本單位的銀行存款日記賬逐筆進行核對,以查明銀行存款收、付及餘額是否正確相符。

  在與銀行對賬之前,應先檢查本單位的銀行存款日記賬的正確性與完整性。通過核對,往往會發現雙方賬目不相符。其主要原因有二:

  一是雙方記賬可能有差錯,如錯賬漏賬等,這是不正常的,應及時查明更正;

  二是存在未達賬項,這是正常的。

  為消除未達賬項的影響,企業應根據核對後發現的未達賬項,編製“銀行存款餘額調節表”。

  值得註意的是,由於未達賬項不是錯賬,漏賬,因此,不鬚根據調節表做任何賬務處理,雙方賬面仍保持原有的餘額,待收到有關憑證之後(即由未達賬項變成已達賬項),再同正常業務一樣進行處理。

  二、存貨的清查

  存貨的清查,是指對各類材料、商品在產品、半成品、產成品低值易耗品包裝物等的清查。由於其實物形態不同,體積重量、碼放方式各異,需要採用不同的方法進行清查。一般而言,存貨清查方法有實地盤點法和技術推演算法兩種,但大多採用實地盤點法。清查時,既要從數量上核實,還要對質量進行鑒定。

  在清查過程中,首先必須以各項存貨目錄規定的名稱規格為標準,查明各項存貨的名稱、規格,然後再盤點數量檢查質量。為明確經濟責任和便於查詢,各項存貨的保管人必須在場,並參加盤點工作。

  清查盤點結束時,應及時把盤點的數量和質量情況如實填制“盤存單”,並由盤點人和存貨保管人簽名或蓋章。

  盤存單是記錄存貨盤點結果,反映存貨實有數的原始憑證。為進一步查明賬實是否相符,確定盤盈盤虧,還應根據“盤存單”和有關賬簿記錄編“盤點盈虧報告單”。該報告單是調整賬簿記錄的重要原始憑證,也是分析差異原因,明確經濟責任的依據。

財產清查結果的處理

  一、財產清查的結果

  財產清查的結果有三種情況:

  1.實存數大於賬存數,即盤盈;

  2.實數小於賬存數,即盤虧

  3.實存數等於賬存數,賬實相符。

  財產清查結果的處理一般指的是對賬實不符——盤盈、盤虧情況的處理。但對賬實相符中如財產物資發生變質、霉爛及毀損時,也是其處理的對象。

  二、盤盈的處理

  (一)查明原因

  對於盤盈的財產要查明原因,分清責任。造成財產盤盈的原因主要有在保管過程可能發生的自然增量;記錄時可能發生的錯記、漏記或計算上的錯誤;在收發領退過程中發生的計量、檢驗不准確等。

  (二).會計處理

  一旦發生財產盤盈,在一定程度上將引起企業單位的資產增加,有關費用(成本)減少,最終導致盈利的增加。

  在會計處理應註意如下幾個方面:

  1.會計處理程式

  在會計處理時應分兩步進行:

  首先應將已查明的財產盤盈數,根據有關原始憑證編製有關記賬憑證,並據以登記有關賬簿,以保證賬實相符。

  如庫存現金盤點報告表、存貨盤點盈虧報告單等。

  其次按盤盈發生的原因和報經批准的結果,根據有關審批意見及書面文件編製記賬憑證,並據以登記入賬,作最後的會計處理。

  2.應用的損益科目

  一般地,對於盤盈的固定資產,按其原價減估計折舊後的差額計入營業外收入;對於盤盈的存貨,則沖減管理費用

  3.過渡科目──待處理財產損溢

  為反映和監督在財產清查中查明的各種財產物資盤盈、盤虧和毀損及其處理情況,應設置“待處理財產損溢”賬戶。本賬戶可設“待處理財產損溢──待處理流動資產損益”和“待處理財產損溢──待處理固定資產損益”兩個明細賬戶

  該賬戶借方登記待處理的盤虧、毀損數,及經批准後待處理財產盤盈的轉銷數;貸方登記待處理的盤盈數,及經批准後的待處理財產盤虧、毀損的轉銷數。若餘額在借方,表示尚待批准處理的財產盤虧和毀損數;若餘額在貸方,表示尚待批准處理的財產盤盈數。

  4.會計處理賬戶示意圖

  當原材料產成品、現金髮生盤盈時,將盤盈的金額借記原材料、庫存商品、現金,盤盈固定資產的原值借記固定資產,估計的已折舊金額貸記累計折舊,同時,將原材料、庫存商品和現金的金額,以及固定資產和累計折舊之間的差額,貸記待處理財產損溢,待處理財產損溢經過批准後,就轉入管理費用和營業外收入的貸方,即使在編製報表日未經批准,也應先按此處理。

财产清查制度

  (三).業務舉例

  例1.企業在財產清查中,發現甲材料盤盈10噸,每噸1,000元。尚未報經批准。

業務分析:甲材料盈餘,借記原材料——甲材料,同時,盤盈在批准之前應記入待處理財產損溢——待處理流動資產損益。

  會計分錄

借:原材料——甲材料             10,000

  貸:待處理財產損溢——待處理流動資產損益   10,000

  經查明,盤盈的甲材料系計量儀器不准溢餘,批准沖減管理費用。根據批准處理意見,進行會計處理。

  業務分析:原材料盤盈經批准,應沖減管理費用,從待處理財產損溢——待處理流動資產損益借方轉出。

  會計分錄:

  借:待處理財產損溢——待處理流動資產損益    10,000

    貸:管理費用                 10,000

  例2.某企業在財產清查中,盤盈賬外機器一臺,估計重置價值為5,000元,已提折舊3,000元。尚未批准。

  業務分析:固定資產盈餘,應將原值借記固定資產,估計折舊貸記累計折舊,同時,盤盈在批准之前應記入待處理財產損溢——待處理固定資產損益貸方。

  會計分錄如下:

  借:固定資產                 5,000

    貸:累計折舊                 3,000

      待處理財產損溢——待處理固定資產損益    2,000

  賬外固定資產經批准後轉銷。

  業務分析:固定資產盤盈經批准後,應記入營業外收入,同時從待處理財產損溢——待處理固定資產損益的借方轉出。

  會計分錄:

  借:待處理財產損溢——待處理固定資產損益    2,000

    貸:營業外收入——固定資產盤盈         2,000

  二、盤虧的處理

  (一).查明原因

  造成財產盤虧、毀損的原因很多,如在保管過程發生的自然損耗;記錄過程發生的錯記、重記、漏記或計算上錯誤;在收發領退中發生計量或檢驗不准確;管理不善或工作人員失職而造成的財產損失、變質、霉爛或短缺;不法分子貪污盜竊、營私舞弊;自然災害等等。

  (二).會計處理

  一旦發生盤虧、毀損,給企業造成的影響是:在一定程度上引起資產減少,有關費用(成本)增加,最終導致盈利減少。

  在會計處理應註意如下幾個方面:

  1.會計處理程式

  在會計處理上,也應分兩步進行。

  首先應根據有關憑證編製有關記賬憑證,並據以登記有關賬簿,以保證賬實相符。

  其次按盤虧、毀損產生的原因和報經批准的結果,根據有關批文編製記賬憑證,並據以登記入賬,作最後的會計處理。

  2.應用的損益科目

  一般地,盤虧、毀損的固定資產,按其原價扣除累計折舊,變價收入和過失人及保險公司賠款後的差額計入營業外支出;盤虧、毀損的存貨,扣除過失人或保險公司賠款和殘料價值之後,計入管理費用。如存貨毀損屬於非常損失部分,在扣除公司賠款和殘料價值後,計入營業外支出。

  3.過渡科目──待處理財產損溢

  為反映和監督在財產清查中查明的各種財產物資盤盈、盤虧和毀損及其處理情況,應設置“待處理財產損溢”賬戶。本賬戶可設“待處理財產損溢──待處理流動資產損益”和“待處理財產損溢──待處理固定資產損益”兩個明細賬戶。

  該賬戶借方登記待處理的盤虧、毀損數,及經批准後待處理財產盤盈的轉銷數;貸方登記待處理的盤盈數,及經批准後的待處理財產盤虧、毀損的轉銷數。若餘額在借方,表示尚待批准處理的財產盤虧和毀損數;若餘額在貸方,表示尚待批准處理的財產盤盈數。

  4.會計處理賬戶示意圖

  當原材料、產成品、現金髮生盤虧時,將盤虧的金額貸記原材料、庫存商品、現金,盤虧固定資產的原值貸記固定資產,估計的已折舊金額借記累計折舊,同時,將原材料、庫存商品和現金的金額,以及固定資產和累計折舊之間的差額,借記待處理財產損溢,待處理財產損溢經過批准後,就轉入管理費用、營業外收入和其它應收款的貸方,即使在編製報表日未經批准,也應先按此處理。

  财产清查制度

  (三).業務舉例

  例1.某企業在財產清查中盤虧設備一臺,賬面原值10,000元,已提折舊8,000元。尚未批准。

  業務分析:固定資產盤虧,應將原值貸記固定資產,估計折舊借記累計折舊,同時,盤虧在批准之前應記入待處理財產損溢——待處理固定資產損益的借方。

  會計分錄:

借:待處理財產損溢——待處理固定損益        2,000

  累計折舊                   8,000

  貸:固定資產                  10,000

  盤虧設備經批准後轉銷。

  業務分析:固定資產盤虧經批准後,應記入營業外支出,同時從待處理財產損溢——待處理固定資產損益的貸方轉出。

  會計分錄:

  借:營業外支出——固定資產盤虧           2,000

    貸:待處理財產損溢——待處理固定資產損益       2,000

  例2.某企業在財產清查中發現乙材料盤虧100公斤,每公斤10元,庫存現金短缺18元。尚未批准之前。

  業務分析:乙材料盤虧,貸記原材料——乙材料,現金盤虧,貸記現金,同時,盤虧在批准之前應記入待處理財產損溢——待處理流動資產損益借方。

  會計分錄如下:

  借:待處理財產損溢——待處理流動資產損益       1,018

    貸:現金                       18

      原材料——乙材料                1,000

  盤虧乙材料,經查明自然損耗為10公斤,意外災害造成損失為80公斤,無法確定過失人造成的毀損為10公斤。現金的短缺,經批准責成過失人——出納員賠償。

  業務分析:經過批准後,原材料自然損耗和無法確定過失人造成的毀損,應增加管理費用;意外災害應增加營業外支出;將由出納員賠償的現金增加了其他應收款;各項金額從待處理財產損溢——待處理流動資產損益貸方轉出。

  會計分錄:

   借:管理費用                    200

     營業外支出                   800

     其他應收款——出納員                 18

     貸:待處理財產損溢——待處理流動資產損益      1,018

  三、補充說明

  關於待處理財產損溢的補充說明

  1.繞過待處理財產損溢的情況

  企業在財產清查中查明的有關債權、債務的壞賬收入或壞賬損失,經確認批准後,按照有關會計分錄直接轉銷,不需要通過“待處理財產損溢”賬戶核算。

  2.期末無餘額

  平時,財產清查產生的盤盈、盤虧和毀損,在批准之前保留在“待處理財產損溢”賬戶中,經過批准以後記入相關的損益科目或其他科目。

  期末,如果尚未批准,仍然應將待處理財產損溢科目中的金額轉入相關的損益科目或其他科目,期末無餘額。

參考文獻

  1. 李菊容.會計學基礎.北京航空航天大學出版社,2009.07
  2. 2.0 2.1 湖南大學.基礎會計學.第八章 財產清查.
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